破产档案管理制度

PAGE破产档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司破产档案的管理，规范破产档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保破产档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司进入破产程序后形成的各类档案资料的管理，包括但不限于破产申请文件、债权人会议资料、资产清查资料、财务审计资料、法律文书等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：破产档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规及行业标准，确保破产档案管理工作合法合规。3.安全保密原则：采取有效措施确保破产档案的安全，防止档案信息泄露，维护公司及相关利益方的合法权益。4.方便利用原则：建立科学合理的档案检索体系，便于档案的查询、借阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善破产档案管理制度，明确档案管理流程和要求。2.组织开展破产档案的收集、整理、归档工作，确保档案资料的齐全、完整。3.建立破产档案目录数据库，实现档案信息的计算机检索和管理。4.负责破产档案的保管、安全防护工作，定期对档案进行检查、清点和维护。5.按照规定提供破产档案的查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。6.对破产档案的鉴定、销毁工作进行监督和指导。7.负责与破产管理人、债权人、法院等相关部门的沟通协调，及时了解档案管理的相关要求和动态。（二）破产管理人职责1.在破产程序中，按照法律规定和法院要求，负责组织、协调破产档案的收集、整理工作。2.及时向档案管理部门移交破产过程中形成的各类档案资料，并确保资料的真实性、完整性。3.协助档案管理部门对破产档案进行分类、编号、编目等整理工作。4.根据工作需要，按照规定程序查阅、借阅破产档案，并做好记录和归还工作。（三）各部门职责1.负责本部门在破产程序中形成的档案资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好破产档案的查阅、借阅等相关工作，提供必要的协助和支持。三、档案收集与整理（一）收集范围1.破产申请阶段：包括破产申请书、营业执照副本、公司章程、股东会决议、资产负债表、审计报告等相关文件。2.债权人申报阶段：债权人申报资料、债权登记表、债权申报凭证等。3.债权人会议阶段：会议通知、会议议程、会议记录、决议文件等。4.资产清查阶段：资产清查报告、评估报告、资产清单、产权证书等。5.财务审计阶段：审计报告、财务报表、会计凭证、账簿等。6.法律事务阶段：诉讼文书、裁定书、判决书、调解书、律师函等。7.其他与破产程序相关的文件、资料，如通知、公告、函件、会议纪要等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门破产档案资料的收集工作，确保资料及时、准确、完整。2.对于在破产程序中形成的电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保电子文件的可读性和可利用性。3.收集的档案资料应真实、有效，如有涂改、伪造等情况，应及时查明原因并进行处理。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成阶段、内容性质等进行分类，一般可分为综合类、财务类、资产类、法律类、债权人会议类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，确保目录清晰、准确。4.装订：对纸质档案进行装订，要求整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的破产档案保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管方式1.纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。（三）保管期限1.破产档案的保管期限应根据国家有关法律法规及行业标准确定，一般分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括破产申请文件、法院裁定书及相关重要法律文书等；长期保管的档案一般为10年以上，如财务审计报告、资产清查报告等；短期保管的档案为10年以下，如债权人申报资料、会议记录等。3.档案保管期限届满后，应按照规定进行鉴定和销毁。（四）档案检查与维护1.档案管理部门应定期对破产档案进行检查，检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题及时处理。2.对纸质档案应定期进行清点、核对，发现破损、褪色等情况应及时修复或复制；对电子档案应定期进行数据备份和检查，确保数据的安全性和完整性。3.根据档案保管的实际情况，适时对档案保管场所进行维护和更新，确保档案保管环境符合要求。五、档案利用（一）查阅与借阅1.内部查阅：公司内部人员因工作需要查阅破产档案的，应填写《破产档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅时，档案管理部门应安排专人负责陪同，确保档案的安全和完整。2.外部查阅：破产管理人、债权人、法院等相关部门因工作需要查阅破产档案的，应按照规定办理查阅手续，提交查阅申请及相关证明文件，经档案管理部门审核同意后，方可查阅。查阅时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出保管场所。3.借阅：因特殊情况需要借阅破产档案的，应填写《破产档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，到期应及时归还。借阅期间，借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。（二）档案复制1.因工作需要复制破产档案的，应填写《破产档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经档案管理部门负责人批准后，方可复制。2.档案管理部门应按照规定的复制方式和数量进行复制，确保复制件与原件一致。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明“复制件”字样。3.复制的档案资料应按照档案管理要求进行整理和保管，与原件同等对待。（三）利用登记与跟踪1.档案管理部门应对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，记录利用人姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等信息。2.定期对档案利用情况进行跟踪检查，确保档案及时归还，利用过程中未出现违规行为。如发现问题，应及时与利用人沟通协调，采取相应措施进行处理。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、破产管理人代表、财务人员、法律人员等组成，负责对破产档案进行鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定，确定是否仍具有保存价值。2.对于已失去保存价值的档案，应审查其内容是否涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息，如有此类信息，应按照相关规定进行处理。3.结合公司实际情况和业务发展需求，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行全面评估。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出拟销毁档案清单，提交档案鉴定小组进行鉴定。2.档案鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的存毁，并形成鉴定意见。3.对鉴定为销毁的档案，应编制《破产档案销毁清单》，经公司领导批准后，按照规定程序进行销毁。（四）销毁方式1.纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.电子档案应采用数据擦除等技术手段进行销毁，销毁过程应进行记录，并由