外地项目部档案管理制度

PAGE外地项目部档案管理制度一、总则（一）目的为加强外地项目部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在项目管理、生产经营和企业发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在外地设立的所有项目部。（三）档案定义本制度所称档案，是指项目部在各项工作活动中直接形成的对公司和项目部具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：项目部档案由项目部综合办公室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映项目部各项工作活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集项目部在工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）项目部综合办公室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定项目部档案管理实施细则。2.负责项目部档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计和利用等日常管理工作。3.指导项目部各部门的文件材料收集、整理和归档工作，对归档文件材料的质量进行检查和把关。4.负责建立项目部档案管理台账，定期对档案进行清查盘点，确保档案账实相符。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.组织开展档案鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。7.负责向公司档案室移交应归档的档案，并办理相关交接手续。8.积极开发利用档案信息资源，为项目部各项工作提供档案信息支持和服务。（二）项目部各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的齐全、完整和准确。2.按照项目部档案管理规定，定期将本部门应归档的文件材料移交项目部综合办公室归档。3.配合项目部综合办公室做好档案管理相关工作，积极提供档案利用所需的资料和信息。（三）项目经理职责1.负责领导和监督项目部档案管理工作，将档案管理工作纳入项目部整体工作计划，确保档案管理工作所需的人员、经费和设备等条件得到保障。2.对项目部重要文件材料的形成、积累和归档工作进行指导和检查，协调解决档案管理工作中存在的问题。3.审核项目部档案管理工作中的重要事项，如档案鉴定、销毁等，确保档案管理工作符合法律法规和公司要求。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目部设立、变更、撤销等过程中形成的文件材料，如项目立项批复、可行性研究报告、项目合同、公司章程、营业执照等。2.项目部各项管理制度、规定、办法等文件材料。3.项目部施工组织设计、施工方案、技术交底、工程图纸、变更通知等技术文件材料。4.项目部各类会议记录、纪要、决议等文件材料。5.项目部与业主、监理、设计单位、分包单位等相关单位往来的文件材料，如函件、通知、报告、签证等。6.项目部工程进度、质量、安全、成本等方面的文件材料，如进度报表、质量检验报告、安全检查记录、成本核算资料等。7.项目部物资采购、设备租赁、周转材料管理等方面的文件材料，如采购合同、发票、设备清单、租赁协议等。8.项目部人员招聘、培训、考核、薪酬、福利等人力资源管理方面的文件材料。9.项目部党、工、团等组织开展活动形成的文件材料。10.其他与项目部工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、准确、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。4.对于重要文件材料的收集，应进行跟踪催办，确保不遗漏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于保管和查阅，符合档案管理的基本要求。（四）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）的分类方法进行整理，将文件材料按年度分开，再按保管期限分为永久、长期、短期，然后按机构（问题）进行排列，编制卷内目录和案卷目录。2.科技档案：按照项目专业阶段的分类方法进行整理，将项目文件材料按项目分类，再按专业分为工程管理、施工技术、质量控制、安全管理等类别，然后按项目实施阶段进行排列，编制卷内目录和案卷目录。3.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，分别编制卷内目录和案卷目录。4.电子档案：按照电子文件的类别和存储格式进行整理，建立电子档案数据库，对电子文件进行分类存储和管理，并编制电子档案目录。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.科技档案应在项目竣工验收后三个月内完成归档工作。特殊项目可根据实际情况适当延长，但最长不超过六个月。3.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交项目部综合办公室保管。（二）归档程序1.各部门将整理好的文件材料进行初步审核，确保文件材料齐全、完整、准确，符合归档要求。2.填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息，一式两份，双方签字确认。3.将档案移交清单及档案一并移交项目部综合办公室。项目部综合办公室对移交的档案进行再次审核，审核无误后办理接收手续，并将档案入库保管。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映项目部主要职能活动和历史面貌的，对公司和项目部有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：凡是反映项目部一般工作活动，在较长时间内对公司和项目部有查考利用价值的档案，保管期限为1050年。3.短期保管：凡是反映项目部短期工作活动，在较短时间内对公司和项目部有参考价值的档案，保管期限为15年。（四）保管要求1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在1温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对纸质档案应进行分类上架存放，标识清晰，便于查找。同时，应定期对档案进行清查盘点，确保档案账实相符。4.对电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致电子档案丢失。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和可用性。5.对声像档案应进行分类整理，刻录光盘或存储在磁性介质上，并注明档案的名称、日期、内容等信息，妥善保管。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.方便利用原则：简化档案利用手续，提高档案利用效率，为项目部各项工作提供及时、有效的档案信息服务。2.依法利用原则：严格遵守国家有关法律法规和公司档案管理制度，确保档案利用工作合法合规。3.安全保密原则：在档案利用过程中，要确保档案的安全，防止档案信息泄露。（二）利用方式1.查阅：项目部内部人员因工作需要查阅档案的，可直接到项目部综合办公室查阅。查阅时，应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。2.借阅：项目部内部人员因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报项目部综合办公室负责人审批。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复印、拍照、摘录档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。3.出具证明：项目部外部单位或个人因工作需要要求出具档案证明的，应填写档案证明申请表，经项目部负责人签字同意后，由项目部综合办公室根据档案内容出具证明，并加盖项目部公章。（三）利用审批1.查阅档案一般由项目部综合办公室负责人审批。2.借阅档案涉及重要机密或珍贵档案的，需经项目部项目经理审批。3.出具档案证明涉及重要事项或敏感信息的，需经项目部领导班子集体研究决定。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用日期、利用人姓名、利用内容、审批情况等。2.档案利用登记册应妥善保管，以备查询和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，准确判断档案的保存价值。2.定期鉴定原则：定期对档案进行鉴定，一般每年进行一次，确保档案鉴定工作的及时性和准确性。3.依法鉴定原则：严格按照国家有关法律法规和公司档案管理制度进行档案鉴定，确保鉴定工作合法合规。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由项目部综合办公室负责人担任组长，成员包括项目部各部门负责人及档案管理人员。档案鉴定工作小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的保存价值确定其保管期限。2.分析比较法：将档案与同类档案进行分析比较，判断其保存价值的高低。3.效益评估法：从档案利用的社会效益和经济效益等方面进行评估，确定档案的保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对档案进行鉴定后，提出档案销毁意见，填写档案销毁清册，注明档案的名称、数量、年度、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册经项目部项目经理审核签字后，报公司档案室备案。3.按照公司档案管理制度规定的程序，组织实施档案销毁工作。档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底、安全。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.实现档案信息资源的共享，为项目部各部门提供便捷的档案信息查询和利用服务，促进项目部各项工作的开展。3.确保档案信息的安全，采取有效的安全防护措施，防止档案信息泄露、篡改和丢失。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对项目部现有的纸质档案和电子档案进行数字化处理，建立档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设：选用适合项目部档案管理需求的档案管理软件，建立档案管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。3.档案信息资源共享平台建设：建立档案信息资源共享平台，实现项目部各部门之间档案信息的共享和交换，提高档案信息的利用效率。4.安全防护体系建设：建立档案信息化安全防护体系，采取防火墙、入侵检测、数据加密、用户认证等安全技术措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.加强档案信息化人才队伍建设，提高档案管理人员的信息化技能水平，确保档案信息化管理工作的顺利开展。2.建立健全档案信息化管理制度，规范档案数字化处理、档案管理系统操作、档案信息资源共享等工作流程，确保档案信息化管理工作的规范化和标准化。3.定期对档案信息化管理系统进行维护