电视台档案管理制度

PAGE电视台档案管理制度一、总则（一）目的为加强电视台档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在电视台各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于电视台各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指电视台在节目制作、播出、经营管理、行政管理等活动中直接形成的对电视台和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则电视台档案工作实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责全台档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映电视台各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集电视台在各个工作环节形成的档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则对涉及电视台机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。5.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用效率，为电视台的各项工作提供有力支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置电视台设立专门的档案管理中心，负责全台档案管理工作。档案管理中心可根据工作需要，设置档案收集整理组、档案保管组、档案利用组等岗位。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定电视台档案管理制度并组织实施。2.负责全台各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案保管制度，做好档案的安全保管工作，配备必要的档案保管设施，如档案库房、防火、防潮、防虫、防盗等设备，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全与完整。4.开展档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的数字化存储和检索利用，提高档案管理工作效率和服务水平。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁，确保档案资源的合理利用。6.组织开展档案的开发利用工作，根据电视台工作需要，及时提供档案信息服务，为节目制作、播出、经营管理、行政管理等工作提供参考依据。7.对各部门档案工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高全台员工的档案意识和档案管理水平。8.负责与上级档案管理部门及相关单位的联系与沟通，及时报送档案工作情况，接受业务指导和监督检查。三、档案的分类与编号（一）档案分类电视台档案分为以下几大类：1.节目档案前期策划档案：包括节目选题策划书、拍摄大纲、采访提纲等。拍摄制作档案：涵盖拍摄素材、脚本分镜头、拍摄记录、后期制作文档等。播出档案：包含节目播出带、播出记录、节目评价等。2.行政管理档案综合管理档案：如电视台年度工作计划、总结、规章制度、会议记录、大事记等。组织人事档案：涉及员工招聘、录用、考核、任免、奖惩、培训、工资福利、职称评定等方面的文件材料。财务管理档案：包括财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告等。物资设备档案：有关电视台办公设备、演播设备、传输设备等的购置、验收、使用、维护、报废等文件材料。安全保卫档案：如安全保卫制度、应急预案、安全检查记录、消防档案等。3.经营管理档案广告经营档案：包括广告合同、广告策划方案、广告播出记录、广告收入统计等。节目营销档案：涉及节目销售合同、市场调研报告及节目推广活动相关材料等。产业开发档案：如合作项目协议、投资计划、收益分配方案等。4.技术档案技术标准档案：电视台内部制定的技术规范、标准、操作规程等文件。技术研发档案：技术创新项目的立项报告、研究成果、技术专利等资料。技术设备档案：设备的技术说明书、安装调试记录、技术改造文件等。网络传输档案：网络架构图、传输协议、网络维护记录等。5.其他档案：不属于以上分类的其他具有保存价值的档案。（二）档案编号1.节目档案编号节目档案编号采用“节目类别代码+年份+节目序号”的格式。例如，新闻类节目编号为“XW+2023+001”，其中“XW”为新闻类节目类别代码，“2023”为节目制作年份，“001”为节目序号。2.行政管理档案编号行政管理档案编号按照档案类别分别编制。综合管理档案编号为“ZH+年份+序号”，组织人事档案编号为“RS+年份+序号”，财务管理档案编号为“CW+年份+序号”，物资设备档案编号为“WZ+年份+序号”，安全保卫档案编号为“AB+年份+序号”。例如，综合管理档案中2023年的第5份文件编号为“ZH+2023+005”。3.经营管理档案编号经营管理档案编号同样按照档案类别编制。广告经营档案编号为“GG+年份+序号”，节目营销档案编号为“YX+年份+序号”，产业开发档案编号为“KF+年份+序号”。例如，广告经营档案中2023年的第8份合同编号为“GG+2023+008”。4.技术档案编号技术档案编号依据档案类别确定。技术标准档案编号为“JB+年份+序号”，技术研发档案编号为“YF+年份+序号”，技术设备档案编号为“SB+年份+序号”，网络传输档案编号为“WL+年份+序号”。例如，技术研发档案中2023年的第3项成果编号为“YF+2023+003”。5.其他档案编号其他档案编号为“QT+年份+序号”。例如，2023年的第10份其他档案编号为“QT+2023+010”。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责本部门档案的收集工作，按照档案管理要求，及时将工作中形成的各类文件材料收集齐全，定期移交档案管理部门。2.档案收集范围包括纸质文件、电子文件、声像资料等。对于重要的会议、活动、项目等，应同时收集相关的照片、录音、录像等资料，并确保其与文字材料相互印证。3.档案管理部门应定期对全台档案收集情况进行检查和督促，对未按时移交或收集不完整的部门，及时进行提醒和指导。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，按照档案分类标准进行整理。整理工作包括对档案材料进行分类、排序、编目、装订等。2.纸质档案应保持原件的完整性，破损或褪色的文件要进行修复或复制。对纸张规格不一致的文件，应进行裱糊或折叠，使其规格统一。3.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行整理，确保文件的可读性和可检索性。电子文件应与纸质文件相对应，建立准确的关联关系。4.声像档案应进行分类整理，标注拍摄时间、地点、内容等信息，并制作相应的文字说明。声像档案的存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。五、档案的保管（一）档案库房建设与管理1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点建设，确保档案存放环境安全可靠。库房面积应根据电视台档案数量和未来发展需求合理确定。2.库房内应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火设备、防潮除湿设备、防虫防鼠设备、温湿度监测设备等。3.档案库房应实行专人管理，严格限制无关人员进入。管理人员应定期对库房进行巡查，检查档案保管情况，及时发现并处理问题。（二）档案存储方式1.纸质档案应存放在档案密集架上，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的介质和地点，以防止数据丢失。3.声像档案应根据其存储介质的特点进行妥善保管，如录像带、光盘等应存放在专门的档案盒或光盘柜中，并做好标识。（三）档案保管期限1.电视台档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。2.永久保管的档案主要包括：电视台重要的规章制度、年度工作计划和总结、涉及电视台重大权益的合同协议、重要的人事任免文件、财务审计报告等。3.保管期限为30年的档案包括：一般性的行政管理文件、节目制作过程中的重要文档、经营管理活动中的主要合同等。4.保管期限为10年的档案有：一般性的业务文件、临时性的工作记录等。5.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和电视台实际情况进行，确保档案资源的合理保存和利用。（四）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立由档案管理人员、业务部门人员和相关领导组成的档案鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。对于失去保存价值的档案，填写档案销毁审批表，报经电视台主管领导批准后进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在销毁现场进行监销，并做好销毁记录。销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，保存备查。4.严禁擅自销毁档案，对于涉及机密、商业秘密和个人隐私的档案，即使已到保管期限，也应按照保密规定进行处理，不得随意销毁。六、档案的利用（一）档案查阅1.电视台内部员工因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门根据查阅申请表，为查阅人员提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。3.涉及机密、商业秘密和个人隐私的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，未经批准不得擅自复制、传播档案内容。（二）档案借阅1.因特殊情况需要借阅档案的，借阅人员应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应按时归还档案，如遇特殊情况不能按时归还，应及时向档案管理部门说明原因并申请延期。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自带出电视台。如档案在借阅期间发生丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应责任。（三）档案复制1.因工作需要复制档案的，复制申请人应填写档案复制申请表，注明复制内容、复制用途、复制数量等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。2.档案管理部门对复制申请进行审核，根据档案的保密级别和管理规定，确定是否允许复制以及复制的方式和数量。对于涉及机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格控制复制范围，并要求复制申请人签署保密承诺书。3.档案复制应使用档案管理部门指定的设备和方式进行，确保复制件与原件内容一致。复制完成后，档案管理部门应对复制件进行登记，并与原件核对无误后，方可交予复制申请人。七、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标建立完善的电视台档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务质量，为电视台各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）档案信息化管理系统功能1.档案录入与存储：实现纸质档案、电子档案、声像档案等各类档案信息的数字化录入和存储，建立完整的档案数据库。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行快速检索，方便用户查找所需档案信息。3.借阅管理：对档案借阅申请、审批、归还等流程进行信息化管理，实时跟踪档案借阅情况。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作相应的档案信息，保障档案信息安全。5.统计分析：对档案数据进行统计分析，生成各类报表和图表，为电视台档案管理决策提供数据支持。6.备份与恢复：定期对档案数据库进行备份，并具备数据恢复功能，防止数据丢失。（三）档案数字化工作流程1.档案扫描：按照档案整理要求，对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。扫描分辨率应根据档案内容和利用需求合理确定，一般不低于[X]dpi。2.图像处理：对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏、去黑边等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将处理后的图像数据与对应的档案目录信息进行挂接，建立准确的关联关系，实现档案信息的数字化整合。4.数据审核：对数字化后的档案数据进行审核，确保数据的准确性和完整性。审核内容包括图像与原文的一致性、目录信息的准确性等。5.存储与上传：审核通过后的档案数据存储到档案信息化管理系统中，并按照规定的存储方式进行管理。（四）档案信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止网络攻击、病毒感染、数据泄露等安全事件发生。2.对档案信息化管理系统的用户进行身份认证和权限管理