国土档案室管理制度

PAGE国土档案室管理制度一、总则（一）目的为加强国土档案室管理，确保国土档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织国土档案室的档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则：国土档案室对本公司/组织的国土档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。3.安全保密原则：采取有效措施确保国土档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司/组织各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本公司/组织国土档案室管理制度。2.负责本公司/组织国土档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，对兼职档案员进行培训和业务指导。4.定期对国土档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。5.开展档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。（二）各部门职责1.负责本部门国土档案的形成、积累和整理工作，按照档案室的要求及时移交档案。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，接受档案室的业务指导和监督。3.严格执行档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整。三、档案收集（一）收集范围1.国土规划、测绘、调查、登记等业务活动中形成的各类文件、资料、图表、数据等。2.国土领域内的法律法规、政策文件、标准规范等。3.与国土相关的会议记录、纪要、报告、请示、批复等文件。4.国土项目的招投标文件、合同协议、验收报告等。5.国土档案的数字化成果、备份数据等。（二）收集要求1.各部门应按照档案管理的要求，及时将本部门形成的国土档案收集齐全、完整，整理规范后移交档案室。2.对于重要的国土档案，应实行纸质档案与电子档案同时收集，并确保两者内容一致。3.档案收集过程中，应注意对档案的真实性、完整性进行审核，发现问题及时纠正。（三）收集程序1.各部门兼职档案员定期对本部门档案进行清理和核对，将符合移交条件的档案填写《档案移交清单》。2.《档案移交清单》应详细列出档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息，并由移交部门负责人和兼职档案员签字确认。3.档案室收到《档案移交清单》后，对移交的档案进行审核和接收，核对无误后在《档案移交清单》上签字，并将档案妥善保管。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）整理方法1.分类：按照国土档案的内容和性质，分为国土规划、国土测绘、国土调查、国土登记、国土法规政策、国土项目管理等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和检索。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应详细列出档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。（三）整理要求1.档案整理应做到分类科学、编号规范、装订整齐、编目准确。2.整理过程中应注意保护档案的原始面貌，不得随意涂改、损坏档案。3.对于电子档案，应按照相关标准进行整理和存储，确保电子档案的可读性和可用性。五、档案保管（一）保管场所1.国土档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案存储1.按照档案的类别、编号和保管期限，对档案进行有序存储，便于查找和利用。2.对于纸质档案，应采用密集架或档案柜进行存放；对于电子档案，应采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行备份，并存储在专门的电子档案存储设备中。3.建立档案存储索引，记录档案的存储位置和相关信息，方便快速查找档案。（四）档案保管期限1.根据国家有关规定和本公司/组织的实际情况，确定国土档案保管期限，分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案是指对本公司/组织具有重要历史价值和长远利用价值的档案；长期保管的档案是指保管期限在10年以上（含10年）的档案；短期保管的档案是指保管期限在10年以下的档案。（五）档案清查1.定期对国土档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存储情况准确无误。2.清查过程中发现档案丢失、损坏或其他问题，应及时查明原因，采取相应的措施进行处理，并记录清查结果。六、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、业务专家和相关部门人员组成，负责对国土档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据国家有关档案保管期限的规定和本公司/组织的实际情况，制定档案鉴定标准。2.档案鉴定应从档案的内容、价值、历史意义等方面进行综合评估，确定档案的保管期限和处置方式。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对到期档案进行鉴定，逐卷逐件审查档案的内容和价值。2.根据鉴定标准，提出档案的存毁意见，并填写《档案鉴定意见书》。3.《档案鉴定意见书》经档案鉴定小组组长审核签字后，报本公司/组织主管领导审批。4.经批准销毁的档案，应按照相关规定进行销毁处理，并做好记录。七、档案统计（一）统计内容1.国土档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案的销毁情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案的相关数据进行记录和统计。2.利用档案管理软件，对档案信息进行自动化统计和分析。（三）统计要求1.统计数据应准确、及时、完整，不得虚报、瞒报、漏报统计数据。2.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。八、档案利用（一）利用范围1.本公司/组织内部各部门因工作需要查阅、借阅国土档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本公司/组织国土档案，须经本公司/组织主管领导批准。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案室查阅档案，档案室应提供必要的查阅条件，并对查阅过程进行监督。2.借阅：档案利用者如需借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经部门负责人签字后，报档案室审批。3.档案室批准借阅申请后，应向档案利用者发放《档案借阅证》，并按照规定的借阅期限进行登记。（三）利用要求1.档案利用者应遵守档案管理制度，爱护档案，不得擅自涂改、损坏、转借、丢失档案。2.查阅档案时，应在档案室指定的地点进行，并保持安静，不得在档案上圈划、批注、污损。3.借阅档案应按时归还，如需延期归还，应提前办理续借手续。4.外单位查阅、借阅本公司/组织国土档案，应按照规定的程序进行，不得擅自复制、摘录档案内容。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立国土档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和质量，为公司/组织提供便捷、高效的档案服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并进行图像处理、数据挂接等工作，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.系统建设：开发或选用适合本公司/组织的档案信息化管理系统，实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能。3.安全保障：建立档案信息化安全保障体系，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.定期对电子档案进行备份，备份