社区文化室档案管理制度

PAGE社区文化室档案管理制度一、总则（一）目的为加强社区文化室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在社区文化建设中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于社区文化室各类档案的管理，包括但不限于文化活动记录、图书资料、影音资料、设备档案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：社区文化室档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映社区文化室的工作实际情况。3.保密性原则：对涉及社区居民隐私、文化活动策划等敏感信息的档案，应严格保密。4.方便利用原则：档案管理应便于查阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责社区文化室档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索工具。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.积极为社区居民、文化活动组织者等提供档案查阅服务。（二）文化活动组织者职责1.在文化活动结束后，及时将活动相关资料（如活动方案、照片、视频、总结等）移交档案管理人员。2.确保所提供档案资料的真实性和完整性。（三）社区居民职责1.配合档案管理人员做好档案资料的收集工作，如提供个人参与文化活动的相关证明等。2.遵守档案查阅规定，爱护档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文化活动类：包括各类文艺演出、讲座、展览、培训等活动的策划方案、通知、节目单、照片、视频、观众反馈意见等。2.图书资料类：社区文化室购置的各类书籍、杂志、报刊等。3.影音资料类：购买或自制的电影、音乐、纪录片等视听资料。4.设备档案类：文化活动设备的购置合同、说明书、维修记录、报废清单等。5.其他类：社区文化建设相关的会议记录、调研报告、荣誉证书等。（二）收集时间1.文化活动结束后[X]个工作日内，活动组织者应将相关资料移交档案管理人员。2.图书资料、影音资料等新购置或接收后，应及时进行登记并移交档案管理人员。3.设备档案应在设备购置、维修、报废等事项完成后及时归档。（三）整理要求1.分类：按照档案类别进行分类，如文化活动类、图书资料类等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，便于查询和管理。3.编目：制作档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档1.档案管理人员按照整理要求，将收集到的档案进行分类归档，放入相应的档案柜或存储设备中。2.建立电子档案库，将纸质档案的目录信息录入电子系统，并对重要的电子文件进行备份存储。（二）保管1.档案库房：设置专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。2.档案装具：使用符合标准的档案柜、档案盒等装具存放档案，确保档案的安全。3.安全防护：配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，定期对档案进行检查和维护。4.电子档案保管：定期对电子档案进行备份，存储介质应妥善保管，防止数据丢失或损坏。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.社区居民因个人需要查阅文化活动记录、个人参与文化活动相关资料等，可向档案管理人员提出申请，经核实身份后，在档案查阅室进行查阅。2.社区工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理人员处查阅。3.外单位人员因公务需要查阅档案，须持单位介绍信，经社区文化室负责人批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅申请人填写《档案查阅申请表》，注明查阅内容、目的、时间等信息。2.申请表经相关负责人批准后，交档案管理人员办理查阅手续。3.档案管理人员根据申请表提供的查阅内容，在档案查阅室为查阅人提供档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人姓名、查阅内容、查阅目的等信息。（三）利用规定1.查阅人应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换或擅自复印。如需复印，应经档案管理人员同意，并按规定收取复印费用。2.查阅人不得将档案带出档案查阅室，确因工作需要带出的，须经社区文化室负责人批准，并办理借阅手续，限期归还。3.档案管理人员应对档案的查阅和利用情况进行跟踪，及时收回借出的档案。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。鉴定工作由档案管理人员会同相关业务人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组根据档案的内容、来源、时间等因素，对档案进行综合评估，确定其保存期限。保存期限分为永久、长期（[X]年以上）、短期（[X]年以下）。（二）销毁1.对失去保存价值的档案，经鉴定小组审核、社区文化室负责人批准后，进行销毁。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应指定专人负责监销，并做好销毁记录。销毁记录应包括销毁档案的名称、数量、时间、方式、监销人等信息。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的社区文化室档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子文件，并进行分类存储。2.电子档案管理系统：建立电子档案管理系统，实现档案的录入、查询、借阅、统计等功能。3.数据安全：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保电子档案数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握电子档案管理系统的操作，确保档案信息的准确录入和及时更新。2.定期对电子档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.加强对电子档案管理系统的安全防护，设置用户权限，防止非法访问和数据泄露。八、监督与考核（一）监督检查1.社区文化室负责人定期对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。2.对档案管理工作中存在的问题，应及时提出整改意见，督促档案管理人员进行整改。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，对档案管理人员的工作业绩进行考核评价。2.考核评价内容包括档案收集、整理、归档、保管、查阅利用、鉴定销毁