档案管理联络员制度

PAGE档案管理联络员制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本档案管理联络员制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.统一领导原则。公司档案管理工作由公司办公室统一领导，实行集中管理。2.分级负责原则。各部门负责本部门档案资料的收集、整理、保管和移交工作，档案管理联络员协助部门负责人做好相关工作。3.规范管理原则。严格按照国家有关法律法规和行业标准，规范档案管理工作流程，确保档案管理工作的科学性、系统性和规范性。4.高效利用原则。充分发挥档案资料的作用，为公司各项工作提供有力支持，提高档案利用效率。二、档案管理联络员职责（一）协助部门负责人做好档案管理工作1.负责组织本部门员工学习档案管理相关法律法规和公司档案管理制度，提高员工的档案意识。2.协助部门负责人制定本部门档案管理工作计划，并组织实施。3.指导本部门员工做好文件材料的收集、整理、归档工作，确保文件材料的齐全、完整。（二）负责本部门档案资料的收集与整理1.按照档案管理的要求，及时收集本部门在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像等资料。2.对收集到的文件材料进行分类、整理，确保文件材料的分类准确、编号规范、装订整齐。3.编制本部门档案资料目录，详细记录档案资料的名称、编号、日期、保管期限等信息，便于查询和利用。（三）负责本部门档案资料的保管与移交1.妥善保管本部门的档案资料，确保档案资料的安全。建立档案保管台账，记录档案资料的出入库情况。2.按照档案管理的规定，定期对本部门的档案资料进行清查，确保档案资料的账实相符。3.在规定的时间内，将本部门整理好的档案资料移交公司档案室。移交时，要填写档案移交清单，双方签字确认。（四）协助公司档案室做好档案利用工作1.根据公司工作需要，及时为公司各部门提供档案资料查阅、借阅服务。2.协助公司档案室做好档案统计工作，准确填报档案统计报表。3.对档案利用情况进行跟踪反馈，及时了解档案利用效果，为档案管理工作的改进提供依据。三、档案收集范围与分类（一）档案收集范围1.公司设立、变更、注销等相关文件材料，包括营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议等。2.公司各项规章制度文件材料，包括管理制度、操作规程、岗位职责等。3.公司年度工作计划、总结、报告等文件材料。4.公司各类会议文件材料，包括会议通知、议程、纪要、决议等。5.公司业务合同、协议文件材料，包括采购合同、销售合同、租赁合同、技术合同等。6.公司财务文件材料，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.公司人事文件材料，包括员工招聘、培训、考核、晋升、奖惩等相关文件。8.公司工程建设文件材料，包括项目立项、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收报告等。9.公司科研项目文件材料，包括项目申报书、研究报告、成果鉴定文件等。10.公司对外宣传文件材料，包括宣传册、海报、新闻报道等。11.公司其他具有保存价值的文件材料。（二）档案分类1.行政管理类档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，规章制度，会议文件，工作计划、总结、报告等。2.业务合同类档案：包括各类业务合同、协议文件。3.财务类档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.人事类档案：包括员工招聘、培训、考核、晋升、奖惩等相关文件。5.工程建设类档案：包括项目立项、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收报告等。6.科研项目类档案：包括项目申报书、研究报告、成果鉴定文件等。7.宣传类档案：包括宣传册、海报、新闻报道等。8.其他类档案：包括公司其他具有保存价值的文件材料，但不属于以上分类的。四、档案整理与归档要求（一）文件材料的整理要求1.归档的文件材料应齐全、完整，字迹清楚，签署完备。2.纸张应采用A4规格，破损的文件应进行修补或复制。3.电子文件应采用通用格式，确保能够正常读取。（二）文件材料的分类要求1.按照档案分类标准，对文件材料进行分类整理，确保分类准确。2.同一类文件材料应按照时间顺序或重要程度进行排列。（三）文件材料的编号要求1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，便于管理和查询。2.档案编号应包括全宗号、目录号、案卷号、件号等。全宗号由公司档案室统一编制，目录号、案卷号、件号由档案管理联络员根据实际情况编制。（四）档案归档要求1.档案管理联络员应定期将整理好的档案资料移交公司档案室。移交时，应填写档案移交清单，并附档案目录。2.公司档案室应对移交的档案资料进行审核，对不符合要求的档案资料，应退回档案管理联络员重新整理。3.档案资料归档后，应按照档案保管期限进行分类存放，便于保管和查阅。五、档案保管与保护（一）档案保管场所要求1.公司档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光及防尘等条件，确保档案资料的安全。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防虫药品、温湿度计等。（二）档案保管期限规定1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程，重要会议文件，重大业务合同，财务会计档案以及其他具有重要历史价值和查考利用价值的档案。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括公司一般性业务合同，人事档案，工程建设项目档案以及其他具有一定查考利用价值的档案。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括公司一般性文件材料，临时性工作文件以及其他查考利用价值较小的档案。（三）档案保护措施1.定期对档案资料进行检查，发现问题及时处理。如发现档案资料有破损、霉变、虫蛀等情况，应及时采取修补、消毒、驱虫等措施。2.对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同地点。3.严格控制档案资料的查阅、借阅范围，防止档案资料的丢失和损坏。查阅、借阅档案资料时，应办理相关手续，并在规定的时间内归还。六、档案查阅与借阅（一）查阅与借阅范围1.公司内部员工因工作需要，可以查阅、借阅本部门及相关部门的档案资料。2.公司外部单位因工作需要查阅公司档案资料的，应按照国家有关规定办理相关手续，并经公司领导批准。（二）查阅与借阅手续1.公司内部员工查阅、借阅档案资料时，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、查阅目的、借阅期限等信息，经部门负责人签字同意后，到公司档案室办理查阅、借阅手续。2.公司外部单位查阅、借阅公司档案资料时，应提交查阅、借阅申请函，注明查阅、借阅的档案名称、查阅目的、借阅期限等信息，并加盖单位公章。经公司领导批准后，到公司档案室办理查阅、借阅手续。3.公司档案室应按照规定对查阅、借阅申请进行审核，对符合条件的申请，应予以办理查阅、借阅手续，并提供必要的协助。（三）查阅与借阅要求1.查阅、借阅档案资料时，应在公司档案室指定的地点进行，不得擅自将档案资料带出档案室。2.查阅、借阅档案资料时，应保持档案资料的整洁、完整不得涂改、污损、抽取、撤换档案资料。3.查阅、借阅档案资料的期限应按照申请时注明的期限执行，如需延期，应提前办理延期手续。4.查阅、借阅档案资料完毕后，应及时归还公司档案室，并办理归还手续。归还时，档案管理人员应认真检查档案资料的完整性，如发现问题，应及时查明原因并处理。七、档案统计与鉴定（一）档案统计1.公司档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应准确、及时、完整，如实反映档案管理工作的实际情况。档案统计报表应报送公司领导及相关部门。（二）档案鉴定1.公司档案室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应由公司档案室组织，相关部门负责人及