牧场档案员管理制度

PAGE牧场档案员管理制度一、总则（一）目的为加强牧场档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于牧场全体档案员及涉及档案管理工作的相关人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则：牧场档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映牧场各项工作的实际情况。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为牧场各项工作提供有效支持。二、档案员职责（一）档案收集1.负责收集牧场在生产、经营、管理等活动中形成的各类文件、资料、图表等，确保档案来源广泛、内容完整。2.定期与各部门沟通，了解工作进展，及时督促相关人员移交应归档的文件材料。（二）档案整理1.对收集到的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，使其符合档案管理的规范要求。2.按照档案类别和保管期限，编制档案目录和索引，方便档案的查找和利用。（三）档案保管1.负责档案库房的日常管理，确保库房环境符合档案保管要求，温度、湿度适宜，防火、防潮、防虫、防盗等设施齐全有效。2.对档案进行定期检查和清点，及时发现并处理档案损坏、变质等问题。3.做好档案的数字化工作，将重要档案进行扫描备份，建立电子档案数据库，提高档案管理的信息化水平。（四）档案利用1.为牧场各部门及相关人员提供档案查阅、借阅服务，严格执行档案查阅、借阅登记制度，确保档案使用安全。2.根据工作需要，及时准确地提供档案资料，为牧场决策、生产经营、技术创新等工作提供支持。（五）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限和价值，提出存毁意见。2.对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁，确保销毁过程合规、记录完整。（六）档案统计1.建立档案统计台账，对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析。2.定期向上级主管部门报送档案统计报表，为档案管理决策提供数据支持。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政文件类：包括牧场的行政命令、决定、通知、报告、请示等文件。2.生产技术类：涵盖牧场的养殖技术资料、疫病防治方案、饲料配方、生产报表等。3.财务档案类：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。4.人事档案类：涉及员工的个人简历、劳动合同、绩效考核、培训记录等。5.基本建设类：如牧场的规划设计图纸、建设项目文件、工程预决算等。6.设备档案类：包括牧场设备的采购合同、安装调试记录、维修保养资料等。7.市场营销类：有市场调研报告、销售合同、客户资料等。（二）编号规则1.采用“年度类别流水号”的编号方式。2.年度：用四位数字表示，如“2023”。3.类别：用大写字母表示，如“A”代表行政文件类，“B”代表生产技术类等。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位数字编号，如“0001”。5.例如，2023年形成的第一份行政文件编号为“2023A0001”。四、档案收集与归档（一）文件材料的形成与积累1.各部门在工作过程中应及时形成并积累各类文件材料，确保文件材料的真实、完整、准确。2.明确文件材料的形成责任人，将文件材料的收集整理工作纳入岗位责任制。（二）归档范围1.反映牧场各项工作活动的具有保存价值的文件、资料、图表等均应归档。2.具体归档范围按照国家有关档案管理规定和牧场实际情况确定。（三）归档时间1.当年形成的文件材料，在次年上半年完成归档。2.重大活动、项目结束后，相关文件材料应在活动或项目结束后一个月内归档。（四）归档要求1.归档的文件材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备。2.纸张应符合档案保管要求，破损、褪色的文件应进行修复或复制。3.电子文件应按照规定的格式和存储方式进行归档，确保其可读性和可利用性。五、档案整理与装订（一）整理要求1.按照档案分类方案，对归档文件进行分类整理，同一类别的文件应集中排列。2.去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。3.对破损的文件进行修补，对字迹模糊或易褪色的文件进行复制。（二）装订方法1.采用左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.装订线应距文件左侧边缘15mm，上下两端各留20mm。（三）编目1.编制归档文件目录，目录应包括序号、档号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目。2.序号：按照文件排列顺序编写，每份文件一个序号。3.档号：填写文件的编号。4.文号：填写文件的发文字号。5.责任者：填写文件的制发单位或个人。6.题名：填写文件的标题，没有标题或标题不规范的，应自拟标题并加“[]”。7.日期：填写文件的形成日期。8.页数：填写每份文件的总页数。9.备注：填写需要说明的事项。六、档案保管（一）库房建设与设施配备1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点，面积应满足档案存放的需要。2.库房内应配备档案密集架、温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防虫药等设施设备。（二）档案上架1.按照档案类别和编号顺序，将档案整齐排列上架，便于查找和管理。2.同一类别的档案应存放在同一排密集架或档案柜内。（三）库房管理1.档案库房应专人负责，无关人员不得擅自进入。2.定期对库房进行清洁和消毒，保持库房整洁卫生。3.每天检查库房的温湿度，记录温湿度数据，根据温湿度变化及时采取调控措施。4.定期对档案进行盘点，核对档案数量和存放位置，确保档案账实相符。（四）电子档案保管1.建立电子档案存储系统，对电子档案进行分类存储，设置不同的存储路径和文件夹。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.对电子档案的存储设备进行定期检查和维护，确保数据安全。七、档案利用（一）查阅与借阅1.牧场内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和档号，经所在部门负责人签字同意后，到档案员处查阅。2.外部单位或人员查阅档案，需持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经牧场主管领导签字批准后，方可查阅。3.借阅档案应填写《档案借阅登记表》，注明借阅期限、归还日期等信息，经档案员审核后办理借阅手续。4.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。（二）利用登记1.档案员应对档案查阅、借阅情况进行详细登记，记录查阅或借阅的日期、人员、档案名称和档号、查阅或借阅目的等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理决策提供参考。（三）档案复制1.因工作需要复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经所在部门负责人签字同意后，到档案员处办理复制手续。2.档案员应按照规定的复制份数和格式进行复制，确保复制件与原件一致。3.复制档案应进行登记，记录复制日期、人员、档案名称和档号、复制份数等信息。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案员、各部门负责人及相关专业人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和价值，按照国家有关档案鉴定标准进行鉴定。2.对已过保管期限、失去保存价值、重复或无参考利用价值的档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行清查，列出需要鉴定的档案清单。2.对清单中的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准提出存毁意见。3.将鉴定意见提交牧场主管领导审批。（四）销毁程序1.对经批准销毁的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、档号、数量、销毁原因等信息。2.按照规定的程序进行销毁，可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程应有两人以上监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.将《档案销毁清册》永久保存。九、档案统计与移交（一）档案统计1.档案员应建立档案统计台账，对档案的收集、整理、保管、利用、鉴定销毁等情况进行统计。2.统计数据应准确、及时，每月对统计数据进行汇总分析，形成档案统计报表。（二）档