运维资料档案管理制度

PAGE运维资料档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司运维资料档案的管理，确保运维资料档案的完整性、准确性和安全性，提高运维工作效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有与运维相关的资料档案管理，包括但不限于系统运维记录、设备维护文档、故障处理报告、技术方案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：运维资料档案由专门的档案管理部门或岗位进行集中管理，确保资料的完整性和一致性。2.分类分级管理原则：根据运维资料档案的内容和重要性，进行分类分级管理，便于查找和使用。3.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规和公司的保密制度，确保运维资料档案的安全和保密。4.动态更新原则：随着运维工作的开展和业务的变化，及时更新和完善运维资料档案。二、运维资料档案的分类与编号（一）分类1.系统运维类：包括系统安装配置文档、系统运行日志、系统性能监控报告等。2.设备维护类：包括设备清单、设备维护手册、设备维修记录等。3.故障处理类：包括故障报告、故障处理流程、故障解决方案等。4.技术方案类：包括技术架构设计文档、技术选型报告、技术优化方案等。5.其他类：包括与运维相关的合同协议、培训资料、会议纪要等。（二）编号运维资料档案采用分类编号法进行编号，编号格式为：[分类代码][年份][流水号]。1.分类代码：根据上述分类，分别用不同的字母或数字表示，如系统运维类用“SY”表示，设备维护类用“SB”表示等。2.年份：用四位数字表示资料档案形成的年份，如2023年表示为“2023”。3.流水号：按照资料档案形成的先后顺序，从001开始依次编号。例如，一份2023年形成的系统运维类的第5份资料档案，编号为：SY2023005。三、运维资料档案的收集与整理（一）收集1.运维人员应在工作过程中及时收集和整理相关的运维资料档案，确保资料的完整性和准确性。2.对于重要的运维事件和故障处理过程，应详细记录相关信息，并及时形成报告。3.各部门应定期将本部门产生的运维资料档案移交至档案管理部门或岗位。（二）整理1.档案管理部门或岗位收到运维资料档案后，应按照分类和编号规则进行整理，确保资料的有序存放。2.对收集到的运维资料档案进行审核，检查资料的完整性、准确性和规范性，对于不符合要求的资料，应及时反馈给相关人员进行补充或修正。3.对整理好的运维资料档案进行装订、编目等处理，建立相应的索引和目录，便于查找和使用。四、运维资料档案的存储与保管（一）存储方式1.运维资料档案应采用电子存储和纸质存储相结合的方式进行保存。2.电子存储应采用安全可靠的存储设备和存储系统，定期进行备份，确保数据的安全性和完整性。3.纸质存储应采用专门的档案柜进行存放，按照分类和编号顺序排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.运维资料档案的保管期限根据其重要性和使用价值确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为13年，适用于一般性的运维记录和报告等。中级保管期限为310年，适用于重要的运维文档和技术方案等。长期保管期限为10年以上，适用于具有长期参考价值的运维资料档案，如公司核心系统的运维记录等。（三）保管要求1.档案管理部门或岗位应定期对运维资料档案进行检查和盘点，确保资料的安全和完整。2.对于电子存储的运维资料档案，应设置访问权限，防止未经授权的访问和修改。3.对于纸质存储的运维资料档案，应注意防潮、防火、防虫等，确保档案的质量。4.当运维资料档案的保管期限届满时，应按照公司的档案销毁制度进行销毁处理。五、运维资料档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅运维资料档案时，应填写《运维资料档案查阅申请表》，注明查阅的目的、内容和时间等。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门或岗位。3.档案管理部门或岗位根据申请表的内容，提供相应的运维资料档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等。4.查阅人员应在指定的地点查阅运维资料档案，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门或岗位。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅运维资料档案时，应填写《运维资料档案借阅申请表》，注明借阅的目的、内容、时间和归还日期等。2.申请表经所在部门负责人和档案管理部门或岗位负责人审批后，方可借阅。3.借阅人员应按照审批后的借阅期限及时归还运维资料档案，如需延期借阅，应重新办理审批手续。4.借阅人员应对借阅的运维资料档案妥善保管，不得擅自涂改、损坏、丢失或转借他人。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门或岗位报告，并承担相应的责任。六、运维资料档案的保密与安全（一）保密措施1.运维资料档案涉及公司的商业秘密和技术机密，档案管理部门或岗位应严格遵守公司的保密制度，对相关资料进行保密管理。2.对涉及保密内容的运维资料档案，应进行加密存储，并限制访问权限。3.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。（二）安全管理1.加强对运维资料档案存储设备和存储系统的安全管理，设置防火墙、入侵检测系统等安全防护措施，防止外部网络攻击和数据泄露。2.定期对运维资料档案进行安全检查和评估，及时发现和排除安全隐患。3.制定应急预案，应对可能出现的自然灾害、系统故障等突发事件，确保运维资料档案的安全和完整。七、运维资料档案的信息化管理（一）建立运维资料档案管理系统1.公司应建立专门的运维资料档案管理系统，实现运维资料档案的电子化管理。2.管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计等功能，提高档案管理的工作效率和准确性。3.对运维资料档案管理系统进行定期维护和升级，确保系统的稳定运行和数据安全。（二）数据备份与恢复1.定期对运维资料档案管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。2.制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在系统故障或数据丢失时能够及时恢复数据。八、运维资料档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门或岗位应定期对运维资料档案进行鉴定，确定其是否仍具有保存价值。2.鉴定工作应由档案管理人员、业务部门负责人和相关专家组成的鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据运维资料档案的保管期限、重要性、使用价值等因素，对档案进行综合评估，确定其是否需要销毁。（二）销毁1.对于经鉴定需要销毁的运维资料档案，应填写《运维资料档案销毁申请表》，注明销毁的档案名称、编号、数量等。2.申请表经所在部门负责人和档案管理部门或岗位负责人审批后进行销毁。3