危改户档案管理制度

PAGE危改户档案管理制度一、总则1.目的为加强危改户档案管理，确保危改工作信息准确、完整、规范，保障危改政策有效落实，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本公司/组织涉及危改户档案管理的相关工作。3.管理原则遵循真实、准确、完整、及时、安全的原则，对危改户档案进行科学管理。二、档案内容1.基本信息危改户个人身份信息，包括姓名、性别、年龄、身份证号码、家庭住址、联系方式等。家庭基本情况，如家庭成员构成、婚姻状况、收入来源等。2.住房情况原有住房状况，包括房屋面积、结构、建成年代、危房等级鉴定等。住房照片，能清晰反映房屋全貌、危房部位等情况。3.危改申请材料危改申请书，明确申请理由、改造需求等。相关证明材料，如贫困证明、残疾证明等。4.审核审批材料各级审核审批表，记录审核审批意见及流程。公示材料，包括公示照片、公示结果说明等。5.改造协议与危改户签订的改造协议，明确双方权利义务、改造标准、资金补助方式等。6.改造过程资料施工图纸、改造方案。工程进度记录，包括施工照片、视频等，反映改造过程关键节点。质量验收报告，由专业机构出具的房屋改造质量验收结果。7.资金发放资料资金申请审批表，记录危改资金申请及审批情况。资金发放凭证，如银行转账记录、现金发放签收单等。三、档案收集1.收集责任明确各部门及相关工作人员在档案收集过程中的职责。例如，危改项目实施部门负责收集危改户基本信息、申请材料等；工程管理部门负责收集改造过程资料；财务部门负责收集资金发放资料等。2.收集时间在危改工作开展过程中，各环节资料应及时收集。如危改申请提交后5个工作日内完成相关申请材料收集；工程开工后每周收集一次工程进度资料；改造完成后10个工作日内完成质量验收报告及资金发放资料收集等。3.收集要求资料应真实有效，提供材料的危改户或相关部门需签字盖章确认。收集的资料应完整，不得遗漏重要信息。对收集的纸质材料应进行分类整理，同时留存电子文档备份，电子文档格式应统一规范，如PDF、JPEG等。四、档案整理1.分类标准按照档案内容分类，分为基本信息类、住房情况类、申请审批类、改造协议类、改造过程类、资金发放类等。每大类下再根据具体内容细分小类，如基本信息类下分为个人身份信息、家庭基本情况等小类。2.编号规则为便于档案管理和查询，对每份档案进行编号。编号采用年份+项目编号+流水号的形式。例如，2023年危改项目01号档案的编号为202301001。3.装订要求纸质档案应按照分类顺序依次装订，采用A4纸张规格。装订应牢固整齐，不掉页、不缺页，左侧装订，装订厚度一般不超过2厘米。在每类档案首页附上目录，注明该类档案包含的具体内容及页码。五、档案归档1.归档流程档案整理完成后，由档案管理人员进行审核，审核无误后按照编号顺序放入档案柜归档。同时，建立电子档案索引，方便快速查找电子档案。2.归档地点设立专门的危改户档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。3.定期清点档案管理人员每月对档案进行一次清点，核对档案数量、编号、完整性等情况，确保档案无丢失、损坏等问题。每半年进行一次全面清查，形成清查报告。六、档案保管1.保管期限危改户档案保管期限为长期。长期保管是指档案自形成之日起，保存50年以上。2.保管措施档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃，湿度控制在45%60%。定期对档案进行检查和维护，如发现档案有破损、褪色等情况，应及时采取修复措施。配备必要的消防器材和安全监控设备，确保档案库房安全。严禁在档案库房内吸烟、使用明火等。3.电子档案保管电子档案应存储在安全的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。同时，建立电子档案访问权限管理制度，严格控制电子档案的查阅和使用。七、档案查阅1.查阅权限本公司/组织内部工作人员因工作需要查阅危改户档案的，需填写查阅申请表，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理人员处查阅。外部单位或个人因特殊原因需要查阅危改户档案的，需持有相关单位介绍信，并经公司/组织主管领导批准，由档案管理人员陪同查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制档案内容。2.查阅登记建立档案查阅登记制度，详细记录查阅时间、查阅人姓名、所在部门、查阅内容、审批情况等信息。查阅登记记录应妥善保存，以备查询。3.查阅要求查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应认真核对档案是否完整无损。八、档案借阅1.借阅条件因工作需要借阅危改户档案的，需经公司/组织主管领导批准。借阅期限一般不超过15个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理人员说明并办理续借手续。2.借阅手续借阅人需填写借阅申请表，注明借阅档案名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经审批后，档案管理人员将档案交借阅人，并办理借阅登记手续。3.借阅责任借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围。借阅期满后，借阅人应按时归还档案，如档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任。九、档案保密1.保密范围危改户档案中涉及危改户个人隐私、家庭经济状况、改造资金等信息属于保密内容。2.保密措施对档案管理人员进行保密培训，提高保密意识，签订保密协议。严格控制档案查阅和借阅范围，非经授权人员不得接触档案。在档案查阅、借阅场所设置必要的保密设施，防止档案信息泄露。对涉及保密内容的档案，在整理、保管、传输等过程中采取加密等技术手段进行保护。3.责任追究对违反档案保密制度，导致档案信息泄露的人员，将依法依规追究其责任。情节严重的，将移交司法机关处理。十、档案销毁1.销毁条件危改户档案保管期满，且确无继续保存价值的，经公司/组织主管领导批准后，可以进行销毁。2.销毁程序档案管理人员提出销毁意见，编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、数量、保管期限等信息。经相关部门审核后，报公司/组织主管领导审批。审批通过后，由档案管理人员会同相关人员在指定地点进行销毁，