j监理站档案管理制度

PAGEj监理站档案管理制度一、总则（一）目的为加强J监理站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在监理工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于J监理站各部门及全体员工在监理业务活动中形成的各类档案的管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：档案由站综合档案室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映监理工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理监理工作中形成的各类文件材料，保证档案的齐全。4.保密性原则：严格遵守国家保密法规，对涉及机密的档案采取保密措施。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理全站各类档案，进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.负责档案的收集、接收、鉴定、保管、统计、利用等工作。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.指导和监督各部门的档案管理工作。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门文件材料的收集、整理、立卷工作，并定期移交综合档案室。2.协助综合档案室做好档案的查阅、利用等工作。3.对本部门档案的安全和保密负责。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.工程监理档案：包括监理规划、监理细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告、工程进度报告、工程安全监理报告等。2.合同档案：监理合同、与业主及承包商签订的各类协议等。3.人员档案：员工个人档案、考勤记录、培训记录等。4.财务档案：财务报表及相关凭证等。5.设备档案：监理工作中使用的仪器设备档案。6.其他档案：包括上级文件、对外往来文件及其他杂项档案。（二）编号规则1.工程监理档案编号：按照项目名称、年份、档案类别、顺序号进行编号。例如：[项目名称][年份][监理规划/细则等类别代码][001]。2.合同档案编号：按照合同签订年份、合同类别、顺序号进行编号。例如：[年份][监理合同/其他合同类别代码][001]。3.人员档案编号：按照员工工号进行编号。4.财务档案编号：按照年份、档案类别、顺序号进行编号。例如：[年份][财务报表/凭证类别代码][001]。5.设备档案编号：按照设备购置年份、设备名称代码、顺序号进行编号。例如：[年份][仪器设备名称代码][001]。6.其他档案编号：按照年份、档案类别、顺序号进行编号。例如：[年份][上级文件/对外往来文件等类别代码][001]。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.监理项目实施过程中形成的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件等。2.与监理业务相关的合同、协议、会议记录、报告等。3.员工在工作中产生的各类文件材料，如工作总结、技术报告等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.对于重要文件材料，应及时送交综合档案室进行备份。3.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，并定期进行备份。（三）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类。2.对每份文件材料进行编号、编目，填写档案盒封面、脊背等信息。3.对文件材料进行装订，确保整齐、牢固。4.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。五、档案的归档与移交（一）归档时间1.工程监理档案应在项目竣工后三个月内完成归档。2.其他档案应在次年上半年完成归档。（二）移交手续1.各部门档案管理人员将整理好的档案移交综合档案室时，应填写档案移交清单，双方签字确认。2.综合档案室对接收的档案进行核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。六、档案的保管（一）保管期限1.工程监理档案保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）。2.合同档案、人员档案、财务档案、设备档案等保管期限根据相关规定确定。3.其他档案保管期限根据实际情况确定。（二）保管条件1.综合档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成。（二）鉴定方法1.根据档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定。2.对失去保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见。（三）销毁程序1.编制销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。2.经站领导批准后，由两人以上负责监销。3.销毁完毕后，监销人员在销毁清册上签字确认。八、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅：站内员工因工作需要查阅档案，需填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到综合档案室查阅。2.外部查阅：外单位因工作需要查阅档案，需持有单位介绍信，经站领导批准后，由综合档案室安排专人陪同查阅。（二）利用规定1.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅档案人员不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。3.如需复印档案，应经综合档案室同意，并按照规定办理手续。九、档案的统计与信息化管理（一）统计工作1.综合档案室应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。。2.定期向上级主管部门报送档案统计报表。（二）信息化管理1.建立档案管理信息系统，实现档案的电子化管理。2.将档案