基建科档案管理制度

PAGE基建科档案管理制度一、总则（一）目的为加强基建科档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在基建工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于基建科在工程项目规划、设计、施工、竣工验收等全过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：基建科档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映基建项目的实际情况。3.完整性原则：全面收集基建项目各环节产生的档案资料，保证档案的齐全。4.规范性原则：档案的整理、归档、保管和利用应符合国家和行业相关标准及规范。二、档案管理职责（一）基建科负责人1.全面领导基建科档案管理工作，确保档案管理工作与基建业务工作同步进行。2.审核档案管理工作计划和重要档案管理制度，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理人员1.负责基建科档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等具体工作。2.指导和监督各项目组及时做好项目文件材料的形成、积累和整理工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。4.负责档案管理信息化建设，提高档案管理工作效率。（三）项目组人员1.负责本项目在实施过程中各类文件材料的收集、整理，并及时移交档案管理人员。每个项目组应指定一名兼职档案员，负责本项目档案工作的具体落实。2.严格按照档案管理要求，做好项目文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的真实、准确、完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件：包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等。2.设计文件：初步设计、施工图设计、设计变更等相关图纸、文件。3.施工文件：施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更通知、施工日志、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。4.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件：竣工验收报告、工程质量保修书、竣工图等。6.其他与基建项目有关的文件，如会议纪要、来往信函、合同协议等。（二）收集要求1.项目组人员应及时将各自工作中形成的文件材料收集齐全，按照分类要求进行整理，并定期移交档案管理人员。2.对于外来文件，如上级部门文件、设计单位文件、供应商提供的资料等，应指定专人负责签收、登记，并及时分发至相关人员，确保文件的有效流转和妥善保管。3.收集的文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，严禁使用易褪色的书写材料。（三）整理方法1.基建科档案采用分类管理的方法，按照工程项目的不同阶段和文件类型进行分类。具体分类如下：项目前期类设计文件类施工文件类监理文件类竣工验收文件类其他文件类2.每一类档案再根据文件的形成时间、重要程度等进行细分，编制相应的目录。3.档案管理人员应对收集到的文件材料进行认真核对，剔除重复、无效的文件，确保档案的准确性和完整性。4.对于破损、褪色的文件，应进行修复或复制；对于电子文件，应确保其格式正确、内容完整，并进行备份存储。四、档案的归档（一）归档时间1.项目前期文件在项目立项后及时归档。2.设计文件在设计任务完成后归档。3.施工文件随工程进度同步归档，工程竣工后一个月内完成全部施工文件的归档工作。4.监理文件在监理工作结束后归档。5.竣工验收文件在工程竣工验收合格后三个月内归档。6.其他文件在文件形成后及时归档。（二）归档要求1.归档的档案应编制目录，一式两份，一份随档案装订成册，一份单独存放，以便查阅。2.档案应按照分类顺序依次排列，编写页码，并填写档案盒封面、盒脊等相关信息。3.归档的档案应使用符合档案保管要求的档案盒、档案袋进行装具，确保档案的安全存放。4.电子档案应与纸质档案同步归档，存储格式应符合长期保存的要求，并建立相应的电子档案目录和索引，便于查询和利用。五、档案的保管（一）保管场所1.基建科应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.档案应按照分类顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.对于重要的档案和易损的档案，应采取特殊的保管措施，如进行复制备份、采用专柜存放等。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。（三）档案的鉴定与销毁1.基建科应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）三种。2.对于已到保管期限且无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，经基建科负责人审核批准后，由两人以上共同进行销毁，并在销毁清单上签字确认。3.档案销毁应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。销毁记录应长期保存。六、档案的利用（一）利用范围1.基建科内部人员因工作需要查阅档案。2.外部单位因审计、检查、项目评估等工作需要查阅档案，应按照相关规定办理查阅手续。（二）利用手续1.基建科内部人员查阅档案，应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经档案管理人员批准后，在指定地点查阅。2.外部单位查阅档案，需提前提交查阅申请函，说明查阅目的、查阅范围等内容，经基建科负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅，并做好查阅记录。查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容，如需摘抄、复制、拍照，应另行办理审批手续。3.查阅档案时，应爱护档案，严禁在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。（三）档案的借阅1.因工作需要长期借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经基建科负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自带出基建科办公区域。如遇特殊情况需要带出的，则必须经基建科负责人批准。3.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因并追究借阅人员的责任。七、档案管理信息化（一）信息化建设目标建立基建科档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理工作效率和服务水平，方便档案的查询、利用和统计分析。（二）信息录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案的相关信息录入档案管理信息系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据的准确性和完整性。（三）系统安全与保密1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。3.严格遵守国家有关信息安全和保密的法律法规，对涉及国家机密和企业商业秘密的档案信息进行严格保密。八、监督与考核（一）监督检查1.基建科负责人定期对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合本制度要求。2.档案管理人员应定期对各项目组的档案工作进行指导和检查，发现问题及时督促整改。（二）考核评价1.将档案管理工作纳入基建科绩效考核体系，对档案