救护站档案管理制度

PAGE救护站档案管理制度一、总则（一）目的为加强救护站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在救护工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于救护站各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：救护站档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映救护站各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理救护站在工作中形成的各类档案，确保档案内容完整。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格保密，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理科室，配备专业的档案管理人员，负责救护站档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。2.制定档案管理制度和工作流程，指导各部门做好档案的收集和整理工作。3.对档案进行分类、编号、编目等，建立健全档案检索体系。4.定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全和完整。5.按照规定向有关部门和单位提供档案利用服务。6.参与档案的鉴定、销毁等工作。（三）各部门职责1.负责本部门工作中形成档案的收集、整理和移交工作。2.明确一名档案兼职管理员，负责本部门档案工作的日常管理，并配合档案管理部门做好相关工作。3.严格按照档案管理规定，妥善保管本部门的档案，不得擅自销毁、涂改或丢失。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理档案：包括救护站的各类文件、通知、报告、会议记录、工作计划与总结等。2.业务工作档案：如救护任务记录、伤病员救治资料、培训记录、设备物资管理档案等。3.人事档案：工作人员的个人简历、考核记录、奖惩情况、培训证书等。4.财务档案：财务报表、账目、凭证等。5.其他档案：如对外合作协议、科研项目档案、社会捐赠记录等。（二）收集要求1.各部门应及时将工作中形成的档案材料收集齐全，定期移交档案管理部门。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保其可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等进行分类，可分为综合类、业务类、人事类、财务类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于检索和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对收集到的档案材料进行审核，检查其完整性和准确性。2.按照分类和编号要求，对档案进行整理和编目。3.将整理好的档案移交至专门的档案库房进行保管，并填写档案归档登记表。（二）保管期限根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。5.采用电子档案管理的，应定期进行数据备份，防止数据丢失。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.合法合规原则：档案利用应符合国家法律法规和救护站的相关规定。2.服务工作原则：以服务救护站各项工作为宗旨，积极提供档案利用服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，严格遵守保密制度，确保档案安全。（二）利用范围1.内部查阅：救护站工作人员因工作需要查阅档案。2.外部查阅：因工作关系，有关单位或个人需要查阅救护站档案，应按照规定办理相关手续。（三）借阅程序1.内部借阅：工作人员填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.外部借阅：外单位人员查阅档案，需持有单位介绍信，注明查阅目的、内容和期限等，经救护站分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理人员应在场监督。（四）利用登记对档案的利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用目的、查阅内容等，以便统计和查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保管期限和实际价值，定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性和完整性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.审查档案内容：检查档案是否仍具有保存价值，是否已过保管期限。2.参考档案利用情况：根据档案的利用频率和重要性，判断其价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，填写档案销毁申请表，报救护站领导批准。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并对销毁过程进行记录。3.销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁人等信息，与档案销毁申请表一并归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行分类存储。2.系统建设：开发或选用适合救护站档案管理的信息化系统，实现档案的录入、查询、借阅、统计等功能。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作，确保系统的正常运行。2.及时更新档案信息，保证电子档案与纸质档案的一致性。3.加强对档案信息化系统的维护和管理，定期进行系统检查和数据备份，防止系统故障和数据丢失。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门的档案工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.对档案管理工作中的违规行为，按照规定进行严肃处理。（二）考核评价1.将档案管理工作纳入各部门的绩效考核体系，对档