调解档案工作制度

PAGE调解档案工作制度一、总则（一）目的调解档案工作是调解工作的重要组成部分，对于维护调解工作的真实性、完整性和可追溯性具有重要意义。本制度旨在规范调解档案的管理，确保调解档案的质量，为调解工作提供有力支持和保障。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有调解案件档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：调解档案应如实反映调解过程和结果，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖调解工作的各个环节和相关资料，保证档案资料齐全完整。3.保密性原则：对涉及当事人隐私和商业秘密的信息严格保密。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、归档和保管。二、调解档案的收集与整理（一）收集范围1.调解申请书、答辩书、证据材料等当事人提交的各类文件。2.调解过程中形成的会议记录、谈话笔录、调解方案、调解协议等。3.与调解相关的函件、通知、批示等文件。4.其他与调解案件有关的资料。（二）收集要求1.案件承办人员应及时收集调解过程中产生的各类资料，确保资料的及时性和完整性。2.收集的资料应真实、准确、清晰，不得擅自涂改、伪造。3.对于电子文件，应进行备份并妥善保存，确保其可读性和可追溯性。（三）整理方法1.按照调解案件的类别和时间顺序进行分类整理。2.对每份文件进行编号，编制文件目录，注明文件名称、日期、来源等信息。3.将相关文件材料进行装订，确保整齐、牢固。4.对于体积较大或不宜装订的文件，应采用袋装等方式妥善保管，并在袋上注明相关信息。三、调解档案的归档（一）归档流程1.案件办结后，承办人员应及时将整理好的调解档案移交档案管理人员。2.档案管理人员对移交的档案进行核对，检查档案的完整性和规范性。3.核对无误后，档案管理人员按照档案管理规定进行归档，将档案存入专门的档案柜或存储设备中。（二）归档期限调解档案应在案件办结后[X]个工作日内完成归档。（三）归档标识1.在档案封面或首页注明调解案件的编号、名称、当事人信息、调解日期等关键信息。2.对归档的档案进行统一编号，建立档案索引，便于查询和管理。四、调解档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.档案库房应配备必要的存储设备，如档案柜、货架、存储箱等，确保档案存放有序。（二）保管期限调解档案的保管期限根据相关法律法规和行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。具体保管期限如下：1.短期保管：保管期限为[X]年，适用于一般性调解案件。2.中期保管：保管期限为[X]年，适用于较为重要的调解案件。3.长期保管：保管期限为[X]年以上，适用于涉及重大利益、具有典型意义或对公司/组织有重要影响的调解案件。（三）保管要求1.定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。2.对于破损、褪色或字迹模糊的档案，应及时进行修复或复制。3.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经许可不得进入库房。4.做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作，配备必要的消防器材和安全设施。五、调解档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅调解档案的，应填写《调解档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交档案管理人员。3.档案管理人员根据审批意见，提供相应的档案供查阅，并做好查阅记录，注明查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。4.查阅人员应在档案管理人员指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房或进行涂改、标记等操作。（二）借阅规定1.外单位人员因特殊原因需要借阅调解档案的，应提交正式的借阅申请函，说明借阅目的、借阅期限等信息。2.申请函经公司/组织主管领导审批后，档案管理人员与借阅单位签订《调解档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或用于其他非借阅目的。归还档案时，档案管理人员应进行认真核对，确保档案完好无损。（三）查阅与借阅记录档案管理人员应建立查阅与借阅登记台账，详细记录查阅和借阅的情况，包括查阅人/借阅人、查阅/借阅时间、查阅/借阅内容、审批意见等信息。登记台账应妥善保存，以备查询。六、调解档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及当事人隐私、商业秘密和公司/组织机密的调解档案信息严格保密。2.档案管理人员和查阅、借阅人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在档案整理、归档、保管、查阅和借阅等过程中，采取必要的保密措施防止信息泄露。（二）安全防范1.加强档案库房的安全管理，安装监控设备，确保库房24小时处于监控状态。2.定期对档案库房的安全设施进行检查和维护，确保其正常运行。3.制定档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时的应急处置措施，确保档案安全。七、调解档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据保管期限和档案的重要性，定期对调解档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则。（二）鉴定组织成立由档案管理人员、业务部门负责人等组成的档案鉴定小组，负责调解档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、价值和保管期限等因素，确定档案的存毁。2.对于拟销毁的档案，应编制《调解档案销毁清单》，详细列出档案的编号、名称、当事人信息、保管期限等内容。（四）销毁程序1.《调解档案销毁清单》经公司/组织主管领导审批后，方可进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。