资料室管理考核制度

PAGE资料室管理考核制度一、总则（一）目的为加强公司资料室的管理，确保资料的完整性、准确性和安全性，提高资料的利用效率，特制定本考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司资料室的管理人员、资料借阅人员以及与资料室管理相关的其他人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保资料室管理工作合法合规。2.准确性原则：资料的收集、整理、存储和检索应准确无误，保证资料的质量。3.安全性原则：采取有效措施保障资料的安全，防止资料丢失、损坏、泄露等情况发生。4.高效性原则：优化资料管理流程，提高资料的利用效率，满足公司各部门的工作需求。二、管理职责（一）资料室管理人员职责1.负责资料室的日常管理工作，包括资料的收集、整理、分类、编目、上架、存储等。2.制定和执行资料室的各项管理制度，确保资料室工作有序进行。3.负责资料的借阅登记、催还、归还验收等工作，对逾期未还的资料进行跟踪处理。4.定期对资料室进行盘点清查，核实资料的数量和状态，及时发现并处理问题。5.维护资料室的环境整洁和设备设施的正常运行，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。6.根据公司业务发展和工作需要，提出资料补充和更新的建议。（二）资料借阅人员职责1.遵守资料室的各项管理制度，按照规定办理借阅手续。2.在借阅期限内妥善保管资料，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失资料。3.按时归还所借资料，如需延期归还，应提前办理续借手续。（三）部门负责人职责1.督促本部门人员遵守资料室管理制度，合理使用资料。2.协助资料室管理人员做好本部门资料的收集、整理和归档工作。3.对本部门人员的资料借阅情况进行监督和管理。三、资料管理（一）资料收集1.明确资料收集的范围，包括但不限于公司内部文件、规章制度、业务资料、技术资料、市场调研资料、行业动态信息等。2.制定资料收集计划，定期收集各类资料。对于重要资料，应及时跟进收集。3.鼓励员工主动提交与工作相关的资料，对积极提供资料的员工给予适当奖励。（二）资料整理1.按照资料的类别、性质、时间等因素进行分类整理，确保资料分类清晰、便于查找。2.对资料进行编号、编目，建立资料索引目录，详细记录资料的名称、作者、日期、来源、存放位置等信息。3.对资料进行数字化处理，建立电子资料档案，方便资料的检索和共享。（三）资料存储1.设立专门的资料存储区域，配备必要的存储设备，如文件柜、书架、电子存储设备等。2.根据资料的特点和存储要求，选择合适的存储方式，如纸质资料应分类存放于文件柜或书架上，电子资料应存储于安全的服务器或存储设备中，并定期进行备份。3.对存储区域进行合理规划，设置明显的标识，便于资料的查找和管理。4.做好资料存储区域的环境管理，保持通风、干燥、清洁，防止资料受潮、发霉、虫蛀等。（四）资料更新1.定期对资料进行审核和评估，根据公司业务发展和工作需要，及时更新资料内容。2.对于过期、失效或不再适用的资料，应及时进行清理和销毁，确保资料的时效性和准确性。3.关注行业动态和市场变化，及时收集新的资料，丰富资料室的资源。四、资料借阅管理（一）借阅申请1.员工因工作需要借阅资料时，应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、数量、借阅期限、用途等信息。2.《资料借阅申请表》需经部门负责人签字批准后，方可提交给资料室管理人员。（二）借阅审批1.资料室管理人员收到《资料借阅申请表》后，应进行审核。对于符合借阅规定的申请，予以批准；对于不符合规定的申请，应说明原因并退还申请人。2.对于涉及公司机密或重要资料的借阅申请，需经公司相关领导审批后方可借阅。（三）借阅登记1.资料室管理人员对批准借阅的资料进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅资料名称、数量、借阅期限、归还日期等信息。2.借阅人应在借阅登记册上签字确认。（四）资料发放1.资料室管理人员根据借阅登记情况，向借阅人发放资料，并告知借阅注意事项。2.对于电子资料，应提供相应的访问权限和使用说明。（五）借阅期限1.一般资料的借阅期限为[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。2.续借期限不得超过原借阅期限。（六）资料归还1.借阅人应在规定的借阅期限内归还所借资料。如需延期归还，应提前[X]个工作日向资料室管理人员提交《资料续借申请表》，经批准后方可续借。2.资料室管理人员在收到归还的资料后，应进行认真检查，如发现资料有损坏、丢失等情况，应及时向借阅人追究责任。3.借阅人归还资料后，资料室管理人员应在借阅登记册上注明归还日期，并将资料归位。五、考核内容与标准（一）资料管理工作考核1.资料收集资料收集的完整性和及时性，是否按照收集计划完成资料收集任务，得[X]分。收集资料的质量，资料的准确性、可靠性等，得[X]分。2.资料整理资料分类的合理性和准确性，分类清晰、便于查找，得[X]分。编目工作的质量，索引目录完整、准确，得[X]分。数字化处理的及时性和准确性，电子资料档案完整、可用，得[X]分。3.资料存储存储区域的规划和管理，布局合理、标识清晰，得[X]分。资料存储的安全性，防火、防潮、防虫、防盗等措施落实情况，得[X]分。资料存储设备的维护和管理，设备正常运行，得[X]分。4.资料更新资料审核和评估的及时性，定期对资料进行审核和评估，得[X]分。资料更新的有效性，及时更新过期、失效或不再适用的资料，得[X]分。根据业务发展和工作需要收集新资料的情况，得[X]分。（二）资料借阅管理工作考核1.借阅申请与审批借阅申请表填写的完整性和准确性，信息齐全、规范，得[X]分。部门负责人审批的及时性和准确性，审批意见明确、合理，得[X]分。资料室管理人员审核和领导审批的合规性，严格按照规定进行审批，得[X]分。2.借阅登记与发放借阅登记的准确性和完整性，登记信息准确无误、记录详细，得[X]分。资料发放的及时性和准确性，及时向借阅人发放资料，资料与登记信息一致，得[X]分。3.借阅期限管理借阅期限执行情况，借阅人按时归还资料，逾期情况较少，得[X]分。续借手续办理的规范性，续借申请审批及时、手续齐全，得[X]分。4.资料归还与验收资料归还的及时性，借阅人按时归还资料，得[X]分。资料验收的准确性，认真检查归还资料的完整性和质量，得[X]分。对资料损坏、丢失等情况的处理情况，及时追究责任，采取相应措施，得[X]分。（三）服务质量考核1.资料室管理人员的服务态度，热情、耐心、周到，得[X]分。2.对员工资料查询需求的响应速度，及时提供帮助，得[X]分。3.解决资料借阅过程中问题的能力和效率，有效解决问题，得[X]分。六、考核方式与周期（一）考核方式1.定期考核：每季度进行一次全面考核，对资料管理和借阅管理工作进行综合评价。2.日常考核：资料室管理人员对借阅人员的借阅行为进行日常记录和监督，作为考核的参考依据。3.员工自评：员工对自己在资料管理和借阅过程中的表现进行自我评价，提交自评报告。4.部门互评：各部门之间对资料室管理工作进行互评，提出意见和建议。（二）考核周期考核周期为一个季度，考核时间为每季度末的最后一周。七、考核结果应用（一）绩效奖金挂钩1.根据考核结果，确定资料室管理人员和相关人员的绩效奖金系数。考核得分在[X]分及以上的，绩效奖金系数为[X]；考核得分在[X]分至[X]分之间的，绩效奖金系数为[X]；考核得分在[X]分以下的，绩效奖金系数为[X]。2.绩效奖金根据公司绩效奖金分配方案进行发放。（二）晋升与奖励1.连续两个季度考核优秀的资料室管理人员，在公司内部晋升、评优等方面给予优先考虑。2.对在资料管理和借阅工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励