公司行政流程制度

公司行政流程制度一、办公用品管理流程（一）需求提报与审核1.各部门需于每月25日前通过OA系统提交下月《办公用品需求计划表》，注明物品名称、规格、数量及用途；紧急需求（如临时会议、突发办公需求）需填写《紧急办公用品申请单》，经部门负责人签字确认后提交行政部，紧急需求提报时间不得晚于使用前24小时。2.行政部负责汇总审核需求：普通办公用品（如笔、纸张、文件夹等）按部门人数定额标准（人均月度预算100元）核减；特殊办公用品（如计算器、U盘等）需核对历史领用记录，原则上同类物品1年内仅允许领用1次（损坏更换需附原物及部门负责人确认的损坏说明）。（二）采购与入库1.行政部根据审核后的需求清单，优先从公司定点供应商（需签订年度框架协议，约定价格浮动不超过5%、交货周期≤3个工作日）采购；临时采购（定点供应商无货）需比价3家以上供应商，选择性价比最高者，单次采购金额超2000元需提交分管副总审批。2.采购物品到货后，行政部库管员需当场验收，核对数量、规格、质量（如纸张克重、笔芯流畅度），并填写《办公用品入库单》，签字确认后录入电子台账（含物品名称、规格、数量、供应商、入库时间）。（三）领用与发放1.员工领用需持部门负责人签字的《办公用品领用单》（OA流程同步审批），库管员核对领用单与电子台账后发放，领用记录同步更新至电子台账及纸质登记本（双轨留存）。2.高值消耗品（如墨盒、硒鼓）实行“以旧换新”，领用时需交回旧件（无旧件需部门负责人注明丢失原因）；A4纸等大宗物品按部门月度定额拆分至周发放（每周五集中领取），避免囤积。（四）盘点与损耗管控1.行政部每月28日进行库存盘点，核对电子台账与实物，差异率超过2%需提交《盘盈盘亏分析报告》，经分管副总审批后调整台账；每季度末联合财务部进行全盘，形成《季度办公用品管理报告》，分析消耗趋势及异常项（如某部门纸张消耗超均值30%需预警）。2.损耗管控：因保管不当导致物品丢失或损坏的，由领用人按原价赔偿；因质量问题需退换货的，库管员需在到货后48小时内联系供应商处理，逾期未处理的由库管员承担责任。二、固定资产管理流程（一）购置与登记1.固定资产（单价≥2000元或使用年限≥1年的设备、家具等）购置需由使用部门提交《固定资产购置申请单》，注明用途、型号、预算（需附3家以上供应商报价单）；单价5000元以下由分管副总审批，5000元以上需总经理审批。2.行政部负责采购并验收，验收内容包括：外观无瑕疵、功能测试正常（如电脑需测试开机速度、软件兼容性）、附带资料（说明书、保修卡）齐全。验收合格后，粘贴固定资产标签（含资产编号、部门、责任人），同步录入固定资产管理系统（含资产名称、规格、购置日期、原值、使用部门、责任人），纸质档案（购置申请、合同、验收单）归档至行政档案柜。（二）使用与维护1.固定资产实行“谁使用、谁负责”原则，使用部门需指定资产责任人（一般为部门负责人或直接使用人），签订《固定资产保管责任书》，明确保管要求（如电脑不得外接不明设备、办公家具不得随意改装）。2.日常维护：设备类资产（如打印机、投影仪）由行政部联系定点服务商（年度签约，响应时间≤4小时）；家具类资产（如办公桌、文件柜）由行政部维修组处理（简单故障24小时内修复，复杂故障48小时内反馈解决方案）。维修费用单次超500元需提交《维修申请单》，经行政部负责人审批；超2000元需分管副总审批。（三）转移与处置1.部门间转移需填写《固定资产转移单》，经转出部门、转入部门负责人及行政部签字确认，系统同步更新使用部门及责任人；跨公司转移（如总部分支机构）需提交总经理审批，转移后10个工作日内完成档案移交。2.处置范围：报废（无法维修或维修成本超原值50%）、出售（使用年限≥3年且尚可使用）、捐赠（需符合公司公益政策）。处置流程：使用部门提交《固定资产处置申请单》，附技术鉴定报告（由行政部、财务部联合出具）；原值1万元以下由分管副总审批，1万元以上由总经理审批。处置收入需于5个工作日内交至财务部，处置档案（申请单、鉴定报告、收款凭证）永久留存。三、车辆管理流程（一）车辆调度与使用1.公司车辆（含公务车、商务车）由行政部统一调度，使用部门需提前2个工作日通过OA系统提交《车辆使用申请单》，注明用车时间、地点、人数、事由（接待客户需注明客户级别）；紧急用车（如突发公务、员工就医）需电话报备行政部负责人，事后24小时内补单。2.行政部根据车辆空闲状态及优先级（高管紧急事务＞客户接待＞部门常规事务）分配车辆，调度结果通过OA及短信通知申请人及驾驶员。驾驶员需于出车前检查车辆状况（油量、胎压、刹车、灯光），填写《出车前检查表》；出车后登记里程数、油耗（精确到小数点后1位），并上传停车票、过路费等票据至OA系统。（二）费用与油耗管控1.燃油费实行“里程挂钩制”，行政部每月根据车型油耗标准（如商务车百公里油耗12L）及实际里程计算理论油耗，实际油耗超理论值5%需驾驶员提交《油耗异常说明》，超10%扣减当月绩效200元（累计3次异常暂停派车资格）。2.维修保养：车辆需在定点4S店（年度签约，费用优惠≥10%）进行保养，常规保养（5000公里/次）由行政部直接安排；故障维修需驾驶员提交《车辆维修申请单》，附4S店检测报告，3000元以下由行政部负责人审批，3000元以上由分管副总审批。维修后需留存更换部件（旧件交行政部备案），费用报销需附维修清单及发票。（三）事故与违规处理1.车辆发生事故（含剐蹭），驾驶员需立即拨打保险公司电话（30分钟内），并向行政部报告；轻微事故（无人员伤亡、损失≤5000元）由驾驶员配合保险公司处理；重大事故（人员伤亡或损失＞5000元）需行政部负责人及分管副总到场协调。事故处理完毕后，驾驶员需提交《事故报告》，分析责任（己方全责扣减绩效500元，主责扣300元，次责扣100元）。2.违规记录（如违章停车、超速）由行政部每月查询交管系统，单次扣3分以下由驾驶员自行处理（3个工作日内）；扣3分及以上或累计3次违规，暂停驾驶资格1个月并扣除当月绩效500元。四、会议管理流程（一）会前准备1.会议分类：-常规会议：周例会（部门级）、月经营会（公司级），需提前3个工作日在OA发布通知（含时间、地点、议题、参会人员）；-临时会议：突发事项讨论，需提前2小时电话通知并通过OA补发电子通知；-外部会议：客户/供应商座谈会，需提前5个工作日确认参会名单、议程，协调场地布置（如摆放企业宣传资料、座位牌）。2.场地布置：行政部根据会议类型准备设备（投影仪调试、麦克风测试、音响音量校准），需在会议开始前1小时完成；重要会议（如董事会）需提前2小时进行全流程彩排（含签到流程、茶歇摆放）。（二）会中执行1.会议签到：常规会议由行政部专人负责（电子签到+纸质签到双轨），迟到10分钟以上需在《会议签到表》注明原因；外部会议需登记访客信息（姓名、单位、联系方式），发放临时出入证。2.会议记录：由行政部指定记录员（重要会议需2人交叉记录），记录内容包括：参会人员、发言要点、决议事项（明确责任部门、完成时限）。记录稿需在会议结束后2小时内提交主持人核对，核对无误后生成正式《会议纪要》。（三）会后跟踪1.决议督办：《会议纪要》经主持人签发后，行政部通过OA系统将任务分解至责任部门（同步抄报分管领导），并设置督办节点（如50%进度需在3日内反馈，100%完成需在5日内提交成果）；2.资料归档：会议通知、签到表、纪要、录音（重要会议）等资料需在会议结束后3个工作日内归档至行政档案系统（电子档）及纸质档案柜（按年度分类）；3.场地清理：会议结束后30分钟内，行政部需检查设备关闭（避免待机耗电）、垃圾清理、桌椅归位，未达标者扣减相关责任人绩效100元/次。五、档案管理流程（一）分类与归档1.档案分类标准：-文书档案：公司文件（通知、决议）、外部来文（政府函件、客户公函），按“年度-部门-文种”分类（如2024年行政部通知）；-合同档案：采购合同、销售合同、劳动合同，按“业务类型-签订时间-金额”分类（如采购合同-202403-5万元以下）；-财务档案：凭证、报表、审计报告，按“年度-月份-类型”分类（如2024年1月凭证）；-人事档案：员工简历、入职资料、考核记录，按“在职/离职-部门-入职时间”分类。2.归档要求：-文书档案：部门需在文件签发后5个工作日内移交行政部；-合同档案：合同签署后3个工作日内（原件1份、复印件2份）移交行政部（原件存档，复印件分送财务部、业务部）；-财务档案：财务部需在月度结账后10个工作日内移交；-人事档案：员工入职后7个工作日内由HR部门移交，离职后3个工作日内标注“已离职”并单独存放。（二）借阅与保密1.借阅流程：内部人员需填写《档案借阅申请单》，注明借阅原因、期限（一般不超过7天）；普通档案由部门负责人审批，机密档案（如战略规划、未公开财务数据）需分管副总审批。外部人员（如审计机构）借阅需持单位介绍信，经总经理审批后由行政部专人陪同查阅，禁止拍照或复制。2.保密措施：档案柜实行双锁管理（行政部负责人+档案管理员各持一锁），电子档案设置访问权限（按职级开放）；借阅期间档案不得带离公司（特殊情况需总经理审批），归还时需检查完整性（如合同缺页需追究借阅人责任）。（三）销毁与备份1.销毁范围：超过保管期限（文书档案10年、合同档案长期、财务档案30年）且无保存价值的档案，需由行政部、财务部、法务部联合鉴定，形成《档案销毁清册》，经总经理审批后执行。2.销毁流程：采用碎纸机销毁（纸质档案）或数据彻底清除（电子档案），销毁时需2人监销（行政部+财务部各1人），并在《销毁清册》上签字确认，清册永久留存。3.电子备份：重要档案（如合同、财务报表）需每周自动备份至公司云盘（双服务器存储），每月刻盘存档（离线保存），备份记录由IT部门定期检查（每季度1次）。六、差旅管理流程（一）预算与审批1.员工出差需提前3个工作日在OA系统提交《出差申请单》，注明出差地点、时间、事由、预算（交通、住宿、餐饮分项列示）；部门负责人需审核预算合理性（参考《差旅费用标准表》），超预算部分需单独说明原因并经分管副总审批。2.审批权限：普通员工由部门负责人审批；部门负责人由分管副总审批；分管副总及以上由总经理审批。未提前审批的出差（紧急情况需电话报备并24小时内补单），费用不予报销。（二）行程与费用标准1.交通工具：-高铁/动车：出差地≤500公里优先选二等座，＞500公里可选一等座（需部门负责人审批）；-飞机：经济舱（折扣票优先，全价票需分管副总审批），航程≤2小时原则上不选飞机；-市内交通：优先公共交通（地铁、公交），出租车费需注明起止地点及事由，单日限额80元（一线城市100元）。2.住宿标准：-一线城市（北京、上海、广州、深圳）：普通员工400元/晚，部门负责人600元/晚；-二线城市（省会及计划单列市）：普通员工300元/晚，部门负责人500元/晚；-三线及以下城市：普通员工200元/晚，部门负责人400元/晚。超标准住宿需提前申请，经分管副总审批后，超出部分自理50%。3.餐饮补贴：按自然日计算，一线城市150元/天，其他城市100元/天（含早餐），无需提供发票。（三）报销与违规处理1.报销时限：出差结束后5个工作日内提交《差旅费报销单》，附发票（需注明时间、地点）、行程单（机票/高铁票）、酒店入住记录（前台盖章）；超过10个工作日未报销的，扣减补贴20%。2.票据审核：行政部负责核对行程与审批单一致性（如出差地与发票地点不符不予报销），财务部负责审核发票真伪（通过税务系统查验）。3.违规处理：虚报费用（如重复报销、伪造发票）的，除追回款项外，扣减当月绩效1000元并通报批评；累计2次违规的，解除劳动合同。七、接待管理流程（一）接待分级与审批1.接待分级标准：-A级：重要客户（年度合作金额≥500万元）、政府部门副处级及以上领导；-B级：潜在客户（年度合作意向≥200万元）、政府部门科级领导；-C级：普通客户（合作金额＜200万元）、供应商代表。2.审批流程：接待部门需提前2个工作日提交《接待申请单》，注明接待对象、级别、人数、日程（含餐饮、住宿、参观安排）；A级接待由总经理审批，B级由分管副总审批，C级由部门负责人审批。（二）费用标准与执行1.餐饮标准：-A级：人均400元（含酒水，白酒≤500元/瓶，红酒≤300元/瓶）；-B级：人均200元（酒水≤300元/瓶）；-C级：人均100元（不安排酒水）。陪餐人数：接待对象≤5人时，陪餐人数≤2人；接待对象＞5人时，陪餐人数≤接待人数的1/3（最多不超过5人）。2.住宿标准：-A级：四星级及以上酒店（套房1间，标间按人数安排）；-B级：三星级酒店（标间按人数安排）；-C级：经济型酒店（标间按人数安排）。住宿费用由接待部门承担，需提前3天预订并提供酒店协议书（含价格、房型）。3.其他费用：参观公司需安排讲解员（行政部专人），赠送礼品需符合“小型、实用、有企业标识”原则（A级礼品≤500元/人，B级≤300元/人，C级≤100元/人），礼品采购需附《礼品领用登记本》（记录领取人、对象、用途）。（三）费用报销与总结1.报销需附《接待申请单》、消费清单（餐饮需列示菜品、酒水）、发票（与申请内容一致），经行政部审核接待标准合规性后，财务部办理报销。2.接待结束后3个工作日内，接待部门需提交《接待总结报告》（含接待效果、客户反馈、后续跟进计划），行政部汇总后形成《月度接待分析报告》，报总经理审阅。八、办公环境管理流程（一）区域划分与标识1.办公区域按“功能+部门”划分：-公共区域：前台、走廊、休息区（配备冰箱、微波炉、急救箱）、打印区（设置文印管控系统，限制彩色打印次数）；-部门区域：按部门设置独立办公区（如销售部、技术部），工位标识牌统一（姓名+职务）；-特殊区域：会议室（分大、中、小3类，标注容量及设备配置）、资料室（仅限授权人员进入）、机房（门禁+监控）。（二）卫生与安全管理1.卫生管理：-公共区域：保洁人员每日早7:30前完成清扫（地面吸尘、桌面擦拭、垃圾清运），午间12:30-13:30、晚间18:00后各保洁1次；