2026年服务机器人公司现金收支与保管管理制度

2026年服务机器人公司现金收支与保管管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司现金收支与保管全流程管理，防范现金挪用、丢失、溢缺、白条抵库等管理风险，保障公司资金安全，结合服务机器人行业现金使用特性（研发耗材零星采购、生产现场零星费用支出、外协加工零星结算等）及公司财务管理需求，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属分支机构所有现金收支、库存现金保管、现金盘点等管理活动，覆盖研发部、生产部、采购部、财务部等所有涉及现金使用的部门及人员；公司银行转账、电子支付等非现金结算方式按对应专项制度执行。第三条基本原则合规性原则：现金收支严格遵守《现金管理暂行条例》《企业内部控制基本规范》等法律法规，以及公司资金管理相关制度要求，严禁超范围、超限额使用现金。限额管理原则：严格执行库存现金限额管控，日常经营所需现金留存额度按业务规模核定，超限额部分及时缴存银行；现金支出实行单笔限额管控，杜绝大额现金支付。日清月结原则：现金收付业务做到当日结清，每日核对库存现金与现金日记账，月度完成现金盘点与账务核对，确保账实相符、账账相符。安全可控原则：现金保管落实专人负责、双人管控、物理防护等措施，现金收付实行“经办-复核”分离机制，避免单人全程处理现金业务。全程可追溯原则：现金收支的所有凭证（收据、发票、审批单、支出凭证等）需完整留存，现金日记账需清晰记录每笔收支明细，确保现金流向可核查、可追溯。第二章现金收入管理第四条现金收入范围零星销售回款：服务机器人样机零星销售尾款、配件零售回款等金额较小的销售款项，且对方无法通过银行转账结算的；大额销售回款必须通过银行转账，严禁收取现金。零星服务费：公司提供的机器人调试、技术咨询等零星服务费收入，单次金额≤5000元的可收取现金。押金/保证金：外协加工商、零星供应商缴纳的小额押金或保证金，单次金额≤1万元的可收取现金。其他零星收入：员工违规罚款、废旧物资处置收入、小额退款等其他符合现金收取条件的零星款项。第五条现金收入流程收款确认：收取现金时，经办人需核对款项金额、收款事由，向付款方开具合规收据（注明收款金额、事由、收款日期、经办人），收据需加盖公司财务专用章，一联交付款方，一联留存记账。即时缴存：收取的现金需在当日缴存公司银行账户，因特殊情况（如临近银行下班时间）无法当日缴存的，需经财务经理批准后存入公司指定保险柜，次日上午10点前完成缴存，严禁现金坐支。入账登记：财务部出纳人员根据银行缴存凭证、收据存根，及时登记现金日记账，注明收款来源、金额、缴存时间等信息，确保账证相符；每日下班前将现金收入明细提交财务经理核对。禁止性规定：严禁经办人私自留存现金、挪用收款资金，严禁不开具收据收取现金，严禁将现金收入直接用于现金支出（坐支）。第三章现金支出管理第六条现金支出范围研发耗材零星采购：研发部实验用小额耗材、测试配件采购，单次金额≤5000元且无法通过银行转账结算的（如个体工商户供应商无对公账户）。生产现场零星费用：生产车间小额工具采购、设备零星维修费用、外协加工零星结算款，单次金额≤5000元的。办公用品小额采购：行政部门采购办公用品、劳保用品等，单次金额≤3000元的。小额备用金补足：员工因公借支的备用金（如外勤差旅费备用金）不足时，按核定额度补足的小额现金。其他零星支出：符合现金管理规定的、无法通过银行转账结算的小额零星支出，单次金额≤5000元的。第七条现金支出审批流程申请发起：现金支出由业务部门经办人填写《现金支出申请单》，注明支出事由、金额、收款方信息（个人需注明姓名、身份证号），附采购清单、费用证明等佐证材料，提交部门负责人初审。审核审批：部门负责人审核支出事由的真实性、合理性，初审通过后提交财务部审核；财务部核查支出是否符合现金使用范围、金额是否在限额内，审核通过后，单次≤3000元的由财务经理审批，3000元＜单次≤5000元的由财务总监审批。款项支付：出纳人员凭完整审批手续的《现金支出申请单》支付现金，支付前需核对收款方身份，当面点清款项金额，收款方需在申请单上签字确认；支付完成后即时登记现金日记账，注明支出用途、金额、收款方。凭证留存：现金支出后，经办人需在3个工作日内提供合规发票或费用凭证，财务部核对后作为记账依据；无法提供凭证的，需书面说明原因并经部门负责人签字确认，否则追究经办人责任。第八条现金支出限额与禁止性规定限额管控：单日单笔现金支出不得超过5000元，超限额支出必须通过银行转账结算；财务部每月汇总现金支出明细，核查是否存在超限额支付情况。禁止性规定：严禁无审批手续支付现金，严禁白条抵库（以借条、收据等代替现金留存），严禁为外部单位或个人代付现金，严禁超范围、超限额使用现金。第四章现金保管管理第九条库存现金限额管理限额核定：公司日常库存现金限额核定为2万元，仅用于满足当日零星现金支出需求；研发、生产高峰期可临时调整限额，但最高不超过3万元，临时调整需经财务总监审批。限额管控：库存现金超过核定限额的部分，出纳人员需在当日下班前缴存银行；节假日期间，库存现金限额下调至1万元，多余部分必须提前缴存银行，避免大额现金留存。第十条现金保管要求存放规范：库存现金必须存放于公司指定保险柜，保险柜需放置在财务部独立办公区域，安装防盗门窗、监控设备；保险柜密码与钥匙分开保管，密码由出纳人员掌握，钥匙由财务主管保管，严禁一人同时掌握密码和钥匙。专人负责：现金保管由财务部专职出纳人员负责，严禁非出纳人员接触库存现金；出纳人员离职或调岗时，需办理现金交接手续，由财务经理监交，核对库存现金与日记账，交接双方签字确认。环境管控：财务部现金保管区域严禁无关人员进入，非工作时间需锁闭门窗、启动监控；出纳人员离开办公区域时，必须锁闭保险柜，严禁将现金随意放置在办公桌面。第十一条现金盘点管理日清月结：出纳人员每日下班前盘点库存现金，核对现金日记账与实际库存金额，编制《现金盘点表》，发现账实不符的立即上报财务经理，当日查明原因并处理；无差异的，盘点表由出纳人员签字留存。月度盘点：每月月末，财务经理牵头对库存现金进行全面盘点，核查库存现金是否在限额内、现金日记账是否准确、是否存在白条抵库等情况，盘点结果形成《月度现金盘点报告》，由财务经理、出纳人员签字后归档。差异处理：盘点发现现金短缺的，由责任人限期补足，无法查明原因的由出纳人员承担赔偿责任；发现现金溢余的，需查明来源并及时入账，无法查明原因的按规定计入营业外收入。第十二条票据与印章管理收据管理：现金收款收据实行编号管理，空白收据由财务主管保管，出纳人员领用需办理登记手续，使用完毕的收据存根需完整留存，作废收据需加盖“作废”章并留存全部联次。印章管理：现金收付相关印章（财务专用章、现金收讫章、现金付讫章）由财务主管保管，与出纳人员分开；使用印章需办理登记手续，严禁在空白收据、空白凭证上加盖印章。第五章监督检查与异常处理第十三条日常监督每日核查：财务经理每日核查现金日记账、库存现金盘点表，抽查现金收付凭证的完整性、审批手续的合规性，发现问题及时要求整改。不定期抽查：财务总监每季度至少开展1次现金管理不定期抽查，核查库存现金、保险柜使用、收据管理等情况，抽查结果纳入财务部绩效考核。第十四条专项审计季度核查：审计部每季度开展现金管理专项核查，重点核查现金收支范围合规性、限额管控执行情况、盘点制度落实情况，排查现金挪用、坐支、白条抵库等风险。年度审计：年度财务审计中，将现金收支与保管作为重点审计模块，核查现金账务处理准确性、保管安全性，形成专项审计意见并提出整改要求。第十五条异常处理现金短缺：发现现金短缺的，立即暂停现金收付业务，由财务经理牵头核查短缺原因，属于出纳人员操作失误的，由责任人赔偿；属于挪用、盗窃的，立即报警并追究责任人责任，同时完善现金保管措施。现金被盗：发生现金被盗事件的，立即保护现场、报警处理，同时核查保险柜使用、监控记录等情况，追究保管人员、安保人员责任；事后重新评估现金保管风险，升级防盗措施。违规操作：发现超范围、超限额使用现金，或白条抵库、现金坐支等违规行为的，立即整改，扣减相关责任人当月绩效10%-30%；造成资金损失的，按损失金额的20%-50%追究赔偿责任。第六章考核与责任追究第十六条考核指标将现金收支合规率（目标值100%）、库存现金限额执行率（目标值100%）、现金盘点账实相符率（目标值100%）、现金凭证完整率（目标值100%）纳入财务部相关人员绩效考核，占绩效权重的20%。考核周期为月度，由财务总监牵头完成考核，考核结果与绩效奖金、岗位调整挂钩。第十七条奖惩规则奖励：连续3个月考核优秀的（现金管理零违规、盘点零差异），给予出纳人员、财务经理500-2000元奖金；发现现金管理风险并及时处置避免资金损失的，给予300-1000元专项奖励。惩罚：考核不合格的（出现违规收付、盘点差异≥1次、凭证缺失），扣减当月绩效10%-20%，并限期培训整改；连续2个月考核不合格的，调岗或降薪。第十八条责任追究经办人责任：因收款不开具收据、付款无审批、私自留存现金等违规操作导致资金损失的，承担损失金额的10%-20%赔偿责任；情节严重的解除劳动合同，涉嫌犯罪的移交司法机关。审核人责任：财务经理未履行审核、监督职责，导致现金管理违规或资金损失的，承担损失金额的15%-25%赔偿责任，扣减当月绩效30%。管理层责任：财务总监未落实监督管控职责，导致现金管理混乱或重大资金损失的，承担损失金额的20%-30%赔偿责任，取消年度评优资格；造成重大损失的，按公司章程追究相应责任。第七章附则第十九条制度