研发样品留样与标识管理手册

研发样品留样与标识管理手册1.第1章研发样品留样管理原则1.1留样管理的基本要求1.2留样保存期限与条件1.3留样标识规范1.4留样存储环境要求1.5留样数据记录与管理2.第2章研发样品留样申请与审批流程2.1留样申请流程2.2审批权限与流程2.3留样申请表填写规范2.4留样审批记录管理2.5留样申请与审批的合规性检查3.第3章研发样品留样存储与维护3.1留样存储环境要求3.2留样存储设备与设施3.3留样存储操作规范3.4留样存储记录与检查3.5留样存储的定期检查与维护4.第4章研发样品留样标识管理4.1样品标识的基本要求4.2样品标识的种类与内容4.3样品标识的发放与回收4.4样品标识的变更与更新4.5样品标识的合规性检查5.第5章研发样品留样数据管理5.1留样数据的采集与记录5.2留样数据的存储与备份5.3留样数据的访问与查询5.4留样数据的保密与安全5.5留样数据的归档与销毁6.第6章研发样品留样检查与验收6.1留样检查的频率与标准6.2留样检查的实施流程6.3留样检查的记录与报告6.4留样检查的不合格处理6.5留样检查的复检与确认7.第7章研发样品留样处置与回收7.1留样处置的流程与要求7.2留样回收的申请与审批7.3留样回收的记录与管理7.4留样回收的合规性检查7.5留样回收后的处理与归档8.第8章研发样品留样管理的监督与审计8.1留样管理的监督机制8.2留样管理的审计流程8.3审计结果的处理与反馈8.4审计整改与持续改进8.5留样管理的持续优化与更新第1章研发样品留样管理原则一、留样管理的基本要求1.1留样管理的基本要求研发样品留样管理是药品、医疗器械及新材料研发过程中确保产品质量、安全性和合规性的重要环节。根据《药品生产质量管理规范》（GMP）及《医疗器械监督管理条例》等相关法规，留样管理需遵循以下基本原则：-完整性原则：留样应完整保留，不得遗漏或损坏。样品的保存应确保其原始状态和可追溯性，以便在必要时进行复验、分析或追溯。-可追溯性原则：所有留样应具备唯一标识，确保在需要时能快速识别、定位和追溯其来源及保存状态。-合规性原则：留样管理需符合国家及行业相关标准，如《药品生产质量管理规范》（2010版）第8章“物料与产品控制”中关于样品管理的规定。-科学性原则：留样应遵循科学的保存条件，确保样品在保存期间保持其物理、化学和生物特性，防止因环境因素导致样品失效。根据《药品生产质量管理规范》（2010版）第8章规定，研发样品留样应至少保存至产品有效期结束后2年，特殊情况需根据产品特性及监管要求延长保存期。同时，留样样品应具备足够的数量和代表性，以满足后续分析、验证及质量追溯需求。1.2留样保存期限与条件1.2.1保存期限研发样品留样保存期限应根据样品性质、保存条件及产品生命周期确定。一般情况下，留样应保存至产品有效期结束后2年，特殊情况（如特殊工艺、特殊成分）可延长至5年或更久。具体保存期限应依据以下因素综合确定：-样品类型：如药品、医疗器械、生物制品等，其保存期限可能因成分稳定性、降解速度及监管要求不同而有所差异。-保存条件：样品的保存环境（如温度、湿度、光照等）直接影响其稳定性，因此保存期限应根据环境条件优化后的实际数据确定。-法规要求：如《药品注册管理办法》规定，药品样品应保存至药品有效期结束后2年，医疗器械样品则需保存至产品有效期结束后3年。1.2.2保存条件样品的保存条件应符合《药品生产质量管理规范》（2010版）第8章“物料与产品控制”中关于储存条件的要求，具体包括：-温度控制：一般药品样品应保存在2~8℃或20~25℃的恒温环境中，特殊药品（如生物制品）需在特定温度下保存（如-20℃或-80℃）。-湿度控制：药品样品应保持湿度在45%~75%之间，防止样品受潮或变质。-光照控制：对光敏感的样品（如某些药物或生物制品）应避光保存，避免光照导致的降解。-防污染措施：样品应存放在防污染的容器中，避免交叉污染或微生物污染。1.3留样标识规范1.3.1标识内容留样样品应具备清晰、完整的标识，以便于识别、管理和追溯。标识内容应包括以下信息：-样品编号：唯一标识样品的编号，确保每份样品可追溯。-样品名称：明确样品的名称、规格、批号、生产日期等。-保存状态：标明样品当前的保存状态（如“未开封”、“已开封”、“待检”等）。-保存期限：标明样品的保存期限及到期日期。-责任人：由负责留样管理的人员或部门签字，确保责任明确。-批号与生产日期：标明样品的批号及生产日期，便于追溯。1.3.2标识方式标识应采用统一格式，可采用标签、条形码、二维码、电子标签等方式，确保标识信息清晰、可读、可追溯。对于高价值或特殊样品，可采用电子标签系统进行管理。1.4留样存储环境要求1.4.1环境控制要求样品的存储环境应符合《药品生产质量管理规范》（2010版）第8章“物料与产品控制”中关于储存条件的规定，具体包括：-温度控制：样品应存放在恒温环境中，温度波动应控制在±2℃以内。-湿度控制：样品应保持湿度在45%~75%之间，避免受潮或变质。-光照控制：对光敏感样品应避光保存，避免光照导致的降解。-防污染措施：样品应存放在防污染的容器中，避免交叉污染或微生物污染。1.4.2环境监控要求样品存储环境应定期进行监控，确保其符合保存条件。监控内容包括温度、湿度、光照强度等，并记录监控数据。对于高风险样品，应采用温湿度监控系统进行实时监测。1.5留样数据记录与管理1.5.1数据记录要求留样样品的保存过程应建立详细的数据记录，包括但不限于以下内容：-样品编号：每份样品应有唯一编号，便于管理。-保存状态：记录样品当前的保存状态（如“未开封”、“已开封”、“待检”等）。-保存期限：记录样品的保存期限及到期日期。-保存环境：记录样品保存的温度、湿度、光照等环境参数。-责任人：记录负责样品保存的人员及部门。-操作记录：记录样品的取用、转移、检查、封存等操作过程，确保操作可追溯。1.5.2数据管理要求留样数据应按规定的格式和频率进行记录，并保存在电子或纸质档案中。数据应包括：-原始数据：如温度、湿度、光照等环境参数。-操作记录：包括人员、时间、操作内容等。-质量控制数据：如样品的稳定性测试结果、检测报告等。数据应按照规定的存储期限进行保存，确保在需要时可随时调取。对于高风险样品，数据应保存至产品有效期结束后5年，以满足监管要求。研发样品留样管理是一项系统性、规范性的工作，涉及样品的保存、标识、环境控制、数据记录等多个方面。通过科学、规范的管理，确保样品在保存期间保持其原始状态和可追溯性，为产品质量控制、产品验证及监管提供可靠依据。第2章研发样品留样申请与审批流程一、留样申请流程2.1留样申请流程研发样品留样申请是确保样品在研发周期结束后仍能被有效追踪和管理的重要环节。根据《药品生产质量管理规范》（GMP）及相关行业标准，样品留样需遵循特定的申请流程，以确保样品的可追溯性和合规性。样品留样申请流程通常包括以下几个步骤：1.样品准备：研发部门在完成样品制备后，需按照相关标准对样品进行标识和分类，确保样品在留样过程中具备可追溯性。2.申请提交：样品负责人或相关责任人员根据样品的使用目的和留样需求，填写《研发样品留样申请表》，并提交至样品管理负责人或质量管理部门。3.样品审核：样品管理负责人对申请内容进行审核，确认样品是否符合留样要求，包括样品类型、数量、留样期限、保存条件等。4.审批确认：经审核通过后，样品申请需由相关审批人员（如质量负责人、生产负责人、技术负责人等）进行审批，并签署批准意见。5.样品留样：审批通过后，样品将按照规定的保存条件进行留样，并由指定人员进行管理。根据《药品生产质量管理规范》第131条，样品留样应确保在规定的期限内保持完整，且在规定的条件下保存，以备后续检验、追溯或审计使用。根据《药品注册管理办法》（国家药品监督管理局令第28号），样品留样需符合药品注册申请中对样品管理的要求。二、审批权限与流程2.2审批权限与流程样品留样审批权限应根据样品的重要性、保存期限和管理要求进行分级管理，确保审批过程的规范性和可追溯性。一般情况下，样品留样审批权限如下：-样品负责人：负责样品的制备和初步管理，可审批样品的留样申请。-质量管理部门：负责样品的合规性审核，确保样品符合GMP和相关法规要求。-生产管理部门：负责样品的保存条件和环境要求的确认。-技术管理部门：负责样品的用途、用途相关实验数据的完整性审核。-质量负责人：负责审批样品留样申请的最终确认，并签署批准意见。审批流程通常遵循以下步骤：1.申请提交：样品负责人填写《研发样品留样申请表》，并提交至样品管理负责人。2.初步审核：样品管理负责人对申请内容进行初步审核，确认样品是否符合留样要求。3.审批确认：由质量负责人、生产负责人、技术负责人等进行审批，并签署意见。4.记录归档：审批结果需记录在《样品留样审批记录表》中，并归档备查。根据《药品生产质量管理规范》第132条，样品留样审批应由具有相应权限的人员进行，确保审批过程的独立性和公正性。三、留样申请表填写规范2.3留样申请表填写规范《研发样品留样申请表》是样品留样管理的核心文件，其填写规范直接影响样品留样的合规性和可追溯性。填写时应遵循以下原则：1.信息完整：填写内容应包括样品名称、编号、批次号、规格、数量、留样期限、保存条件、用途、申请人、审批人、日期等关键信息。2.格式统一：申请表应采用标准化格式，确保信息清晰、易于阅读，避免信息遗漏或混淆。3.数据准确：所有数据应真实、准确，不得随意更改或涂改，否则可能影响样品的可追溯性。4.签字确认：申请人和审批人需签字确认，确保申请过程的可追溯性。5.留样条件：需明确样品的保存条件，如温度、湿度、光照、保存期限等，确保样品在留样期间保持有效状态。根据《药品生产质量管理规范》第133条，样品留样申请表应由具有相应权限的人员填写并签字，确保申请过程的合规性。四、留样审批记录管理2.4留样审批记录管理样品留样审批记录是样品留样管理的重要依据，需按照相关法规和公司制度进行规范管理，确保审批过程的可追溯性和完整性。审批记录管理应遵循以下原则：1.记录完整：审批记录应包括申请日期、审批人、审批意见、审批结果、审批状态等信息，确保记录完整。2.记录及时：审批记录应随审批流程同步，并在审批完成后及时归档。3.记录可追溯：审批记录应具备可追溯性，便于查询和审计，确保审批过程的透明性。4.记录保存：审批记录应按规定保存，通常保存期限不少于产品有效期或相关法规要求的期限。根据《药品生产质量管理规范》第134条，样品留样审批记录应作为样品管理的重要文件，确保样品在留样期间的合规性。五、留样申请与审批的合规性检查2.5留样申请与审批的合规性检查为确保样品留样过程的合规性，需在申请与审批过程中进行合规性检查，以防止违规操作，确保样品管理符合GMP和相关法规要求。合规性检查应包括以下内容：1.样品合规性检查：检查样品是否符合相关法规和标准，包括样品的来源、制备、标识等。2.审批合规性检查：检查审批流程是否符合公司制度和相关法规要求，确保审批权限和流程的合法性。3.记录合规性检查：检查审批记录是否完整、准确、可追溯，确保记录管理符合公司规定。4.留样条件合规性检查：检查样品的保存条件是否符合要求，确保样品在留样期间保持有效状态。5.合规性检查频率：根据公司制度，定期进行合规性检查，确保样品留样管理的持续合规性。根据《药品生产质量管理规范》第135条，样品留样管理应建立完善的合规性检查机制，确保样品留样过程的合法性、合规性与可追溯性。研发样品留样申请与审批流程是确保样品在研发周期结束后仍能被有效管理的关键环节。通过规范的申请流程、明确的审批权限、规范的申请表填写、完善的审批记录管理以及严格的合规性检查，可以有效保障样品的可追溯性、合规性和有效性。第3章研发样品留样存储与维护一、留样存储环境要求3.1留样存储环境要求研发样品在留样期间应保持在适宜的环境条件下，以确保其质量稳定性和可追溯性。根据《药品生产质量管理规范》（GMP）及相关行业标准，留样环境应满足以下要求：1.温湿度控制：样品应存放在恒温恒湿的环境中，通常温度应控制在20±2℃，相对湿度应控制在45%～65%之间。若样品为易腐或对湿度敏感的物质，需根据具体性质调整湿度范围。例如，生物制品通常要求相对湿度保持在30%～50%，以防止微生物生长和变质。2.洁净度要求：样品存储区域应符合洁净度要求，一般为百级或千级洁净度，避免微生物污染。根据《实验室生物安全通用准则》（GB19489-2008），实验室环境应保持空气洁净度达到相应级别，以防止样品污染。3.光照与通风：样品应避免强光直射，防止光照导致样品变质。同时，应保持空气流通，避免样品受潮或氧化。对于易氧化的样品（如某些有机溶剂或试剂），应采用密封容器保存，并避免阳光直射。4.防尘与防虫措施：样品存储区域应配备防尘罩、防虫设施，防止灰尘和虫害对样品造成污染。根据《药品生产质量管理规范》要求，样品应存放在防尘、防虫、防潮的专用柜中。5.温湿度监测系统：建议配置温湿度监测设备，实时监控存储环境的温湿度变化，并记录数据。根据《药品生产质量管理规范》要求，温湿度记录应至少保存至样品失效后2年。6.隔离与标识：样品应存放在专用隔离区域，避免与其他样品交叉污染。同时，样品应有明确的标识，包括样品编号、名称、批次号、日期、存储条件等信息，确保可追溯性。以上环境要求的执行，有助于保证研发样品在留样期间的质量稳定性和可追溯性，符合药品生产质量管理规范（GMP）和相关行业标准的要求。二、留样存储设备与设施3.2留样存储设备与设施留样存储设备与设施应具备良好的密封性、防尘、防潮、防污染等功能，以确保样品在存储期间的完整性与安全性。根据《药品生产质量管理规范》及相关标准，推荐以下设备与设施：1.样品存储柜：应为带锁的专用柜，具备温湿度控制功能，通常为恒温恒湿柜或专用样品柜。柜体应具备防尘、防潮、防虫功能，表面应无尘、无油污。2.密封容器：样品应存放在密封良好的容器中，如玻璃瓶、塑料瓶、不锈钢罐等。容器应具备良好的密封性，防止样品挥发、氧化或污染。3.防潮剂与干燥剂：对于易受潮的样品，应配备防潮剂或干燥剂，如硅胶、活性炭等，以保持样品的稳定性。4.温湿度监控设备：应配置温湿度监控系统，包括温湿度计、温湿度记录仪等，用于实时监测和记录存储环境的温湿度数据。5.防虫与防鼠设施：样品存储区域应配备防虫（如樟脑丸、杀虫剂）和防鼠（如防鼠板、防鼠垫）设施，防止虫害对样品造成污染。6.样品标签与标识系统：样品标签应清晰、准确，包括样品编号、名称、批次号、日期、存储条件、责任人等信息，确保可追溯性。7.样品运输与存储记录系统：应配备样品运输与存储记录系统，记录样品的接收、存储、发放、使用等全过程信息，确保可追溯。以上设备与设施的配置应符合《药品生产质量管理规范》和《实验室生物安全通用准则》的相关要求，确保样品在留样期间的完整性与安全性。三、留样存储操作规范3.3留样存储操作规范样品的留样存储操作应遵循严格的操作规范，以确保样品在存储期间的完整性、可追溯性和安全。根据《药品生产质量管理规范》及相关标准，应严格执行以下操作规范：1.样品接收与登记：样品在接收时应进行登记，包括样品编号、名称、批次号、接收日期、接收人、接收方式等信息。登记应由专人负责，确保信息准确、完整。2.样品标识与分类：样品应按照类别、批次、用途等进行分类标识，确保每份样品有唯一的标识，并在存储过程中保持清晰可见。3.样品存储与发放：样品应按照规定的存储条件进行存放，不得随意堆放或挪动。发放样品时应进行登记，并记录发放日期、发放人、使用人等信息，确保可追溯。4.样品检查与记录：在样品存储过程中，应定期检查样品的状态，包括外观、包装完整性、是否受潮、是否变质等。检查结果应记录在专用记录本或系统中，并由责任人签字确认。5.样品使用与回收：样品在使用后应按规定进行回收或销毁，确保样品在存储期间的完整性。回收或销毁应由专人负责，确保操作规范、记录完整。6.样品存储环境维护：应定期检查存储环境的温湿度、洁净度、通风情况，确保环境符合要求。若环境条件发生变化，应及时调整并记录。7.人员培训与操作规范：相关人员应接受培训，熟悉样品存储的操作规范，确保操作符合标准。操作人员应穿戴洁净工作服，避免污染样品。以上操作规范的执行，有助于确保样品在留样期间的完整性、可追溯性和安全性，符合药品生产质量管理规范（GMP）和相关行业标准的要求。四、留样存储记录与检查3.4留样存储记录与检查留样存储过程中的记录与检查是确保样品质量稳定性和可追溯性的关键环节。根据《药品生产质量管理规范》及相关标准，应建立完善的记录与检查制度，确保记录完整、准确、可追溯。1.记录内容：记录应包括但不限于以下内容：-样品编号、名称、批次号、接收日期、接收人、存储条件、存储环境参数（温湿度、洁净度等）；-样品状态（如是否完好、是否受潮、是否变质）；-样品发放记录（发放日期、发放人、使用人）；-样品存储环境检查记录（检查日期、检查人、检查结果）；-样品使用记录（使用日期、使用人）；-样品销毁或回收记录（销毁日期、销毁人）。2.记录保存：记录应保存至样品失效后2年，以备查阅和追溯。记录应使用专用记录本或电子系统进行管理，确保数据安全、可追溯。3.检查频率：应定期对样品存储环境进行检查，检查频率应根据样品性质和存储条件确定。一般建议每季度检查一次，特殊情况下应增加检查频率。4.检查内容：检查内容应包括以下方面：-环境温湿度是否符合要求；-样品是否完好、无污染；-样品标识是否清晰、完整；-存储设备是否正常运行；-存储记录是否完整、准确。5.检查结果处理：检查结果应由责任人签字确认，并记录在案。若发现异常情况，应立即采取措施，如调整存储环境、更换设备、重新检查等。6.记录与检查的审核与批准：记录与检查结果应由专人审核并批准，确保记录的准确性和完整性。以上记录与检查制度的执行，有助于确保样品在留样期间的完整性、可追溯性和安全性，符合药品生产质量管理规范（GMP）和相关行业标准的要求。五、留样存储的定期检查与维护3.5留样存储的定期检查与维护留样存储的定期检查与维护是确保样品质量稳定性和可追溯性的重要保障。根据《药品生产质量管理规范》及相关标准，应定期对样品存储环境和设备进行检查与维护，确保其处于良好状态。1.定期检查内容：-环境检查：定期检查温湿度、洁净度、通风情况，确保环境符合要求；-设备检查：检查存储设备（如柜体、密封容器、温湿度监控设备）是否正常运行，是否存在故障或损坏；-样品检查：检查样品是否完好、无污染、无变质，是否符合存储条件；-记录检查：检查记录是否完整、准确，是否存在缺失或错误。2.检查频率：-每季度进行一次全面检查；-每月进行一次重点检查，如温湿度、设备运行状态、样品状态等；-特殊情况下（如环境条件变化、设备故障、样品异常）应增加检查频率。3.检查与维护措施：-环境维护：定期清洁存储环境，更换防潮剂、干燥剂，确保环境条件稳定；-设备维护：定期保养存储设备，如清洁柜体、检查密封性、校准温湿度监控设备等；-样品维护：对易变质样品进行定期检查，必要时进行重新包装或更换；-记录维护：定期更新记录，确保记录的完整性和可追溯性。4.维护记录：-维护记录应包括检查日期、检查人、检查内容、检查结果、维护措施等；-维护记录应保存至样品失效后2年，以备查阅和追溯。5.维护责任：-维护工作应由专人负责，确保维护工作的规范性和有效性；-维护人员应接受培训，熟悉维护流程和标准。以上定期检查与维护制度的执行，有助于确保样品在留样期间的完整性、可追溯性和安全性，符合药品生产质量管理规范（GMP）和相关行业标准的要求。第4章研发样品留样标识管理一、样品标识的基本要求4.1样品标识的基本要求样品标识是研发过程中确保样品可追溯性、符合质量标准及满足法规要求的重要手段。根据《药品生产质量管理规范》（GMP）和《药品注册管理办法》等相关法规，样品标识应具备以下基本要求：1.唯一性与可追溯性：每个样品应有唯一的标识，确保在样品流转过程中可追溯其来源、批次、生产日期、检验状态等关键信息。根据ICHQ1A(R2)指南，样品标识应具备唯一性，防止混淆或重复使用。2.信息完整性：标识应包含必要的信息，如样品名称、编号、批次号、生产日期、检验日期、储存条件、使用状态、责任人等。根据《药品注册管理办法》第24条，样品标识需明确标注关键信息，确保信息准确、完整。3.可读性与清晰度：标识应清晰、易读，适用于不同环境和载体（如纸质、电子、标签等）。根据《药品生产质量管理规范》第132条，标识应符合标准格式，便于识别和记录。4.规范性与一致性：标识应遵循统一的格式和标准，确保不同部门、岗位在使用过程中信息一致，避免因标识不统一导致的管理混乱。5.合规性与法律依据：标识内容应符合国家法律法规及行业标准，如《药品注册管理办法》《药品生产质量管理规范》《药品经营质量管理规范》等，确保样品管理符合法规要求。根据国家药监局发布的《药品注册管理办法》（2023年修订版），样品标识的管理应纳入药品全生命周期管理，确保样品在研发、生产、检验、储存、使用等各环节均可追溯。二、样品标识的种类与内容4.2样品标识的种类与内容样品标识根据其用途和管理阶段，可分为以下几类：1.样品接收标识：在样品进入实验室或研发部门时，由接收人员填写的标识，包含样品编号、接收日期、接收人、检验状态等信息。2.样品储存标识：用于标识样品在储存过程中的状态，如“未使用”、“待检”、“已检”、“失效”等，根据《药品生产质量管理规范》第132条，储存标识应明确标注样品状态，确保储存条件符合要求。3.样品检验标识：在样品进行检验时，由检验人员填写的标识，包含检验项目、检验日期、检验人、检验结果等信息，确保检验数据可追溯。4.样品发放标识：在样品发放给使用部门或人员时，由发放人员填写的标识，包含发放日期、使用人、使用目的、有效期等信息。5.样品销毁标识：在样品完成研究任务或过期失效时，由销毁人员填写的标识，包含销毁日期、销毁人、销毁原因等信息。样品标识的内容应包括但不限于以下信息：-样品编号（如：S-2024-001）-样品名称（如：新型降压药A-01）-批号（如：20240101）-生产日期（如：2024-01-01）-检验日期（如：2024-01-15）-储存条件（如：2-10℃，避光）-使用状态（如：未使用、待检、已检、失效）-检验结果（如：合格、不合格）-检验人、审核人、批准人-样品接收人、发放人、销毁人-样品有效期（如：2025-01-01）根据《药品注册管理办法》第24条，样品标识应明确标注关键信息，确保在样品流转过程中信息完整、可追溯。三、样品标识的发放与回收4.3样品标识的发放与回收样品标识的发放与回收是样品管理的重要环节，需遵循“谁发放、谁回收、谁负责”的原则，确保标识的完整性和可追溯性。1.发放流程：样品标识在发放前应由相关责任人填写并审核，确保信息准确无误。发放时应由专人负责，确保标识在发放过程中不被遗漏或损坏。2.回收流程：样品在使用完毕或过期失效后，应由使用部门或人员及时回收标识，并按规定进行处理。回收后，标识应由专人负责回收并归档，确保标识的可追溯性。3.标识回收与归档：回收的标识应按照规定的归档要求进行保存，确保其在需要时可被查阅。根据《药品生产质量管理规范》第132条，标识应保存至样品失效或完成研究任务后，以备后续追溯。4.标识的重复使用：标识在发放后，若样品状态未发生变化，可重复使用。但需确保标识信息与样品当前状态一致，避免因信息不一致导致的管理风险。根据ICHQ1A(R2)指南，样品标识的发放与回收应确保信息的准确性和完整性，防止因标识丢失或错误导致的管理风险。四、样品标识的变更与更新4.4样品标识的变更与更新样品标识在使用过程中可能会因批次变更、状态变更、信息更新等原因发生变更或更新。根据《药品注册管理办法》第24条，样品标识的变更应遵循以下原则：1.变更审批：任何标识的变更均需经过审批，确保变更的必要性和合规性。变更应由相关责任人填写变更申请，并经批准后实施。2.变更记录：变更应记录在案，包括变更内容、变更时间、变更人、审批人等信息，确保变更可追溯。3.标识更新：变更后的标识应及时更新，并确保所有相关人员知晓变更内容。根据《药品生产质量管理规范》第132条，标识的变更应确保信息的准确性和一致性。4.标识的重新发放：变更后的标识应重新发放，确保所有相关人员使用最新版本的标识。根据ICHQ1A(R2)指南，标识的变更应确保信息的完整性和可追溯性。5.标识的废弃与处理：当标识因过期、失效或不再使用时，应按规定进行废弃处理，确保标识不被误用或误读。根据《药品注册管理办法》第24条，样品标识的变更应确保信息的准确性和完整性，防止因标识错误导致的管理风险。五、样品标识的合规性检查4.5样品标识的合规性检查样品标识的合规性检查是确保样品管理符合法规要求的重要环节，需定期进行检查，确保标识的规范性和有效性。1.检查内容：合规性检查应包括以下内容：-样品标识是否完整、准确；-样品标识是否符合相关法规和标准；-样品标识是否按照规定流程发放和回收；-样品标识是否记录完整、可追溯；-样品标识是否在有效期内，未过期；-样品标识是否在使用过程中未被遗漏或损坏。2.检查频率：根据《药品注册管理办法》第24条，样品标识的合规性检查应定期进行，建议每季度或每半年一次，确保标识的合规性。3.检查方法：合规性检查可通过现场检查、文档审查、系统核查等方式进行，确保检查结果的客观性和准确性。4.检查结果处理：检查发现的问题应及时整改，并记录整改情况，确保问题得到纠正，防止因标识问题导致的管理风险。5.检查记录：合规性检查应记录检查内容、检查结果、整改情况等，确保检查过程可追溯。根据ICHQ1A(R2)指南，样品标识的合规性检查应确保信息的完整性和可追溯性，防止因标识问题导致的管理风险。样品标识的管理是研发样品留样与标识管理的核心环节，其规范性和合规性直接影响到样品的可追溯性、质量控制和合规性。通过科学的标识管理，能够有效保障样品在研发、生产、检验、储存、使用等各环节的可追溯性，确保样品管理符合法规要求，提升研发过程的规范性和质量控制水平。第5章研发样品留样数据管理一、留样数据的采集与记录5.1留样数据的采集与记录研发样品留样数据的采集与记录是确保样品信息完整性与可追溯性的关键环节。根据《药品生产质量管理规范》（GMP）及相关行业标准，留样数据应按照规定的程序和方法进行采集，并确保数据的准确性、完整性和时效性。在数据采集过程中，应使用标准化的数据采集工具或系统，如实验室信息系统（LIS）、电子数据采集表（EDC）或专用的留样记录软件。采集内容应包括但不限于样品编号、批次号、生产日期、有效期、储存条件、检验结果、操作人员签名、日期及时间等关键信息。为确保数据记录的可追溯性，所有数据应按照规定的格式和顺序进行记录，并由具备相应资质的人员进行审核和确认。同时，应建立数据记录的版本控制机制，确保每次数据修改均有记录，并可追溯到原始数据。例如，根据《药品生产质量管理规范》第141条，样品在生产、储存、运输和发放过程中，应保持完整的记录，包括样品的接收、检验、储存、发放等全过程的信息。数据记录应保存至少不少于产品有效期后的2年，以满足后续的追溯需求。二、留样数据的存储与备份5.2留样数据的存储与备份留样数据的存储与备份是确保数据安全、防止数据丢失或损坏的重要措施。根据《信息技术系统安全标准》（GB/T22239）和《数据安全技术规范》（GB/T35273），留样数据应存储在符合安全要求的环境中，如专用的存储设备、服务器或云存储系统。存储环境应具备防尘、防潮、防磁、防静电等防护措施，并定期进行数据备份，确保数据在发生硬件故障、人为错误或自然灾害时仍能恢复。备份策略应包括定期备份（如每周一次）和灾难恢复计划（DRP）。根据《数据安全技术规范》（GB/T35273），数据存储应采用加密技术，确保数据在存储和传输过程中的安全性。同时，应建立数据访问权限控制机制，确保只有授权人员才能访问和修改留样数据。例如，根据《药品生产质量管理规范》第142条，企业应建立数据存储和备份制度，确保数据的完整性和可用性，并定期进行数据完整性检查，确保数据未被篡改或损坏。三、留样数据的访问与查询5.3留样数据的访问与查询留样数据的访问与查询应遵循权限管理原则，确保数据的可访问性与安全性。根据《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35273）和《数据安全技术规范》（GB/T35273），留样数据的访问权限应根据用户身份和职责进行分级管理。企业应建立数据访问控制机制，如基于角色的访问控制（RBAC），确保不同岗位的人员只能访问其职责范围内的数据。同时，应建立数据查询日志，记录数据访问的时间、用户、操作内容等信息，以确保数据访问的可追溯性。例如，根据《药品生产质量管理规范》第143条，企业应建立数据访问和查询机制，确保数据的可追溯性和安全性，并定期进行数据访问审计，确保数据未被非法访问或篡改。四、留样数据的保密与安全5.4留样数据的保密与安全留样数据的保密与安全是研发样品管理的重要环节，关系到企业的知识产权、产品安全和合规性。根据《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35273）和《数据安全技术规范》（GB/T35273），留样数据应采取必要的保密措施，防止未经授权的访问、篡改或泄露。企业应建立数据保密管理制度，明确数据保密的责任人和保密措施。例如，数据应存储在加密的服务器中，并采用访问控制、身份认证、数据加密等技术手段，确保数据在传输和存储过程中的安全性。根据《数据安全技术规范》（GB/T35273），企业应定期进行数据安全评估，确保数据存储、传输和处理过程符合相关法律法规的要求。同时，应建立数据泄露应急响应机制，确保在发生数据泄露时能够及时采取措施，减少损失。例如，根据《药品生产质量管理规范》第144条，企业应建立数据保密制度，确保数据在存储、传输和使用过程中的安全性，并定期进行数据安全审计，确保数据未被非法访问或篡改。五、留样数据的归档与销毁5.5留样数据的归档与销毁留样数据的归档与销毁是确保数据长期保存和合规处置的重要环节。根据《数据安全技术规范》（GB/T35273）和《信息技术文件管理规范》（GB/T38576），留样数据应按照规定的归档周期和标准进行管理，确保数据的可追溯性和可查性。归档应遵循“先存后用”原则，数据应保存在符合安全要求的存储环境中，并定期进行归档。归档周期应根据数据的使用频率和保存期限确定，一般应保存不少于产品有效期后的2年。销毁数据时，应遵循“先备份后销毁”原则，确保数据在销毁前已备份，防止数据丢失或泄露。销毁方式应包括物理销毁（如粉碎、焚烧）和电子销毁（如删除、加密后销毁），并确保销毁过程可追溯。例如，根据《药品生产质量管理规范》第145条，企业应建立数据归档和销毁制度，确保数据在保存和销毁过程中符合相关法规要求，并定期进行数据销毁审计，确保数据未被非法访问或篡改。研发样品留样数据管理应遵循科学、规范、安全、保密的原则，确保数据的完整性、可追溯性、安全性与合规性，为研发活动提供可靠的数据支持。第6章研发样品留样检查与验收一、留样检查的频率与标准6.1留样检查的频率与标准研发样品在完成生产或试验后，需按照相关标准进行留样检查，以确保其质量稳定性与可追溯性。根据《药品生产质量管理规范》（GMP）及《药品注册管理办法》等相关法规，研发样品的留样周期通常为产品生命周期的1至2倍，具体取决于产品的类型、用途及监管要求。对于一般性药品或原料药，留样周期通常为3年；而对于生物制品、疫苗、诊断试剂等特殊产品，留样周期可能延长至5年或更久。根据《药品生产质量管理规范》附录中的要求，研发样品在完成生产后，应按照以下标准进行留样：-留样数量：至少保留3批样品，每批样品需至少保留2个批次的完整样品；-留样时间：至少保留产品有效期后的1年；-留样形式：应采用密封、防潮、防污染的容器，确保样品在储存期间保持原有状态；-留样标识：必须明确标注样品编号、批次号、生产日期、有效期、用途等信息。根据《药品注册检验规范》（2021版），研发样品留样应满足以下要求：-留样样品应具有代表性，能够反映产品的实际质量；-留样样品应按照规定的储存条件保存，防止污染或变质；-留样样品的保存环境应符合《药品生产质量管理规范》中关于储存条件的要求。6.2留样检查的实施流程6.2.1留样样品的接收与分类研发样品在完成生产或试验后，应由质量管理部门负责接收，并按照样品的用途、批次号、生产日期等进行分类管理。接收时需核对样品的完整性、标识是否清晰、包装是否完好，并记录接收信息。6.2.2留样样品的存放与标识留样样品应按照规定的储存条件存放在专用的留样库或恒温恒湿的环境中，确保样品在储存期间保持稳定。样品的标识应包括以下内容：-样品编号（如：SP-202401-01）；-批次号（如：B202401）；-生产日期（如：2024-01-01）；-有效期（如：2026-01-01）；-用途（如：原料药、成品药）；-检查人、审核人、批准人等信息。6.2.3留样样品的检查与记录留样样品的检查应按照以下步骤进行：1.外观检查：检查样品是否有破损、变色、结块等异常现象；2.包装检查：检查包装是否完好，是否受潮、污染或破损；3.标签检查：检查标签是否清晰、完整，是否与记录一致；4.物理性能检查：如粘度、密度、溶解度等；5.化学性能检查：如pH值、溶解度、稳定性等；6.微生物检查：如细菌总数、大肠菌群等；7.其他检测项目：根据产品特性进行必要的检测。检查结果应详细记录在《研发样品留样检查记录表》中，并由检查人员签字确认。6.2.4留样样品的复检与确认在留样样品的检查过程中，若发现异常或不符合标准的情况，应进行复检。复检应由具有资质的人员进行，并记录复检结果。若复检结果仍不符合标准，则应按照相关程序进行处理，如退货、销毁或重新生产。6.3留样检查的记录与报告6.3.1记录内容留样检查的记录应包括以下内容：-检查日期、检查人员、检查项目；-检查结果（合格/不合格、异常/正常）；-检查人员签字；-复检情况（如有）；-处理建议（如需复检、退货、销毁等）。记录应按照规定的格式填写，并保存在质量管理系统中，确保可追溯。6.3.2报告编制与提交留样检查完成后，应编制《研发样品留样检查报告》，内容包括：-检查项目及结果；-检查结论（合格/不合格）；-检查人员及审核人员签字；-报告提交对象（如：质量部、生产部、技术部等）。报告应按照规定的格式提交，并存档备查。6.4留样检查的不合格处理6.4.1不合格处理的原则当留样检查发现样品不符合标准或存在异常时，应按照以下原则进行处理：-立即隔离：将不合格样品从正常生产流程中隔离，防止其流入市场；-记录与报告：详细记录不合格样品的发现时间、检查结果、处理建议，并提交报告；-复检与确认：若样品存在疑问，应进行复检，确认是否为样品本身问题或生产过程中的异常；-处理措施：根据复检结果，采取退货、销毁、重新生产等措施。6.4.2不合格样品的处理流程1.隔离：将不合格样品从正常生产流程中移出，单独存放；2.记录：记录不合格样品的详细信息，包括样品编号、批次号、生产日期、检查结果等；3.报告：提交《研发样品不合格处理报告》至相关部门；4.复检：根据需要进行复检，确认是否为样品本身问题；5.处理：根据复检结果，决定是否退货、销毁或重新生产。6.5留样检查的复检与确认6.5.1复检的必要性留样检查的复检是确保样品质量稳定性和可追溯性的关键环节。根据《药品生产质量管理规范》要求，若留样样品存在疑问或检查结果不明确，应进行复检，以确保数据的准确性和可靠性。6.5.2复检的实施复检应由具有资质的人员进行，并遵循以下步骤：1.复检样品的选取：从留样样品中选取代表性的样品进行复检；2.复检项目：根据产品特性，复检项目应包括物理、化学、微生物等关键指标；3.复检结果记录：详细记录复检结果，并由复检人员签字确认；4.复检报告提交：复检结果需在规定时间内提交至相关部门，并存档备查。6.5.3复检与确认的结论复检结果若为合格，则样品可继续保留；若为不合格，则应按照不合格处理流程进行处理。复检结果应作为留样样品最终判定的依据，确保样品的可追溯性和质量稳定性。研发样品的留样检查与验收是确保产品质量和安全的重要环节。通过规范的留样检查频率、标准、实施流程、记录与报告、不合格处理及复检与确认，能够有效保障研发样品的质量稳定性，为后续的生产、申报和监管提供可靠的数据支持。第7章研发样品留样处置与回收一、留样处置的流程与要求7.1留样处置的流程与要求研发样品在完成研发任务后，通常需要按照规定的标准进行留样处置与回收。这一过程是确保样品在研发过程中可追溯、可复现、可验证的重要环节。根据《药品生产质量管理规范》（GMP）及相关行业标准，留样处置应遵循“留样至有效期结束”、“留样数量符合最低要求”、“留样标识清晰”等原则。在留样处置流程中，通常包括以下几个关键步骤：1.样品状态确认：在样品完成研发任务后，需确认其状态是否符合留样要求，包括是否已进行必要的验证、是否已完成功能测试、是否已完成稳定性测试等。2.留样数量与时间要求：根据《药品注册管理办法》及相关法规，研发样品的留样时间应不少于产品生命周期的合理时间，通常为产品上市后至少5年。同时，留样数量应满足最低要求，一般不少于3个批次或至少10个样品，具体根据产品类型和监管要求确定。3.样品标识管理：留样样品必须具备清晰、规范的标识，包括样品编号、批次号、生产日期、有效期、存储条件、责任人等信息。标识应符合《药品生产质量管理规范》中关于标识管理的相关规定。4.样品处置方式：根据样品的性质和用途，留样处置方式可分为以下几种：-继续保存：适用于需长期保存的样品，如稳定性试验样品、质量控制样品等。-销毁：适用于已过期、无法再用于研发或验证的样品。-转移至其他存储条件：如低温保存、特殊环境保存等。5.处置记录与审批：样品处置过程需记录处置原因、时间、责任人及审批流程，确保可追溯。根据《药品生产质量管理规范》要求，样品处置需经质量管理部门审批，确保符合法规要求。7.2留样回收的申请与审批7.2留样回收的申请与审批留样回收是研发样品处置流程中的重要环节，通常由研发部门或质量管理部门提出申请，经相关审批后方可执行。留样回收的申请应包含以下内容：1.回收原因：明确回收的依据，如样品已过期、需进行质量评估、需进行再验证、需进行销毁等。2.回收时间与数量：明确回收的具体时间、数量及批次，确保与留样计划一致。3.回收方式与存储条件：说明回收后的存储条件、保存期限、是否需进行再次标识等。4.审批流程：根据《药品注册管理办法》及相关法规，样品回收需经质量管理部门审批，并由相关负责人签字确认。5.合规性检查：在审批过程中，需确保回收计划符合法规要求，避免因回收不当导致样品信息丢失或质量风险。7.3留样回收的记录与管理7.3留样回收的记录与管理留样回收过程需建立完善的记录与管理机制，确保样品的可追溯性和合规性。具体包括：1.回收记录：每次回收应记录回收时间、回收人员、回收样品数量、回收原因、回收方式、存储条件等信息，确保可追溯。2.样品标识管理：回收后的样品需重新标识，确保其在存储和使用过程中信息完整，符合《药品生产质量管理规范》要求。3.样品存储管理：回收后的样品应按照规定的存储条件保存，如低温保存、恒温保存、避光保存等，确保样品质量不受影响。4.样品归档管理：回收后的样品应纳入公司样品档案管理系统，按时间顺序或批次进行归档，便于后续查阅和追溯。5.定期检查与更新：样品档案需定期检查，确保记录完整、信息准确，避免因信息缺失或更新不及时导致的合规风险。7.4留样回收的合规性检查7.4留样回收的合规性检查留样回收的合规性检查是确保样品处置流程符合法规要求的重要环节。检查内容主要包括：1.回收依据的合规性：回收的依据是否符合《药品注册管理办法》及相关法规要求，确保回收理由正当、合理。2.回收计划的可行性：回收计划是否经过充分论证，是否符合样品的性质、用途及存储条件要求。3.回收过程的可追溯性：回收记录是否完整、清晰，确保可追溯至具体样品、批次及责任人。4.回收后的样品管理：回收后的样品是否按照规定的存储条件保存，是否重新标识，是否纳入档案管理。5.审批流程的合规性：回收申请是否经质量管理部门审批，审批流程是否符合公司内部规定及外部法规要求。7.5留样回收后的处理与归档7.5留样回收后的处理与归档留样回收后的处理与归档是确保样品信息完整、可追溯的重要环节。具体包括：1.样品处置方式：根据回收原因，对样品进行相应的处置，如销毁、转移、继续保存等，确保样品处置符合法规要求。2.样品销毁的合规性：若样品需销毁，应按照《药品销毁管理办法》进行操作，确保销毁过程符合法规要求，销毁记录完整、可追溯。3.样品转移的合规性：若样品需转移至其他存储条件，应确保转移过程符合样品存储条件要求，转移记录完整、可追溯。4.样品归档管理：回收后的样品应按时间顺序或批次进行归档，确保档案完整、信息准确，便于后续查阅和追溯。5.档案管理与信息更新：样品档案需定期更新，确保信息准确、完整，避免因信息不全或更新不及时导致的合规风险。研发样品留样处置与回收是一项系统性、规范性的工作