公司费用报销考核制度

PAGE公司费用报销考核制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范费用报销行为，确保公司各项费用支出合理、合规、透明，提高资金使用效益，特制定本考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在执行公司业务过程中发生的各类费用报销事项。（三）基本原则1.真实性原则：费用报销必须基于真实发生的业务活动，报销凭证应真实、合法、有效，能够证明业务的真实性和合理性。2.合理性原则：费用报销应符合公司的经营活动需要，遵循合理性标准，杜绝不合理、不必要的开支。3.合规性原则：费用报销必须严格遵守国家法律法规、财务制度以及公司的相关规定，确保报销行为合法合规。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，避免因拖延导致报销凭证丢失或难以核实，影响报销流程的顺利进行。二、费用报销范围及标准（一）差旅费1.交通费用飞机票：根据公司规定的出差审批流程，按照实际需要乘坐的航班等级报销，特殊情况需提前经上级领导批准。火车票：按照实际乘坐的车次和座位等级报销，严禁购买软卧及一等座以上车票，如有特殊情况需经总经理批准。长途汽车票：以实际发生金额为准，但应选择正规客运公司的车票，确保票据真实有效。市内交通费：在出差目的地市内，因工作需要乘坐公共交通工具或出租车的费用，凭有效票据实报实销。原则上，出租车费用应注明事由及起止地点，单次报销金额较高时需提供相关说明。2.住宿费用员工出差应根据公司规定的住宿标准选择相应档次的酒店或宾馆。一般员工住宿标准为[X]元/晚，部门经理级别为[X]元/晚，高级管理人员为[X]元/晚。实际住宿费用超过标准部分，需由个人承担；低于标准的，按实际发生额报销。多人一同出差且符合合住条件的，应尽量安排合住，以节省费用。如因特殊情况需单独住宿，需提前经上级领导批准。3.餐饮补贴出差期间的餐饮补贴按照出差自然天数计算，标准为[X]元/天。已享受公司提供的餐饮安排（如会议餐、招待餐等）的，不再领取餐饮补贴。（二）业务招待费1.招待范围：主要用于公司与客户、合作伙伴等进行业务洽谈时的餐饮、住宿、娱乐等费用支出。2.审批流程：业务招待费报销前需填写《业务招待费申请表》，详细说明招待对象、事由、预计金额等信息，经部门负责人审核、分管领导审批后方可进行招待。招待结束后，应及时凭有效票据办理报销手续，并附上《业务招待费申请表》。3.报销标准招待费用应严格控制在合理范围内，单次招待费用超过[X]元的，需提前经总经理批准。招待费用报销时，应提供详细的消费清单，包括菜品、酒水、服务费等明细，以便审核。严禁以业务招待为名进行个人消费或变相送礼等违规行为。（三）办公用品及设备购置费用1.办公用品各部门应根据实际工作需要，合理编制办公用品采购计划，经部门负责人审核后报行政部门统一采购。办公用品报销时，应提供正规发票及详细的物品清单，注明名称、规格、数量、单价等信息。对于金额较小的办公用品（如笔、纸、文件夹等），可按部门进行定期集中报销；对于金额较大的办公用品购置（如打印机、复印机等设备），应按照固定资产管理规定进行审批和核算。2.办公设备办公设备购置需提前填写《办公设备购置申请表》，详细说明设备名称、型号、购置理由、预算金额等，经部门负责人、行政部门审核、财务部门会签后报公司领导审批。办公设备购置费用应按照公司固定资产管理制度进行入账和折旧处理，确保资产的规范管理。设备购置后，应及时办理验收手续，验收合格后方可报销相关费用。（四）通讯费用1.报销标准公司根据员工岗位性质和工作需要，制定不同的通讯费用报销标准。一般员工每月报销标准为[X]元，部门经理级别为[X]元，高级管理人员为[X]元。员工应凭正规通讯发票报销，发票抬头必须为公司名称或员工本人姓名。通讯费用报销实行限额控制，超出标准部分由个人承担。2.报销方式通讯费用可选择按月报销或按季度报销，员工应在规定时间内提交报销申请及相关发票。对于使用公司统一通讯套餐的员工，应按照套餐费用标准进行报销，如有额外费用需单独说明并提供相应发票。（五）会议费用1.会议申请：召开会议前，主办部门应填写《会议申请表》，详细说明会议主题、时间、地点、参会人员、预计费用等信息，经部门负责人审核、分管领导审批后组织召开。2.费用范围：会议费用主要包括场地租赁、设备租赁、餐饮、住宿、资料印刷等费用。3.报销标准会议费用应严格控制在预算范围内，各项费用应根据实际发生情况凭有效票据报销。会议资料印刷费用应提供详细的清单，注明印刷内容、数量、单价等信息。严禁借会议之名进行与会议无关的费用支出或变相旅游等行为。（六）培训费用1.培训申请：员工参加外部培训需提前填写《培训申请表》，经部门负责人审核、分管领导批准后参加培训。培训结束后，凭培训发票、培训证书等相关资料办理报销手续。2.报销标准培训费用应符合公司规定的培训预算和标准，报销时应提供正规发票及培训合同（协议）等相关资料。对于公司内部组织的培训，相关费用按照实际发生额报销，需提供培训计划、培训记录等证明材料。员工参加培训取得相关证书或资质的，可按照公司规定给予一定的奖励，奖励费用可在培训费用中一并报销。三、费用报销流程（一）报销申请1.员工在费用发生后，应及时收集整理相关报销凭证，确保凭证真实、完整、有效。2.填写《费用报销单》，详细注明费用发生日期、事由、金额、报销类型等信息，并在报销单上签字确认。3.将报销凭证粘贴在《费用报销单》背面，按照公司规定的格式和顺序排列整齐。（二）部门审核1.部门负责人对本部门员工的费用报销申请进行审核，重点审核费用的真实性、合理性以及是否符合公司相关规定。2.对于不符合规定的报销申请，部门负责人应及时与报销人沟通，说明原因并要求其补充或更正相关资料。3.审核通过后，部门负责人在《费用报销单》上签字确认。（三）财务审核1.财务部门收到报销申请后，对报销凭证的合法性、合规性以及报销金额的准确性进行审核。2.核对报销凭证与《费用报销单》上的信息是否一致，检查发票是否为正规发票，印章是否齐全，内容是否完整等。3.对于不符合财务规定的报销申请，财务人员应及时通知报销人进行整改，整改合格后方可继续报销流程。4.财务审核通过后，在《费用报销单》上签字确认。（四）领导审批1.根据公司费用报销审批权限规定，不同金额的报销申请需经相应领导审批。2.一般情况下，报销金额在[X]元以下的，由部门分管领导审批；超过[X]元的，需经总经理审批。3.领导审批同意后，在《费用报销单》上签字确认。（五）报销支付1.财务部门根据领导审批后的报销申请，按照公司财务制度和资金支付流程进行报销支付。2.对于符合报销规定的费用，财务人员将款项支付到报销人指定的银行账户或发放报销现金。3.报销支付完成后，在《费用报销单》上加盖“已报销”印章，并登记入账。四、费用报销考核指标及奖惩措施（一）考核指标1.报销合规率：考核员工报销费用符合公司规定和相关法律法规的比例。计算公式为：报销合规率=合规报销金额/总报销金额×100%。2.报销及时率：考核员工按时办理报销手续的情况。计算公式为：报销及时率=按时报销次数/应报销次数×100%。3.费用控制率：考核各部门费用支出是否控制在预算范围内。计算公式为：费用控制率=（实际费用支出预算费用）/预算费用×100%（若费用控制率为负数，表示费用节约）。（二）奖惩措施1.奖励对于报销合规率达到[X]%以上且报销及时率达到[X]%以上的员工，给予年度优秀报销员工称号，并给予[X]元的奖励。对于费用控制率表现优秀的部门（费用控制率低于[X]%），给予部门负责人[X]元的奖励，部门员工可根据部门实际情况获得相应的绩效加分或奖金分配。对在费用报销管理工作中提出合理化建议并被公司采纳，有效节约费用或提高报销效率的员工，给予[X]元至[X]元的奖励。2.惩罚对于报销合规率低于[X]%的员工，进行通报批评，并要求其对不符合规定的报销事项进行整改。如因违规报销给公司造成损失的，由责任人承担相应的赔偿责任。对于报销及时率低于[X]%的员工，每次给予[X]元的罚款，并在绩效考核中予以扣分。对于费用控制率超过[X]%的部门，对部门负责人进行诫勉谈话，并要求部门制定费用控制措施，限期整改。如因费用失控给公司造成重大损失的，追究部门负责人及相关人员的责任。五、监督与检查1.公司财务部门定期对费用报销情况进行检查，重点检查报销凭证的真实性、合规性、报销流程的执行情况以及费用控制情况等。2.审计部门不定期对公司费