公司报销制度范本模板

公司报销制度范本模板一、总则

公司报销制度范本模板旨在规范公司内部费用报销流程，明确报销范围、标准、程序及相关责任，确保费用支出的合理性与合规性，提高财务管理效率，防范财务风险。本制度适用于公司全体员工，包括但不限于各部门经理、普通员工及临时聘用人员。公司财务部门负责本制度的解释、监督与执行，并定期根据实际情况进行修订。所有员工在报销费用时，必须严格遵守本制度规定，提供真实、完整的报销凭证，不得虚报、冒领或重复报销。

报销范围涵盖员工因公产生的差旅费、业务招待费、办公费、通讯费、交通费、培训费等合理支出。公司鼓励员工在符合制度规定的前提下，合理规划费用支出，减少不必要的开支。对于不符合报销条件的费用，公司有权拒绝报销，并保留对相关责任人的处理权利。

二、报销标准

1.差旅费报销标准

差旅费包括交通费、住宿费、伙食补助费及市内交通费。员工出差前应提交差旅申请，经部门负责人审批后执行。交通费按照公司批准的交通工具及标准报销，原则上优先选择经济舱机票或火车硬卧，特殊情况需经公司主管领导批准后方可乘坐其他交通工具。住宿费按照不同城市等级标准报销，超出标准部分需自行承担。伙食补助费按照实际出差天数及公司规定的标准发放，不得累计或预支。市内交通费需提供有效票据，每月累计不超过规定金额。

2.业务招待费报销标准

业务招待费应遵循“必需、合理”原则，员工需提前提交招待申请，明确招待对象、事由及预算金额，经部门负责人及财务部门审核后报销。单次招待费用超过规定金额的，需报请公司主管领导审批。招待费报销须提供详细清单及发票，列明招待对象、金额及事由，不得以现金方式报销。

3.办公费报销标准

办公费包括文具、纸张、打印、复印等费用。员工需本着节约原则使用办公用品，每月汇总报销次数不得超过两次。超过标准金额的采购需提交采购申请，经部门负责人及采购部门审批后执行。报销时须提供购买凭证及使用说明，财务部门将定期抽查使用情况。

4.通讯费报销标准

员工因工作需要产生的手机费、网络费等通讯费用，需提供运营商发票及公司审批文件。每月报销金额不得超过公司规定的上限，超出部分需自行承担。员工需妥善保管通讯费用票据，不得重复报销。

三、报销程序

1.报销申请

员工产生费用后，需在规定时间内填写报销单，详细列明费用事由、金额、票据张数等信息，并附上相关票据。报销单需经部门负责人签字确认，涉及金额较大的费用需加签公司主管领导意见。财务部门对报销单进行审核，确认无误后方可办理报销手续。

2.票据审核

财务部门对报销票据的真实性、合规性进行审核，重点核查发票抬头、日期、金额等信息是否与报销内容一致。对于不合规的票据，财务部门有权要求员工补充或重新开具。涉及大额发票的，需进行交叉验证，确保票据有效性。

3.财务支付

审核通过后，财务部门按照公司财务规定办理支付手续。支付方式包括银行转账、现金支付等，根据费用性质及金额选择合适的支付方式。员工需及时领取报销款项，并在报销单上签字确认。

四、特殊费用处理

1.大额费用报销

单次报销金额超过公司规定上限的，需提交专项审批申请，经公司主管领导及财务部门联合审批后方可报销。大额费用报销需提供详细说明及辅助材料，财务部门将进行重点审核。

2.非正常报销

因紧急情况产生的非正常报销，需经公司主管领导特殊审批，并附上详细说明及证明材料。非正常报销需在事后一个月内补充完整票据，否则财务部门将不予报销。

五、违规处理

1.虚报、冒领费用

员工虚报、冒领费用或提供虚假票据的，公司有权追回相关款项，并视情节严重程度给予警告、罚款或解除劳动合同等处理。涉嫌违法犯罪的，将移交司法机关处理。

2.逾期报销

员工未按规定时间报销的，财务部门将不予办理，并要求员工补充相关材料。逾期超过规定期限的，公司将停止报销资格，直至员工完善报销手续。

六、附则

本制度自发布之日起施行，由公司财务部门负责解释。公司可根据实际情况对本制度进行修订，修订后的制度将另行发布。员工在报销过程中如有疑问，可随时向财务部门咨询。

二、报销标准

1.差旅费报销标准

差旅费是员工因公外出产生的各项费用，包括交通费、住宿费、伙食补助费以及市内交通费。公司制定统一的差旅费报销标准，旨在确保费用支出的合理性与透明度，同时避免不必要的浪费。员工在出差前，需提前提交差旅申请，详细说明出差事由、时间、地点及预计费用，经部门负责人审核后报请财务部门批准。批准后方可按计划执行出差任务。

交通费是差旅费中的重要组成部分，主要包括往返目的地的机票、火车票或汽车票费用。公司鼓励员工选择经济实惠的交通工具，原则上优先乘坐经济舱机票或火车硬卧，特殊情况需经公司主管领导批准后方可乘坐其他交通工具。例如，若因工作性质特殊需要乘坐头等舱或商务舱，员工需提供详细说明，并经主管领导签字确认。交通费报销时，员工需提供完整的票据，包括购票信息、日期及行程安排，财务部门将根据票据内容进行核对。

住宿费根据不同城市的消费水平设定不同的标准，员工在出差期间产生的住宿费用，需在标准范围内报销。超出标准部分的住宿费，员工需自行承担。例如，若员工前往一线城市出差，公司规定的住宿标准为每晚300元，若实际住宿费用为400元，则员工需自行支付100元差额。住宿费报销时，员工需提供酒店发票，并注明入住日期、天数及房间费用，财务部门将根据发票内容进行审核。

伙食补助费是差旅费中的另一项重要支出，公司根据实际出差天数及目的地标准提供伙食补助。员工在出差期间，每日可按规定领取伙食补助费，但不得累计或预支。例如，若员工出差3天，公司规定的伙食补助标准为每天50元，则员工可领取150元伙食补助费。伙食补助费报销时，员工需提供相关证明材料，如火车餐券或酒店提供的伙食发票，财务部门将根据证明材料进行审核。

市内交通费是指员工在出差期间因工作需要产生的市内交通费用，包括出租车费、公交车费等。公司对市内交通费设定每月累计上限，超出部分需自行承担。市内交通费报销时，员工需提供完整的票据，包括出租车发票或公交车刷卡记录，财务部门将根据票据内容进行核对。

2.业务招待费报销标准

业务招待费是员工因公接待客户或合作伙伴产生的费用，包括餐饮费、住宿费等。公司制定业务招待费报销标准，旨在规范费用支出，确保招待活动的合理性与合规性。员工在接待客户或合作伙伴前，需提前提交招待申请，详细说明招待对象、事由、预算金额及预计费用，经部门负责人审核后报请财务部门批准。批准后方可按计划执行招待活动。

业务招待费报销时，员工需提供详细清单及发票，列明招待对象、金额及事由，不得以现金方式报销。例如，若员工接待客户共产生餐饮费2000元，需提供餐厅发票，并详细列出每位客户的消费金额，财务部门将根据发票及清单内容进行审核。若单次招待费用超过公司规定的上限，需报请公司主管领导审批后方可报销。

3.办公费报销标准

办公费是员工因工作需要产生的办公用品费用，包括文具、纸张、打印、复印等费用。公司制定办公费报销标准，旨在确保办公用品的合理使用，避免浪费。员工在购买办公用品前，需提前提交采购申请，详细说明所需物品的种类、数量及预算金额，经部门负责人审核后报请采购部门批准。批准后方可按计划采购办公用品。

办公费报销时，员工需提供购买凭证及使用说明，财务部门将定期抽查使用情况。例如，若员工购买了一批打印纸，需提供超市发票，并注明购买日期、数量及单价，财务部门将根据发票内容进行核对。若超过标准金额的采购，需提交专项审批申请，经公司主管领导及采购部门联合审批后方可报销。

4.通讯费报销标准

通讯费是员工因工作需要产生的手机费、网络费等通讯费用。公司制定通讯费报销标准，旨在确保通讯费用的合理使用，避免不必要的浪费。员工在报销通讯费用前，需提前提交审批文件，经部门负责人审核后报请财务部门批准。批准后方可按计划报销通讯费用。

通讯费报销时，员工需提供运营商发票及公司审批文件，财务部门将根据发票及审批文件内容进行核对。例如，若员工产生手机费300元，需提供运营商发票，并注明缴费日期、金额及服务内容，财务部门将根据发票内容进行审核。每月报销金额不得超过公司规定的上限，超出部分需自行承担。员工需妥善保管通讯费用票据，不得重复报销。

三、报销程序

1.报销申请

员工在产生费用后，需按照公司规定的时间内填写报销单，详细列明费用事由、金额、票据张数等信息，并附上相关票据。报销单的填写应清晰、准确，不得涂改或模糊不清。员工需在报销单上签字确认，并注明报销日期。报销单需经部门负责人签字确认，涉及金额较大的费用需加签公司主管领导意见。部门负责人在审核报销单时，需确保费用支出的合理性，并对报销内容的真实性负责。

报销申请的具体流程如下：首先，员工需准备好所有相关票据，包括发票、收据等，并按照费用类别整理好。其次，填写报销单，详细列明费用事由、金额、票据张数等信息。最后，将报销单及票据提交给部门负责人审核。部门负责人审核通过后，签字确认并提交给财务部门。

2.票据审核

财务部门对报销票据的真实性、合规性进行审核，重点核查发票抬头、日期、金额等信息是否与报销内容一致。对于不合规的票据，财务部门有权要求员工补充或重新开具。例如，若发票抬头不是公司名称，或发票日期与实际消费日期不符，财务部门将要求员工补充或重新开具发票。涉及大额发票的，需进行交叉验证，确保票据有效性。例如，若员工报销一张金额较大的发票，财务部门将通过网络查询或联系发票开具单位，核实发票的真实性。

票据审核的具体流程如下：首先，财务部门接收员工的报销单及票据，并进行初步审核，确保报销单填写完整、准确。其次，对票据进行详细核查，重点核查发票抬头、日期、金额等信息是否与报销内容一致。最后，若票据合规，则进行下一步的财务支付流程；若票据不合规，则要求员工补充或重新开具票据。

3.财务支付

审核通过后，财务部门按照公司财务规定办理支付手续。支付方式包括银行转账、现金支付等，根据费用性质及金额选择合适的支付方式。例如，小额费用可采用现金支付，大额费用则采用银行转账。员工需及时领取报销款项，并在报销单上签字确认。财务部门将报销款项支付给员工后，保留相关记录，以备后续查账。

财务支付的具体流程如下：首先，财务部门根据审核通过的报销单，准备支付款项。其次，根据费用性质及金额选择合适的支付方式，并办理支付手续。最后，员工领取报销款项，并在报销单上签字确认。财务部门将相关记录归档，以备后续查账。

四、特殊费用处理

1.大额费用报销

单次报销金额超过公司规定上限的，需提交专项审批申请，经公司主管领导及财务部门联合审批后方可报销。大额费用报销需提供详细说明及辅助材料，财务部门将进行重点审核。例如，若员工因紧急情况产生的一次性费用超过公司规定的上限，需提前提交专项审批申请，详细说明费用事由、金额、票据明细及必要性，经主管领导签字确认后报请财务部门审核。财务部门将根据申请内容及相关材料，对费用的合理性与合规性进行重点审核，确保费用支出的合理性与必要性。审核通过后，方可办理报销手续。

大额费用报销的具体流程如下：首先，员工需提前提交专项审批申请，详细说明费用事由、金额、票据明细及必要性。其次，主管领导签字确认后，提交给财务部门。财务部门将根据申请内容及相关材料，对费用的合理性与合规性进行重点审核。最后，审核通过后，方可办理报销手续。

2.非正常报销

因紧急情况产生的非正常报销，需经公司主管领导特殊审批，并附上详细说明及证明材料。非正常报销需在事后一个月内补充完整票据，否则财务部门将不予报销。例如，若员工因突发状况产生非正常报销，需提前提交特殊审批申请，详细说明费用事由、金额、票据明细及必要性，经主管领导签字确认后报请财务部门审核。财务部门将根据申请内容及相关材料，对费用的合理性与合规性进行重点审核，确保费用支出的合理性与必要性。审核通过后，方可办理报销手续。

非正常报销的具体流程如下：首先，员工需提前提交特殊审批申请，详细说明费用事由、金额、票据明细及必要性。其次，主管领导签字确认后，提交给财务部门。财务部门将根据申请内容及相关材料，对费用的合理性与合规性进行重点审核。最后，审核通过后，方可办理报销手续。非正常报销需在事后一个月内补充完整票据，否则财务部门将不予报销。

3.紧急情况报销

员工在出差期间如遇紧急情况，可先行垫付相关费用，并在事后及时提交报销申请及票据。紧急情况报销需经公司主管领导特殊审批，并附上详细说明及证明材料。例如，若员工在出差期间因突发疾病产生医疗费用，需先行垫付相关费用，并在事后及时提交报销申请及票据。员工需提前提交特殊审批申请，详细说明费用事由、金额、票据明细及必要性，经主管领导签字确认后报请财务部门审核。财务部门将根据申请内容及相关材料，对费用的合理性与合规性进行重点审核，确保费用支出的合理性与必要性。审核通过后，方可办理报销手续。

紧急情况报销的具体流程如下：首先，员工需先行垫付相关费用，并在事后及时提交报销申请及票据。其次，提前提交特殊审批申请，详细说明费用事由、金额、票据明细及必要性。再次，主管领导签字确认后，提交给财务部门。财务部门将根据申请内容及相关材料，对费用的合理性与合规性进行重点审核。最后，审核通过后，方可办理报销手续。

4.重复报销处理

公司严禁重复报销，若员工因疏忽导致重复报销，需及时向财务部门说明情况，并退回多报销的款项。例如，若员工因同一笔费用提交了两次报销申请，需及时向财务部门说明情况，并退回多报销的款项。财务部门将根据员工说明情况，对重复报销进行核实，并退回多报销的款项。若员工未及时说明情况，导致公司损失，公司将追究相关责任。

重复报销处理的具体流程如下：首先，员工需及时向财务部门说明情况，并退回多报销的款项。其次，财务部门将根据员工说明情况，对重复报销进行核实。最后，若核实属实，则退回多报销的款项；若核实不属实，则需进一步调查。

5.跨部门协作报销

若员工因跨部门协作产生费用，需提前提交报销申请，经相关部门负责人签字确认后报请财务部门审核。跨部门协作报销需提供详细说明及证明材料，财务部门将进行重点审核。例如，若员工因跨部门协作产生费用，需提前提交报销申请，详细说明费用事由、金额、票据明细及必要性，经相关部门负责人签字确认后报请财务部门审核。财务部门将根据申请内容及相关材料，对费用的合理性与合规性进行重点审核，确保费用支出的合理性与必要性。审核通过后，方可办理报销手续。

跨部门协作报销的具体流程如下：首先，员工需提前提交报销申请，详细说明费用事由、金额、票据明细及必要性。其次，经相关部门负责人签字确认后，提交给财务部门。财务部门将根据申请内容及相关材料，对费用的合理性与合规性进行重点审核。最后，审核通过后，方可办理报销手续。

五、违规处理

1.虚报、冒领费用

员工虚报、冒领费用或提供虚假票据的，公司有权追回相关款项，并视情节严重程度给予警告、罚款或解除劳动合同等处理。涉嫌违法犯罪的，将移交司法机关处理。虚报、冒领费用是指员工通过编造虚假的事由、夸大费用金额或伪造票据等方式，骗取公司报销款项的行为。例如，员工编造虚假的差旅事由，夸大住宿费用，或伪造火车票骗取差旅费报销。这类行为严重违反了公司财务制度，损害了公司利益，公司对此类行为持零容忍态度。

公司将建立严格的内部审计机制，定期对报销记录进行抽查，以发现和防止虚报、冒领费用的行为。一旦发现虚报、冒领费用，公司将立即进行调查，核实情况后，根据情节严重程度采取相应措施。轻微的，公司将给予警告并要求员工退还相关款项；情节较重的，公司将给予罚款并记入员工档案；情节严重的，公司将解除与员工的劳动合同，并保留追究其法律责任的权利。若虚报、冒领费用涉及金额巨大，或已构成犯罪，公司将移交司法机关处理。

具体处理流程如下：首先，公司发现或接到举报有虚报、冒领费用的行为，将立即启动调查程序。其次，财务部门会同相关部门对涉事员工进行询问，并要求其提供相关证据。再次，根据调查结果，公司将采取相应措施，包括警告、罚款、解除劳动合同等。最后，公司将把处理结果记录在案，并通报全体员工，以警示他人。

2.逾期报销

员工未按规定时间报销的，财务部门将不予办理，并要求员工补充相关材料。逾期超过规定期限的，公司将停止报销资格，直至员工完善报销手续。逾期报销是指员工未在规定的期限内提交报销申请及票据，导致费用无法及时报销的行为。公司制定逾期报销处理机制，旨在确保费用报销的及时性和准确性，避免因逾期报销导致的财务混乱。例如，若员工在出差结束后未在规定时间内提交报销申请及票据，将视为逾期报销。

公司将规定具体的报销时限，员工应在规定时间内提交报销申请及票据。若员工因特殊原因无法按时报销，需提前向部门负责人说明情况，并申请延期报销。部门负责人审核通过后，方可延期报销。但若员工未提前说明情况，或未获得部门负责人批准，导致逾期报销，财务部门将不予办理。逾期报销的员工需及时补充相关材料，并按流程重新提交报销申请。若员工多次逾期报销，公司将停止其报销资格，直至其完善报销手续。

具体处理流程如下：首先，员工在规定时间内未提交报销申请及票据，财务部门将通知员工及时补充相关材料。其次，若员工未提前说明情况，或未获得部门负责人批准，导致逾期报销，财务部门将不予办理。再次，逾期报销的员工需及时补充相关材料，并按流程重新提交报销申请。最后，若员工多次逾期报销，公司将停止其报销资格，直至其完善报销手续。

3.票据不合规

员工提供的票据不合规的，财务部门将要求员工补充或重新开具票据，否则不予报销。票据不合规是指员工提供的发票或收据存在抬头错误、日期不符、金额不一致等问题，无法证明实际交易的发生。例如，发票抬头不是公司名称，或发票日期与实际消费日期不符，或发票金额与实际消费金额不一致，都将被视为票据不合规。公司要求员工提供的票据必须真实、有效、合规，以确保费用报销的合理性。

公司将制定票据审核标准，财务部门将严格按照标准对票据进行审核。若发现票据不合规，财务部门将要求员工补充或重新开具票据。员工需在规定时间内完成票据的补充或重新开具，否则财务部门将不予报销。若员工无法提供合规票据，将视为无效报销。公司鼓励员工在消费时注意保存票据，确保票据的完整性和合规性。若因员工自身原因导致票据不合规，责任由员工自行承担。

具体处理流程如下：首先，员工提交报销申请及票据，财务部门对票据进行审核。其次，若发现票据不合规，财务部门将要求员工补充或重新开具票据。再次，员工需在规定时间内完成票据的补充或重新开具，否则财务部门将不予报销。最后，若员工无法提供合规票据，将视为无效报销。公司将对处理结果进行记录，并通报全体员工，以警示他人。

4.报销权限超出

员工报销金额超出其权限范围的，需经上级领导审批，否则财务部门将不予报销。报销权限超出是指员工报销的金额超过了公司规定的权限范围，需要上级领导审批才能报销。公司根据不同岗位和职级设定不同的报销权限，旨在确保费用报销的合理性和可控性。例如，普通员工报销金额在1000元以下可直接报销，超过1000元的需部门负责人审批；部门负责人报销金额在5000元以下可直接报销，超过5000