企业办公区域标准化管理制度-区域管理维护使用

企业办公区域标准化管理制度—区域管理维护使用一、总则为规范企业办公区域管理，营造整洁、有序、高效的工作环境，保障办公设施正常使用，提升员工工作体验，特制定本制度。本制度旨在明确办公区域划分、管理职责、维护流程及考核要求，保证区域管理标准化、规范化。二、适用范围与场景本制度适用于企业总部及各分支机构的所有办公区域，包括但不限于：各部门独立办公区（如销售部办公室、财务部办公室）；公共共享区域（如会议室、接待区、茶水间、走廊、打印区）；功能性区域（如档案室、设备间、仓储区）。适用场景：新员工入职区域使用培训、日常办公区域维护、区域调整与重新规划、季度/年度区域管理评估等。三、管理职责分工（一）行政部门（或综合管理部）负责办公区域的整体规划、划分及标识管理；制定区域维护标准，组织定期巡检与考核；统一配置公共区域设施（如会议设备、茶水间电器），协调维修与更换；处理跨部门区域管理争议，监督制度执行情况。（二）各部门负责人本部门办公区域的第一责任人，负责分配工位、明确个人区域维护职责；组织部门内部区域自查，配合行政部门的定期检查；监督员工遵守区域使用规范，及时整改不符合项。（三）全体员工负责个人工位及周边1米范围内区域的日常清洁与秩序维护；按规范使用办公设施（如电脑、打印机、会议设备），使用后及时复位；发觉区域设施损坏或环境问题，第一时间向部门负责人或行政部门报修。四、区域划分与标识规范（一）区域划分原则功能导向：按工作性质划分（如办公区、会议区、休闲区），避免功能交叉；责任到人：个人工位明确至员工，公共区域明确至使用部门或指定管理员；动态调整：根据部门人员变动或业务需求，由行政部门牵头调整，调整前3个工作日公示。（二）区域标识要求标识内容：包含区域名称、责任人/部门、使用规范（如“会议室：使用后请复位桌椅”“茶水间：禁止乱扔垃圾”）；标识材质：采用亚克力或PVC材质，尺寸统一（如30cm×20cm），安装于区域入口处或显眼位置；更新管理：区域调整或责任人变更后，2个工作日内完成标识更新。示例：《办公区域划分及标识清单》区域类型具体位置责任人/部门标识内容示例销售部办公区3楼东侧301室销售部*部长“销售部办公区：个人工位整洁，文件入柜”1号会议室2楼中段行政部*主管“1号会议室：提前预约，使用后清理投影”茶水间3楼西侧全体员工（轮值）“茶水间：节约水电，垃圾分类投放”五、日常维护使用流程（一）员工日常使用规范（步骤说明）工位整理：每日上班前10分钟整理个人工位，文件分类放入文件柜，个人物品（如水杯、背包）统一置于指定位置，桌面保持无杂物（仅保留电脑、笔、笔记本）；设施使用：使用打印机、复印机后，及时取走打印文件并清理卡纸；使用会议室后，关闭投影、空调，将桌椅复位至初始位置；卫生清洁：下班前清理工位周边垃圾（如废纸、零食包装），保持地面无污渍；公共区域（如茶水间台面）使用后擦拭干净；安全维护：离开工位30分钟以上，关闭电脑、显示器及插线板电源；下班前检查门窗是否锁闭，防火通道是否畅通；物品归位：借用公共物品（如充电器、投影仪）后，于当日18:00前归还至指定存放点。（二）部门内部巡检流程巡检频次：各部门每周五下午17:00-17:30组织自查，由部门负责人或指定人员记录；巡检内容：对照《办公区域日常巡检记录表》（见附件1），检查工位整洁度、设施完好情况、标识清晰度等；问题处理：自查发觉轻微问题（如桌面杂物、地面污渍），当场要求整改；发觉设施损坏或重大问题，填写《报修单》（见附件2）提交行政部门，24小时内跟进维修进度。（三）行政部门定期检查流程检查频次：每月最后一个周五下午16:00-17:30进行全面检查，节假日前后增加临时检查；检查标准：依据《办公区域管理考核评分表》（见附件3），从“环境整洁度”“设施完好率”“规范执行情况”三方面评分（满分100分）；结果反馈：检查结束后2个工作日内，将评分结果及整改要求通过邮件公示，不合格部门（评分＜80分）需在3个工作日内提交整改报告，行政部门复查合格后关闭问题。六、检查与考核机制（一）考核结果应用优秀部门（季度平均评分≥90分）：在部门月度考核中加3分，给予“办公管理优秀部门”流动红旗；合格部门（80分≤季度平均评分＜90分）：维持考核基准分，无需整改；不合格部门（季度平均评分＜80分）：部门负责人需向行政部门提交书面整改报告，扣减部门月度考核2分，连续2次不合格的，约谈部门负责人。（二）员工个人考核员工个人区域维护情况纳入月度绩效考核，由部门负责人根据日常表现评分（占比10%），评分结果与绩效奖金挂钩。七、特别说明与注意事项（一）安全与节能要求严禁在办公区域私拉乱接电线，大功率电器（如电暖器、电煮锅）需经行政部门审批后方可使用；节能减排：办公时间充分利用自然光，离开区域随手关灯、关空调（夏季设置温度≥26℃，冬季≤20℃）；消防安全：消防器材前禁止堆放物品，熟悉灭火器位置及使用方法，发觉火情立即启动应急预案。（二）特殊情况处理临时会议/活动：如需临时占用公共区域（如走廊布置展架），需提前2个工作日向行政部门申请，批准后按指定范围、时间使用，活动结束后2小时内恢复原状；区域调整：部门因人员增加需调整区域，需提交《区域调整申请表》（见附件4），经行政部门评估feasibility后实施；设施报修：紧急情况（如水管破裂、电路故障）可直接联系行政部门值班电话（*-），非紧急情况通过OA系统提交《报修单》。（三）沟通与反馈员工对区域管理有建议或意见，可通过部门负责人反馈至行政部门，或通过“员工意见箱”（线上/线下）提交；行政部门每季度召开区域管理沟通会，收集反馈并优化制度。八、附则本制度由行政部门负责解释和修订，自发布之日起施行；原相关制度与本制度不一致的，以本制度为准；附件：《办公区域日常巡检记录表》《报修单》《办公区域管理考核评分表》《区域调整申请表》（略，可根据企业实际补充模板）。企业名称：[企业全称]发布日期：YYYY年MM月DD日附件1：办公区域日常巡检记录表（示例）巡检部门巡检人巡检时间检查区域存在问题整改要求完成情况销售部*某2023-10-2017:10301室工位区*工位桌面文件堆放过多当日下班前整理已完成1号会议室*某2023-10-2017:15会议室投影遥控器未归位立即复位已完成附件2：报修单（示例）报修部门报修人联系方式报修时间报修区域设施名称故障描述期望完成时间财务部*某-2023-10-2109:00305室打印机进纸卡纸，无法正常打印当日12:00前行政部*某-2023-10-2110:303楼茶水间饮水机不加热次日09:00前附件3：办公区域管理考核评分表（示例）考核项目评分标准（总分100分）得分环境整洁度（30分）工位桌面整洁（10分），地面无垃圾（10分），公共区域（茶水间/走廊）无污渍（10分）设施完好率（30分）办公设备（电脑/打印机）正常使用（15分），公共设施（空调/饮水机）无损坏（15分）规范执行情况（40分）个人物品归位（10分），设施使用后复位（10分），标识清晰无遮挡（10分），无违规用电（10分）总分附件