企业电子档案管理制度实施细则

企业电子档案管理制度实施细则一、总则为规范公司电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，根据《[公司名称]档案管理制度》及国家相关法律法规，特制定本细则。本细则适用于公司各部门及全体员工在各项业务活动中形成的具有保存价值的电子文件和电子档案的管理。电子档案管理遵循统一领导、分级负责、全程管理、规范标准、安全保密的原则。公司档案管理部门是电子档案管理的归口部门，负责统筹规划、制度建设、业务指导和监督检查。各业务部门指定专人负责本部门电子文件的形成、收集、整理和归档工作，并配合档案管理部门做好电子档案的管理。二、电子文件的形成与归档（一）电子文件的形成与积累各部门在业务活动中形成的电子文件，应由经办人员负责积累和初步整理。电子文件的形成应符合国家及行业相关标准，确保信息的准确性、完整性和有效性。工作中应优先采用公司推荐或规定的标准文件格式，以保证电子文件的长期可读性。（二）电子文件的归档范围与公司经营管理、业务开展、科研开发、行政管理等活动相关的，具有查考利用价值的各类电子文件，均属归档范围。主要包括但不限于：各类合同协议、会议纪要、决策文件、业务报表、设计图纸、研发数据、客户资料、财务凭证（电子化）、重要邮件等。（三）归档责任与时间电子文件的形成部门为归档责任部门，文件形成人或项目负责人为归档责任人。电子文件应在办理完毕后及时归档，对于项目类文件，可在项目阶段性完成或全部完成后集中归档。具体归档时限由档案管理部门根据业务特点另行明确。（四）归档要求1.格式要求：归档电子文件应采用通用、开放、稳定的格式。如文本文件宜采用PDF/A格式；图像文件宜采用TIFF或JPEG格式；矢量图形宜采用SVG或PDF格式；音视频文件宜采用MP4、MP3等主流格式。特殊格式的电子文件，应同时归档其读取软件及相关说明。2.命名规范：电子文件的命名应具有规律性和可识别性，宜体现文件的形成部门、业务类别、年度、主题或项目名称、版本等关键信息。具体命名规则可由各部门根据实际情况制定并报档案管理部门备案。3.元数据要求：归档时应一并收集和著录电子文件的基本元数据，如文件名、文件格式、创建时间、修改时间、创建人、保管期限、密级、关联业务等。4.版本管理：对于有多次修改版本的电子文件，应明确归档版本。重要文件的不同版本如具有保存价值，应一并归档并注明版本号及修改说明。5.附件处理：电子文件的附件应与主件一并归档，并建立清晰的关联关系。6.真实性与完整性审核：归档前，归档责任人应对电子文件的真实性、完整性、有效性进行审核，确保与业务实际相符，要素齐全。三、电子档案的管理（一）电子档案的接收与登记档案管理部门收到归档的电子文件后，应进行认真核对、验收。对符合要求的，予以接收，并进行统一登记、著录，赋予唯一档号。对不符合要求的，退回形成部门补充完善。（二）电子档案的分类与著录电子档案的分类应遵循公司档案分类体系，结合电子档案特点进行。著录应按照国家及行业档案著录规则，对电子档案的主题内容、形成背景、载体形态、管理过程等进行描述，著录信息应准确、规范，便于检索利用。（三）电子档案的存储与备份1.存储：电子档案应存储在公司指定的档案管理系统或专用存储服务器中。存储环境应符合国家有关规定，具备良好的防火、防潮、防尘、防磁、防静电、防高温等条件。2.备份：档案管理部门应建立电子档案的定期备份制度。备份介质可采用磁盘阵列、磁带、光盘等，重要电子档案应进行异地备份。备份数据应定期进行校验，确保其可用性。备份策略应根据电子档案的重要程度和更新频率确定。（四）电子档案的保管期限与鉴定销毁电子档案的保管期限划分、鉴定和销毁，参照公司纸质档案的相关规定执行。档案管理部门会同相关业务部门定期对已到保管期限的电子档案进行鉴定，对确无保存价值的电子档案，经批准后按规定程序销毁，并做好销毁记录。销毁电子档案时，应确保存储介质中的数据被彻底清除，防止信息泄露。（五）电子档案的利用与共享1.利用权限：电子档案的利用应严格遵守公司保密规定和档案利用制度。根据电子档案的密级和内容，设定不同的访问权限和利用范围。3.利用登记：电子档案的利用应进行登记，记录利用人、利用时间、利用内容、利用目的等信息。4.共享机制：在确保安全和保密的前提下，鼓励和促进电子档案在公司内部的合理共享，提高档案利用效率。档案管理部门可根据需要组织建立专题档案数据库或共享平台。（六）电子档案的移交因机构调整、人员变动或其他原因需要移交电子档案时，应办理移交手续，明确交接双方的责任。移交时应对电子档案的数量、质量、完整性等进行核查，并确保数据安全转移。四、电子档案的安全管理（一）安全保障体系档案管理部门应会同信息技术部门建立健全电子档案安全保障体系，包括物理安全、网络安全、系统安全、数据安全等方面的防护措施。（二）访问控制严格执行电子档案的访问权限控制，采用身份认证、权限分级等手段，确保只有授权人员才能访问相应级别的电子档案。档案管理系统应具备完善的用户管理和操作日志功能。（三）保密管理涉密电子档案的管理应严格执行国家及公司有关保密规定，其生成、传输、存储、利用等环节应采取加密等安全保密措施，确保信息不泄露。涉密电子档案原则上应存储在符合保密要求的内部专用系统中。（四）病毒与恶意代码防护档案管理系统及存储设备应安装必要的防病毒软件和恶意代码防护工具，并及时更新病毒库，定期进行病毒查杀。（五）应急处置档案管理部门应制定电子档案安全应急预案，定期组织演练。对可能发生的数据丢失、损坏、泄露等突发事件，应有相应的应急响应和恢复措施。（六）人员管理加强对电子档案管理人员和使用人员的安全保密教育和技能培训，提高安全意识和操作水平。严格遵守操作规程，杜绝人为因素造成的电子档案安全事故。五、电子档案的长期保存与格式转换针对电子档案易受技术变革影响的特点，档案管理部门应关注技术发展，适时对存储的电子档案进行格式转换或迁移，确保其长期可读性。格式转换或迁移前应进行风险评估和测试，并对转换或迁移前后的电子档案进行校验和备份。六、责任与奖惩对于在电子档案管理工作中认真负责、成绩显著的部门和个人，公司予以表彰和奖励。对违反本细则规定，造成电子文件归档不及时、电子档案丢失、损坏、