办公用品申报考核制度

PAGE办公用品申报考核制度一、总则（一）目的为加强公司办公用品管理，规范办公用品申报流程，合理控制办公用品费用支出，提高办公用品使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及各部门。（三）基本原则1.按需申报原则：员工应根据工作实际需要，如实申报办公用品，严禁虚报、多报。2.勤俭节约原则：倡导节约使用办公用品，避免浪费，降低公司运营成本。3.规范管理原则：严格按照规定的流程和标准进行办公用品的申报、审批、采购、发放和使用管理。二、办公用品分类及标准（一）办公文具类1.书写工具：包括中性笔、圆珠笔、钢笔、铅笔、记号笔等。根据工作需求，员工每月可申报适量的书写工具，如普通办公使用，每月申报不超过[X]支；特殊工作场景（如绘图、签字等），可根据实际情况适当增加申报数量。2.纸张类：如A4纸、A3纸、便签纸、笔记本等。各部门应根据业务量合理申报纸张用量，A4纸一般按照每人每月不超过[X]包的标准申报；便签纸和笔记本等根据实际需求申报，但需注明用途。3.文件夹、档案袋类：用于文件整理和存放。文件夹分为普通文件夹和按扣文件夹，档案袋分为不同规格。各部门根据文件管理情况申报，普通文件夹每月申报数量不超过[X]个，按扣文件夹根据实际需要申报，档案袋按照业务量合理申报。（二）办公设备类1.电脑、打印机、复印机等设备：新设备的购置需经过严格的审批流程，根据公司业务发展和工作需要进行评估。对于现有设备的维修、更换零部件等，需填写详细的维修申请单，说明故障情况及维修必要性，经部门负责人审核后报相关管理部门审批。2.办公桌椅：根据员工岗位需求和办公空间合理配置。新员工入职或岗位变动时，由所在部门提出申请，经人力资源部门和行政部门审核后进行调配或购置。（三）办公耗材类1.墨盒、硒鼓：打印机、复印机的墨盒、硒鼓等耗材，根据设备使用频率和打印、复印量进行申报。各部门应定期统计设备使用情况，合理预估耗材用量，避免浪费。一般情况下，彩色墨盒每月申报数量不超过[X]个，黑色墨盒或硒鼓每月申报数量不超过[X]个。2.打印纸：与纸张类办公用品中的打印纸申报标准相同，按照每人每月不超过[X]包的标准，结合部门业务量进行申报。（四）其他办公用品类1.订书机、计算器、胶水、胶带等：根据工作需要，员工可按需申报。订书机、计算器等耐用办公用品，在损坏或丢失时，经部门负责人批准后可重新申报；胶水、胶带等易耗品，每月申报数量根据实际使用情况合理确定。2.绿植：为营造良好的办公环境，公司可根据办公区域面积和实际需求配置适量绿植。绿植的采购和更换由行政部门统一负责，各部门如有特殊需求可提出申请。三、申报流程（一）个人申报员工根据工作需要，填写《办公用品申报单》，详细注明所需办公用品的名称、规格、数量、用途等信息。申报单应在每月[具体日期]前提交至所在部门负责人。（二）部门审核部门负责人对员工提交的申报单进行审核，核实申报内容是否真实合理，是否符合部门实际工作需求。对于不符合要求的申报，部门负责人应及时与员工沟通，要求其修改或补充申报信息。审核通过后，部门负责人在申报单上签字确认。（三）汇总上报各部门将审核通过的《办公用品申报单》进行汇总，填写《办公用品月度申报汇总表》，于每月[具体日期]前报送至行政部门。汇总表应包含部门名称、申报日期、办公用品名称、规格、数量、用途等详细信息。（四）行政审批行政部门收到各部门报送的申报汇总表后，进行统一审核。审核内容包括申报数量是否合理、是否符合公司办公用品标准、是否存在重复申报等情况。对于申报不合理的部门，行政部门将与该部门负责人沟通，说明原因并要求其调整申报内容。审核通过后，行政部门负责人在汇总表上签字确认。（五）采购发放行政部门根据审批后的申报汇总表进行办公用品采购。采购过程应遵循公开、公平、公正的原则，选择合格供应商，确保所采购办公用品的质量和价格合理。采购完成后，行政部门按照申报单信息进行办公用品发放，员工应在发放记录上签字确认。四、考核标准（一）申报准确性考核1.员工申报的办公用品信息应真实、准确，如发现虚报、多报情况，每次扣减该员工绩效分[X]分，并追回多报的办公用品。2.部门负责人对申报信息审核把关不严，导致不合理申报通过的，每次扣减部门负责人绩效分[X]分。（二）使用合理性考核1.员工应合理使用办公用品，避免浪费。对于浪费办公用品的行为，如随意丢弃未使用完的纸张、过度使用墨盒硒鼓等，发现一次扣减绩效分[X]分。2.各部门应定期统计办公用品使用情况，如发现某部门办公用品使用量异常高于同类型部门平均水平，且无合理原因的，扣减该部门负责人绩效分[X]分，并要求该部门进行整改。（三）流程执行考核1.员工未按照规定流程申报办公用品，申报单填写不完整或未按时提交的，每次扣减绩效分[X]分。2.部门负责人未按时审核申报单或未将汇总表按时报送行政部门的，每次扣减绩效分[X]分。3.行政部门未按照规定进行审批、采购和发放办公用品的，对相关责任人每次扣减绩效分[X]分。五、监督与检查（一）内部审计公司定期开展内部审计工作，对办公用品申报、采购、使用等情况进行检查。审计部门有权调阅相关文件、记录和报表，核实办公用品管理的合规性和有效性。（二）日常监督行政部门负责对办公用品的日常使用情况进行监督检查，不定期抽查各部门办公用品的使用和保管情况，并做好记录。发现问题及时督促整改。（三）投诉举报鼓励员工对办公用品管理中的违规行为进行投诉举报。对于经查实的投诉举报，给予举报人适当奖励，并