学校计算机软件采购制度

PAGE学校计算机软件采购制度一、总则1.目的为规范学校计算机软件采购行为，确保所采购软件符合学校教学、科研及管理需求，提高软件采购质量和效益，保障学校信息系统安全稳定运行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各单位采购计算机软件的活动，包括但不限于操作系统、办公软件、教学软件、管理软件、安全软件等。3.基本原则合法性原则：软件采购活动必须遵守国家法律法规，符合相关行业标准和规范。需求导向原则：根据学校实际需求进行软件采购，确保所购软件能够满足教学、科研和管理工作的需要。质量优先原则：优先采购质量可靠、性能稳定、功能完善的软件产品，保证软件的适用性和可靠性。公平公正原则：遵循公开、公平、公正的采购程序，确保所有潜在供应商享有平等的参与机会。效益原则：在保证软件质量和满足需求的前提下，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。二、采购需求确定1.需求调研各部门、各单位应定期开展计算机软件使用情况调研，了解现有软件的功能、性能、使用频率等情况，收集师生对软件使用的意见和建议，并结合学校发展规划和业务需求，提出软件采购需求。对于涉及全校性的软件采购需求，由学校信息化管理部门牵头组织相关部门进行联合调研，形成统一的需求报告。2.需求论证学校信息化管理部门会同相关业务部门、技术专家等对采购需求进行论证，评估需求的合理性、必要性和可行性。论证内容包括软件功能需求、性能要求、兼容性要求以及与现有信息系统的集成性等方面，确保采购需求明确、具体、可操作。根据论证结果，对需求进行调整和完善，形成最终的采购需求方案。三、采购预算编制1.预算编制依据采购预算应根据采购需求方案和学校财务预算编制要求进行编制，明确采购软件的名称、规格、数量、价格等内容。参考同类软件市场价格、软件供应商报价以及以往采购经验等因素，合理确定软件采购预算金额。2.预算审批采购预算编制完成后，由各部门、各单位负责人审核签字，并报学校财务部门审核。学校财务部门根据学校年度预算安排和资金状况，对采购预算进行审批，确保预算的合理性和合规性。经审批后的采购预算纳入学校年度财务预算管理，严格按照预算执行。四、采购方式及程序1.采购方式公开招标：达到公开招标限额标准的软件采购项目，应当采用公开招标方式进行采购。公开招标应按照《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规规定的程序进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节，确定中标供应商。邀请招标：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。竞争性谈判：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。询价：采购货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的软件采购项目，可以采用询价方式采购。询价采购应通过向不少于三家的供应商发出询价通知书，让其一次报出不得更改的价格，然后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。2.采购程序采购申请：各部门、各单位根据批准的采购预算和采购需求，填写《学校计算机软件采购申请表》，详细说明软件名称、规格、数量、用途、预算金额等内容，并经部门负责人签字盖章后，提交学校信息化管理部门。采购审批：学校信息化管理部门对采购申请进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购方式的合规性、预算金额的准确性等。审核通过后，报学校分管领导审批签字。采购实施：对于采用公开招标、邀请招标方式采购的项目，学校信息化管理部门委托具有相应资质的招标代理机构组织招标活动。招标代理机构应按照相关法律法规和招标文件要求，编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标等工作。对于采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的项目，学校信息化管理部门成立采购小组，采购小组由学校信息化管理部门、相关业务部门、技术专家、财务人员等组成，人数不少于三人。采购小组应按照规定的采购程序，组织谈判、询价等采购活动，确定成交供应商。合同签订：采购项目确定成交供应商后，学校信息化管理部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确软件的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。采购合同签订后，报学校财务部门备案。验收付款：软件到货后，学校信息化管理部门组织相关业务部门、技术人员等按照采购合同要求进行验收。验收内容包括软件的功能、性能、数量、质量等方面，并填写《学校计算机软件采购验收报告》。验收合格后，出具验收证明。学校财务部门根据验收证明和采购合同，办理付款手续。对于符合国库集中支付规定的采购项目，按照国库集中支付程序进行支付；对于其他采购项目，按照学校财务管理制度进行支付。五、软件供应商管理1.供应商选择建立软件供应商库，对参与学校软件采购活动的供应商进行资格审查和评估，并将符合要求的供应商纳入供应商库管理。选择供应商时，应优先考虑具有良好信誉、较强技术实力、丰富行业经验、完善售后服务体系的供应商。对新申请加入供应商库的供应商，要求其提供营业执照、税务登记证、软件著作权证书、产品检测报告、业绩证明等相关资质证明文件，并进行实地考察或背景调查，确保供应商具备提供软件产品和服务的能力。2.供应商评价定期对供应商库中的供应商进行评价，评价内容包括软件产品质量、交货期、售后服务、价格合理性、技术支持能力等方面。建立供应商评价指标体系，采用定性与定量相结合的方式对供应商进行评价打分。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。根据供应商评价结果，对供应商库进行动态管理。对于评价结果为优秀的供应商，在后续采购活动中给予优先考虑；对于评价结果为不合格的供应商，及时从供应商库中剔除，并禁止其参与学校后续软件采购活动。3.供应商沟通与合作与供应商保持密切沟通，及时了解软件产品的更新情况、技术发展趋势以及售后服务情况等，确保学校能够及时获取相关信息，并根据学校需求做出合理决策。建立与供应商的合作协调机制，对于采购过程中出现的问题或纠纷，及时与供应商进行沟通协商，寻求解决方案，保障采购项目顺利实施。六、软件使用与维护1.软件安装与使用软件到货后，由学校信息化管理部门或相关技术人员按照采购合同要求和软件使用说明进行安装调试，确保软件能够正常运行。使用部门应按照软件使用说明和操作规程正确使用软件，并做好软件使用记录。对于涉及学校重要信息和数据的软件，应严格遵守学校信息安全管理规定，确保信息安全。严禁未经授权擅自修改软件配置、破解软件加密、传播盗版软件等行为，一经发现，将依法依规追究相关人员责任。2.软件维护与升级软件供应商应按照采购合同约定，为学校提供一定期限的软件维护和升级服务。维护服务内容包括软件故障排除、性能优化、安全防护等方面；升级服务内容包括软件功能更新、版本升级等方面。学校信息化管理部门应定期对软件运行情况进行检查和评估，及时发现并反馈软件存在的问题，督促软件供应商及时进行维护和升级。根据学校业务发展和技术进步的需要，学校信息化管理部门会同相关业务部门、技术专家等对软件升级需求进行论证，确定是否需要进行软件升级以及升级的内容和范围。如需升级，应按照采购程序与软件供应商签订升级合同，并组织实施升级工作。七、软件资产管理1.资产登记学校信息化管理部门负责对采购的计算机软件进行资产登记，建立软件资产台账，详细记录软件名称、规格、数量、采购日期、采购金额、使用部门等信息。软件资产登记应做到账实相符，确保软件资产信息的准确性和完整性。2.资产清查定期对软件资产进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保软件资产的安全完整。清查内容包括软件资产的数量、使用状况、价值等方面。对于清查中发现的账实不符、资产丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并按照学校资产管理规定进行处理。3.资产处置对于因技术淘汰、功能不再适用、使用期限届满等原因需要处置软件资产的，由使用部门提出申请，经学校信息化管理部门审核后，报学校资产管理部门审批。软件资产处置应按照学校资产管理规定进行，采用转让、报废、捐赠等方式进行处置，并做好资产处置记录。处置收入应按照学校财务管理制度上缴国库或纳入学校预算管理。八、监督与检查1.内部监督学校审计部门负责对计算机软件采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等方面，确保采购活动合法合规。学校信息化管理部门应加强对软件采购过程的内部监督，建立健全采购档案管理制度，对采购申请、采购审批、采购实施、合同签订、验收付款等环节的文件资料进行妥善保管，以备审计检查和查询。2.外部监督接受财政、监察、审计等部门的监督检查，积极配合相关部门对学校计算机软件采购活动进行监督检查工作