档案管理规章制度建设排查整治方案

档案管理规章制度建设排查整治方案一、总则1.1编制目的为深入贯彻落实国家关于档案工作的法律法规和方针政策，全面加强和规范本单位档案管理规章制度体系建设，解决制度建设中存在的突出问题，堵塞管理漏洞，提升档案工作的法治化、规范化、科学化水平，确保档案实体和信息安全，充分发挥档案在服务单位中心工作、促进事业发展中的基础性、支撑性作用，特制定本排查整治方案。1.2编制依据《中华人民共和国档案法》及其实施条例。《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施条例。国家档案局发布的相关行业标准、规范及政策性文件。上级主管部门关于档案工作的部署和要求。本单位章程及内部管理总体要求。1.3适用范围本方案适用于本单位及所属各部门、各分支机构（以下统称“各部门”）档案管理规章制度的全面排查、评估、修订、完善及整治工作。排查整治对象涵盖所有与档案收集、整理、保管、保护、利用、鉴定、销毁、信息化建设、安全保密等相关的内部规章制度、管理办法、实施细则、操作流程等规范性文件。1.4工作原则坚持依法依规原则：以国家法律法规和行业标准为根本遵循，确保规章制度内容合法、合规、合标。坚持问题导向原则：聚焦制度缺失、内容冲突、操作性不强、执行不力等突出问题，精准施策，靶向整治。坚持系统全面原则：对档案管理全流程、各环节的制度建设情况进行系统梳理和排查，确保全覆盖、无死角。坚持务实高效原则：紧密结合本单位档案工作实际，修订完善具有针对性、可操作性的制度，注重整治实效。坚持持续改进原则：建立规章制度动态评估和修订机制，推动档案管理制度体系持续优化、与时俱进。二、组织领导与职责分工2.1领导小组成立档案管理规章制度建设排查整治工作领导小组（以下简称“领导小组”），全面负责本次排查整治工作的组织领导、统筹协调和督导检查。组长：由分管档案工作的单位领导担任。副组长：由办公室主任、档案部门负责人担任。成员：由组织人事、保密、信息化、法务、各主要业务部门负责人及档案部门业务骨干组成。主要职责：审定排查整治工作方案并部署实施。研究决定排查整治工作中的重大事项。协调解决跨部门、跨领域的难点问题。听取工作进展情况汇报，指导、督导各阶段工作。审定最终形成的制度修订成果和整治工作报告。2.2工作专班领导小组下设工作专班，挂靠档案部门，负责排查整治的具体组织实施和日常协调工作。负责人：档案部门负责人。成员：从档案部门、法务部门、信息化部门及相关业务部门抽调专人组成。主要职责：起草排查整治具体工作计划和操作指南。组织对现有规章制度进行全面收集、梳理、审查和评估。设计排查清单、调查问卷，组织开展座谈、访谈等调研活动。汇总分析排查发现的问题，起草问题清单和诊断报告。组织起草、修订各项规章制度草案，广泛征求意见。协调组织制度培训、宣贯和试运行工作。负责整治工作相关资料的整理、归档和总结报告的撰写。完成领导小组交办的其他工作。2.3各部门职责各部门是本部门档案工作及相关制度执行的责任主体，应积极配合本次排查整治工作。主要职责：指定专人作为联络员，负责与工作专班的对接。全面梳理、提供本部门制定或执行的与档案工作相关的所有制度文件。对照排查要求，开展部门内部自查，如实反映制度建设和执行中存在的问题。参与相关制度的修订讨论，提出建设性意见。负责本部门新制度的宣贯、执行和反馈。三、排查整治内容与重点本次排查整治工作主要围绕以下七个方面展开：3.1制度体系的完备性排查重点排查是否存在制度盲区和空白点，是否覆盖档案工作的全流程和各环节。综合管理类制度：档案工作领导责任制、档案管理机构与职责规定、档案工作人员管理办法等是否健全。业务规范类制度：文件材料归档范围与保管期限规定是否科学、完整。各类档案（文书、科技、专业、声像、实物、电子等）的整理、分类、编号规则是否明确、统一。档案收集、移交、接收流程与手续是否规范。档案鉴定与销毁的程序、标准、审批权限是否清晰。保管利用类制度：档案库房管理制度、档案阅览与外借规定、档案利用效果登记与反馈机制等是否完善。信息化建设类制度：电子文件归档与电子档案管理办法、档案数字化技术规范、档案信息系统安全管理规定等是否建立。安全保密类制度：档案安全应急预案、档案保密管理规定、涉密档案管理细则等是否到位。3.2制度内容的合规性排查重点排查现有制度内容是否符合国家最新法律法规、行政规章和行业标准的要求。对照《档案法》等上位法，检查制度中关于档案机构设置、人员配备、管理要求等条款是否合法。检查档案开放利用、知识产权保护等相关规定是否与现行法律相抵触。检查涉密档案、个人信息保护等管理要求是否符合《保密法》《个人信息保护法》等规定。检查档案信息化、数字化相关技术要求是否符合国家标准和行业规范。3.3制度之间的协调性排查重点排查不同时期、不同部门制定的档案制度之间是否存在矛盾、重复或界定不清的问题。检查综合性档案管理制度与各专项管理办法（如科研档案、基建档案、会计档案管理办法）之间是否存在职责交叉或要求冲突。检查档案管理制度与其他关联管理制度（如公文处理、保密管理、信息系统管理、资产管理等制度）的衔接是否顺畅、口径是否一致。检查新旧制度交替过程中，旧制度是否明确废止，新制度是否得到有效执行。3.4制度条款的操作性排查重点排查制度规定是否具体、明确，流程是否清晰，责任是否到人，是否便于执行和检查。检查制度中的工作流程是否具有清晰的环节、明确的输入输出、规范的记录表单。检查职责分工是否具体到岗位，避免使用“有关部门”“相关人员”等模糊表述。检查管理要求是否量化或具有明确的判断标准（如库房温湿度控制范围、数字化图像质量指标等）。检查奖惩措施是否具体、可执行，与违规行为的性质和后果是否匹配。3.5制度执行的实效性排查重点排查制度是否得到有效执行，是否存在“挂在墙上、锁在柜里”的现象。通过检查记录、现场查看、人员访谈等方式，了解各项关键制度的实际执行情况。调查档案工作人员和业务部门人员对相关制度的知晓度、理解度。分析档案业务工作中出现的问题、差错或事故，追溯其与制度执行不严或制度缺陷的关联。评估现有制度对提升档案工作质量、效率和安全的实际促进作用。3.6制度形式的规范性排查重点排查制度的格式、体例、语言表述是否符合公文规范和内部管理要求。检查制度名称是否准确、规范，能否准确反映其内容和效力层级。检查制度结构是否完整，通常应包括总则、主体内容、附则等部分。检查语言表述是否严谨、准确、简洁，避免产生歧义。检查发文编号、生效日期、解释权归属等要素是否齐全。3.7制度动态管理机制排查重点排查是否建立了规章制度的定期评估、清理、修订和发布机制。检查是否有制度管理的归口部门，负责制度的统筹规划、审查备案和汇编更新。检查是否定期（如每2-3年）对现行制度进行梳理和评估。检查制度修订的启动条件、起草程序、征求意见、审议批准、发布宣贯等流程是否规范。检查是否有便捷的渠道供员工查询最新有效的制度文本。四、工作步骤与时间安排本次排查整治工作自方案印发之日起，计划用时四个月完成，分为四个阶段。4.1第一阶段：动员部署与全面梳理（第1个月）动员部署：召开领导小组会议和工作启动会，印发方案，明确要求，部署任务。制度收集：工作专班下发通知，要求各部门全面报送现行有效的、与档案工作相关的所有制度文本（包括正式发文和内部执行的操作规程）。建立台账：工作专班对收集到的制度进行登记、分类，建立《现行档案管理制度清单》，明确每项制度的名称、文号、发布部门、发布日期、主要内容摘要等。初步筛查：对照国家法规和标准，对清单内制度进行初步合规性筛查。4.2第二阶段：深入排查与诊断评估（第2个月）对照排查：工作专班依据第三章的排查重点，逐项对照《现行档案管理制度清单》，开展深入审查和分析。调研访谈：设计调查问卷和访谈提纲，面向档案工作人员、各业务部门兼职档案员、利用者等开展调研，了解制度执行中的难点、堵点问题。现场检查：结合档案安全检查、业务检查等工作，实地查验关键制度的执行情况和记录。问题诊断：汇总排查和调研结果，系统梳理存在的问题，分析产生原因，形成《档案管理制度建设问题诊断报告》及详细的《问题清单》，按“立改废释”进行分类（即：需要新建、修订、废止或解释澄清）。4.3第三阶段：集中修订与完善建制（第3个月）制定修订计划：领导小组审议《问题诊断报告》，确定制度“立改废释”的具体项目、责任部门、完成时限，形成《制度修订完善工作计划》。组织起草修订：对于需要新建或重大修订的制度，由主责部门（通常为档案部门或相关业务主管部门）牵头起草。工作专班提供模板和指导，确保制度格式规范、内容合规。征求意见：制度草案应在一定范围内（如相关部门、法律顾问、职工代表等）公开征求意见，并妥善处理反馈意见。审核审议：修订后的制度草案经工作专班初审、法务部门合法性审查后，报领导小组或相应的决策会议审议批准。制度汇编：同步开展制度汇编工作，对废止制度明确发文废止，对继续有效的制度和新制定修订的制度进行系统汇编，形成新的《档案管理制度汇编》（草案）。4.4第四阶段：宣贯培训与总结验收（第4个月）发布宣贯：正式印发新制定和修订的制度文件，通过办公系统、门户网站、宣传栏等多种渠道进行发布。组织培训：针对档案工作人员、各部门负责人及兼职档案员，组织开展专题培训，重点解读新修订制度的核心变化、操作要点和职责要求。试运行与督导：设定1个月左右的试运行期，工作专班跟踪了解新制度的执行情况，及时解答疑问，协调解决问题。总结评估：全面总结排查整治工作，评估工作成效，撰写《档案管理规章制度建设排查整治工作总结报告》，报领导小组审定。成果固化：正式印发《档案管理制度汇编》，并将修订完善的制度纳入单位标准化管理体系，建立长效机制。五、保障措施5.1组织保障领导小组和工作专班要切实履行职责，加强统筹协调和督促指导。各部门要高度重视，主要负责人要亲自过问，确保人员、时间、任务落实到位。将排查整治工作纳入相关部门年度工作考核范畴。5.2人员保障抽调政治素质高、业务能力强、熟悉法律法规和档案管理知识的人员组成工作专班，确保排查整治工作的专业性和权威性。为参与人员提供必要的学习和工作条件。5.3经费保障根据工作需要，安排专项工作经费，用于调研、培训、资料印刷、专家咨询、必要的软件工具配备等，确保排查整治工作顺利开展。5.4技术保障充分利用信息化手段，如通过办公自动化（OA）系统进行制度文件的收集、流转和征求意见，利用知识管理平台进行制度汇编和查询，提高工作效率和规范性。六、工作要求6.1提高认识，高度重视各部门要充分认识加强档案管理规章制度建设的重要性和紧迫性，将此次排查整治作为提升本单位治理能力和管理规范化水平的重要契机，坚决克服形式主义，确保工作取得实效。6.2求真务实，深入细致排查工作要深入基层、深入实际，敢于揭露问题、正视矛盾。诊断评估要客观公正，言之有据。制度修订要紧密结合工作实际，广泛听取意见，确保制度的科学性、民主性和可操作性。6.3加强沟通，协同配合树立“一盘棋”思想，加强领导小组、工作专班、各部门之间的沟通协调。对于涉及多部门的制度，牵头部门要主动协调，配合部门要积极支持，形成工作合力。6.4注重时效，确保质量严格按照各阶段时间节点推进工作，在保证质量的前提下，提高工作效率。工作专班要建立周报或半月报制度，及时向领导小组汇报进展、反映问题。6.5巩固成果，长效管理排查整治工作结束后，要将行之有效的做法和经验固化下来。档案部门要承担起制度归口管理的职责，建立健全规章制度的动态管理机制，定期评估、持续改进，推动档案管理制度体系不断完善。七、附件附件1：现行档案管理制度清单（样表）序号制度名称文号发布部门发布日期主要内容摘要当前状态（有效/拟修订/拟废止）备注1XX单位档案管理办法XX〔2018〕10号办公室2018-05-10总则、机构职责、归档范围、管理要求等拟修订部分条款与《档案法》新要求不符2文书档案整理细则无档案室2015-03-01分类、组件、排列、编号、装订等操作规范有效需评估是否与最新行业标准一致3…附件2：档案管理制度问题排查清单（样表）排查维度具体排查点制度名称存在问题描述问题性质（缺失/冲突/不符/模糊等）建议措施（立/改/废/释）责任部门完成时限完备性电子档案长期保存策略无未建立专门的电子档案长期保存制度