学院机要管理工作制度

PAGE学院机要管理工作制度一、总则（一）目的为加强学院机要管理工作，确保学院机要信息的安全、准确、及时传递和有效利用，保障学院各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学院各部门及全体教职员工在机要管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.严格保密原则：机要信息涉及学院的核心机密和重要事项，必须严格保密，防止信息泄露。2.准确规范原则：机要文件的收发、传递、保管等环节应准确无误，严格按照规定的程序和格式进行操作。3.及时高效原则：机要管理工作要确保信息传递及时，处理高效，不延误工作。4.责任追究原则：对违反机要管理规定的行为，要追究相关人员的责任。二、机要文件管理（一）文件分类1.绝密文件：涉及学院最核心机密的文件，如学院重大决策、战略规划等，此类文件严格限制知悉范围。2.机密文件：包含学院重要业务信息、财务数据等，需妥善保管，防止泄露。3.秘密文件：涉及学院一般性秘密事项的文件，如部分教学科研资料等，要注意保密。（二）文件收发1.收文机要人员负责接收来自上级部门、其他单位的机要文件，并进行详细登记，记录文件的名称、文号、密级、份数、收发时间等信息。对收到的机要文件进行初步审核，检查文件是否完整、有无破损等，如发现问题及时与发文单位联系。根据文件的密级和内容，及时呈送学院领导或相关部门负责人批阅。2.发文各部门需发送机要文件时，应填写发文审批表，详细说明文件的内容、发送对象、密级等信息，经部门负责人签字后交机要室审核。机要人员对发文审批表进行审核，确保文件内容准确、格式规范、密级标注正确，审核通过后进行编号、排版、打印等操作。将打印好的机要文件进行核对，无误后加盖学院公章，并按照规定的方式进行封装和发送，同时做好发文记录。（三）文件传递1.机要文件应通过机要交通、专人递送等安全可靠的方式进行传递，严禁通过普通邮政、快递等方式传递绝密文件。2.在传递机要文件过程中，传递人员要严格遵守保密规定，确保文件安全，不得擅自将文件交予他人代转或中途停留、办理其他事项。3.接收机要文件的人员应在收到文件后及时签字确认，并注明收到时间。（四）文件保管1.设立专门的机要档案室，配备必要的安全保管设施，如保险柜、文件架、防潮设备等，确保机要文件存放安全。2.机要文件应按照密级分类存放，不同密级的文件要分开保管，并有明显的标识。3.定期对机要文件进行清查盘点，核对文件数量、完整性等，如发现问题及时报告并处理。4.机要档案室要保持清洁、干燥、通风良好，防止文件受潮、发霉、虫蛀等。（五）文件借阅1.因工作需要借阅机要文件的，必须填写借阅申请表，注明借阅文件的名称、文号、密级、借阅理由、借阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，报机要室审批。2.机要室根据申请内容进行审核，对于符合借阅条件的，办理借阅手续，借阅人需签字确认，并限定借阅期限。3.借阅人必须妥善保管借阅的机要文件，不得转借他人，不得擅自扩大知悉范围，不得在非保密场所阅读、讨论文件内容。4.借阅期满后，借阅人应及时归还机要文件，机要人员要认真检查文件的完整性和保密性，如有损坏或遗失，要追究借阅人的责任。（六）文件销毁1.对于已失去保存价值的机要文件，由机要室提出销毁意见，填写文件销毁审批表，经学院领导批准后进行销毁。2.文件销毁应采用适当的方式，如粉碎、焚烧等，确保文件信息无法恢复。3.在文件销毁过程中，要有专人负责监督，销毁完毕后，监督人员要在销毁记录上签字确认。三、机要通信管理（一）通信设备管理1.学院为机要工作人员配备必要的通信设备，如加密手机、加密电脑等，并定期进行检查和维护，确保设备正常运行。2.机要通信设备应专机专用，不得用于其他无关业务，严禁在非保密场所使用机要通信设备谈论机要事项。3.机要通信设备的密码要严格保密，定期更换，防止密码泄露。（二）通信内容管理1.机要工作人员在使用通信设备传递机要信息时，要采用加密通信方式，确保信息安全。2.严禁通过普通电话、短信、即时通讯工具等非加密方式传递绝密、机密文件内容及敏感信息。3.对机要通信内容要进行记录，以备查询和追溯。四、机要会议管理（一）会议筹备1.召开机要会议前，主办部门应制定详细的会议方案，明确会议的主题、时间、地点、参会人员、议程等内容，并报学院领导审批。2.根据会议方案，做好会议场地布置、设备调试、文件资料准备等工作，确保会议顺利进行。3.对参会人员进行资格审查，严格控制参会范围，防止无关人员进入会场。（二）会议组织1.机要会议应安排专人负责签到、发放会议资料等工作，确保参会人员按时到会，并将手机等通信设备调至静音或关机状态。2.会议期间，要做好会议记录工作，记录会议的主要内容、讨论结果、决议事项等，会议记录应准确、完整。3.严格遵守会议纪律，不得在会议期间随意走动、交谈、接听电话等，确保会议秩序。（三）会议文件管理1.会议文件应按照密级进行管理，会议结束后，及时收回文件资料，进行清点和整理。2.对会议形成的机要文件，要按照文件管理规定进行登记、编号、归档等操作，妥善保管。五、机要人员管理（一）人员选拔1.机要人员应具备政治素质高、保密意识强、工作责任心重、业务能力熟练等条件。2.选拔机要人员时，要进行严格的政审和保密审查，确保人员背景可靠。（二）培训教育1.定期组织机要人员参加保密知识培训和业务培训，提高机要人员的保密意识和业务水平。2.培训内容包括国家保密法律法规、学院机要管理制度、文件管理、通信管理、会议管理等方面的知识和技能。（三）考核管理1.建立机要人员考核制度，对机要人员的工作表现、保密纪律执行情况等进行定期考核。2.考核结果作为机要人员奖惩、晋升、调整岗位的重要依据。（四）保密承诺1.机要人员上岗前要签订保密承诺书，明确保密责任和义务。2.保密承诺书应包括遵守保密法律法规、学院机要管理制度，不泄露机要信息，妥善保管机要文件和设备等内容。六、保密监督与检查（一）监督机制1.学院成立保密工作领导小组，负责对机要管理工作进行监督检查，定期召开会议，研究解决机要管理工作中的问题。2.设立保密举报电话和邮箱，接受师生员工对机要管理工作中违规行为的举报。（二）检查内容1.机要文件的收发、传递、保管、借阅、销毁等环节是否符合规定。2.机要通信设备的使用和管理是否规范。3.机要会议的组织和文件管理是否到位。4.机要人员的保密意识和工作纪律执行情况。（三）检查方式1.定期检查：保密工作领导小组定期对机要管理工作进行全面检查，形成检查报告。2.不定期抽查：根据工作需要，对机要管理的重点环节和部位进行不定期抽查，及时发现问题并督促整改。（四）问题处理1.对检查中发现的问题，要及时下达整改通知书，责令相关部门或人员限期整改。2.对违反机要管理规定的行为