高校学生学籍异动办理工作指引(试行)

高校学生学籍异动办理工作指引(试行)为进一步规范高校学生学籍异动管理工作，维护学校正常的教育教学秩序，保障学生的合法权益，依据教育部《普通高等学校学生管理规定》以及本校相关规章制度，特制定本工作指引。一、适用范围本指引适用于本校在籍的全日制普通高等学历教育学生的各类学籍异动办理，包括但不限于休学、复学、退学、转学、转专业、保留入学资格等情况。二、休学（一）办理条件1.因伤、病经学校指定的二级甲等以上医院诊断，须停课治疗、休养占一学期总学时三分之一以上的。2.根据考勤，一学期请假、缺课超过该学期总学时三分之一的。3.因某种特殊原因，本人申请或学校认为必须休学的。（二）办理流程1.申请：学生本人填写《休学申请表》，因病休学的需附学校指定医院的诊断证明；因其他特殊原因休学的，需提供相关证明材料。学生将申请表及证明材料交至所在学院。2.学院审核：学院对学生提交的申请及材料进行审核，重点核实学生的休学原因及相关证明的真实性。审核通过后，学院负责人在申请表上签字并加盖学院公章。3.学校审批：学院将审核通过的申请表及相关材料报送学校教务处。教务处对申请进行复核，复核通过后报分管校领导审批。4.手续办理：经校领导批准后，教务处出具《休学通知书》，学生持《休学通知书》到学校相关部门（如图书馆、财务处等）办理清还图书、清缴费用等手续。手续办理完毕后，学生将《休学通知书》交回教务处备案，教务处为其办理休学学籍变更手续。（三）休学期限及相关规定1.休学一般以一年为期，经学校批准可连续休学，但累计休学年限不得超过两年。2.休学学生应当办理休学手续离校，学校保留其学籍。学生休学期间，不享受在校学习学生待遇。休学学生患病，其医疗费按学校有关规定处理。3.休学学生不得擅自回校上课，否则其学习成绩不予承认。三、复学（一）办理条件1.休学期满的学生，应当于学期开学前向学校申请复学。2.因伤、病休学的学生，申请复学时须持学校指定医院的康复证明。（二）办理流程1.申请：学生在休学期满前两周填写《复学申请表》，因病休学的需附学校指定医院出具的康复证明，将申请表及证明材料交至所在学院。2.学院审核：学院对学生提交的申请及材料进行审核，核实学生是否符合复学条件。审核通过后，学院负责人在申请表上签字并加盖学院公章。3.学校审批：学院将审核通过的申请表及相关材料报送学校教务处。教务处对申请进行复核，复核通过后报分管校领导审批。4.编入班级：经校领导批准后，教务处根据学生实际情况，安排其编入相应年级、专业班级学习。通知学生办理选课、注册等手续。四、退学（一）办理条件1.学业成绩未达到学校要求或者在学校规定的学习年限内未完成学业的。2.休学、保留学籍期满，在学校规定期限内未提出复学申请或者申请复学经复查不合格的。3.经学校指定医院诊断，患有疾病或者意外伤残不能继续在校学习的。4.未经批准连续两周未参加学校规定的教学活动的。5.超过学校规定期限未注册而又无正当事由的。6.本人申请退学的。（二）办理流程1.学校决定退学：对符合退学条件（除本人申请退学外）的学生，由学生所在学院提出退学处理意见，填写《退学审批表》，附相关证明材料，报送学校教务处。教务处审核后，提交校长办公会研究决定。2.本人申请退学：学生本人填写《退学申请表》，说明退学原因，经家长签字同意后，交至所在学院。学院审核同意后，报送学校教务处。教务处审核后，提交校长办公会研究决定。3.退学通知送达：学校作出退学决定后，出具《退学决定书》，并送达学生本人。无法直接送达的，可以采取留置送达、邮寄送达、公告送达等方式。4.手续办理：学生收到《退学决定书》后，在规定时间内到学校相关部门（如图书馆、财务处、宿管中心等）办理退学手续。手续办理完毕后，学生将《退学手续办理单》交回教务处，教务处为其办理退学学籍注销手续。（三）退学后的相关规定1.退学学生应当在退学决定书送达之日起两周内办理退学手续离校，档案、户口退回其家庭户籍所在地。2.退学学生的学费、住宿费等费用按学校有关规定办理退费手续。五、转学（一）办理条件1.学生一般应当在被录取学校完成学业。因患病或者有特殊困难、特别需要，无法继续在本校学习或者不适应本校学习要求的，可以申请转学。2.学生转学由学生本人提出申请，说明理由，经所在学校和拟转入学校同意，由转入学校负责审核转学条件及相关证明，认为符合本校培养要求且学校有培养能力的，经学校校长办公会或者专题会议研究决定，可以转入。3.有下列情形之一的，不得转学：入学未满一学期或者毕业前一年的。高考成绩低于拟转入学校相关专业同一生源地相应年份录取成绩的。由低学历层次转为高学历层次的。以定向就业招生录取的。无正当转学理由的。（二）办理流程1.转出本校申请：学生本人填写《转学申请表》，说明转学理由，附相关证明材料（如患病转学需附学校指定医院的诊断证明，有特殊困难、特别需要转学需附相关证明），经家长签字同意后，交至所在学院。学院审核：学院对学生的转学申请及材料进行审核，重点核实转学理由的真实性和合理性。审核通过后，学院负责人在申请表上签字并加盖学院公章。学校审批：学院将审核通过的申请表及相关材料报送学校教务处。教务处对申请进行复核，复核通过后报分管校领导审批。经校领导批准后，学校出具同意转出的函件。对方学校审核：学生将学校同意转出的函件及相关材料提交拟转入学校，由拟转入学校进行审核。拟转入学校审核通过后，向本校发出同意接收的函件。省级教育行政部门备案：本校收到拟转入学校同意接收的函件后，将转学相关材料报省级教育行政部门备案。经省级教育行政部门备案通过后，学校为学生办理转学学籍转出手续。2.转入本校申请受理：学生向本校教务处提交转学申请及相关材料（包括原学校同意转出的函件、成绩单、体检报告等）。教务处对申请材料进行初步审核，符合转学条件的予以受理。学校审核：教务处组织相关部门和专家对申请转入学生的材料进行审核，重点考察学生的学业成绩、综合素质等是否符合本校培养要求。审核通过后，提交校长办公会或者专题会议研究决定。发出接收函：经校长办公会或者专题会议研究同意接收的，学校向学生原就读学校发出同意接收的函件。省级教育行政部门备案：学生原就读学校将转学相关材料报其所在地省级教育行政部门备案，本校将转学相关材料报本省省级教育行政部门备案。经两省省级教育行政部门备案通过后，学校为学生办理转学学籍转入手续。六、转专业（一）办理条件1.学生在学习期间对其他专业有兴趣和专长的，可以申请转专业。2.学生入学后发现某种疾病或生理缺陷，经学校指定的医疗单位检查证明，不能在原专业学习，但尚能在本校其他专业学习的。3.学校根据社会对人才需求情况的发展变化，经学生同意，必要时可以适当调整学生所学专业。4.有下列情形之一的，一般不得转专业：入学未满一学期的。由低学历层次转为高学历层次的。以特殊招生形式录取的学生，国家有相关规定或者录取前与学校有明确约定的。正在休学、保留学籍的。已达到退学程度的。（二）办理流程1.申请：学生在规定时间内填写《转专业申请表》，说明转专业理由，附相关证明材料（如对其他专业有兴趣和专长的需附相关作品、获奖证书等），交至所在学院。2.转出学院审核：转出学院对学生的转专业申请及材料进行审核，重点核实学生的转专业理由及相关证明的真实性。审核通过后，学院负责人在申请表上签字并加盖学院公章。3.转入学院审核：转出学院将审核通过的申请表及相关材料报送转入学院。转入学院组织相关专业教师对申请转入学生进行考核，根据专业培养要求和考核情况确定是否同意接收。审核通过后，学院负责人在申请表上签字并加盖学院公章。4.学校审批：转入学院将审核通过的申请表及相关材料报送学校教务处。教务处对申请进行复核，复核通过后报分管校领导审批。经校领导批准后，学校公布转专业学生名单。5.手续办理：转专业学生持学校批准文件到原所在学院和转入学院办理相关手续，包括课程衔接、学籍变更等。七、保留入学资格（一）办理条件1.新生因应征参加中国人民解放军（含中国人民武装警察部队），学校保留其入学资格至退役后两年。2.新生因患病、受伤等原因，经学校指定的二级甲等以上医院诊断，不宜在校学习的，学校可保留其入学资格一年。（二）办理流程1.申请：新生本人或其监护人在规定时间内填写《保留入学资格申请表》，应征入伍的需附入伍通知书；因病、伤需保留入学资格的需附学校指定医院的诊断证明。将申请表及证明材料交至学校招生办公室。2.学校审批：招生办公室对申请及材料进行审核，审核通过后报分管校领导审批。经校领导批准后，学校出具《保留入学资格通知书》。3.手续办理：新生持《保留入学资格通知书》办理相关手续。保留入学资格期间不具有学籍。（三）入学办理1.新生应在保留入学资格期满前两周向学校招生办公室提出入学申请。应征入伍的新生需附退役证明；因病、伤保留入学资格的新生需附学校指定医院的康复证明。2.招生办公室对申请进行审核，符合入学条件的，办理入学手续。审核不合格的，取消入学资格。八、工作要求（一）严格审核各学院和相关职能部门要严格按照本指引规定的条件和程序对学生学籍异动申请进行审核，确保审核工作的公平、公正、公开。对申请材料不齐全、不符合要求的，应及时告知学生补充完善。（