财务费用报销流程制度

财务费用报销流程制度1总则1.1制定目的为规范公司日常费用报销管理，优化费用审批流程，强化成本管控，保障公司资金安全，同时提升报销审核效率，维护员工合理费用报销权益，结合公司实际经营情况，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司全体在职员工、劳务派遣人员、临时外聘项目人员，以及经公司授权开展业务的合作方人员。子公司、分公司可参照本制度制定符合自身经营特点的细则，报总公司财务部备案后施行。1.3权责划分所有涉及费用报销的相关角色需严格按照权责履行义务，具体权责划分如下表所示：序号岗位/角色权责内容追责情形1报销申请人1.确保所报销费用真实发生，与工作内容匹配；2.按要求提交合规、完整的报销票据及附件；3.如实填写报销单信息，不得涂改、伪造票据；4.配合财务部门的稽核问询，补充相关证明材料1.提交虚假票据、虚列费用的，按本制度追责条款承担相应责任；2.未按时提交报销材料导致无法入账的，自行承担费用损失；3.拒绝配合财务稽核的，暂停其所有报销权限直至整改完成2部门负责人/直属上级1.审核报销事项的真实性、必要性，确认费用属于本部门预算额度内支出；2.核对报销金额是否符合公司规定的标准，不存在超标准支出；3.对超出部门预算的费用，需提前提交预算调整申请获批后再予审批1.审批通过虚假、非必要支出的，承担连带赔偿责任；2.超预算未获批擅自审批的，超出部分从部门绩效奖金中扣除3财务初审岗1.审核报销票据的合规性、完整性，验证发票真伪，确认附件材料齐全；2.核对报销单填写信息与票据信息一致，金额计算准确；3.核实费用是否在对应项目/部门的预算额度内；4.对不符合要求的报销单标注驳回原因，退回申请人修改1.未核查出不合规票据导致公司税费损失的，承担损失金额的20%赔偿责任；2.故意通过不符合要求的报销单的，视情节轻重给予记过、降薪直至解除劳动合同处罚4财务复审岗（财务经理/主管）1.对初审结果进行复核，重点核查大额支出、特殊支出的合理性；2.统筹协调报销过程中的异议问题，给出初步处理意见；3.每月汇总各部门费用支出数据，形成费用分析报表提交管理层1.复核失误导致公司资金损失的，承担损失金额的10%赔偿责任；2.未按时出具费用分析报表导致成本管控滞后的，扣除当月绩效的10%5总经理/授权审批人1.对超出财务复审权限的大额支出、特殊支出进行最终审批；2.对特批事项（如无票费用、逾期报销等）进行审核判断；3.定期审阅公司费用分析报表，优化成本管控策略1.特批事项后续证明存在违规的，承担相应领导责任6出纳岗1.核对审批流程完整的报销单信息与打款账户信息一致；2.在规定时限内完成报销款项打款，不得无故拖延；3.及时更新报销打款记录，同步至财务做账系统1.打款信息错误导致公司资金损失的，承担全额赔偿责任；2.无故拖延打款超过3个工作日的，给予警告处分1.4基本原则费用报销需遵循“先申请、后支出、再报销”的基本原则，所有未提前履行申请程序的支出，原则上不予报销，特殊情况需事后3个工作日内补提申请，报部门负责人及财务经理审批通过后方可走报销流程。同时需遵循“预算管控、标准统一、据实列支、权责清晰”的原则，所有费用需纳入对应部门的年度预算范畴，超预算支出需提前走预算调整流程。2费用报销前置要求2.1票据合规性要求所有报销需提供合法、有效的票据，票据的开具内容需与实际交易内容完全一致，具体合规要求如下表所示：序号票据类别合规要求不合规示例处理方式1增值税专用发票1.发票上需完整填写公司名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号信息，无遗漏、无错误；2.发票专用章清晰可辨，加盖在发票右下角指定位置，不得遮挡金额、税额信息；3.发票内容需按照实际交易明细开具，不得笼统开具“办公用品”“耗材”“食品”等大类名称，需附带税控系统开具的销售货物或应税劳务清单，并加盖发票专用章；4.开票日期距离报销日期不得超过360天，避免超过抵扣时限1.公司税号填写错误；2.未附税控系统开具的清单，自行打印A4纸清单；3.发票专用章模糊无法辨认1.能更换发票的退回申请人更换合规发票；2.无法更换的，对应的进项税额损失由申请人承担，且该笔费用不得在企业所得税税前扣除，产生的税费损失从报销金额中抵扣2增值税普通发票（含电子普通发票）1.发票上需完整填写公司名称、纳税人识别号，两项信息缺一不可；2.发票内容需与实际交易一致，大类名称需附带消费明细清单；3.电子发票需打印清晰，发票号码、代码、校验码信息完整，报销人需承诺该发票未重复报销1.仅填写公司名称，未填写税号；2.电子发票打印模糊，无法识别关键信息；3.重复提交电子发票报销1.信息填写错误的退回更换；2.重复报销的，按虚报费用处理3非增值税应税票据1.火车票、机票、客运票等交通票据需为本人实名开具，行程时间与出差/办事时间匹配；2.定额发票需加盖经营单位发票专用章，票面金额与实际消费金额一致，不得拼凑不同商户的定额发票凑金额；3.财政监制的行政事业性收费票据需印有财政监制章，内容与收费事项一致1.火车票为非报销人本人名下；2.定额发票未加盖发票专用章；3.拼凑不同日期、不同商户的出租车票报销当月交通费1.非本人名下、未盖章的票据不予报销；2.拼凑票据的，驳回所有该批次报销申请，按虚报费用处理4境外票据1.境外消费的invoice或收据需翻译成中文，标注消费金额对应的人民币汇率（按消费当日央行公布的中间价计算）；2.附付款截图、消费记录等佐证材料1.未翻译的全外文票据；2.无任何佐证材料的手写收据1.补充翻译及佐证材料后方可报销；2.无法提供佐证的不予报销2.2报销时限要求所有费用需在规定时限内提交报销申请，超期未提交的原则上不予报销，具体时限如下：（1）常规费用：包括办公费、市内交通费、业务招待费、快递费等日常支出，需在费用发生后15个工作日内提交报销申请；（2）差旅费用：出差人员需在返程后的7个工作日内提交差旅报销申请，同时完成预支差旅款的冲销；（3）专项费用：包括会务费、培训费、采购费、项目支出等，需在事项完成后的10个工作日内提交报销申请；（4）跨年费用：当年12月产生的费用，最晚需在次年1月15日前提交报销申请，因特殊原因无法按时提交的，需提前向财务部提交情况说明，经财务经理审批后可适当延长，最长不得超过次年3月1日，逾期未提交的不予报销。2.3费用真实性要求所有报销的费用需为申请人因公司业务需要实际发生的支出，不得虚报、冒领、套取公司资金，具体禁止性要求包括：（1）不得将个人消费、家庭消费的票据用于公司报销；（2）不得虚构业务事项、虚增报销金额，不得拼凑与实际业务无关的票据凑报销额度；（3）不得与商户串通开具与实际交易内容、金额不符的发票；（4）不得重复提交同一张票据（包括电子发票）多次报销。3各类费用报销标准及附件要求3.1差旅费用差旅费用是指员工因工作需要赴外地出差产生的交通费、住宿费、餐补及市内交通补助，所有差旅需提前在OA系统提交出差申请，注明出差事由、地点、时长、预估费用，经部门负责人审批通过后方可出行，紧急出差可口头申请，事后3个工作日内补填申请。3.1.1交通工具乘坐标准员工出差需严格按照职级对应的标准选择交通工具，超出标准的部分需自行承担，特殊情况需提前报总经理审批通过后方可报销，具体标准如下表所示：序号员工职级飞机高铁/动车/城际列车普通火车轮船长途汽车1高层管理人员（总经理、副总经理、总监级）商务舱/公务舱，可自行选择航班一等座/商务座软卧/高级软卧一等舱实报实销2中层管理人员（部门经理、副经理、主管级）经济舱，需提前3天购票，折扣不高于同期全价票的70%，超出部分自理二等座，行程超过6小时可申请一等座硬卧/软卧二等舱实报实销3普通员工经济舱，需提前3天购票，折扣不高于同期全价票的60%，超出部分自理，短程（行程2小时以内高铁可到达的）原则上不得选择飞机二等座硬卧三等舱实报实销注：陪同高层管理人员出差的普通员工，可根据实际情况申请乘坐同等级交通工具，需在出差申请中注明，经高层管理人员签字确认后方可报销。3.1.2住宿费用标准员工出差住宿需优先选择协议酒店，无协议酒店的按职级对应的标准执行，同性两人一同出差的需同住一间标准间，按单人标准的1.5倍核算住宿额度，具体标准如下表所示：序号员工职级一线城市（北京、上海、广州、深圳、苏州、杭州）新一线城市（成都、重庆、武汉、西安等15个新一线城市）二线及以下城市1高层管理人员实报实销，原则上单次住宿不超过1500元/晚实报实销，原则上单次住宿不超过1200元/晚实报实销，原则上单次住宿不超过1000元/晚2中层管理人员500元/晚/间，超出部分自理400元/晚/间，超出部分自理300元/晚/间，超出部分自理3普通员工400元/晚/间，超出部分自理320元/晚/间，超出部分自理240元/晚/间，超出部分自理注：出差期间因会议、培训要求入住指定酒店的，需提供会议/培训通知，可不受上述标准限制，据实报销。3.1.3餐补及市内交通补助员工出差期间的餐补及市内交通补助按自然天数核算，无需提供发票，随差旅报销一并发放，具体标准为：一线城市180元/天/人，新一线城市150元/天/人，二线及以下城市120元/天/人。如果出差期间有业务招待支出的，对应当天的餐补按50%发放；如果由接待方统一提供餐饮、交通的，当天不予发放餐补及交通补助。3.1.4差旅费用报销附件要求差旅报销需附带的附件包括：OA出差申请单、交通费票据（含行程单）、住宿费发票（含消费明细）、如果有招待支出的需附带招待申请单及相关票据，预支差旅款的需注明预支金额，冲销后多退少补。3.2业务招待费用业务招待费用是指因业务需要招待客户、合作方等外部人员产生的餐饮、礼品、娱乐等支出，所有业务招待需提前在OA系统提交业务招待申请，注明招待对象、人数、陪同人数、预估金额、招待事由，经部门负责人、财务经理审批通过后方可开展，紧急招待可口头申请，事后3个工作日内补填申请。3.2.1业务招待标准（1）陪同人数要求：陪同人员数量不得超过招待对象人数的1/3，单次招待陪同人数最多不超过5人；（2）人均消费标准：普通客户及合作方人均不超过150元/次，重要客户及核心合作方人均不超过300元/次，超出标准的需提前报总经理审批通过后方可报销；（3）礼品招待标准：单次礼品赠送单人价值不得超过500元，年度累计赠送同一对象价值不得超过2000元，不得赠送现金、购物卡、有价证券等违规礼品。3.2.2业务招待费用报销附件要求业务招待报销需附带的附件包括：OA业务招待申请单、发票、消费明细清单、付款截图，赠送礼品的需附带礼品签收记录。内部员工聚餐、团建产生的费用不属于业务招待费，需走福利费报销流程，附带团建方案、行政部确认的参与人员名单。3.3办公采购费用办公采购费用是指采购办公用品、办公设备、耗材、低值易耗品等产生的支出，采购需优先选择公司协议供应商，1000元以下的零星采购可由部门自行采购后报销，1000元以上的采购需提前走采购申请流程，由行政部统一采购。3.3.1办公采购报销标准（1）零星采购单次金额不得超过1000元，单部门月度零星采购总额不得超过5000元，超出部分需走统一采购流程；（2）采购金额超过2000元的固定资产类采购，需走固定资产审批流程，纳入公司资产管理台账。3.3.2办公采购费用报销附件要求办公采购报销需附带的附件包括：采购申请单（1000元以上需提供）、发票、消费明细清单、入库单/验收单、付款截图，固定资产采购需附带固定资产入库登记页。3.4市内交通及通勤费用市内交通费用是指员工在办公所在地市内因办理公务产生的公共交通、打车等费用，通勤费用是指员工上下班产生的交通费用。3.4.1交通费用报销标准（1）公务出行优先选择公共交通（地铁、公交），凭票据实报销，月度报销上限普通员工300元/月，中层管理人员500元/月，高层管理人员实报实销；（2）因工作需要加班至晚上9点以后、或者携带大额现金、贵重物品外出办事的，可申请乘坐网约车/出租车，凭票据实报销，不受月度上限限制，票据需显示上下车时间、地点，与加班/办事时间、地点匹配；（3）连号出租车票、时间与工作时间不符的打车票不予报销。3.4.2交通费用报销附件要求市内交通报销需附带的附件包括：票据、行程单（打车需提供）、加班申请单（加班打车需提供）。3.5会务及培训费用会务费用是指员工参加外部会议产生的相关费用，培训费用是指员工参加外部培训、公司组织内部培训产生的相关费用，所有会务、培训需提前提交申请，经部门负责人、人力资源部审批通过后方可参加。3.5.1会务培训费用标准（1）会务费、培训费按主办单位公布的收费标准据实报销，往返交通、住宿按差旅标准执行，计入会务/培训费用；（2）单次培训费用超过5000元的，需与公司签订服务期协议，服务期内离职的需按比例退还培训费用。3.5.2会务培训费用报销附件要求会务培训报销需附带的附件包括：会务/培训通知、签到表、发票、费用明细、付款截图，服务期协议（超过5000元的培训需提供）。3.6其他费用（1）快递费：由行政部统一月结的快递费，每月由行政部核对快递明细后统一报销，零星快递费凭快递面单、发票报销；（2）水电物业费：由行政部每月核对账单后统一报销，附带账单、发票、付款截图；（3）福利费：包括节日福利、员工体检、团建等费用，由行政部统一申请，附带福利方案、人员名单、发票、付款截图报销；（4）通讯费：员工月度通讯费报销上限普通员工200元/月，中层管理人员300元/月，高层管理人员500元/月，凭本人名下的手机话费发票报销。4报销流程实操步骤4.1报销单填报要求所有报销需优先通过OA系统报销模块填报，特殊情况无法使用OA的可填写纸质报销单，填报要求如下：（1）报销单信息需填写完整，包括报销部门、报销人、报销日期、费用事由、费用类别、金额、附件张数等，事由需具体明确，不得填写“费用报销”“办公用品”等模糊表述，需写明具体用途，如“3月10日招待XX公司客户用餐”“3月15日赴上海出差采购设备交通费”；（2）报销金额大小写需一致，不得涂改，涂改的报销单无效，需重新填写；（3）不同类别、不同项目的费用需分开填报，不得混在同一张报销单中，如差旅费用和业务招待费需分别提交报销申请；（4）电子发票报销需在OA系统中上传发票原件，系统自动核验是否重复报销，核验通过后方可提交。4.2票据粘贴规范所有纸质票据需按要求粘贴在统一的粘贴单上，不得随意粘贴，具体粘贴规范如下表所示：序号粘贴要求错误示例修正方式1粘贴顺序需按照票据时间从早到晚、票面金额从小到大，从粘贴单右侧向左依次对齐粘贴，每张票据错开1厘米左右，呈鱼鳞状排列票据随意堆叠粘贴，全部贴在粘贴单中间，票面信息被遮挡将票据拆开，按时间顺序从右向左依次粘贴，确保每张票据的关键信息（金额、发票章、开票日期）清晰可见2票据不得超出粘贴单边界，超出部分需裁剪或折叠，不得使用订书钉、回形针等金属物品固定票据大张发票超出粘贴单边界，用订书钉固定票据将超出部分沿粘贴单边界折叠整齐，使用固体胶或胶水粘贴，不得使用金属固定物3不同类别的票据需分开粘贴，如交通费、住宿费、招待费需分别粘贴在不同的粘贴单上，在粘贴单右上角注明票据类别、总张数、总金额所有票据混贴在同一张粘贴单上，未标注类别按类别分开粘贴，标注清楚每类票据的张数、金额4电子发票打印需清晰，按A4纸一半大小裁剪后粘贴，不得整张A4纸粘贴电子发票整张A4纸粘贴，大小超出粘贴单裁剪为合适大小后粘贴，确保发票信息完整4.3线上审批流程OA系统报销审批流程及各节点处理时限如下：（1）报销申请人：填报报销单，上传所有附件，粘贴纸质票据后提交部门负责人审批，处理时限：无限制，按报销时限要求提交即可；（2）部门负责人：审核报销事项的真实性、必要性，是否属于本部门预算，2个工作日内完成审批，不符合要求的标注驳回原因退回；（3）财务初审岗：审核票据合规性、附件完整性、金额准确性，是否在预算内，3个工作日内完成审批，不符合要求的标注驳回原因退回；（4）财务复审岗：对初审结果进行复核，重点核查大额支出（5000元以上）、特殊支出的合理性，2个工作日内完成审批，不符合要求的标注驳回原因退回；（5）总经理/授权审批人：对10000元以上的支出、特批事项进行最终审批，5个工作日内完成审批，不符合要求的标注驳回原因退回；（6）出纳岗：对审批流程全部完成的报销单进行打款，3个工作日内完成打款，打款完成后同步更新报销状态。注：各审批节点超时未处理的，系统自动发送提醒通知，超过3个工作日未处理的，报销申请人可提交上一级领导督办，督办后2个工作日内仍未处理的，系统自动视为同意，进入下一审批节点。4.4审批驳回处理规则报销单被驳回的，申请人需在3个工作日内按驳回原因修改完善后重新提交，超过3个工作日未重新提交的，系统自动作废该报销申请，超过30天未重新提交的，视为申请人自动放弃该笔费用报销，后续不再受理。5特殊事项处理规则5.1预支款冲销规则员工因差旅、采购、招待等事项需要预支款项的，需在OA系统提交预支款申请，注明预支事由、金额、预计冲销时间，经部门负责人、财务经理、总经理审批通过后可打款，预支款冲销规则如下：（1）预支款额度原则上不得超过预估费用的80%，专项采购预支款不得超过合同金额的30%；（2）每人同一时间最多只能有一笔未冲销的预支款，有未冲销预支款的，不得申请新的预支款；（3）预支款需在事项结束后10个工作日内提交报销申请完成冲销，多退少补，超过3个月未冲销的，财务部直接从申请人当月工资中扣除未冲销的预支款金额，直至冲销完成。5.2无票费用处理规则因特殊情况确实无法取得正规发票的费用，按以下规则处理：（1）单次金额1000元以下的无票费用，需提交无票费用情况说明，注明费用发生时间、事由、金额、无法取得发票的原因，附付款截图、消费记录、收款人联系方式等佐证材料，经部门负责人、财务经理审批通过后方可报销；（2）单次金额1000元以上的无票费用，原则上不予报销，特殊情况需总经理特批，特批通过后需按25%的企业所得税税率扣除对应的税费损失后再予报销；（3）无票费用不得超过部门月度费用总额的5%，超出部分不予报销。5.3跨部门分摊费用处理规则多