高校档案归档三合一制度

PAGE高校档案归档三合一制度一、总则（一）目的为了加强高校档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的查阅、利用和保管，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合高校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各学院在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案的归档工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。学校档案工作实行集中统一领导，由学校综合档案室归口管理全校各类档案。2.完整性原则。应归档的文件材料必须齐全完整，确保反映学校各项工作的全貌。3.准确性原则。归档的文件材料应真实、准确，符合实际情况。4.系统性原则。按照文件材料的形成规律和内在联系，进行科学分类、系统整理和编目。5.便于利用原则。档案的整理和保管应便于查阅和利用，提高档案的服务效能。二、归档范围（一）党群类1.学校党委、纪委、工会、团委等组织的工作计划、总结、报告、决议、会议记录、重要文件等。2.党员、团员名册，各类先进表彰材料。3.统战工作文件材料。（二）行政类1.学校行政工作的各项规章制度、工作计划、总结、报告、会议纪要等。2.学校机构设置、人员编制、干部任免、职称评定等文件材料。3.学校对外联络、合作交流、接待工作等文件材料。4.学校安全保卫、综合治理、信访工作等文件材料。（三）教学类1.教学计划、教学大纲、课程表、教学日历等。2.教材建设、教学改革、教学成果等文件材料。3.学生学籍管理文件，包括招生录取、学生注册、成绩管理、毕业审核等。4.教师教学业务档案，包括教学工作量、教学质量考核、教学获奖等。5.实习、实训、毕业设计（论文）等教学实践环节的文件材料。（四）科研类1.科研项目立项申请书、可行性研究报告、合同书等。2.科研项目研究过程中的实验数据、研究报告、学术论文、著作等。3.科研项目结题验收材料，包括结题报告、成果鉴定证书、获奖证书等。4.科研机构、科研团队建设文件材料。（五）基本建设类1.学校基本建设规划、项目可行性研究报告、初步设计文件等。2.建设项目招投标文件、合同协议、工程预决算等。3.工程建设过程中的施工图纸、施工记录、监理文件等。4.建设项目竣工验收文件，包括竣工验收报告、质量检验报告等。（六）仪器设备类1.仪器设备购置计划、论证报告、合同协议等。2.仪器设备验收文件，包括验收报告、质量合格证等。3.仪器设备使用说明书、操作规程、维修记录等。4.仪器设备报废处置文件。（七）财会类1.学校财务管理制度、预算决算报表等。2.会计凭证、账簿、报表等会计核算资料。3.财务审计报告、财务检查文件等。（八）外事类1.学校外事工作规章制度、外事计划、总结等。2.出国（境）人员审批文件、护照签证、国外学习工作材料等。3.外宾来访接待文件、国际合作交流协议等。三、归档要求（一）文件材料齐全完整各部门、各学院应按照归档范围，认真收集本部门、本学院在各项工作中形成的文件材料，确保无遗漏。（二）文件材料真实准确归档的文件材料应是原件，如有复印件，应注明原件存放处，并加盖提供单位公章。文件材料应字迹清晰，并符合耐久性要求。（三）文件材料整理规范1.分类科学合理。按照本制度规定的归档范围和分类方法，对文件材料进行分类整理。2.编号准确有序。对每一类文件材料进行编号，编号应连续、准确，便于查找和管理。3.编目详细清晰。编制文件材料目录，目录应包括文件编号、文号、题名、日期、责任者、页数等内容，确保目录与文件材料一一对应。（四）电子文件归档要求1.电子文件应与纸质文件同步归档，确保电子文件与纸质文件内容一致。2.电子文件应采用通用格式存储，如PDF、DOC、XLS等，并确保其可读性和可移植性。3.电子文件应进行分类整理，建立相应的文件夹结构，并按照编号规则进行命名。4.电子文件应进行备份，备份存储介质应妥善保管，定期进行检查和维护。四、归档时间（一）当年形成的文件材料，在次年上半年归档完毕。（二）科研项目、建设项目等在项目完成后三个月内归档。（三）教学实践环节的文件材料，在实践活动结束后一个月内归档。五、归档程序（一）部门整理各部门、各学院负责对本部门、本学院形成的文件材料进行收集、整理，并按照归档要求进行分类、编号、编目，填写《档案移交清单》。（二）部门审核各部门、各学院负责人对本部门、本学院整理好的文件材料进行审核，确保文件材料齐全完整、整理规范。（三）档案移交各部门、各学院将审核后的文件材料及《档案移交清单》一式两份，移交至学校综合档案室。学校综合档案室对移交的文件材料进行检查验收，如发现问题，及时退回原部门进行整改。（四）档案接收学校综合档案室对验收合格的文件材料进行接收，并按照档案管理的要求进行上架保管。同时，将《档案移交清单》一份留存，一份返还给移交部门。六、档案保管（一）档案库房建设学校应设立专门的档案库房，档案库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求，确保档案的安全保管。（二）档案装具配备档案库房应配备标准的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应坚固耐用，便于档案的存放和查找。（三）档案整理上架学校综合档案室对接收的档案进行进一步整理，按照分类方案进行上架保管，并建立档案存放位置索引，便于快速查找档案。（四）档案保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年；短期保管的档案是指反映学校局部工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年以下。（五）档案定期检查学校综合档案室应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等，如发现问题，及时采取措施进行处理。七、档案利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，在确保档案安全的前提下，为学校各项工作提供有效服务。（二）利用范围本校教职工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案；外单位因工作需要查阅本校档案的，须经学校主管领导批准，并办理相关手续。（三）利用手续1.本校教职工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到学校综合档案室办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅本校档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经学校主管领导批准后到学校综合档案室办理查阅手续。查阅重要档案或涉及机密的档案，须经学校保密委员会批准。3.查阅、借阅档案应在学校综合档案室指定的地点进行，并遵守档案查阅、借阅的相关规定。查阅档案一般不得带出档案室，如有特殊情况需要带出的，须经学校综合档案室负责人批准，并限期归还。（四）利用登记学校综合档案室应对档案利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称及数量等。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由学校分管领导担任组长，成员包括学校综合档案室负责人、各部门档案工作负责人等。档案鉴定工作领导小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织开展档案鉴定工作。（二）鉴定标准档案鉴定工作应根据档案保管期限划分标准，结合档案的实际价值，对档案进行全面审查和鉴定。对已超过保管期限且无保存价值的档案，可提出销毁意见。（三）鉴定程序1.学校综合档案室对拟销毁的档案进行初步清理，列出清单，注明档案名称、数量、保管期限等。2.档案鉴定工作领导小组组织相关人员对拟销毁的档案进行鉴定审查，对符合销毁条件的档案，签署销毁意见。3.学校综合档案室根据档案鉴定工作领导小组的销毁意见，编制《档案销毁清单》，报学校主管领导审批。（四）销毁实施经学校主管领导批准后，学校综合档案室会同相关部门对拟销毁的档案进行销毁