会议室出租免责协议书

会议室出租免责协议书1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称为“环球商务中心（北京）有限公司”，地址位于中国北京市朝阳区光华路1号环球sohoA座15层，法定代表人为张明，联系电话甲方是一家专注于高端商务服务的综合性企业，拥有丰富的会议和场地运营经验。为进一步提升服务能力，甲方拟出租其下属管理的“金茂北京中心”会议场所，用于乙方举办各类商务活动、会议及展览等。甲方凭借专业的场地设施、完善的配套服务以及优越的地理位置，致力于为乙方提供高品质的会议租赁解决方案，确保活动顺利进行。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称为“国际科技集团（上海）有限公司”，地址位于中国上海市浦东新区陆家嘴环路1000号金茂大厦25层，法定代表人为李强，联系电话乙方是一家以科技创新为核心的企业，长期从事高新技术产品的研发、推广及行业交流活动。为满足公司年度大型产品发布会及行业峰会等活动的场地需求，乙方经多方考察后选择租赁甲方的“金茂北京中心”会议室，以利用其先进的设备、灵活的布局及专业的服务团队。双方基于平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，达成本协议，明确双方权利义务及合作细节。

**协议简介**

本协议的签订基于甲乙双方对商务会议市场需求的共同认知及对服务品质的严格要求。甲方作为专业的会议场地提供方，拥有符合国际标准的会议设施、先进的影音设备、完善的安保系统以及经验丰富的服务团队，能够满足乙方举办高规格商务活动、技术研讨会及客户答谢会等多元化需求。乙方作为会议活动的举办方，对甲方的场地资源及服务能力表示认可，并希望通过租赁方式获得稳定、高效的会议场地支持。双方合作的前提是甲方能够按照乙方的具体需求提供符合标准的会议场所，并确保场地在租赁期间的安全、正常运行；乙方则需按照协议约定支付租金及相关费用，并遵守甲方的场地管理规定。本协议的达成，不仅有助于乙方活动的顺利开展，也将进一步促进甲方场地资源的有效利用，实现双方的互利共赢。

第一条协议目的与范围

本协议的主要目的是明确甲乙双方在会议室租赁过程中的权利与义务，确保乙方能够按照约定租赁并使用甲方的会议室资源，同时保障甲方权益不受侵害。协议范围涵盖会议室的租赁申请、使用条件、费用支付、服务标准、违约责任及争议解决等事项。具体内容包括：乙方根据自身活动需求向甲方提出会议室租赁申请，甲方根据乙方的申请及本协议约定提供符合条件的会议室及配套服务；乙方在租赁期内享有对会议室的合理使用权，并需遵守甲方制定的相关管理规定；甲方负责确保会议室设施设备的正常运行及场地的清洁卫生；双方就租金、押金、支付方式等费用事项达成一致；明确违约情形及相应的责任承担方式；以及因不可抗力等特殊情况导致协议无法履行时的处理机制。本协议旨在通过规范化操作，构建稳定、高效的合作框架，促进双方长期合作关系的建立与维护。

第二条定义

1.**会议室**：指由甲方提供租赁的场所，包括但不限于“金茂北京中心”内符合活动需求的各类会议厅、培训室及多功能厅。

2.**租赁期**：指乙方根据本协议约定支付租金并使用会议室的期限，具体起止时间以双方确认的订单或合同附件为准。

3.**配套服务**：包括但不限于场地布置、设备调试、茶歇服务、安保支持及专业服务人员协助等，具体内容根据乙方需求另行约定。

4.**押金**：乙方为保障履行本协议义务而向甲方支付的一定金额，租赁期满且无违约情形后予以退还。

5.**不可抗力**：指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、战争等导致协议无法履行的情形。

第三条双方权利与义务

**1.甲方的权力与义务**

（1）甲方有权按照本协议约定向乙方收取租金及其他费用，并要求乙方遵守相关管理规定。

（2）甲方应确保所提供的会议室设施设备完好可用，包括但不限于投影仪、音响系统、空调、照明及网络服务等，并配备至少1名现场服务人员协助处理突发问题。

（3）甲方需在租赁期内保障会议室的清洁卫生，每日进行基础清洁，并在活动结束后进行全面清扫。

（4）甲方有权对乙方使用会议室的方式进行检查，确保活动符合公共秩序及消防安全要求，如发现违规行为应及时制止。

（5）甲方应提供必要的安保支持，确保租赁期间场地安全，但乙方自行携带的贵重物品需自行保管。

（6）如因甲方原因导致会议室无法按约定使用（如设备故障、场地维修等），甲方应提前通知乙方并协商调整租赁方案或退还相应费用。

**2.乙方的权力与义务**

（1）乙方有权按照本协议约定租赁并合理使用甲方提供的会议室，用于商业性或非商业性活动，但需符合法律法规及甲方场地使用规范。

（2）乙方在租赁前需向甲方提交详细的会议需求，包括活动时间、参与人数、设备需求及场地布置方案，甲方根据实际情况予以确认或提出建议。

（3）乙方应按协议约定支付租金及押金，支付方式为活动开始前一次性付清，或根据甲方要求分期支付。逾期支付需承担违约责任，包括但不限于每日千分之五的滞纳金。

（4）乙方需自行负责租赁期间的场地布置、物料采购及人员管理，并确保活动结束后恢复原状，不得损坏或占用甲方设施设备。如造成损坏，需赔偿实际损失。

（5）乙方应遵守甲方的场控规定，包括但不限于噪音控制、吸烟限制及垃圾处理要求，不得进行任何危害公共安全或影响其他租户的行为。

（6）乙方需提前至少3天提供活动参与人员名单及特殊需求（如无障碍设施、素食安排等），以便甲方做好服务准备。如临时变更需求，应提前通知并协商处理。

（7）乙方在租赁期间需自行承担活动相关的保险责任及税费，如涉及政府审批事项，需自行办理并确保合法合规。

（8）乙方如需使用甲方提供的配套服务（如茶歇、设备租赁等），需另行签订补充协议并支付相应费用，具体标准以甲方公示的价目表为准。

（9）乙方在租赁期满或提前终止协议时，需配合甲方进行场地检查及结算手续，确认无违约后甲方退还押金。

（10）乙方如需转租会议室，需事先征得甲方书面同意，并承担相应责任，否则甲方有权解除协议并追究违约责任。

第四条价格与支付条件

1.会议室租赁价格根据乙方租赁的会议室类型、租赁时长及是否包含配套服务确定，具体费用标准以甲方提供的价目表为准。乙方在签订本协议时需向甲方支付租赁费用的50%作为定金，剩余50%需在租赁活动开始前7个工作日内付清。

2.如乙方选择使用甲方的配套服务（如茶歇、设备租赁等），需按甲方公示的价目单支付相应费用，并至少在活动前3个月确定最终服务内容及费用。

3.支付方式以银行转账为主，乙方需将款项转入甲方指定账户：开户行：中国工商银行北京光华路支行，账户名：环球商务中心（北京）有限公司，账号：622202**********。甲方在收到款项后应向乙方开具等额发票。

4.如乙方因故无法按约定支付费用，需提前30天书面通知甲方，并协商调整支付方案。逾期支付超过15天，甲方有权暂停提供服务或解除协议，并要求乙方支付相当于未付金额10%的违约金。

5.乙方支付的押金金额为人民币伍万元整（￥50,000），用于担保乙方履行本协议各项义务。租赁期满且无违约情形后15个工作日内，甲方核实无后续费用后一次性无息退还乙方。如乙方存在违约行为（包括但不限于损坏设施、逾期付款等），甲方有权从押金中扣除相应赔偿金，不足部分乙方可补足，若押金不足以弥补损失，乙方需另行赔偿。

第五条履行期限

1.本协议有效期为自双方签字盖章之日起至租赁活动结束且所有费用结清之日止。

2.乙方的租赁申请自甲方书面确认之日起生效，租赁期限根据乙方需求具体约定，最短租赁期限为4小时，最长不超过72小时，超过部分需另行协商。

3.关键时间节点包括：乙方需在活动开始前24小时向甲方提供最终参会人数及设备需求清单；甲方需在租赁活动开始前2小时完成场地布置及设备调试；活动结束后4小时内，乙方需配合甲方完成场地检查及清洁确认。

4.如乙方需延长租赁期限，需至少提前24小时书面通知甲方，双方协商一致后可签订补充协议。未经甲方同意擅自延期的，视为违约。

5.协议期满后，如乙方仍有租赁需求，需提前30天书面通知甲方，双方可协商续签。若乙方未提前通知，协议自动终止，甲方不再保留优先租赁权。

第六条违约责任

**1.乙方的违约责任**

（1）**逾期支付费用**：乙方未按本协议第四条约定支付租金、配套服务费或押金，每逾期一日，应向甲方支付应付未付金额千分之五的违约金。逾期超过30日，甲方有权单方面解除协议，已支付费用不予退还，并追加相当于应付未付金额20%的违约金。

（2）**擅自转租或分租**：乙方未经甲方书面同意擅自将会议室转租或分租给第三方，甲方有权立即解除协议，并要求乙方支付相当于租金总额30%的违约金。因转租行为给甲方造成损失的（如名誉损害、客户投诉等），乙方需承担全部赔偿责任。

（3）**违反场地管理规定**：乙方在租赁期间从事违法活动、严重污染环境、损坏公共设施或干扰其他租户正常使用，甲方有权当场中止协议，并要求乙方立即撤离，同时扣除全部押金作为赔偿，并保留追究进一步损害赔偿责任的权利。

（4）**未按时归还或恢复场地**：租赁期满或协议解除后，乙方未按时归还会议室或未按甲方要求恢复原状（包括但不限于地面划痕、墙面污损、设备损坏等），甲方有权委托第三方进行修复，费用由乙方承担，修复费用超出押金部分，乙方可补足差额。

（5）**提供虚假信息**：乙方在签订协议或租赁申请中提供虚假信息（如活动性质、参与人数等），一经查实，甲方有权解除协议，并要求乙方支付相当于租金总额50%的违约金。

**2.甲方的违约责任**

（1）**无法提供会议室**：因甲方原因（如设备重大故障、场地被征用等）导致乙方无法按约定使用会议室，且在乙方通知后48小时内未能提供同等条件替代方案的，甲方应退还乙方已支付的全部租金及押金，并赔偿乙方因此遭受的直接经济损失，赔偿上限不超过乙方本次租赁预计总费用的30%。

（2）**配套服务中断**：甲方承诺提供的配套服务（如茶歇、设备租赁）因自身原因未能按时交付或质量不符合约定标准，应立即采取补救措施，并退还乙方对应服务的费用。若因服务中断给乙方活动造成重大影响，乙方可要求甲方支付相当于服务费用2倍的违约金。

（3）**泄露乙方信息**：甲方及其工作人员泄露乙方提供的商业秘密或客户信息给第三方，应承担相应的法律责任，并赔偿乙方因此遭受的经济损失及商誉损失。

**3.违约金与赔偿的适用**

（1）本协议约定的违约金条款为独立责任，非损失赔偿的替代方案。实际违约方除支付违约金外，仍需对守约方因此遭受的直接损失承担赔偿责任，赔偿金额以实际损失为限。

（2）如一方违约行为导致协议目的无法实现（如乙方因甲方场地问题无法举办活动，或甲方因乙方违约无法收回场地），守约方有权解除协议，并要求违约方承担协议总金额40%的违约金，并赔偿全部直接损失。

（3）双方均应采取合理措施防止违约行为扩大，因违约方未采取措施导致损失扩大的，扩大部分的损失由违约方自行承担。

（注：以上内容未包含不可抗力、争议解决等条款，仅针对违约责任部分进行详细阐述，后续条款需按协议范本整体框架补充。）

第七条不可抗力

1.**定义**：不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害（如地震、洪水、台风、雷击等）、战争、恐怖袭击、政府行为（如征收、禁令、政策调整等）、流行病疫情以及因社会原因导致的交通中断、骚乱等。

2.**通知义务**：任何一方因不可抗力导致无法履行或无法完全履行本协议义务时，应在不可抗力发生后7个工作日内书面通知对方，并提供相关证明材料（如政府部门公告、新闻报道、保险理赔文件等）。

3.**责任免除**：因不可抗力导致协议部分或全部无法履行的，受影响方根据不可抗力的影响程度，可部分或全部免除违约责任，但应采取合理措施减少损失。双方应协商调整履行期限或解除协议，且互不承担赔偿责任。

4.**不可免责情形**：若不可抗力仅影响协议的部分条款，双方应协商修改或另行约定；若不可抗力导致协议整体目的无法实现（如因疫情导致活动无法举办），双方可协商解除协议，已产生的费用按实际提供的服务比例返还。

5.**持续影响**：不可抗力状态持续超过30日，双方均有权书面通知对方解除协议，并退还已支付但未使用的费用。甲方应退还乙方押金，乙方应结清所有费用。

6.**不可抗力证明**：本协议所称不可抗力证明文件包括但不限于政府官方公告、保险公司理赔确认书、权威媒体报道等。任何一方对不可抗力认定有异议，可通过争议解决机制处理。

第八条争议解决

1.**协商解决**：双方在履行本协议过程中发生争议，应首先通过友好协商解决，协商期内双方应保持沟通，争取达成书面和解协议。

2.**调解程序**：协商未果的，可共同委托第三方调解机构（如中国国际经济贸易仲裁委员会或北京市商务委员会）进行调解。调解达成一致后，双方应签订调解书并履行。

3.**仲裁选择**：若调解无效，争议双方应将争议提交中国国际经济贸易仲裁委员会（CIETAC），按照该会届时有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁地点为甲方所在地（北京市），仲裁语言为中文。仲裁裁决为终局裁决，对双方均有约束力。

4.**诉讼管辖**：除上述仲裁约定外，任何一方均不得向人民法院提起诉讼。若一方违反仲裁约定，另一方有权向有管辖权的人民法院（以甲方所在地北京市朝阳区人民法院为优先管辖地）提起诉讼，但法院审理范围不得超出仲裁事项。

5.**证据效力**：仲裁或诉讼过程中，双方提交的证据材料应真实、合法、有效，仲裁庭或法院将对证据进行审查认定。争议解决期间，非经对方书面同意，任何一方不得泄露对方商业秘密或泄露调解、仲裁内容。

6.**费用承担**：仲裁或诉讼费用（包括仲裁费、律师费、保全费等）由败诉方承担，但双方均应预付仲裁或诉讼费。若争议因一方违约引起，守约方有权要求违约方承担其合理维权费用。

第九条其他条款

1.**通知方式**：本协议项下的所有通知、请求、要求或其他通信均应以书面形式（包括但不限于书面信函、传真、电子邮件）发送至本协议首部载明的地址或联系方式。任何一方变更联系方式，应至少提前7日书面通知对方。以电子邮件方式发送的，发出时视为送达；以快递或挂号信方式发送的，寄出后3日视为送达。

2.**协议变更**：对本协议的任何修改或补充，均须经双方书面同意并签署补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。任何口头约定或非书面形式变更均无效。

3.**终止条件**：除本协议另有约定（如违约终止、不可抗力终止）外，任何一方可在租赁期届满后书面通知对方终止本协议，但已产生的费用仍需结清。提前终止协议的，提出方应向对方支付相当于一个月租金的违约金，若提前终止是由于甲方原因，则违约金由甲方承担。

4.**可分割性**：本协议任何条款的无效或不可执行，不影响其他条款的效力。双方应协商替换为内容最接近的有效条款。

5.**完整协议**：本协议构成双方就本协议标的达成的完整协议，取代此前所有口头或书面的协议、谅解或安排。

6.**适用法律**：本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决