档案员岗位职责3

档案员岗位职责

1.档案员必须熟练掌握档案业务知识，了解、掌握公司职能活动和档案

材料情况。

2.档案员负责档案的接收、整理、编号、装订、存放、管理工作。

3.档案员负责督促各部门档案资料的移交工作。

4.档案员负责档案资料的借阅、登记、统计等工作。

5•各部门兼职资料员必须配合公司档案员做好有关档案资料的收集、整

理及交接工作。

6.档案员必须按要求做好保密工作。

7.档案员必须做好档案室设备、设施的保管维护工作。

8,完成公司安排的其它相关工作。

档案管理制度

1、存放档案，应按照类别和保管次序，自左向右，自上而下排列。

2、归档的文件材料应对照归档范围，完整、准确、系统收集。工程技术

类档案应符合国家有关规定，归档的文件材料种类、份数及每份文件的

页数均应齐全完整。

3、声像类、实物类档案要清晰完整，符合有关规定和标准，归档要求

提供拍摄时间、地点、内容、背景、作者等信息。

4、为确保档案室的安全，应做到防火、防盗、防高温、防虫、防潮、防

光、防尘、防鼠等，室内严禁吸烟、不得存放易燃品，管理人员下班之前

要切断电源。

5、档案的移出、外借必须履行登记手续，借出的档案查阅后尽快归还。

各类资料进入档案室必须严格登记制度，机密资料、档案严防丢失、严

防泄密事件发生。

6、公司对档案进行定期或不定期的检查，如存在管理混乱，档案破损

或遗失现象，视情况对管理人员处以批评、罚款、直到辞退处理。

7、要定期对库藏档案进行清理核对，做到帐、物相符。对破损或载体

变质的档案，要及时修补和复制，库藏档案需移交或销毁时，应注册登

记，保存依据。

档案借阅、复印制度

提出申请.领导批准.办理手续.使用档案.归还档案

1、借阅、复印档案应先枇准，再办理《档案借阅登记表》手续。

2、借阅、复印人不得将档案随意拆散、涂改、抽调、剪裁档案。

3、借阅、复印人不得将档案随意传看，携带外出（工作除处），以防

丢失。

4、借阅完毕，应立即归在，如有差错，追究当事者责任。

5、档案借阅时间不得超过10天，确因工作需要不能按时归还，应办

理延期手续。

6、调离的员工，必须将档案材料还清后，方可办理调离手续。

物业管理档案资料明细

项目名称

物业管理小区基本资料

使用人资料用户须知、基本资料、物品出入登记卡

装修资料装修申请表、报建批文、装修工程图纸、施工安全责

任书、装修施工人员出入证、施工单位营业执照、装

修巡查记录、装修验收记录

维修资料修缮计划与方案、维修申报表、派工单、维修回访记

录、公共设施维修记录

绿化养护资料绿化检查记录，养护记录

清洁、保洁资料整改通知单，保洁日检记录

消防管理资料巡视记录、检查记录、动火作业审批表、设施运行记

录、火灾隐患整改通知

安防资料巡视记录、检查记录、查岗记录、监控系统资料、紧

急事件处理记录、车辆管理记录、巡逻记录、安全隐

患整改通知。车辆进出管理记录

设备管理资料设备台帐、设备维修保养计划与申请报告、设备维修

保养记录、设备运行记录、设备检查记录

员工管理资料员工个人资料、员工培训计划、培训记录、员工业绩

考核及奖罚记录

服务质量反馈资用户意见调查、统计记录、用户投诉及处理记录。

料

文化资料小区文化活动计划及实施情况记录、文化活动图片及

设备清单，安装调试记录，使用注意事项、说明、质保书

工程监理报告

档案员岗位职责

1、认真学习马列主义、毛泽东思想、“三个代表”及科学发展观，贯

彻执行档案法规，讲究职业道德热爱本职工作，为发展档案事业尽职尽责。

2、努力学习科学文化知识，钻研业务，掌握本机关种类档案的分类、

组卷、编目、保护、利用的知识和技能，搞好所属机构的业务指导工作。

3、对本单位应归档的文件材料按时收集、分类、整理、组卷、书写编

目、保证案卷质量、做到管理科学，方便利用，努力实践档案工作的标准

化、规范化。

4、坚持原则，保守机密，忠于职守，坚守岗位，不将档案材料擅自带

离工作岗位或给无关人员传阅。

5、热情接待查档人员，为查档者提供方便，提供档案做到及时、准确。

6、做好档案信息利用，资料收集，编制检索工具，编研和档案统计工

作。

7、做好档案的收进、移出和统计工作。

8、认真做好档案鉴定工作，对已超过保管期限确无利用价值的档案材

料提出存毁意见，编造销毁清册，经领导和单位审核后，按规定程序进行

销毁，并报市档案行政管理部门备案。

档案借阅制度

1、职能部门人员借慌档案，需经主管领导批准，办理借阅登记手续，

方可查阅。

2、借阅机密档案，必须经主管领导批准后，在阅览室内查阅。

3、外单位查阅本单位档案，必须持单位介绍信。写明利用目的，内容

及来人政治面目，经主管领导批准后，方可查阅，但一律不得借出。

4、借阅档案者未经许可，不得随意抄录、复印和拍照原文。

5、借阅人员必须爱惜档案、资料，保持档案的清洁与完整，不得在档

案上勾划、涂改、污损、抽页，注意保密，不得转借和遗失。如发现问题，

根据情节轻重，依法处理。

6、档案员有责任检查借阅者归还的档案，了解保管情况和利用效果。

借阅人员有义务汇报、介绍利用情况。

7、借阅期限，按要求用毕归还。如需借走，或延长时间，必须经单位

主管档案工作的领导批准，方可办续借手续，期限为期一年，到期必须归

还

档案保密制度

1、严格遵守、执行党和国家的保密制度、维护档案的安全、完整和统

2、机密档案要妥善保管加强保密措施。

3、机密档案、资料的借阅，必须履行严格的领导审批手续，经领导批

准后，方可在指定的场所阅读，不得外借。

5、机密档案不准摘抄或复制。

6、档案员或查阅人员对档案的内容要保密。不得在公共场所谈论，不

准携带档案文件回家，探亲，访友。造成失密、泄密要追查当事者和工作

人员的责任。

档案库房管理制度

1、档案库房内有“九防”措施：即防盗、防火、防光、防虫、防尘、

防潮、防鼠、防污染、防高温。并定期检查、通风。

2、保持库内清洁，做好温湿度记录，使库房相对湿度保持在45%—60%

之间，温度保持在14T—24七左右为宜，如有异常情况及时采取改进措施。

3、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃易爆等危险物品和与档案无关的物

品。停电时应用手电照明，不得使用蜡烛等明火器具。

4、库房设专人管理，无关人员一律不得进入库房。随时关好门窗，确

保档案安全。

5、档案出入库情况应有详细记录，借阅的档案收回时，及时放回原处，

不得前后错位。

6、案柜的摆放应做到整齐美观。远离窗户，随时做好保洁工作。

档案统计制度

档案统计工作是档案工作中一项独立的工作环节，也是保证档案工作

质量，提高档案工作水平的一项有效方法。

1、档案统计工作应准确、及时、科学。

2、根据档案资料的查阅、借阅登记，每年统计一次利用效果情况。

3、凡立卷归档的文书、会计、科技、声像档案，应分类填写登记簿,

年终汇总立卷情况。

4、经档案室移交出去或销毁的档案，应进行统计登记。

立卷归档制度

一、归档范围：凡是本单位在各项工作活动中直接形成的、已经办理完

毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载

体的文件材料，均应依法归档，任何人不得以任何借口拒绝归档。

二、归档时间

1、文书档案：本年度各部门形成的各种不同形式和载体的文件材料，

在次年一月底前由档案室管理人员统一布置立卷,经本部门负责人审定后,

每年三月份移交档案室集中统一保管。

2、会计档案由财务部门年终立卷，保存一年后，移交综合档案室保管。

4、设备档案：按同一设备仪器名称，含设备购置、合同、说明书、安

装、调试、验收记录等文字材料，指定负责人员，收集整理。设备投入使

用后及时移交档案室保管。

5、声像档案在每项工作活动完毕后随时整理归档。

6、实物档案：单位获荣誉奖品、铜牌等按时间顺序随时编号归档

三、归档要求

1、应归档的文件材料要收集齐全、完整、核对准确，按照文件材料

的形成规律及其内在联系，进行分类、立卷，使案卷能正确反映出本校工

作活动的真实情况，便于保管和利用。

2、归档的文件材料一般一式一份。重要或利用频繁的，可酌情增加

归档份数。

3、凡归档的文件材料，其制作材料必须利于长期保存，同时要保证

图样清晰，字迹工整耐久，签署完备。禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作

文件。

4、案卷封面各个项目应填