《办公自动化》-第4章 Excel 基础应用

4.1Excel2003概述4.1.1Excel2003的工作特点①Excel2003具有强大的电子表格功能，提供了丰富的格式化命令，用户可根据需要随意设计、修改报表，制作具有专业水平的表格。②数据库管理工作表中的数据是以数据库形式保存的，内含大量处理数据库的命令和函数。③数据分析和图表管理可对图表文字、图案、位置等元素进行格式设置，也可以进行大量的分析与决策方面的工作。④利用对象的插入使用链接和嵌入技术，用户可将其他软件制作的内容插入到Excel2003工作表中。⑤数据清单管理和数据透视表功能可通过记录单添加数据，对清单中的数据进行查找和排序，并对查找到的数据自动进行分析和分类汇总。下一页返回4.1Excel2003概述4.1.2Excel2003的启动和退出1.启动启动Excel2003有多种方法。（1）利用“开始”菜单启动（2）利用桌面快捷方式启动2.退出4.1.3Excel2003的工作界面1.Excel2003窗口组成（1）编辑栏（2）工作表区（3）工作表标签下一页上一页返回4.1Excel2003概述2.工作簿、工作表和单元格（1）工作簿

Excel中用来存储并处理数据的文件叫工作簿。首次启动Excel后，系统默认生成一个名为Book1.xls的工作簿。一个工作簿中可包含多张工作表（至少1个，至多255个），默认生成3张，分别为Sheet1、Sheet2、Sheet3。（2）工作表工作表是工作簿的一个组成部分。一个工作簿文件系统默认由3张工作表组成，用户可根据需要进行增减。工作表分别以Sheet1、Sheet2…SheetN命名，显示于工作表标签区，用户可通过单击方便地进行表间切换。下一页上一页返回4.1Excel2003概述（3）单元格与活动单元格工作表是一张二维表，单元格即工作表中每行和每列交叉点处的小格，是工作表的基本成分，又称单元。每个单元格用其所在工作表中的列标和行标作为地址名字，如B3表示第3行第2列单元格。行号位于各行左侧，其范围为：1～65

536；列标位于各列上方，其范围为：A～IV，即一张工作表由65536×256个单元格组成。3.Excel操作的鼠标指针在Excel2003窗口中移动光标时，不同区域会有不同的显示形状，以表示不同的状态。光标的形状及功能如表4-1所示。上一页返回4.2工作簿的基本操作

4.2.1创建和打开工作簿1.创建新工作簿启动Excel，即可新建一个空白工作簿。但有时启动Excel后，还需要创建一个新工作簿，有以下几种方法。①利用菜单命令新建工作簿：选择“文件”→“新建”命令，可以选择新建一个工作簿。②利用“新建”按钮创建工作簿：通过单击工具栏上的“新建”按钮创建工作簿。③利用快捷键创建工作簿：按Ctrl+N键，也可以创建新的工作簿。下一页返回4.2工作簿的基本操作

2.打开已经创建的工作簿启动Excel后，如果要打开系统中已存在的其他工作簿，步骤如下。选择“文件”→“打开”命令，或单击工具栏上的“打开”按钮，或者按Ctrl+O键，打开“打开”对话框，选择文件所在的位置，单击“确定”按钮，打开工作簿。4.2.2单元格1.单元格的选定（1）选定单个单元格（2）选定连续的单元格区域（3）选定不连续的单元格区域（4）选定整行或整列（5）选定整个工作表下一页上一页返回4.2工作簿的基本操作

2.编辑单元格（1）单元格的输入（2）单元格的修改3.单元格的复制（1）复制单元格区域（2）复制单元格中的部分数据（内容）到其他单元格（3）选择性粘贴下一页上一页返回4.2工作簿的基本操作

4.单元格的移动①选定要移动的单元格区域。②将光标定位于选定单元格区域的边框，此时光标变成白色方块与箭头的组合。按住鼠标左键拖动到相应位置释放鼠标，单元格的内容将被移到新的位置（释放鼠标前按住Ctrl键不放，可以实现复制）。如果按右键拖动会有不一样的效果（可以选择复制、移动、仅内容、仅格式等选项）。5.单元格的插入6.单元格的删除7.清除单元格数据8.撤销与恢复操作下一页上一页返回4.2工作簿的基本操作

4.2.3不同的数据类型数据输入说明1.数值数据及其输入由数字（0～9）以及数字与特殊字符（如+、（）、-、/、%、$）等组成的字符串可看成数值数据。单元格若未作特殊设定，则在其中输入的数字为数值常量。2.文本数据及其输入单元格中的文本包括任何字母、数字和键盘符号的组合。每个单元格最多可包含32000个字符，如果单元格列宽容不下文本字符串，就要占用相邻的单元格。如果相邻单元格中已有数据，就会截断显示。下一页上一页返回4.2工作簿的基本操作

3.日期、时间数据及其输入日期数据的格式有“年-月-日”、“月/日/年”等。例如，1976年5月25日的表现形式有：1976年5月25日；1976/5/25；1976-5-25；25-MAY-1976；5-25-1976；MAY25,1976。上一页返回4.3工作表的编辑

4.3.1插入与删除行或列1.插入行（或列）选中需要插入行的位置，选择“插入”→“行”命令即可，插入行的位置会出现在选择行的上方。2.删除行（或列）删除行（或列）的操作方法更简单，只需选定需要删除的行（或列），按Delete键，或选择“编辑”→“删除”命令即可。下一页返回4.3工作表的编辑

4.3.2查找与替换“查找”和“替换”是一组类似的命令，前者负责实现在指定范围内快速查找用户所指定的单个字符或一组字符串；后者将找到的单个字符或一组字符串替换成为另一个字符或一组字符串，从而简化用户对工作表的编辑。4.3.3拼写检查如果在工作表中输入了大量的英文单词，可以使用Excel2003的“拼写检查”功能来找出含有拼写错误的单词，并且它会提供一些修改建议以供选择。下一页上一页返回4.3工作表的编辑

4.3.4自动填充功能1.序列填充类型（1）等差序列（2）等比序列（3）日期序列（4）自动填充序列下一页上一页返回4.3工作表的编辑

2.使用自动填充功能建立一个有变化规律的序列图4-20自动填充①将该行或该列的前两个单元格数据填好。②选择这两个单元格。③将光标移到选定单元格区域右下角的填充柄位置，这时光标变成小的黑十字。④按住鼠标左键不放，拖动鼠标直至输入结束的位置。⑤释放鼠标，数据就会自动根据序列和步长值填充到其他单元格。3.使用“序列”对话框创建序列4.建立自定义填充序列上一页返回4.4工作簿的管理

4.4.1选定工作表1.选定一张工作表只有在工作表成为当前活动工作表（工作表标签以白底显示）后，才能使用。没有被激活的工作表标签以灰底显示。2.选定连续的多张工作表选定多个相邻工作表的操作步骤如下。①单击第一个工作表的标签。②按住Shift键的同时，单击要选定的最后一个工作表标签。这样，包含在这两个标签之间的所有连续工作表均被选中。3.选定不相邻的工作表选定不相邻的工作表和选定相邻的工作表操作步骤相似，只需将按Shift键改成按Ctrl键即可。下一页返回4.3工作表的编辑

4.4.2改变工作表的数目1.插入工作表2.删除工作表3.更改默认工作表数量4.4.3对工作表重命名

Excel中默认的工作表以Sheet1、Sheet2、Sheet3……方式命名，我们可以为这些工作表取一些直观且有意义的名称。工作表的名称最多可以包含31个字符。下一页上一页返回4.4工作簿的管理

4.4.4移动和复制工作表1.移动工作表2.复制工作表4.4.5分割工作表在Excel2003中，允许将一张工作表按照横向或纵向进行分割，这样就可以同时观察或编辑同一张工作表的不同部分，分割后的部分称为“窗格”。在每个窗格上都有滚动条，可以使用它们滚动对应窗格中的内容。下一页上一页返回4.4工作簿的管理

4.4.6隐藏和恢复工作表如果当前工作簿中的工作表数量较多，用户可以将存有重要数据或暂时不用的工作表隐藏起来，这样不但可以减少屏幕上的工作表数量，而且可以防止工作表中重要数据因错误操作而丢失。工作表被隐藏以后，如果还想对其进行编辑，还可以恢复其显示。1.隐藏工作表2.恢复工作表下一页上一页返回4.4工作簿的管理

4.4.7保护工作表保护工作表可以保护工作表中的单元格、Excel宏、图表和图形对象等。如果用户保护的是工作簿，可以将工作簿中的结构和窗口保护起来。工作表被保护以后，他人就无法修改和查看用户编辑的工作表。4.4.8冻结工作表窗格如果一个数据清单很大，就不能在一幅屏幕内显示全部内容，只能利用水平、垂直滚动条来滚动显示。但是在滚动时会使左边列和上面的行滚动出屏幕的可视范围之外，使得用户不能看清当前被显示的单元格数据的含义。为此在显示一个很大的数据清单时用户希望某些列和行被固定（即“冻结”）。上一页返回4.5格式化工作表

4.5.1格式化单元格1.设置文本格式（1）使用“格式”菜单栏设置文本外观（2）使用“单元格格式”对话框设置文本格式2.设置数字格式在工作表中，有时需要对许多数值小数点后的位数进行设置，如有效位数的保留、小数点后的舍入方式等。3.设置分数格式分数的表示方法有多种形式，在实际操作中，有时还需要将分数的格式进行设置。下一页返回4.5格式化工作表

4.自定义数字格式

Excel2003提供了多种数字格式，当不能满足实际工作需要时，用户可以设置一个自定义的数字格式。5.设置日期和时间格式下一页上一页返回4.5格式化工作表

4.5.2设置列宽与行高1.设置列宽2.设置行高4.5.3隐藏行或列1.隐藏行或列2.取消隐藏下一页上一页返回4.5格式化工作表

4.5.4设置对齐方式1.水平对齐2.垂直对齐3.设定文本方向利用这一功能可以将单元格中的内容进行任意角度的旋转。选择“格式”→“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，选择“对齐”选项卡，在“方向”选项组右侧预览框中拖动红色的按钮到达目标角度，或者直接在“度”文本框中精确输入需要的角度，然后单击“确定”按钮。下一页上一页返回4.5格式化工作表

4.5.5合并相邻的单元格要合并相邻的单元格，其具体操作步骤如下。①选定要合并的相邻的单元格。②在格式工具栏中单击“合并及居中”按钮4.5.6设置边框、底纹与图案1.使用“填充颜色”按钮设置底纹2.使用“单元格格式”对话框设置底纹和图案3.设置整张工作表的背景图案下一页上一页返回4.5格式化工作表

4.5.7设置条件格式①选定要设置条件格式的单元格区域。②选择“格式”→“条件格式”命令，出现如图4-38所示的“条件格式”对话框。③选定单元格区域中的数值作为格式的条件，在“条件1”下拉列表中选择比较条件，接着输入数值。输入的数值可以是常量，也可以是公式（公式前要加上等号）。④单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框。⑤在“字体”“边框”和“图案”选项卡中分别设置满足条件后的单元格格式。⑥如果要加入另一个条件，可单击图中的“添加”按钮，然后重复步骤③—⑤的操作，最多可以设置3个条件。⑦单击“确定”按钮。下一页上一页返回4.5格式化工作表

1.使用系统模板创建工作簿2.创建用于新建工作簿（或工作模板）4.5.9快速格式设置1.格式刷使用格式刷可以将已经设置好的字符格式和段落格式复制到其他选中的文本中。（1）使用格式刷复制字符格式（2）使用格式刷复制段落格式下一页上一页返回4.5格式化工作表

2.自动套用格式“自动套用格式”功能可自动识别Excel工作表中的汇总层次以及明细数据的具体情况，然后统一对它们的格式进行修改。Excel通过“自动套用格式”功能向用户提供了简单、经典、会计、彩色、应用和三维格式等6大类、20余种不同的内置格式集合，每种格式集合都包括有不同的字体、字号、数字、图案、边框、对齐方式、行高、列宽等设置项目，完全可满足用户在各种不同条件下设置工作表格式的要求。上一页返回4.6函数与公式4.6.1常用函数及实例函数是一个预先定义的内置公式。通常，用户通过键盘直接将函数输入到单元格公式中。例如，用户将“=Max（1，2，3）”输入到单元格中，Excel对函数进行处理，显示结果为“3”。输入函数最容易的方法是使用“常用”工具栏中的“编辑公式”按钮。也可以使用“插入”菜单中的“函数”命令输入。输入函数必须以“=”开头。

Excel常用函数如表4-2所示。下一页返回4.6函数与公式4.6.2公式公式就是对工作表中的数据进行计算的等式。公式要以等号（=）开始。如果要单元格区域内的所有单元格都输入类似公式（功能相当于公式复制），可以先选定一个区域，再输入公式，然后按Ctrl+Enter键。在创建公式之前我们先来介绍公式中的运算符以及公式的运算顺序问题。在运算公式中，有一个运算的优先级问题。如表4-3所示是将运算符按优先级由高到低的顺序排列的。对同一优先级的运算，是按从左到右的顺序进行排列的。下一页上一页返回4.6函数与公式4.6.3引用单元格单元格的引用分为相对引用、绝对引用和混合引用3种。1.相对引用相对引用是指单元格会随公式所在单元格的位置的改变而改变。2.绝对引用有时只使用相对引用无法完全满足用户的要求。3.混合引用如果用户需要固定某行引用而改变列引用，或者固定某列引用而改变行引用，可以使用混合引用。下一页上一页返回4.6函数与公式4.6.4使用公式公式是对数据进行分析和计算的等式。使用公式可以对工作表中的数据进行数学计算、逻辑计算等。此外，公式还可以命名、隐藏、复制、删除等。除了简单的公式之外，还有一些比较复杂的公式以及数组公式等。1.公式的命名2.公式的隐藏3.数组公式下一页上一页返回4.6函数与公式4.6.5常见出错信息的分析在单元格中输入公式时经常会出现一些出错信息，出错信息以#开头，常见出错信息的含义如表4-4所示。上一页返回4.7图表4.7.1创建图表在Excel2003中提供了14种内部图表类型，包括柱形图、条形图、饼图、折线图等，并且每一种图表类型还有几种子类型，用户可以根据自己的需要选择合适的图表类型。4.7.2图表操作插入到工作表中的图表的移动、大小调整、数据系列的产生方式、图表数据的增加与删除以及设置图表格式的操作等。下一页返回4.7图表1.图表操作①如果要移动图表，可以在图表的空白位置单击选中图表，图表被选中以后，它的四周会出现8个黑色的控点。②在图表空白位置按住鼠标左键并且拖动到需要的位置，松开鼠标左键即可将图表移动到新的位置。③如果要调整大小，将光标放到图表4个角上的某个控点上，当光标变成倾斜的箭头时拖动鼠标，当图表调整到用户需要的大小时松开鼠标就可以完成图表大小的调整。如果只想调整图表的高度或宽度，可以拖动上、下或左、右的控点，调整图表的大小。2.数据系列的添加与删除3.设置图表格式上一页返回4.8Excel中的数据操作4.8.1管理数据清单在Excel中，数据清单是包含相似数据组的带标题的一组工作表数据行。可以将“数据清单”看做“数据库”，其中行作为数据库中的记录，列对应数据库中的字段，列标题作为数据库中的字段名称。借助数据清单，Excel就能把应用于数据库中的数据管理功能——筛选、排序以及一些分析操作，应用到数据清单中的数据上。用户可以直接在工作表中添加和编辑数据，也可以使用“记录单”命令管理数据清单。“记录单”命令一次显示数据清单的一行。1.添加新记录2.修改和删除记录3.搜索记录下一页返回4.8Excel中的数据操作4.8.2筛选和排序1.自动筛选2.自定义筛选3.筛选“前十个”4.高级筛选与“自动筛选”命令一样，“高级筛选”命令也是对数据清单进行筛选，但“高级筛选”命令不在字段名旁边显示用于条件选择的下三角按钮，而是在工作表的条件区域中输入条件。使用“高级筛选”命令时，可以设置更复杂的筛选条件。下一页上一页返回4.8Excel中的数据操作5.排序为了更好地分析和查看数据，常常需要对数据库的记录按某种顺序进行排序，即用某个字段名作为分类关键字重新组织记录的排列顺序。Excel2003允许对整个工作表，或对表中指定单元格区域的记录按行或列进行升序、降序或多关键字排序。按列排序是指以某个字段名或某些字段名为关键字重新组织记录的排序顺序，这是系统默认的排序方式；按行排序是指以某行字符的ASCII码值的顺序进行排列，即改变字段（即列）的先后顺序。下一页上一页返回4.8Excel中的数据操作4.8.3分类汇总分类汇总是根据需要将数据清单中某字段中的数据分门别类地归结在一起，然后按某种要求进行合计、统计、取平均数等操作，以便对数据清单数据进行分析和总结。1.创建分类汇总2.分级显示3.删除分类汇总4.删除分级显示上一页返回4.9Excel的打印

4.9.1页眉和页脚1.设置页眉和页脚在图4-88中选择“页眉/页脚”选项卡，如图4-89所示2.删除页眉和页脚3.设置工作表打印选项在图4-88中选择“工作表”选项卡，如图4-93所示。下一页返回4.9Excel的打印

4.9.2打印预览无论用户对Excel2003的操作有多么熟练，在编辑的过程中难免会有疏漏，因此，在打印操作真正开始之前，都应进行一次打印预览。通过打印预览，能以逼真的视点查看文档打印后的外观，这有利我们发现问题，更可以避免不必要的浪费。启动打印预览的方法很简单，只需选择“文件”→“打印预览”命令，或者单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮，即可进入打印预览界面。4.9.3打印工作表在对工作表的所有编辑及设置确定无误后，就可以进行打印了。如果