文件控制管理制度（范本3个）

文件控制管理制度

一、目的

通过职责划分、明确工作程序及要求，确保内部文件的拟定、发布、执行与控制的规范性,

特制定本制度。

二、适用范围

本规定适用于公司内部所有文件的管理。

三、职责

1、经管办负责拟稿公司范围内告示类文件，参与审核一级文件、内控管理类文件，分配公

司范围内告示类文件和内控管理类文件编号，监督、管控现有体系文件的运行状况.

2、管理服务部负责审核、编号内控体系类文件，（一级文件除外，技术图纸由公司技术部

统一管控），每个季度的前三个工作口向经管办提交前三个月的文件管控情况。

3、各职能部门负责拟稿、修订、申请废除、使用、管控本部门文件。

4、外来文件由相关职能部门负责识别、收集、管控。

5、各类文件管控职责和权限参见下表：（表一）

拟稿/修订

文件类型审核/会签签发编号原稿控制

/废除

告示类文件发文单位部门经理副总及以上

副总及以

一级副总及以上

管上经管办经管办

管理服务

理二级/管理

副总及以上部/技术部

类三级部门经理服务部

门

内控类四级部门经理

发文单位

文件副总及以

一级副总及以上

体上

系二级分管副总副总及以上

管理服

类三级副总及以上

部门经理务部

四级部门经理

部门负责经管办/管

外来文件部门经理分管副总

识别、收集理服务部

四、相关文件的术语和定义:

（-）公司内部文件包含：

1、告示类文件：

告示类文件分为四种，分别是：通知、决定、会议纪要、公告。

（1）通知：使用于需要有关内部机构、部门或人员盾知或者执行的事项。

（2）决定：适用于•对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销

下级部门或机构不适当的决定事项。

（3）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和一定事项。

（4）公告：适用于向集团内部通报重要事项，如：表彰先进、批评错误、传达重要情况等。

2、内控类文件：

内控类文件分为体系类内控文件和管理类内控文件,各内控类文件分为四个级别，分别为:

一级内控文件、二级内控文件、三级内控文件、四级内控文件。

（1）一级内控文件：是公司纲领性的内控文件。如员工手册、质量环境管理手册等。

（2）二级内控文件：如集团范围内管理性质类文件、程序文件等。

（3）三级内控文件：如各部门内的管理制度、作业指导书、操作规程、外来文件、检测报

告等。

（4）四级内控文件：如相关记录表单。

（-）内部文件实行保缗管理，所有内部文件的密级分为三个级别，分别为：秘密、机密、

绝密。

五、程序说明

（一）文件拟定和审核

1、质量环境管理手册由经管办负责编制；员工手册由人力资源部负责编制，副总审核，总

裁批准。

2、二级和三级文件由各职能部门组织人员编写，内控管理类文件须本部门经理和经管办审

核，文件关联部门审核会签，分管副总批准；内控体系类文件须本部门经理和管理服务部文控室

审核，文件关联部门审核会签，副总及副总以上批准。

3、公司范围内的告示关文件，由发文部门拟文后，经部门经理审核发放，送至管理服务部

备份。

（二）文件格式和类型

1、内控文件正文组成一般由八个部门组成：一、目的；二、适用范围：三、职责；四、相

关文件：五、程序流程：六、程序说明；七、相关记录表单：八、附录。具体可视内容而定。

2、文件格式：公司公文行文类文件文头统一用黑体一号字，文件编号用宋体加粗三号字，

文件标题用黑体小二号字，文件内容用末体小四号字。管理制度类、指导书类、合约类文件标题

统一用宋体小二号字，内容统一用宋体小四号字。表单类文件：标题统一用黑体加精小二号字,

文件编号用宋体四号字，内容用宋体小四号字。因为表单类文件的特殊性，表格内容字体可适当

缩小，依表格大小而定。

3、公司各部门简称：

经管办（0M）、人力资源部（HR）、综合办公室（GO）、采购部（P0）、财务部（FD）、质

保部（QA）、技术部（TD）、市场部（MD）、管理服务部（NS）、工程部（ED）、安保部（SD）、

设备部（ED）、生产部（PD）物流部（LD）、生产安全室（WS）、产品研发部（R&D）。

4、版本/版次：第一•版用A表示，第一次用数字01表示，如：A/01

5、文件编号是由公司简称，部门简称，编号组成。如：TY-G0-001

6、经管办负责监督和检查公司所有文件的编号及运行情况。

（三）文件发放与管理

1、公司管理类内控文件由经管办发放，体系类内控文件由各部门负责发放（技术图纸由各

部门管控，于每个月的前三个工作日向文控室归档本月的文件控制管理情况），并使用《受控文

件发放/回收登记表》进行发放登记。

2、受控文件发文签发人参见（表一），但如内容涉及公司重要决定及公司发展方向等重要

事项的文件均需分管副总复核并经集团总裁签发，需盖印公司文件受控章后方可生效。

3、公司所有告示类文步及内控类文件均需在公司内部告示系统中及时发布与更新，内部公

告类文件的发布与更新由经管办统筹负责。

4、一些记录表单的发放，原则上不加盖受控章，但必须确保版本的有效性。

5、受控文件发放时每页需盖上文控章，文控章应加盖在空白处，尽量加盖在每页的右上角，

其次是右下角。对不可能作“页更改”的文件，例如国家标准，每页带版本号、成文日期等，可

只在文件的首页加盖。任何人不得对已发放的文件进行复印，•经在使用部门发现受控文件被复

印或文件份数发号存有重匆，均可进行当场回收或销毁。

6、原则上各相关部门只发放一份体系文件，当其他人员需要使用时，可先填写《公司文件

审批单》，经相关部门负责人批准后，到原稿控制部门办理领用手续。

7、当文件被破损严重而影响使用或文件丢失时，凭签批的《公司文件审批单》到原稿控制

部门办理更换或补办手续，交回破损文件，补发新文件，并进行登记。

（四）文件的修改、作援与回收

1、公司所有内控文件每半年须进行一次评审，由经管办发起，各部门配合之行。在过去三

7、《公司文件审批单》

附件一

文件传阅单

编号:

文件名称文件编号

学习途径

义件性质：阅知口

紧急程度：紧急口一般口

密级：秘密口机密口绝密匚

NO.传阅人员签名日期NO.传阅人员签名日期

12

34

56

78

910

1112

1314

1516

1718

1920

附件二

文件发放/回收登记表

序编版部发放记录回收记录是否受控备

文件名称分发号

'弓弓本门签日份签日份(Y/N)注

收期数回期数

附件三

文件更改申请单

文件名称

文件编号申请更改部门

申请更改原因:

更改前内容更改后内容

受此影响引起的其他更改文件名称：

拟制审核/会签批准

注：如更改内容过多而无法在此单中完整填写，可列表填写并赋予后项

附件四

文件借阅登记表

版本/

序号文件名编号借阅人借阅日期归还日期备注

修订号

附件五

文件销毁申请单

编号版本份数

文件名称

销毁原因:

申请人：日期：

文件保管部门：本部门意见：

文件关联部门意见：

领导意见:

附件六

受控文件清单

部门：日期:

序号文件号编号版本备注

文件控制菅理制度

1、目的

为了在对公司文件的编写、审核、批准、发放、运行识别、废除、保存

等进行规范化管理，特制定本制度。

2、范围

本制度适用于本公司各部门所有文件和其他外来外发文件的管理。

3^职责

3.1行政管理部文印室负责对文件编码、标识、文件格式原件（电子版）

存档、发放记录、控制管理、废除文件回收等管理工作。

3.2公司机密、机要文件均由总经理批准，其他外来文件及部门文件由

相关部门主管批准，特殊申报须由总经理批准。

3.3各部门负责本部门文件的编写、登记、保管，以及相关外来文件的

识别，并对本部门的文件进行整理、归类、保存。各部门负责对文件的

编写并参与文件的正常执行，企管部协助编写及文件格式、标准的审核,

并跟进督导文件执行。

3.4管理者代表负责质量管理类文件的审核。

3.5法务部负责合同类文件的法务审核，财务部负责相关财务、薪资制

度、报表、凭证的审核。

3.6企管部负责本制度的最终解释权及文件格式的审核，总经理负责本

制度的批准执行。

4、定义

4.1文件清单:指发放文件的一个清单,按文件发放时间，以文件名排序。

4.2文件目录：指文件的内容简介。

5、作业内容

5.1文件的分类

5.1.1管理制度类文件：由企管部审核，总经理批准。包括：公司和部门

管理制度、程序文件。如员工薪资管理制度、行政管理制度、质量管理

体系管理制度、仓库管理制度、委外加工作业管理制度等，须加盖受控

章。

5.1.2公文类文件：包括部门公告、规定、说明类和人事部人事调令、奖

罚通知类。

5.1.3合约类文件:由部门负责人编制，文件格式由企管部审核，总经理批

准。包括：公司各部门与外部机构签订的各种经销合同、采购合同、项

目合作合约、劳动合同、还款计划书等，须加盖受控章。

5.1.4表单类文件：包括各部门报表类、凭证类和部门工作联络表和工作

报告等。财务报表及凭证须经财务部审核并加盖受控章。

5.1.5指导书：由部门项目、技术负责人编制，厂长核准。包括：流程图、

工艺指导书、操作手册、工艺技术标准等，须加盖受控章。

5.1.6外来文件:包括行政法规、标准类，广告类以及部门外来外发文件。

部门外来外发文件要经负责该项业务的部门主管确认，主管该项业务的

部门应保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性。

5.L7机密文件：只限于高层管理者有权查看或授权查阅，保管者不得外

泄。如公司新技术研发文件、项目合同及相关特殊合同等涉及到高度利

益性文件，须加盖机密章。

5.1.8机要受控文件：必须由总经理批准执行，只在少数受控部门发放的

文件。如采购询价单、员工薪资管理制度等，须加盖机要章。

5.1.9普通文件：由部门主管批准，由公司员工翻阅。

5.2文件的编码和文字类型及文字格式

5.2.1各部门修订或编写、申请新增文件时，应按公司文件管理制度，咨

询文印室进行文件编码，并进行登记。所有文件必须符合编码规定，文

字或格式必须符合公司QS要求，以便对公司文件的整体视觉形象进行

统一。

5.2.2本制度中公司简称、部门简称均采用中文字拼音的首位字母大写为

标准，如果出现相同简写则加上主管部门的简称如：生产部〃SC〃和市场

部〃SC〃，则在市场部的前导面加上业务〃YW〃则市场部简称为〃YWSC〃。

5.2.3管理制度、指导书类文件编码格式：

5.2.4A：公司简称B：编制部门简称C：文件流水序号

D：文件版本号（用1.0、1.1…等表示）

5.2.5表单类文件编码格式：

5.2.6A：公司简称或部门简称B：表格流水序号

C：表格版本号（用1.0、1.0…等表示）

表格文件为公司通用A使用公司简称，为内部部门使用则用部门简称

5.2.7公文行文编码格式：

5.2.8A：为郑州市简称B：为公司简称C：为部门简称

D、G：为编码统一格式固定字E：为文件编写年份F：为自然序列号

5.2.9外来文件编码格式：

5.2.10A：外来文件通用代码B：文件接收月份和日期C：文件流水序号

5.3文字格式和类型

5.3.1公司公文行文类文件文头统一用黑体一号字，文件编号用宋体加粗

三号字，文件标题用黑体小二号字，文件内容用宋体小四号字。

5.3.2管理制度类、指导书类、合约类文件标题统一用宋体小二号字，内

容统一用宋体小四号字。

533表单类文件：标题统一用黑体加精小二号字，文件编号用宋体四号

字，内容用宋体小四号字。因为表单类文件的特殊性，表格内容字体可

适当缩小，依表格大小而定。

5.4文件发放程序及记录

541文件格式经企管部审核、总经理批准后，由文印室加盖相应控制章

后，按文件要求涉及所需的文件数量复印并发放到相关部门。

5.4.2普通部门行文文件经部门经理批准后即可生效执行，具体见文件评

审、审核、批准及保存期限一览表。

5.4.3文件评审、审核、批准及保存期限一览表见附表一。

5.4.4普通行文类文件加盖公章即可生效。

5.4.5关于部门经理（主管）财务人员、销售人员、工程技术人员（含）

以上人员的任免文件需要经总经理批准加盖公章，其他人员任免文件人

力资源部经理批准，按人力资源管理制度执行并加盖人力资源部章。

5.4.6文件发放要按文件发放情况登记表进行登记。

5.4.7文件发放情况登记表见附表二。

5.4.8文件发放情况登记表应每月交文印室验收并登记保存。

5.5文件清单及文件目录

5.5.1为方便文件的查询与监控，文件管理人员应对保管的文件列出文件

清单及文件目录，并及时进行更改及更新。

5.5.2文件清单、文件目录见附表三、附表四。

5.6文件的保存

561文件格式的原件（电子版）由文印室进行保存，文件原件由相关行

文部门保管。

5.6.2文件的影印副本由下发的各部门按文件5.5要求的制定相关的文件

清单和文件目录进行记录保存。

563公司机密文件由文印室专人保管，没经总经理批准或授权，任何人

不得查阅、影印。

5.6.4各部门机要文件由部门主管或经理保存，普通文件可由部门文秘保

存。

5.6.5任何人不得在正式文件上加标记、或书写任何文字、字母、符号等。

5.7文件的回收及废除

5.7.1受控文件经1。次更改后（修改状态从〃0〃到"9〃）或文件需大幅

度修改时，可以作废，但受控文件的发放部门必须发放新版本受控文件

后，才能把旧版本作废。文印室按文件发放记录回收作废版本后，除保

留一份存档外，其余要加盖废除章并及时销毁。

5.7.2文件和资料发放、回收记录表见附表王

5.8文件的复印

5.8.1各部门不得擅自影印受控文件。

5.8.1机密、机要文件统一由文印室根据文件发放要求影印。

5.8.2文件发放后，若有其他部门需要加印的，需写加印申请，并经部门

主管或总经理批准后方可加印。

5.9文件的编制格式及文件传真的收发

5.9.1管理制度类文件格式见附表六；

5.9.2公文行文类文件格式见附表七；

5.9.3表单类文件格式见附表八；

表单类文件的表头应符合本制度规定，表单内容可根据部门需要自行设

计但格式需要经企管部审核。

5.9.4指导书类文件格式见附表九；

5.9.5合约类文件格式见附表十；

5.10文件的收发

5.10.1普通文件对外传真应经部门主管或经理批准，并加盖传真发出章

方可传真。

5.10.2机密、机要文件的对外传真需经总经理批准，并经文印室加盖传

真发出章方可传真。

5.11传真文件的接收；

5.11.1传真文件接收后要进行接收登记；

5.11.2传真文件接收登记表见附表十一；

5.11.3接收传真后应交该项目负责人批准，加盖传真受控章后监控发行。

6、支持文件及表格

《文件评审、审核、批准及保存期限一览表》

《文件发放情况登记表》

《文件清单》

《文件目录》

《文件发放回收记录表》

《管理制度类文件格式》

《公文行文文件格式》

《表单类文件格式》

《指导书类文件格式》

《合约类文件格式》

《传真文件接收情况登记表》

文件资料管理办法

本办法对文件资料的收发、审批、归档、保管进行了具体规定。

文件归档范围

1、以下各类文件资料由技术质量部归档管理：

(1)涉及公司开发、经营、工程、管理等技术性文件资料和质量

管理体系方面的文件资料。

(2)涉及公司对外签订的经济合同、技术建议书、投标书、各种

协议等。

(3)上述文件涉及审批的审批文件初修订版本。

2、以下各类文件资料由综合办归档管理：

(1)公司业务活动中收到的文件、函件等。

(2)公司发布的规章制度，管理办法等。

(3)外来文件的回复文件。

(4)各部门工作中向公司领导提交的请示、报告、批件等。

3、以下各类文件资料由各部门归档管理：

(1)各部门专业文件、资料及相关文档。

(2)各部门提交的请示、报告及批示的复印件。

4、对外签订的经济合同技术质量部和财务部均留原件归档c

二、文件收发、传发、报批。

公司文件资料的收发、传发、报批由综合办统一负责，详见文件收、发

流程图及文件处理单。

三、文件编号规定

1、综合办对文件在收发时统一进行编号、登记以便管理。

2、编号格式为：威奥特X字[XXXX]第Y号。

X表示文件来源部门。开——技术开发部，支——技术支持部，

市----市场部，工----工程部，人----人力资源部，综----综合力、，

质——质量部，企——企发部，财——财务部。

Y表示文件的编号，发文按发放的顺序进行流水编号。对于发文或修

改的文件，各部门按顺序进行流水编号。

[XXXX]—表示年号，如；2002、2003o

四、文件资料的移交

各部门移交文件时，应办理移交手续，交接均由专人负责，并填写移

交文件清单，见附表。

五、规章制度、管理办法的报批及下发

各部门制定的规章制度和管理办法，经征求公司各相关部门意见并通

过后，填写建议处理表；将规章制度或管理办法及填写好的建议处理

表连同电子版一起交至综合办：综合办将规章制度或管理办法附上建

议处理表后上报公司领导审批。审批同意的综合办将其下发各相关部

门。未获批准的，综合办将公司领导签署的意见反馈给相关部门。综

合办保留原始批件，并做记录。

六、文件管理机构及职责

1、公司技术资料管理由技术质量专人负责。

2、公司收发文件及各项规章制度的发布由综合办专人负责,

3、各部门的质量员应负责收集、整理、保管本部门文档资料和移

交相关文件资料。

七、文件保管制度

1、技术质量部，综合办应有存放资料的专门文件柜，并具备防火、

防潮、防虫等安全条件。

2、所有归档文件要进行分类登记。

3、文档管理员要熟悉所负责的文档资料，了解使用者的需求。

4、按文件类别，确定文件保管期限。每年年终据此进行整理、销

毁。具体销毁工作见文件销毁流程图。

(1)技术性资料、合同协议等保管期为10年。

(2)文档性资料保管期为5年。

(3)有明确规定保存期的文档，从其规定。

5、涉及行业标准，技术规范等方面的文件资料应盖上“受控文件”

章。将已过期文件资料盖上“作废文件”章，报批予以销毁。

6、严格遵守文件安全保密制度，做好文件流失防护工作。

7、文件管理人员要定时检查文件专柜，核对件数，发现异常或被

盗，丢失等情况，及时向公司领导反映，妥善处理。

8、根据公司的实际情况，新项目(例如：建议书、投标书、合同

等)要求项目完成后应及时归档，对于项目周期较长的，建议各

部门3周内将现有文件归档。

八、文件保密级别

文件级别分为两级：机密和一般。

文件保密级别由文件制作部门确定，技术质量部或综合办审核C

九、档案借阅制度

1、属于公司机密档案的，未经许可不得外借、外传。

2、借阅文档资料属机密的，需由公司总经理或副总经理批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过两周，必要时可以续借。过期由

档案管理人员催还。需要长期借出的，须经技术质量部审核并

报副总经理或总经理批准。

5、调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或摘抄、

复印、不得拆卸、损