智慧档案综合管理平台建设方案

智慧档案综合管理平台

建设方案

目录

一、项目建设目标................................................4

二、标准规范....................................................4

三、项目要求....................................................6

四、管理现状....................................................6

五、建设原则....................................................7

六、建设内容....................................................7

6.1.数据标准规范...............................................7

6.1.1.文档规范...............................................7

6.1.2.电子档案标准...........................................8

6.1.3.档案业务数据标准.......................................8

6.1.4,档窠数据整合标准.......................................8

6.1.5.档案数据化标准.........................................8

6.1.6.运行维护规范...........................................9

6.2.数据资源建设接口服务......................................9

6.2.1,元数据库..............................................9

6.2.2.目录体系..............................................9

623.信息资源库............................................11

6.2.4.信息共享接口.........................................12

6.3.应用系统..................................................13

6.3.1.智慧档案管理系统......................................13

6.3.2.基础支撑..............................................15

6.3.3.可视化展示系统........................................17

63.4.电子档案数据分析系统................................18

6.3.5.智能化库房............................................22

6.3.6.运行监控系统..........................................25

七、重点功能及要求.............................................26

7.1.虚拟库房..................................................26

7.2.档案防篡改................................................26

7.3.国产化适配................................................27

一、项目建设目标

为贯彻落实中央、省市关于加强档案管理的新要求新部署，提高

湘江新区档案利用率和管理水平，更好地服务新区高质量发展，特建

设“湖南湘江新区智慧档案综合管理平台”，包括库房智能化、可视

化管理、电子档案数据集中管理及分析利用，以实现对湘江新区管委

会全部门所有文件的在线接收和全程跟踪管理，确保档案归档与档案

信息资源建设同步。湖南湘江新区智慧档案综合管理平台项目建设后,

将管委会内部所有音像和电子档案进行统一接收、管理、存储和有效

利用，提高管委会工作效率，减轻办事人员办事负担，逐步实现档案

无纸化。

二、标准规范

1.《建设工程文件归档规范》(GB/T50328-2014)(2019年

版)

2.《关于推进建设工程档案电子化工作的通知》(湘建

(2018)125号)

3.《电子档案管理系统通用功能要求》(GB/T39784-2021)

4.《关于档案部门使用政务云平台过程中加强档案信息安全管

理的意见》(档办函[2020]55号)

5.《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2017)

6.《城市建设档案业务管理规范》(CJJ/T158-2011)

7.《城建电子档案元数据标准》(CJJ/T187-2012)

8.《城市建设档案著录规范》(GB/T50323-2001)

9.《长沙市建筑工程验收备案各类往来文函用表汇编》(2015

版)

10.《长沙市建筑工程施工质量验收规范分项工程检验批样表

汇编》(2015版)

11.《长沙市市政基础设施工程技术资料统一用表》(2019

版)

12.《数码照片归档与管理规范》DA/T50-2014

13.《纸质档案数字化规范》DAT31-2017

14.《录音录像档案数字化规范》DA/T62—2017

15.《录音录像类电子档案元数据方案》DA/T63-2017

16.《信息安全技术网络安全等级保护测评要求》(GB/T

28448-2019)

17.《信息安全技术网络安全等级保护安全设计技术要求》

(GB/T25070-2019)

18.《信息安全技术网络安全等级保护基本要求》(GB/T

22239-2019)

19.《长沙市政府投资信息化建设项目管理暂行办法》(长政

办发(2020)7号)

20.《长沙市政务信息资源共享管理办法》(长政办发

(2018)22号)

三、项目要求

按照国家、省、市档案管理与信息化建设的相关标准及要求，

以“全国新区示范智慧档案中心”为目标，拟建成与管委会协同办

公、电子政务等应用系统互联互通的档案综合管理平台。建设以管

理平台及现有各应用系统数据对接，实现多种建设数据来源接收服

务，以文件管理平台将各类型电子文件自动转换为档案文档，实现

从档案采集、分类、归档、管理、检索、查阅、销毁等整个档案全

生命周期的信息化管理。

四、管理现状

湘江新区档案管理工作自2018年11月正式启动建设综合档案室

以来，共收集整理入库档案85321盒，档案日常查询及利用服务工作共

2421人次。

现有档案已全部完成电子化，各部门建设系统数据无法共享，数

据孤岛现象严重，无法在专业统一的平台进行档案数据综合分析，数

据到档案数据缺乏有机联系和全流程管理和统计汇总。信息化应用以

来，湘江新区管委会几乎所有办公流程、邮件、收发文、公文、公告

等重要建设，通过综合平台和0A系统应用，基本已实现无纸化办公。

其中重要的公文、流程、收发文等，按照管理规则，全部需要归档保

存。

现需基于国产信创建设智慧档案综合管理系统，提高工作效率,

强化湘江新区档案信息资源管理，提高湘江新区档案信息安全管理能

力，增强湘江新区档案容灾应变能力。

五、建设原则

安全性C保障档案数据可信、将档案资源尽可能集中统一管理、

能够根据不同业务特点进行整理，规范管理相关资料信息、有完善的

安全机制和安全存储保障能力、具有高效查找搜索功能、能迅速在大

量资料定位所需内容、具备简单、安全、可控的资源共享功能、将档

案资料纳入资产管理及精细化管理范畴，防止资产流失。

保密性。所有参与项目团队人员均需签订保密承诺书；在为甲方

提供服务中知悉的甲方秘密，不得提供或泄露给任何第三方。

长期保存和利用。按国家行业标准通过封装等技术手段，保证数

字挡案信息资源的可靠可信和长期可用，减少数字档案对软硬件的依

赖性，保障数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性和长期可

读性。

六、建设内容

6.1.数据标准规范

6.1.1.文档规范

各业务部门全阶段文档齐全，文档与实际严格一致。根据各业务

部门时间和内容要求，对需定义标准的数据字段、格式及编码要求进

行进一步细化，同时结合系统的业务逻辑对标准化字段进行数据字典

的设计、安全性设计以及历史数据存留设计，确保数据在全面应用的

同时，业务部门人员的所有操作也都有迹可循，系统更加安全可靠。

6.1.2.电子档案标准

引导和规范各立档单位及时归档其在业务活动中产生的各种格

式的电子文件，包括长期保存格式、各类电子文件的归档指南档案分

类、档案编目及元数据方案等方面的标准。

6.1.3.档案业务数据标准

依据国家档案标准引导和规范档案部门及时归档其在实际工作

中产生的各种数据，如档案网站、档案信息系统、档案信息共享平台

的日志及浏览记录、档案统计系统或档案业务工作系统形成的数据。

包括归档指南及元数据方案等方面的标准。

6.1.4.档案数据整合标准

依据国家档案标准规范数字化档案数据与电子档案之间的逻辑

整合，建立关联，实现不同平台、不同类型档案数据的整合共享应用。

包括各类档案数据目录格式、交换标准等方面的标准。

6.1.5.档案数据化标准

引导和规范档案部门将档案内容对象进行解析，以便易于被机器

理解、处理与利用。包括元数据描述与抽取、语义表达、本体描述与

关联建设、语料库及知识库建设等方面的标准。

6.1.6.运行维护规范

提供项目相关的运行环境详细配置情况，保证操作系统、数据库、

网络系统安全、稳定、可靠的运行，并提供技术培训、技术支持与技

术服务等。

6.2.数据资源建设接口服务

6.2.1.元数据库

建立各种档案类型的数据结构模板库，新增档案类型时既可以在

继承现有数据结构模板基础上扩展，也可以新建数据结构模板便于将

来再利用。基于模板的自定义表结构设计一方面考虑到数据结构的规

范性，同时又充分考虑到数据结构扩展的灵活性和快速性。

6.2.2.目录体系

6.2.2.1.资源目录标准规范与资源编目

1、资源编目：依据《政务信息资源目录编制指南》信息共享目录

要求，对数据资源名称、数据资源摘要、数据资源提供方、数据资源

分类、数据资源共享属性、数据资源公开属性、数据资源标识符、元

数据标识符、数据项描述等元数据信息进行明确，对已注册的基础数

据按照业务、层级等进行编目、发布，形成数据资源目录。

2、通用数据字段标准:对于通用型的数据，如基础地理数据、人

员姓名、证件号、车辆、通用设备等数据，遵从国家及行业标准，建

立统一的数据标准。

3、元数据编码标准：依托网格化管理服务平台建设，建立满足

目前阶段使用和未来发展趋势的元数据编码体系，满足数据统一存储

和数据互联共享的基本要求。依托网格化管理大数据平台，联系其他

部门，在通用型数据的存储上建立统一的数据编码格式，方便后期多

部门数据共享使用和数据传输。

4、信息资源分类与编码：信息分类是根据元数据内容的属性和

特征，将信息按一定的原则和方法进行区分和归类，并建立一定的分

类体系和排列顺序；信息编码是将事物或概念（编码对象）赋予具有

一定规律、易于计算机和人识别处理的符号，形成代码元素集合。

6.2.2.2.资源目录可视化展示

1、资源目录可视化大屏

展示资源目录的整体情况，包括数据来源分析、数据总量、资源

目录分布情况以及资源目录共享情况分析。

2、资源概览

展不数据资源的整体情况，总统计项包括数据总量、日新增数据

量、资源目录共享情况统计以及数据接入部门统计。细分统计项包括

基础信息资源类、主体信息资源类和部门信息资源类。

3、资源概要

提供综合数据库数据资源详情查看，可按资源分类树状目录搜索

资源信息，也可按资源名称、共享类型、开发属性、发布时间、更新

周期等条件查找相关资源。

4、资源目录：对进入信息资源库的数据资源名称、数据资源摘

要、数据资源提供方、数据资源分类、数据资源共享属性、数据资源

公开属性、数据资源标识符、元数据标识符、数据项描述等元数据信

息进行明确，按照一定规则进行资源编目。

5、资源目录管理：资源目录管理通过目录导航和数据集检索进

行数据集查询，可以对数据集详细信息、元数据属性进行增、删、改、

查，并可进行数据集下我、分类移动等操作，同时还可以添加新的分

类和数据集。可以对数据集的制作、共享、查看申请进行审批并对审

批的过程进行查看,资源目录管理包括资源目录管理、数据集管理。

6、资源检索服务：至少包含元数据检索服务、资源目录检索服

务、数据关联检索服务功能；

7、安全管理：针对不同用户分配不同的资源目录的查询以及修

改权限。

6.2.3.信息资源库

6.2.3.1.行政文件数据库

与湘江新区在用0A深度融合。实现各流程产生的全部行政文件

统一归档。

6.2.3.2.各部门业务数据库

针对湘江新区各部门（党政综合部、经济发展局、国土规划局、

住建环保局、产'IV促进局、纪T委、政务服务中心、十•地储备中心）

现有数据库，建立智慧档案综合管理系统。

6.2.3.3.主题数据库

通过汇集各业务部门资源，建立业务流程相关主题数据库，各业

务部门通过权限设置来规范各部门在不同数据库中的权限。

6.2.3.4.音像数据库

通过汇集各业务部门资源，建立音像数据库。

6.2.4.信息共享接口

系统提供开放的数据接口及数据标准，方便管委会各业务部门所

有已经投入使用的和正在建设的业务系统可以通过调用数据接口，按

数据标准要求，将电子文件数据同步到系统中、将电子文件数据抓取

到本系统中，实现数据的流转和电子签章。数据接口支持使用XML和

JSON两种数据交互方式实现数据同步。

对接方式：通过数据交换接口实时提交。

如无特殊说明，接口有如下约定：

接口协议：采用HttpPost方式实现：

接口编码：所有接口的编码方式采用UTF-8；

数据格式：接口数据的返回格式为JSON格式字符串；

安全验证：调用所有接口时，在接口自身需要提交的参数之外,

还需添加account、password、timestamp>sign等其他参数字段。

接口作用：根据《长沙巾政务数据资源管理暂行办法》的有关要

求，结合湘江新区档案建设需要，将档案共享数据通过接口提交到长

沙市数据资源管理平台及信息资源共享平台。

6.3.应用系统

6.3.1.智慧档案管理系统

6.3.1.1.档案管理模块

功能包含但不限于档案管理、档案分类、档案编目、档案扫描、

档案接收、档案判重、档案审核、档案登记、档案鉴定、档案保存、

档案利用、档案销毁、流程管理、在线通知等功能模块。

6.3.1.2.报表模块

系统提供依据现有国家档案标准编制的报表模板，同时支持各业

务单位依据本身标准上传新的报表模板，并提供维护管理功能，报表

其应能够与数据库中多个表及其数据项建立映射、关系，灵活生成跨

数据库表的统计信息。

1.支持针对每个单位维护单位函头、文号，允许一个单位存在

多种函头、文号；

2.针对档案机构使用的月度或年度统计报表模板、移交上级档

案机构的月度或年度统计报表模板、档案机构之间信息交换与共享的

报表模板等模板进行统一维护和管理，且报表支持图形输出。

3.针对过期模板编写的档案，按照最新模板自动转换。

4.支持提供自定义各类报表的功能。

5.支持对各单位报表模板进行设置，由管理员预置相关模板。

模板支持特定权限下载、模板可以导出EXCEL.WORD.PDF三种格式，

或直接下载打印。报表支持批量上传下载。

6.3.1.3.档案防篡改

通过在特定环节赋予档案特定标签的方式，将管委会各业务系统

数据与湖南湘江新区智慧档案综合管理平台项目数据以及平台备份

数据相互印证，确保电子档案具有一定的防篡改能力，以保证电子档

案在移交接收、长期保管系统中脱密环境卜的不可篡改；以及利用过

程中的可追溯管理。

6.3.2.基础支撑

6.3.2.LOCR识别

采用图像文字识别技术，将纸质文件结构化，为后期数据比对、

数据查阅提供技术支撑，需基于现状定制化优化。包含图片预处理、

印刷体识别、手写体识别、印章签章识别等。

6.3.2.2.智能文本分析

通过OCR技术自动识别产生高质量的文本，然后通过智能标签,

自动采集和分析档案的关键词，形成标签库，并应用自然语言处理技

术，形成档案的自动摘要。为日后通过政府公文档案的智能文本挖掘

提升政务处理能力提供应用支撑和智能服务。

6.3.2.3.文档在线预览

支持在库档案的在线预览与打印。

6.3.2.4.文本多格式转换

支持word、pdf>ofd等多种文本格式互相转换。

6.3.2.5.多格式视音频资源支持

1、资源采集与上传

支持各种途径的资源导入，方便用户直接向系统收集汇聚资源。

用户可以通过系统提供的Web页面进行直接导入，也可以通过专用终

端直接采集视音频信号，专用导入终端支持介质导入，从广播级专业

介质设备（蓝光、P2）到民用DVD、CD、1394都可以支持。

2、资源转换处理功能：通过专用格式转换处理服务器，完成视

音频多格式转换、图片格式转换、文档格式转换、数字水印叠加、传

输分发等处理任务。

3、数据定制及在线编目：提供丰富专业数据对象的编目结构自

定义、支持图片类元数据自动生成、支持元数据模版、支持快速批量

编目修改。

6.3.2.6.硬件接口

1、扫描与打印

系统需要预留前端扫描设备接口让工作人员直接通过系统扫描

纸质档案，实现纸质档案直接转换成电子喈案并归档。

需要预留打印接口让工作人员直接在本系统打印文档。

2、智慧密集架

系统需要预留与智慧密集架（资料架）对接接口，以实现对智慧

密集架的控制。

3、环境监控设备

系统需要预留与前端环境监控设备的对接接口，以实现对库房温

度、湿度等环境参数的实时监控。

4、射频识别设备

本系统需要与前端射频设别相连接，已实现库房智能化管理能力。

6.3.3.可视化展示系统

6.3.3.1.一张图展示

智慧档案管理平台须与一张图系统对接，并实现以下功能：

1.数据打包：将专题数据、基础数据制作成为专题图，满足数

据整合的需求C

2.服务打包：根据业务部门人员需求形成应用库，实现“千人

一面”到“千人千面”的跨越。

3.根据以上原则，原一张图模块升级设计为3层3库、N张专

题图、千人千面。3层：管理层、服务层、应用层。3库包为：基础

图库、审批图库、应用图库。

N张图：N个下属机构。

1、可视化流程绘制管理：操作人员能够按业务流程需求，自己

定义和创建场景相关的业务流程节点和业务流程的业务流转方向，并

可随时修改流程的定义，方便快速实现流程类业务功能的实现。

2、可视化功能管理：通过封装的各种控件，支持以拖拽或定制

的方式，快速实现界面的定制化布局，用户可以在业务需求发生变化

后，随时可以调整界面布局样式，以及增加需要的业务功能。全过程

图形可视化操作，无需额外编码。

3、可视化配置中心：包含页面施工管理、数据指标管理、数据

质量保障功能。

4、包含党政综合部、经济发展局、财政局、国土规划局、住建环

保局、产业促进局、政务服务中心、土地储备中心数据展示；

6.3.3.2.智慧物联

智慧物联的建设主要是通过档案馆的实体安全保管系统和各种

物联网采集设备实时采集数据，并通过5G等网络基础设施与智慧档

案馆核心系统连接，为档案馆的大数据应用提供最基础的数据信息。

并可以实时监控与投放到展示屏幕之上。

6.3.4.电子档案数据分析系统

6.3.4.1.档案查询

分级查询：按项目级、单位工程级、案卷级、文件级进行档案信

息检索统计查询;

分类查询：按单位档案分类进行档案信息检索统计查询；

跨门类、跨部门检索：从一个或多个档案门类、部门中检索内容。

年度查询：按年度进行档案信息检索统计查询；

区域查询：按归属区域进行档案信息险索统计查询。

自定义查询：支持自定义查询，系统管理员根据查询需求订制出

查询需要使用到的一些有关联的表的集合，作为查询的基础模型；二

是业务部门人员可以在这个模型的基础上定义自己的查询条件，包括

定义查询的输出显示项，来实现灵活的查询功能，查询功能支持依图

查询。

全文检索:可对文档进行全文检索，基于专业的Lucene全文搜索

引擎架构完善开发，可支持海量资源的全文搜索。支持元数据及存入

系统文档内容全文搜索，并进行定位反显。

搜索结果筛选:在搜索结果中进行二次筛选，二次筛选根据搜索

类别资源进行属性筛选。

基于位置的检索：系统目录结构导航设置路径索引。

高级检索：系统支持根据时间、创建修改时间、格式、大小等条

件对资源进行高级的搜索，同时增加逻辑关系“与”、“或”、“非”、

严格匹配等检索功能。同时支持检索词自动联想提示、同音词检索、

同义词检索、以及对象分类检索。

6.3.4.2.音像档案查询

1.创建音像、照片档案门类，填写案卷名称、选择归属单位工

程、保管期限、密级等信息；

2.将业务部门交送电子文件同步进档案管理系统，挂接到对应

案卷下进行保存；

3.从sip包中导入的音像文件直接按照sip包的规则生成音像

档案案卷并自动挂接音像文件。

6.3.4.3.统计分析

1、基础统计能力

1）按利用目的、利用时间、查/借阅单位、查/借阅卷人次数、查

/借阅卷数、复印文字/图纸张数、文件级图片的利用次数统计：

2）按时间统计案卷数量、按大类及小类统计案卷数量、业务档

案进馆数统计、按小组、个人统计案卷数量；

3）按日期统计照片组及照片数量、按日期统计录像数量、查阅

人次统计；

4）档案条目统计：主要实现对已入库档案进行分组统计（可自

定义统计范围）。

5）电子原文统计：主要实现已入库档案多附加的电子原文进行

含原文档案记录数、原文记录数、原文大小的综合统计。

2、效率统计能力

1）统计哪些档案的利用率高。

2）统计一定时期内的各业务部门基本数据反映。

3）统计一定时期内的接收情况统计。

3、统计分析能力

1）对结构化的数据进行大数据分析和利用。

2）实现自由报表制作和导出功能，辅助工作人员灵活生成相关

统计报表。包括表格、折线图、柱状图和饼状图等多种模式。业务部

门人员可自行定义报表的查询条件和统计项，报表表样，生成所需报

表。支持数据建模、常用模板设置、特色模板设置、可用字段维度管

理、所选字段维度管理、数据分析设置、投表生成等功能。统计报表

的数据均能逐级钻取，分层展示，最后定位到具体文件。

6.3.4.4.再利用功能

1、资源在线查看：便于业务部门人员浏览及快速定位资源，提

供多种模式资源列表、资源浏览模式。

1）资源列表模式：视音频、图片、文档类资源目录，提供缩略

图、列表等资源列表模式。

资源列表中，视频、图片等通过自动提取缩略图来预览内容，文

档类格式通过不同类型图标来区分不同的珞式的文档。

复合数字对象资源根据建设展现需求，选择合适展示列，进行列

表展示。

2）快速预览QuickView：在列表模式视图中直接提供快速浏览窗

口，业务部门人员在列表展示的资源上直接点击后直接在展示页面中

预览内容。

2、资源使用：提供多种模式资源导出使用，并且提供流程便捷

的资源申请审批服务。

1）资源快速下载：提供直接基于页面快速下载功能，方便业务部

门人员通过浏览器直接下载该数字对象。包括代理码率对象、浏览码

率图片对象等等。

2）原始资源导出：可支持大数据文件的导出，支持磁带、P2、蓝

光等专用介质的导出。

6.3.5.智能化库房

6.3.5.1.实体档案安全管理

1、馆藏目录

1）可生成档案馆“总目录”“分类目录”功能。

2）可以按照专业、目录、条数、时间等各种形式生成档案目录。

2、档案装盒

1）案卷完成标引后即可进行装盒操作，创建新档案盒填写总流

水号、盒名称并选择盒规则，选择装盒案卷。

2）装盒完成后未上架盒或已下架盒可进行拆盒操作，删除盒信

息及盒内案卷关联信息，以便盒内案卷装入其他档案盒。

3、盒上架

档案装盒后即进行档案上架操作：

1）上架时选择档案盒要库房-档案架列-节号-层号-序号。并可

查看己上架盒存放位置等信息以及库房内当案架使用情况；

2）上架后的盒内案卷不可进行修改，如要修改要先进行下架拆

盒操作，修改完成后重新装盒上架。

4、查档登记

档案馆接收查档申请并记录，登记机构查档信息和个人查档信息,

记录查询人、查阅内容、查阅用途、是否复印等信息。

5、档案补卷

1）档案标引完成后，如要修改档案文件信息，可提交修改机构

进行补卷；

2）补卷状态下可对档案信息，未装盒案卷、文件进行修改；

3）已装盒上架案卷需先下架拆盒才可补卷；

4）补卷完成后需重新提交进行审核标引。

6、档案借阅

1）提供扫描文件挂接功能，实现电子档案的借阅功能；

2）图书借阅，记录图书借阅情况，记录图书归还情况，可生成

报表；

3）图书资料查询：登记后可按照图书名称、年度等组合条件查

询。

7、调阅管理

1）审核查档申请，根据申请查阅内容，通过单位工程名称、文

件名称、时间区间等筛选条件检索符合条件档案；

2）帮助档案馆快速查找相关调阅案卷，定位到案卷；

3）查阅人可通过查阅端进行查看或根据案卷存放位置信息从库

房