项目材料管理制度

编号：

项目材料管理制度

版本号：A/0

主责：成本管理部编写：审核：批准：实施日期：

1目的

为推进XX集团总部管理集约化、项目管理精细化，促进项目材料管理向制度化、表单化、信息化

发展，加强项目材料管理，保证工程质量，降低工程成本，提高物资使用效率，特制定本制度。

2范围

本制度适用于XX集团、分公司及所属项目部，其他相关单位可参照执行。

3定义

材料管理

对工程项目需用材料物资计划、供应、耗用与回收等活动进行的计划、组织、领导和控制。主要包

括物资需用计划制定，分供方选择，采购实施，项目材料验收、保管与耗用、回收处理，业主供料管理,

供应统计分析，物资单据凭证管理以及信息化使用等活动内容。

4职责

4.1成本管理部

（1）负责制定《项目材料管理制度》。

（2）负责审核、汇总、编制并发布年度合格分供方名册。

（3）负责收集各事业本部年度物资供应情况报表，并根据相关数据分析。

（4）负责集团相关物资信息化模块的需求开发与完善。

（5）负责对事业本部物资管制制度检杳、监督。

（6）负责对xx集团物资资源进行统筹管理，合理调配。

（7）对事业本部的物资管理情况进行综合考评和奖惩。

4.2分公司

（1）负责制定分公司物资管理实施细则并对项目材料员进行制度交底。

（2）汇总各项目材料需求计划并按月整理归档，及时提报公开招标需求。

（3）按照相关制度规定做好采购过程管理，将采购过程资料整理归档。

（4）按照合同管理制度实施配合采购合同签定。

（5）做好授权项目组采购部分材料的管理工作。

（6）参与材料询价、定价和甲方批价，提供价格与分供方信息。

（7）对现场材料人员进行选派管理。

（8）对项H物资按月、按项H登记台账，并将入库出库单据以及收料原始单据归类整理存档。

（9）协调项目剩余材料的回收调配，确认余、废料的残值。

（10）对项目部材料员的相关工作进行指导、监督检查并按月向事业本部汇报检查情况。

（11）负责项目部、材料处、财务处每月的账目核对并留存记录。

（12）应定期对材料采购合同的执行情况进行检查，建立采购合同动态数据库。

（13）应对所有工程项目物资采购做年度汇总报表并作出盈利分析。

（14）对公司物资分供方进行评定与评价，按时提交上级主管部门审核后形成公司年度合格物资分

供方名册。

4.3项目部

（1）按照项目规模情况设置专职或兼职材料员，负责各种物资验收、保管与发放。

（2）负责向分公司材料部门报送项目需求的各种物资计划并按月将计划整理归档。

（3）在分公司的授权下采购项目所需物资。

（4）负责办理物资的业主批价，协调与业主方物资部门的关系。

（5）负责项目业主供料的管理。

（6）负责处理项目余、废料。

（7）负责做好各种原始单据的收集整理保管并按月装订后存档。

（8）应对本工程年度供应物资进行汇总并作出盈亏分析。

（9）负责对项目物资分供方进行评价，报分公司审核。

5管理内容和方法

5.1总则

加强xx集团的物资采购与现场管理，发挥企业整体优势，建立规范的采购运行机制；满足施工生产

需要，减少库存积压和杜绝浪费，降低工程项目施工成本，提高经济效益。

5.2物资采购实施

各分公司项目所需物资应按照xx集团招标采购平台的相关规定实施采购。符合集团集中招标采购的

：30万元以上的大宗物资采购）按照要求实施招标采购，未招标自行采购的做好询价比价记录经相关部

门确认后实施采购，将采购过程资料整理归档。

5.3物资合同管理

各分公司按照XX集团合同管理制度进行物资采购合同签订与评审，评审通过后合同方可执行。

5.4物资采购计划的确定

（1）项IT部根据需要提前向分公司提供《项目物资需求计划表》，应明确材料名称、规格、型号、

质量、数量及进场时间等），需要加工定做的料具，应附图纸并注明要求。计划必须经过材料员、技术

负责人、预算员或者商务经理、项目经理签字认可。并由材料员负责将计划信息录入信息化系统。

（2）建设单位（业主）供应的材料，由项目部按月提报计划经过审批程序后实施。

5.5物资供应管理

（1）项目部应该根据计划对物资进场、消耗数额及时统计，对已经形成预警的物资供应项目进行

分析。落实计划实施情况，只有有效地物资采购计划才能实施采购、入库。

（2）材料进场后，现场组织材料验收前，项目材料员应熟悉采购合同、协议及相关材料验收标准。

材料进场时，由项目部的材料员、施工员（或项目部其他代表）根据物资采购计划表共同对物资进行验

收。材料员收集物资的质量证明资料，并配合质检员对物资的外观质量进行检验，收到货物与合同数量

质量相匹配，不相符的货物应拒收。根据材料属性和相关规定采取检斤、检尺、点数、理论计算等方法

进行材料验收并做好验收原始记录（项H部对商碎数量按规定抽检，发现缺方按合同规定予以扣除）。

（3）由现场材料员负责组织有关人员，根据国家有关材料验收规范进行验收。对进场时发现质量

不合格的材料，应做出拒收处理并及时通知分公司材料部门与相关方重新组织进货。

（4）材料供应商的评定与评价：分公司对物资分供方进行管理，包括对初次合作的分供方评定，

根据分供方填写的《物资分供方登记表》及相关资料、样品等进行采购合同签订前评定，必要时到货源

处考察验证，填写《物资分供方评定记录表》，经分公司分管经理审批后报事业本部与集团成本管理部

审核备案；项目部材料员负责充业主指定的项目材料分供方进行评定，将相关资料提交分分公司审核。

对项目所有物资分供方的进行年末与合同履行后评价，填写《物资分供方评价表》，报分公司审核；分

公司对项目部提交的《物资分供方评价表》进行初审汇总，经分管经理审核后形成分公司年度合格物资

分供方名册，并提交本部与集团成本管理部审核备案形成本部、集团年度合格物资分供方名册。在合同

履行期内合格分供方名称、地址、业务范围等发生变化时，项目部、分公司应对分供方重新进行评定，

相关资料及评定结果报上级主管部门备案。

5.6物资保管使用管理

（1）进入现场的材料应有生产厂家的材质证明（包括厂名、品种、出厂日期、出厂编号、试验检

验单）和出厂合格证。要求复检的材料要有取样送检证明报告。新材料未经试验鉴定，不得用于工程中。

（2）各单位采购部门根据本单位生产计划、采购计划、资金筹措计划等制定仓储计划，合理确定

库存存货的结构和数量，报公司经理审核签字后实施；采购、保管部门建立岗位责任制，严格限制未经

授权的人员接触存货。

（3）材料的计量滞具必须经具有资格的机构定期检验，确保计量所需要的精确度。

（4）项目所用材料发放应逐步建立材料使用限额领料制度。

（5）凡进入项目现场的材料，应根据现场平面布置规划的位置堆放就位。要按照材料的类别、规

格堆放整齐，并做好标识，材料出库要做到易进易出，推陈出新。对易燃、易爆物品及有毒有害物品

要有防护措施，有防盗、防火、防潮措施，确保材料安全。低值易耗材料必须入库保存，易潮物品尽

量入库保存。现场材料须堆放整齐，砂、石成堆、成方、砖成垛，长大件一头齐，要求场地平整，排

水良好，道路畅通，进出方便。

（6）进入现场初验合格后经检测不合格，或因保管、搬运等原因造成产品质量下降形成不合格产

品，项目质检员、材料员协助仓库保管员要将合格品与不合格品分开堆放，对不合格物资予以标识，

并由项目部人员组织相关人员召开评审会议填写《不合格物资评审处理记录表》，对材料做出返修、降

级使用、禁用退场重新组织采购等处理，并以此作为相关责任人的考核依据。

（7）进入现场后的材料、构配件及设备由项目经理部结合施工现场及搬运物资的性质、特点确认

所搬运物资的难易程度，由此来确定搬运方法及负责人员：对于难度较小的搬运，由施工班组长组织

实施；对于难度较大的搬运，由项目总工制定搬运措施并对实施人员进行技术交底；对于难度特别大

的搬运，如超长15米，超重40吨及精密仪器设备等，由项目总工制定搬运方案并书面报送公司级总

工批准后实施；如需要专业队伍进行搬运，项目总工会同材料员应考察专业队伍是否具备实施搬运能

力，要求其上报搬运方案并监督执行。在材料、构配件与设备搬运过程中，要注意保护产品防止磕碰

受损并保护标识和有关检验、试验状态记录，防止丢失或被碰、擦掉等。

5.7物资入库出库管理

（1）材料进场后必须由项目部材料员办理验收、入库、出库、调拨或领用手续，在151内完成原

始单据的确认、收集和整理工作；验收单制单并打印完成与原始单据对应；同时将相关信息输录进项FI

管理信息化系统。一周内完成出库单的制单并把入库单、出库单、原始单据同时送交材料设备部登记台

账。

（2）按月完成当月全部进场材料的验收、出库和记账，书面确认后形成材料月度结算单，做到项

目部、材料部门和财务部门三级账目相符.现场材料员在每月25日前将当月发生材料的单据（收料单、

验收单、材料调拨单、材料领用单）连同台帐全部上交材料设备部，将各单据财务联交财务部门，做

到当月单据当月记账。

（3）领用单必须由现场材料员、项目经理及领用单位收料人员的签字。第一联自存，第二联交公

司财务，第三联交公司材料设备部，第四联转材料领用单位，第五联项目留存。

（4）项目施工员依据施工任务，计算材料消耗量，填写（限额）领料单，经项目技术部门审核领

料数量是否恰当后报项目经理审核签字后签发，施工班组长或项目指定的专人依据限额领料单领料施

工。保管员根据施工班组长签领的材料单或径、砂浆票登记材料收、发、存台账。限额内的材料小组

可•次或多次领取。若有超额现象，保管员应停止供应，待查明原因经项目经理口头或书面签字批准

后，由施工员签限额领料单，保管员方可继续供应。材料保管员根据领料单分施工班组建立发料台账，

施工班组长根据工程需要领料时，在本施工班组发料台账上签字确认。材料保管员按签领数量点数、

过磅。多组施工统一搅拌彼时，应按料发票，由施工班组领用；碎、砂浆搅拌站回收票的方法。安装、

装饰用料由项目负责人指定专人统一领料。月末，保管员根据领用单据按照分类编制材料收、发、存

明细表，经项目材料员、项目经理审核签字。

（5）验收合格后，项目材料员及时登记项目材料台账，详细登记经验收合格入库的存货的类别、

编号、名称、规格、型号、计量单位、数量、单价等内容，并将收料情况口头或书面反馈到材料采购

部门。验收合格的物资，定期由物资管理部门登记材料收、发、存台账。

5.8物资统计管理

（1）项目部材料员应对当月发生及累计发生的材料数量进行汇总，根据材料增减变动及库存情况,

编制材料耗用盘心衣，分别统计各类材料的进场总量、月末盘存的数量，以及相应的单价和金额，定期

与公司材料部门、财务部门对账，做到帐帐、帐物相符；并为实现月度成本核算提供基础数据。

（2）物资月度盈亏统计分析表应包括材料实际采购价格与业主批价的比较，作出盈亏统计分析工

5.9物资凭证存档管理

项目部材料员应自项目开工到竣工交付使用，应做好各种与材料相关的原始资料单据收集整理工

作（包含但不限于业主供料、总包供料、内部分包间调剂等），按月将送料单、验收单、领用（调拨）

单、月度结算单、材料采购台账、材料收、发、存台账、限领领料单、材料物资、周转料具盘点表、

位度存货盘点报告等装订成册，并交分公司材料、财务等部匚复核存档。

5.10物资付款管理

物资的付款应由项目物资管理员填报实际进场数据，按照采购合同填写应付款，己付款等金额交

由物资采购管理部门审核后报财务核实付款。

5.11废旧物资的处置管理

（1）因工程竣工、停建、改建、搬迁等剩余的材料，项目部按各公司相关材料管理制度的规定进

行清查，材料员会同技术部门填写的材料物资清查表经参与清查人员签字确认后，报项目经理审核签

字。

（2）凡属于未使用且质量合格的材料、成品、半成品，根据清查核实后的数品乘以现行市场购买

价，再加上合理的运杂费、损耗及其它合理费用，得出存货的评估值，及时办理回收、退库手续。

（3）无法再利用的废旧材料，需要对外处理的，项目材料员填写废旧材料处理申请单，经项目部

经理、材料部门负责人审核并签字后，上报公司总经理或其授权人员签字批准后，方可进行废材处理。

5.12业主供料的管理

（1）项目部根据合同约定由业主供料的根据项目要求按时提交《项目物资需用计划表》，并注明

“甲供”。

（2）业主提供材料的进场检验同自购物资，需按照相关材料标准进行。材料员与业主办理《业主

供料验收单》并单独建账，保管时与自供材分别存放并做好标识，发放时在《材料调拨（领用）单》

上注明“甲供”。

（3）业主提供的材料在接收后因保管不善造成质量卜.降、丢失等无法用于工程的，及时联系业主

重新组织供应并承担自身原因造成的损失。

（4）业主提供材料产品合格证并不说明业主对产品质量不负责任；对业主供应的材料经验证不合

格时，项目部按照不合格品处理，并组织由业主参加的不合格品评审、填写记录并报告业主，造成损

失的要及时提出索赔申请。

（5）项R材料员定期与业主核对材料供应往来账目，包括数量与金额等；剩余物资及时与业主办

理退料等手续，并做到账目清楚，及时了结。

6考核与奖罚

（1）项目工程材料量差降低率按分公司签订的项目目标责任书的规定执行，分公司负责核算，并

根据工程结算节超情况进行奖励与惩罚。现场材料管理人员应随时掌握现场各种材料的库存情况，严

格按照合同数量进行收货，熟悉材料的堆放位置、规格搭配等情况，协调使用、减少现场库存，严格

管理、杜绝浪费和乱拉乱调现象。因项目部管理原因造成材料积压、浪费、丢失损失而使成本增高，

将追究项目经理和现场相关管理人员的经济责任。

（2）对没有形成有效物资采购计划就实施采购，事业本部应对各项目物资管理进行检查考核，将

对做的较好的分公司或项目部给予表扬，对达不到要求的分公司或项目部将限期整改，并给予批评和

罚款。

（3）入场的材料经验收合格后已调给分包并办理三单后丢失的材料，由丢失分包按相同材料如期

购入，未按期购入的由材料设备部采购并从应付分包_L程款中扣除，项目部要与分包办埋好相关扣款

手续并处以丢失材料金额20%的罚款，将罚款通知单经项目经理签字后传递至公司财务、材料等相关

部门。清包项目丢失的材料按实际进货价格从项目承包奖金中100%的扣除，无承包奖的从工资中扣

除，同时对相关责任人处以丢失材料金额20%的罚款。

（4）材料物资管理和使用以及废旧物资的处置等违反国家相关规定，使企业遭受外部处罚的追究

相关负责人责任；因材料物资管理制度不健全或执行不到位，导致材料物资遗失或非正常损毁，给企

业带来经济损失；材料物资的管理不顺畅，影响其使用效率，无法为企业正常生产经营服务的行为追

究相关负责人责任。

7记录

序号记录名称记录编号收集部门保存部门保存期限

1物资分供方登记表分公司分公司二年

2物资分供方评定记录表分公司分公司二年

3物资分供方评价表分公司分公司二年

成本管理相关单位二年

4合格物资分供方名册

部

5项目物资需求计划项目部分公司二年

6项目采购询价比价表分公司分公司二年

7料、具采购验收单分公司分公司十年

8业主供料验收单相关单位相关单位十年

9材料调拨（领用）单相关单位相关单位十年

10材料供应台账项目部分公司二年

11不合格品评审处理记录项目部分公司二年

12不合格品降级使用申请单项目部分公司二年

13禁用品处理记录项目部分公司二年

xx-009-001

物资分供方登记表

档案编号：年月日

产品名称规格

分供方名称

地址邮编

业务联系人电话传真

分供方负责人电话传真

营业执照编号提供复印件有*无*

注册资金万元固定资产万元

业务性质及范围

企业资信等级提供证书有.无.

提供价目表有・无・名优产品证书复印件有.无.

代办运输能力有*无.产品检验试验报告/合格证书有*无.

提供资料记录：

售后服务内容：

备注（近期主要业绩等）：

分供方负责人签名（公章）

xx-009-002

物资分供方评定记录表

档案编号：年月日

物资名称规格

分供方名称企业资信等级

地址邮编

联系人电话传真

合作

业务性质及范围

时间

产品质量性能

供货/生产能力

价格比较

售后服务

风险因素

综合评价

提供资

料记录

分公司物资部门意见：

负责人：年月日

分公司分管经理意见：

分管经理：（公章）年月日

集团成本管理部意见：

负责人：年月日

xx-009-003

物资分供方评价表

档案编号：年月日

分供方名称

工程名称

产品名称

项目部意见（各项按照满分100分进行评价）

产品质量：________分；产品价格：________分；供货及时：_________分；

售后服务：________分；合作情况：________分。

其他说明：

综合评价：________分（满分100分）

材料员：______________年月日

分公司物资部门意见：

负责人：________________年月日

分公司分管经理意见：

分管经理：_____________（公章）年月日

集团成本管理部意见：

负责人：________________年月日

备注

xx-009-001

XX集团**年度合格物资分供方名册

（部门公章）

序

档案编i号物资分供方名称地址产品名称规格审定日期电话传真符注

号

xx-009-005

XX集团公司

项目物资需求计划

工程名称：

计划编号：年月日

序号材料名称规格型号及技术要求单位使用部位计划用最拟进场时间备注

造价合约部审核:预算员:

xx-009-006

XX集团公司材料询价比价表

工程名称：年月日

编号：

供货商报价

序号材料名称规格型号单位数量金额

供货商1供货商2供货商3最低价

合计

付款方式

询价情况结论：经过比较价格、付款方式等，决定选用为此种材料的供货商。

询价人:材料设侪部门:项目经理:审定人:

xx-009-007

XX集团公司

料、具采购验收单

供料单位承建单位

材料类别年月日收料仓库

材料部门审核:采购人:收料人:

xx-009-008

XX集团公司

业主供料验收单

供料单位承建单位

材料类别年月日工程名称

-

联

存

根

联

存

档

建设单位经办人:施工单位经办人:

XX-009-009

XX集团________公司

材料调拨（领用）单

承建单位材料来源

转出仓库年月日转入仓库（班组）

采购单价金额备

材料名称规格单位数量

万千百十元角分百十万千百十元用分注-

联

存

根

联

存

档

合计

项目经理:发料人:转入仓库收料人:

xx009010

XX集团