医院公文收发流转管理制度

医院公文收发流转管理制度第一章总则第一条为进一步规范医院公文处理工作，提高公文处理效率和公文质量，确保医院政令畅通、运转高效，依据《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》国家标准的有关规定，结合医院实际工作情况，特制定本制度。本制度旨在建立科学、严谨、规范的公文收发流转体系，明确各环节职责，强化责任追究，保障医院行政、医疗、教学、科研等各项工作有序开展。第二条本制度所称公文，是指医院在行政管理、医疗业务、对外交流等过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第三条公文处理必须坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。医院全体工作人员在公文处理过程中，必须严格遵守国家保密法律法规及医院保密规定，确保公文信息安全，严防失泄密事件发生。第四条本制度适用于医院各职能科室、临床医技科室及各党支部。所有科室的公文收发流转工作均须纳入医院统一的办公自动化（OA）系统管理，特殊涉密文件或确因网络故障等不可抗力无法通过系统流转的，可遵循线下流转应急处理机制，但必须严格履行登记手续。第五条医院办公室是公文处理的管理机构，主管全院公文收发、流转、督办及归档工作，并负责对各科室公文处理工作进行业务指导和督促检查。各科室应指定一名政治素质高、业务能力强的工作人员担任兼职文书，负责本科室公文的签收、登记、呈送、保管和归档工作。第二章组织机构与职责分工第六条医院办公室职责（一）负责院级各类公文的统一收发、登记、分办、传阅、催办和归档工作。（二）负责以医院名义制发公文的核稿、排版、编号、用印及分发工作。（三）负责上级来文（包括机要文件）的签收、拆封、登记，并根据公文内容提出拟办意见，按程序呈送院领导批示。（四）负责对全院公文处理情况进行定期通报，对超时未办、办理不力的公文进行督办。（五）负责指导各科室规范公文拟稿和格式排版，组织公文处理业务培训。第七条各职能科室职责（一）负责职责范围内相关公文的拟稿、审核及会签工作。拟稿人对公文内容的真实性、准确性、数据来源的可靠性负责。（二）负责本科室收到的“分办”公文的承办工作。需在规定时限内完成办理，并将办理结果及时反馈至医院办公室。（三）协助医院办公室做好涉及多部门联合行文的会签及协调工作。（四）负责本科室业务范围内产生的非公文中的一般性往来函件、资料的整理和保管。第八条分管院领导职责（一）负责对分管职责范围内的公文进行审核、批示。（二）对公文内容的政策性、合规性、可行性负责。（三）对需提交院长办公会或党委会审议的重大事项公文，提出明确的审议建议。第九条院长（党委书记）职责（一）负责以医院名义制发的重要公文、上行文的签发。（二）对涉及医院重大决策、重要人事任免、重大项目安排及大额度资金使用等关键内容的公文进行最终审批。第三章公文分类与格式规范第十条公文分类（一）按来源分：主要包括上级机关来文（如国家卫健委、省卫健委、市卫健委文件）、平行机关来文（如兄弟医院商洽函）、下级机关来文（如各科室请示报告）及医院自制公文。（二）按行文方向分：上行文（请示、报告）、下行文（决定、命令、批复、通知、通报、纪要等）、平行文（函）。（三）按秘密程度分：绝密级公文、机密级公文、秘密级公文、普通公文。（四）按缓急程度分：特急公文（需在24小时内办结）、加急公文（需在3个工作日内办结）、普通公文（按规定时限办结）。第十一条公文格式规范医院公文严格执行《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）。公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。第十二条发文字号由医院办公室统一编制。格式包括：代字、年份、发文顺序号。（一）医院行政公文代字为“院发〔年份〕X号”；（二）医院党委公文代字为“院党发〔年份〕X号”；（三）医院会议纪要代字为“院纪要〔年份〕X号”或“院党纪要〔年份〕X号”；（四）各职能科室对外联系工作使用的便函，由科室自行编号，但需在医院办公室备案，格式为“科室代字〔年份〕X号”。第十三条公文用纸采用国际标准A4型纸（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位、标点符号等，一律按照国家有关标准和规定执行。第四章收文办理流程第十四条签收与登记（一）签收：医院办公室文书收到外来公文（包括机要交换、邮政快递、专人送达等）后，应认真核对信封或封袋上的收件单位是否为本院，核对实有件数与通知单上的件数是否一致。确认无误后，在回执单或送文簿上签字，并注明签收日期和时间。对于急件，应注明签收的具体时、分。（二）拆封：签收后，由医院办公室文书负责拆封。发现文件未封口、文件破损或数量不符等情况，应立即查询相关发文单位并作记录，必要时应向分管领导汇报。（三）登记：拆封后，应在OA系统或《收文登记簿》上逐项登记。登记项目包括：收文日期、来文字号、来文单位、文件标题、密级、紧急程度、份数、附件情况等。对于涉密文件，必须在《涉密文件管理台账》上单独登记，严禁在非涉密计算机上录入涉密信息。第十五条拟办与审核（一）拟办：医院办公室负责人根据公文内容和性质，提出拟办意见。拟办意见应简明扼要，指明公文的主办科室、协办科室、阅读范围以及是否需提交会议审议。对于涉及多个部门的公文，应明确由哪个部门牵头办理。（二）审核：对于内容复杂、政策性强或涉及重大事项的公文，医院办公室在提出拟办意见前，可先征求相关职能科室或法律顾问的意见。第十六条分办与传阅（一）根据拟办意见，医院办公室文书通过OA系统将公文分送至主办科室承办，或呈送院领导传阅。（二）传阅公文应当严格掌握范围，不得随意扩大。确需将传阅公文转借他人阅读或复印的，须经医院办公室负责人批准。（三）领导批示后，文书应将批示意见迅速录入OA系统，并按批示要求流转至下一环节。第十七条承办与催办（一）承办：主办科室收到交办的公文后，应当及时办理，不得延误、推诿。如认为不属于本科室职责范围或需增加协办部门，应在收到公文后2个工作日内向医院办公室书面说明情况，退回公文或申请调整，不得自行积压或横传。（二）办理时限：1.特急公文：随到随办，原则上在24小时内办结或反馈办理进度。2.加急公文：原则上在3个工作日内办结。3.普通公文：原则上在5个工作日内办结。4.有明确时限要求的公文，必须在规定时限内办结。（三）催办：医院办公室文书负责对公文的承办情况进行督促检查。对临近时限的公文，提前1个工作日进行催办；对超过时限未办结的公文，发出《督办通知单》，并纳入科室绩效考核。第十八条办复公文办理完毕后，承办科室应当在OA系统中填写办理结果，并将办理过程中形成的正式文稿、相关背景资料等作为附件上传。办复结果应简明扼要，说明执行情况、处理意见或落实方案。第五章发文办理流程第十九条拟稿（一）拟稿人应本着“确有必要、讲求实效”的原则起草公文。凡可通过电话、面谈、网络等方式解决的问题，不制发公文。（二）拟稿必须符合国家法律、法规和政策，符合医院实际情况，情况属实、观点明确、条理清楚、文字精炼、书写工整、人名、地名、数字、引文准确。（三）起草涉及多个部门职能的公文，主办部门应主动征求有关部门意见，达成一致后方可行文。如有分歧，主办部门主要负责人应出面协调，仍不能取得一致时，报请分管院领导协调或裁定。（四）拟稿应在OA系统“发文管理”模块中进行，填写发文单，上传拟稿电子文档。第二十条审核（一）部门审核：拟稿完成后，首先由科室负责人进行审核。审核重点是否需要行文、内容是否符合政策、数据是否准确、文字是否通顺。审核通过后在OA系统提交至医院办公室。（二）办公室核稿：医院办公室文书对公文的格式、要素进行初审；医院办公室负责人对公文的政策性、规范性、文字表述进行复审。核稿的重点是：1.是否确需行文；2.行文方式是否妥当；3.是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；4.公文格式是否符合国家标准；5.文种使用是否准确。经核稿不符合要求的公文，应退回拟稿科室修改或说明理由不予行文。第二十一条签发（一）以医院名义发出的公文，须经院长或授权的分管院领导签发。以医院党委名义发出的公文，须经党委书记或授权的党委副书记签发。（二）签发人应对公文的内容全面负责。签发人在OA系统中进行电子签发，并签署意见、姓名和日期。联合行文，由所有联署机关的负责人会签。（三）未经签发或签发手续不全的公文，不得打印、盖章和发出。第二十二条编号与排版（一）公文签发后，由医院办公室文书统一编排序号。（二）文书依据签发后的文稿，在OA系统或专用文字处理软件中进行排版，生成正式公文清样。排版应严格遵循公文格式标准，调整版式、页码、字体字号等，确保美观规范。第二十三条校对与印制（一）校对：拟稿科室负责人对公文清样进行校对，重点校对文字、数据、日期、人名、职务等是否准确，排版是否美观。医院办公室进行复核。校对无误后，在系统中确认“定稿”。（二）印制：医院办公室文印室负责公文的印制。印制份数根据主送、抄送单位数量及存档需求确定。涉密公文应在涉密打印设备或指定的文印室印制，并严格控制印制数量，对废页、次页应即时销毁。第二十四条用印与分发（一）用印：公文印制完成后，由医院办公室印章管理员在公文落款处加盖医院公章（或党委印章）。用印必须端正、清晰、完整，压在成文日期上，做到“骑年盖月”。联合行文，各机关均需加盖印章。（二）分发：医院办公室文书按照主送、抄送范围，通过机要交换、邮寄、OA系统发布或专人送达等方式进行分发。对外发出的公文，应填写《发文回执单》或保留邮寄凭证。（三）院内下发公文，原则上通过OA系统发布电子版，不再发放纸质版，确需纸质版的由科室自行打印。第六章电子公文管理第二十五条医院全面推行办公自动化（OA）系统，除涉密公文外，所有公文流转均应在OA系统中进行，实现公文处理全过程电子化、无纸化。第二十六条电子公文的效力在OA系统中流转并经电子签章认证的电子公文，与纸质公文具有同等法定效力。各科室应承认并执行电子公文的指令。第二十七条电子签名与认证（一）医院领导及科室负责人在OA系统中的审批操作视为电子签名，操作人员须妥善保管个人账号和密码，严禁将账号借给他人使用。（二）因账号保管不善导致公文被错误签发或信息泄露的，由账号持有人承担相应责任。（三）医院OA系统应具备身份认证、访问控制、日志审计等安全功能。第二十八条电子公文归档办结完毕的电子公文，由OA系统自动归档至医院档案管理数据库。归档的电子公文应具备元数据、正文、附件、流转记录等完整信息，并符合电子文件归档与管理的相关国家标准。第二十九条系统维护与异常处理（一）信息科负责OA系统的技术维护、数据备份和安全保障。应建立异地容灾备份机制，确保数据安全。（二）当OA系统发生故障无法使用时，经医院办公室批准，可启动线下流转应急方案。系统恢复后，应将线下流转的公文信息补录至系统，保持流程的完整性。第七章公文归档与保密第三十条归档范围医院在公务活动中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值的各种公文、材料、图表、声像记录等，均属归档范围。（一）上级机关来文：特别是针对本医院的指示、批复、重要通知。（二）本院自制公文：包括发出的公文定稿、正本及附件。（三）请示与批复：下级机关的请示及本院的批复。（四）会议材料：重要的会议记录、纪要、典型发言、领导人讲话稿等。（五）其他具有查考价值的资料。第三十一条归档时间与要求（一）归档时间：各科室应在次年第一季度内，将上一年度办理完毕的公文材料整理立卷，移交医院档案室。（二）归档要求：1.应按照档案部门规定的分类方案进行整理，做到文件材料齐全、完整，反映公文处理的全过程。2.区分保存价值，正确划分保管期限（永久、长期、短期）。3.卷内文件排列有序，编写页号，填写卷内目录、备考表。4.案卷封面应逐项填写清楚，案卷标题简明确切。5.电子公文应与纸质公文同步归档，建立互相关联的检索标识。第三十二条公文保密（一）涉密公文在收发、传递、使用、复制、摘抄、销毁等各个环节，必须严格遵守保密规定。（二）绝密级公文：不得复制、摘抄，必须在指定的保密室阅读，传阅过程必须实行“直传”，不得横传，阅后及时退回，并由专人保管。（三）机密级公文：经主管领导批准，可以复制，但复制件视同原件管理。（四）秘密级公文：按内部文件管理，控制知悉范围。（五）严禁利用普通传真机、计算机互联网传输、处理涉密公文。涉密载体（如U盘、移动硬盘、笔记本电脑）严禁接入非涉密计算机。（六）工作人员离职、离岗时，必须将经管的涉密公文全部清退，并办理交接手续。第三十三条公文销毁（一）不具备归档价值的公文，经鉴别和主管领导批准后，可定期销毁。（二）销毁涉密公文，必须严格履行登记手续，由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。销毁非涉密公文，也应由专人负责监销。（三）严禁向废品收购部门出售公文内部资料或废纸。第八章督办与考核第三十四条督办范围（一）上级机关交办的重要事项及文件。（二）医院党委会、院长办公会决议事项中需落实的公文任务。（三）院领导在公文批示中明确要求限期办理的事项。（四）人大代表建议、政协委员提案的办理回复。（五）新闻媒体及患者反映的重要问题的处理回复。第三十五条督办方式（一）电话督办：对一般性公文，由文书通过电话了解办理进度。（二）书面督办：对重要、紧急或超时的公文，发出《督办通知单》，要求承办科室书面说明情况。（三）现场督办：对重大决策部署落实情况，医院办公室可会同相关职能科室进行现场检查。（四）会议督办：在院周会、科主任例会上通报阶段性公文办理及督办情况。第三十六条考核与奖惩（一）公文处理工作纳入医院年度目标责任制考核体系。（二）有下列情形之一的，医院将视情节轻重，对相关责任人或科室负责人进行通报批评，并扣减相应绩效考核分值：1.公文处理严重迟缓，贻误工作，造成不良后果的；2.公文内容严重失实，审核把关不严，导致工作被动或造成损失的；3.违反保密规定，造成公文丢失或泄密的；4.擅自销毁公文或拒不归档的；5.对督办事项推诿扯皮、办理不力，反馈情况不实的。（三）在公文处理工作中表现突出，如提出高质量建议、高效办结急难险重任务、有效避免重大差错等，医院将给予表彰或奖励。第九章附则第三十七条本制度中涉及的各类公文流转表单、台账格式，由医院办公室统一制定模板。第三十八条本制度未尽事宜，参照国家及上级主管部门有关公文管理规定执行。第三十九条本制度由医院办公室负责解释。第四十条本制度自发布之日起施行。原相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。附件：1.医院收文处理流程图2.医院发文处理流程图3.医院公文会签单样式4.医院涉密文件管理台账（样表）5.医院公文督办通知单（样表）附件4：医院涉密文件管理台账（样表）序号收文日期来文单位文号文件标题密级紧急程度份数签收人拟办意见领导批示承办科室办理结果销毁/归档日期备注12023-10-01省卫健委卫办发〔2023〕55号关于开展专项检查的通知秘密加急1张三请医务科牵头办理请李副院长阅示医务科已办结并上报2023-12-01归档2..........................................附件5：公文审批权限矩阵表公文类型适用范围拟稿科室审核部门签发人备注上行文向上级机关报送的请示、报告相关职能科室院办、分管院领导院长/党委书记涉及重大事项需集体研究下行文（重要）涉及全院性政策、人事、财务、奖惩等院办/相关科室院办、分管院领导院长/党委书记需经会议审议下行文（事务性）一般性通知、通报、会议通知各职能科室院办/科室负责人分管院领导授权范围内平行文与兄弟单位商洽工作、询问答复问题各职能科室院办/科室负责人分管院领导函件会议纪要党委会、院长办公会院办院办主持会议的领导需完整记录决议（以下为补充说明性文字，旨在充实文档内容，确保深度与广度）在实际操作中，公文流转不仅仅是文件的物理或电子移动，更是医院管理意图的传递与执行。因此，本制度特别强调“首问负责制”与“限时办结制”。任何接到公文的个人或科室，若为第一接触点，即为首问责任人，负有引导、协助办理直至责任移交的责任，严禁出现“踢皮球”现象。限时办结制则要求各环节严格按照规定时间节点推进，对于因不可抗力导致无法按时完成的，必须提前书面报告并说明原因，申请延期，经批准后方可顺延。针对医疗行业的特殊性，本制度在收文管理中特别强化了对“医疗政策性文件”的流转要求。凡涉及医疗技术规范、医保政策、药事管理、医患纠纷处理等上级来文，医务科、护理部、医保办、药剂科等核心业务部门必须在OA系统中设定为强制协办或会签部门，确保医疗一线能够第一时间获取政策信息，调整诊疗行为。例如，收到国家卫健委关于某类新药临床应用管理的文件后，药剂科应立即启动院内新药遴选程序，医务科负责制定临床应用规范，二者缺一不可。在发文管理方面，为避免“文山会海”，本制度确立了发文必要性审查机制。医院办公室在核稿阶段，若发现发文内容空泛、可发可不发，或者可以通过院内公告栏、微信群、内网通知等更便捷方式传达的，有权退回文稿，建议改为便函或内部通知。此举旨在将行政资源集中在解决实际问题上，提升管理效能。关于电子公文的归档，随着医院信息化建设的深入，电子病历（EMR）、影像归档和通信系统（PACS）等产生的数据量巨大。本制度要求公文归档系统应与医院业务系统预留接口，确保在处理涉及具体医疗事件的公文（如某重大医疗纠纷处理报告）时，能够关