2026年合同档案归档专员真题（附答案）

2026年合同档案归档专员真题（附答案）一、单项选择题（每题1分，共20分）1.根据《中华人民共和国档案法》（2020年修订），档案工作的基本原则是（）。A.统一领导、分级管理B.分散管理、各自负责C.集中保管、自由利用D.属地管理、行业自律答案A解析《档案法》第三条规定，坚持中国共产党对档案工作的领导，实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。2.合同档案的归档时间一般为合同履行完毕或合同终止后（）个月内。A.1B.3C.6D.12答案B解析参照《企业档案管理规定》及合同档案管理惯例，合同类文件材料应在合同履行完毕或终止后3个月内完成归档。3.下列哪一项不属于合同档案的归档范围？（）A.合同正本及副本B.合同审批单C.与合同有关的往来函件D.合同范本模板文件答案D解析合同范本属于标准文书，不具有特定合同的法律效力与凭证价值，不属于具体合同档案的归档范围。4.合同档案的保管期限，根据合同类型和重要程度分为（）两类。A.永久和定期B.长期和短期C.30年和10年D.永久和临时答案C解析根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，合同档案保管期限分为30年和10年；涉及重大权益或长期履行义务的可划为永久，但在企业通用规定中主要按30年、10年执行。5.合同档案分类方案中，最常用的分类方法是按（）进行分类。A.合同金额B.合同签订时间C.合同类型（采购、销售、租赁、劳动等）D.经办部门答案C解析按合同类型分类符合业务管理习惯，便于检索、统计与利用，是合同档案分类的首选方法。6.合同正本缺失时，下列哪种做法是正确的？（）A.用合同复印件代替正本归档B.用合同审批单代替正本归档C.出具情况说明，附合同复印件及审批记录一并归档D.不予归档答案C解析合同正本缺失时应查明原因，以书面说明形式记录缺失情况，并将复印件、审批记录、履行凭证等佐证材料一并归档，确保档案的真实性与完整性。7.合同档案整理时，以（）为单位进行组卷。A.合同对方单位B.单项合同C.年度D.经办人答案B解析合同档案以单项合同为立卷单位，将与该合同相关的审批、谈判、签订、履行、变更、解除等全部文件材料集中组卷。8.合同档案的档号构成一般为（）。A.年度—分类号—案卷号B.分类号—年度—件号C.全宗号—年度—分类号—案卷号D.全宗号—案卷号—件号答案C解析合同档案作为企业档案的一部分，档号编制遵循《档号编制规则》（DA/T13），基本结构为全宗号—年度—分类号—案卷号，可根据实际扩展件号。9.电子合同档案的元数据中，最核心的必填项不包括（）。A.合同编号B.合同名称C.签订日期D.经办人身份证号答案D解析经办人身份证号属于个人信息，非档案元数据必填项。核心必填项应包括合同编号、名称、签订日期、对方单位、金额、保管期限等。10.下列关于合同档案密级的说法，正确的是（）。A.所有合同档案均应定为秘密级B.涉及商业秘密、技术秘密的合同应按保密要求定密管理C.合同档案一律不设密级D.密级由档案管理员自行确定答案B解析涉及商业秘密、技术秘密或国家秘密的合同档案，应依据相关规定确定密级，并严格执行保密管理要求。11.合同档案的借阅利用，应当（）。A.任何人凭身份证即可借阅B.履行审批登记手续，不得擅自复制C.可长期持有不归还D.电话申请即可借出答案B解析合同档案涉及企业经营信息，借阅必须履行审批和登记手续；复制须经授权，借出应限期归还。12.下列哪种情形下，合同档案可以销毁？（）A.合同对方提出销毁要求B.保管期限届满且经鉴定确认无保存价值C.经办部门认为不需要时D.合同金额较小即可销毁答案B解析合同档案销毁必须经过鉴定程序，确认保管期限届满且无继续保存价值，编制销毁清册，经审批后实施销毁。13.合同档案鉴定工作的核心内容是（）。A.核对合同数量B.审查合同的真实性C.判定档案的保存价值和保管期限D.评估合同履行效果答案C解析档案鉴定工作以判定档案价值为核心，据此确定保管期限，并决定到期后是否续存或销毁。14.合同变更时，变更协议与原合同的关系是（）。A.变更协议单独归档，与原合同无关B.变更协议作为原合同档案的组成部分一并归档C.原合同作废销毁，只保存变更协议D.变更协议由经办人自行保管答案B解析合同变更协议、补充协议与原合同有不可分割的联系，应作为同一卷内文件一并归档，保持合同演变过程的完整。15.合同档案著录时，著录项目"主题词"的主要作用是（）。A.美化档案封面B.便于计算机检索和分类统计C.代替合同编号D.记录合同金额答案B解析主题词（关键词）用于揭示档案内容主题，是档案检索的重要途径，有助于提高查全率和查准率。16.移交合同档案时，交接双方应（）。A.口头确认即可B.清点核对并办理交接签字手续C.只移交目录不交实体D.由接收方单方签字答案B解析档案移交必须办理书面交接手续，逐卷（件）清点核对，双方签字确认，明确责任。17.下列哪一项不属于合同档案常见的问题？（）A.合同无编号B.缺少审批签字C.合同用纸不规范D.合同条款过于详细答案D解析条款详细是正常现象，不是档案问题。无编号、缺签字、用纸不规范等均属于归档时常见的不规范问题。18.合同档案数字化扫描时，常用的色彩模式不包括（）。A.黑白二值B.灰度C.彩色D.红外线答案D解析数字化扫描通常使用黑白二值、灰度和彩色三种模式，红外线不属于扫描色彩模式。19.合同档案的排列顺序，一般按照（）依次排列。A.合同金额大小B.合同编号顺序C.经办人姓氏笔画D.合同纸张厚度答案B解析合同档案按合同编号排列，编号唯一且连续，便于排架、检索和核对。20.电子合同采用可靠电子签名后，其归档要求是（）。A.打印纸质版归档即可B.电子文件与元数据一并归档C.只保存电子签名文件，不保存合同正文D.无需归档答案B解析电子合同归档应保存电子文件本身及签名信息、时间戳、元数据等，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。二、多项选择题（每题2分，共20分）1.合同档案的归档范围包括（）。A.合同谈判记录及备忘录B.合同审批文件C.合同履行过程中的付款凭证、验收报告D.合同纠纷处理材料E.合同对方的营业执照副本答案ABCD解析E项营业执照副本属于对方资质证明，通常由供应商管理部门归档，不属于合同档案必备范围。A、B、C、D均属于合同生命周期内产生的档案材料。2.下列属于合同档案保管期限"永久"范畴的有（）。A.涉及企业改制、重组、上市的重大合同B.涉及土地、房产等不动产权益的合同C.一般性办公用品采购合同D.知识产权转让合同E.单次培训服务合同答案ABD解析涉及企业重大权益或长期法律效力的合同应永久保存，如改制重组、不动产、知识产权转让等。一般采购合同和培训合同按10年保管即可。3.合同档案整理的基本要求包括（）。A.归档文件材料齐全完整B.遵循文件材料形成规律保持有机联系C.便于保管和利用D.任意打乱原有顺序重新排列E.使用耐久的书写材料答案ABCE解析D项错误，整理必须保持文件之间的有机联系，不能随意打乱。4.关于合同档案的保密管理，下列做法正确的有（）。A.涉密合同专柜存放B.借阅涉密合同须经权限审批C.涉密合同数字化后可在公开网络传输D.复制涉密合同须登记备案E.涉密合同销毁前须履行审批程序答案ABDE解析C项错误，涉密合同数字化后同样受保密管理约束，严禁在公开网络中传输。5.合同档案鉴定的基本方法包括（）。A.直接鉴定法B.间接鉴定法C.抽样鉴定法D.职能鉴定法E.全面鉴定法答案AD解析合同档案鉴定主要采用直接鉴定法和职能鉴定法。直接鉴定法即逐卷逐件审查档案价值；职能鉴定法是从企业职能活动的重要程度判断档案价值。6.电子合同档案的真实性保障措施包括（）。A.采用可靠电子签名B.加盖可信时间戳C.建立电子档案管理系统操作日志D.定期进行数据备份E.将电子文件随意修改后保存答案ABCD解析E项错误，任何对电子档案的修改都应通过系统留痕，不能随意修改。7.合同档案检索工具包括（）。A.案卷目录B.全引目录C.合同主题词索引D.合同台账E.电子数据库答案ABCDE解析以上均为合同档案的检索工具或检索途径。案卷目录、全引目录、主题词索引是传统检索工具，合同台账是管理台账，电子数据库是现代检索方式。8.下列属于合同档案管理环节的有（）。A.收集B.整理C.保管D.利用E.鉴定销毁答案ABCDE解析合同档案管理包括收集、整理、保管、统计、利用、鉴定销毁等完整业务环节。9.合同档案管理中，常见的违规行为有（）。A.私自留存合同不归档B.擅自将合同档案带出档案室C.未经批准复制合同档案D.篡改合同归档文件E.按规定办理借阅手续答案ABCD解析E项是合规行为，不属于违规。A、B、C、D均违反档案管理制度，D项还可能承担法律责任。10.关于合同档案的装订，下列说法正确的有（）。A.使用不锈钢订书针装订B.采用线装或三孔一线装订C.装订不得压住文字D.可使用普通胶水粘贴E.破损文件应先修复再装订答案BCE解析A项错误，金属订书针易锈蚀，应使用不锈钢或去除金属物后装订；D项错误，普通胶水易老化脱落，应使用档案专用粘合剂。三、判断题（每题1分，共10分）1.合同档案归档时，只需保存合同正本，不需要保存附件。答案错误解析合同附件是合同的组成部分，与正本具有同等效力，必须一并归档。2.合同档案的保管期限自合同签订之日起计算。答案错误解析保管期限自归档年度或合同履行完毕后的次年1月1日起计算，而非合同签订之日。3.同一合同的不同版本（草稿、定稿、正式文本）应全部归档保存。答案正确解析重要合同的不同版本反映合同形成演变过程，具有查考价值；草稿如无留存必要可不予归档，但定稿与正式文本必须归档。4.合同档案的数字化工作只需要扫描正文，封面和目录可以忽略。答案错误解析数字化应完整扫描档案全部内容，包括封面、目录、正文及附件，确保电子档案的完整性。5.借阅合同档案时，经档案管理员口头同意即可借出。答案错误解析合同档案借阅必须履行书面审批和登记手续，口头同意不符合档案利用管理规范。6.涉密合同档案的销毁可以同普通档案一并销毁。答案错误解析涉密档案销毁须单独编制销毁清册，按保密管理规定执行，必要时由保密部门监督销毁。7.合同档案的排列可以随意调整，只要自己找得到就行。答案错误解析档案排列应遵循固定规则并保持稳定，随意调整将破坏排架秩序，影响检索利用。8.电子合同与纸质合同具有同等的法律效力。答案正确解析《中华人民共和国电子签名法》规定，可靠的电子签名与手写签名或盖章具有同等的法律效力。9.合同履行完毕且款项结清后，合同档案就可以立即销毁。答案错误解析合同档案销毁须达到规定的保管期限，并经鉴定和审批程序，不能以履行完毕为由提前销毁。10.合同档案管理人员调离岗位时，应办理档案交接手续。答案正确解析档案人员变动必须办理交接手续，清点档案数量，移交目录，明确责任，确保档案管理连续性。四、简答题（每题5分，共20分）1.简述合同档案归档范围的基本内容。答案合同档案归档范围包括：(1)合同立项依据及审批文件；(2)合同正本、副本及附件；(3)谈判记录、备忘录及往来函电；(4)合同变更、补充、解除协议；(5)合同履行过程中的凭证，如付款凭证、验收报告、交付记录等；(6)合同纠纷处理材料，包括调解、仲裁、诉讼文件；(7)合同评估、总结材料；(8)其他与合同直接相关的具有保存价值的文件材料。2.简述合同档案整理的基本步骤。答案(1)收集，集中各经办部门形成的合同文件材料；(2)鉴别，审查文件是否属于归档范围及是否完整；(3)分类，按合同类型、年度等进行分类；(4)组卷，以单项合同为单位组成案卷；(5)排列卷内文件，按形成规律或重要程度排序；(6)编页号、编写卷内目录及备考表；(7)装订；(8)编制案卷封面及案卷目录。3.简述合同档案保管期限划分的一般原则。答案(1)涉及企业重大权益、长期义务或历史凭证价值的合同，如不动产购置、企业改制、重大投融资、知识产权转让等，划为永久或30年；(2)一般经营性合同，如采购、销售、租赁、服务等，根据履行周期和查考价值划为30年或10年；(3)临时性、一次性且无后续查考价值的合同，划为10年；(4)保管期限划分应结合合同金额、履行周期、法律风险和企业实际需要综合判定。4.简述电子合同档案管理的特殊要求。答案(1)电子合同归档应同时保存电子文件及其元数据；(2)采用可靠电子签名、时间戳等技术保障真实性；(3)归档格式应符合长期保存要求，宜转换为PDF/A等标准格式；(4)建立电子档案管理系统，实现权限控制与操作日志管理；(5)定期进行数据备份与迁移，防止数据丢失或技术过时；(6)电子档案与纸质档案关联管理时，应建立对应关系。五、案例分析题（每题10分，共30分）1.某公司在年度档案检查中发现，2023年签订的120份合同中，有15份合同未归档，其中8份由业务部门负责人自行保管，7份散落在经办人手中。另外，已归档的合同中有5份缺少合同审批单，3份缺少合同附件。请分析该企业合同档案管理存在的问题，并提出改进措施。答案：(1)存在的问题：①归档制度执行不严，合同未做到应归尽归；②业务部门档案意识薄弱，私自留存合同文件；③归档材料不完整，缺少审批单和附件；④缺乏有效的监督检查机制。(2)改进措施：①完善合同档案归档制度，明确归档范围、时限和责任；②将合同归档纳入部门考核和合同审批流程，实行"不归档不结算"等控制措施；③加强档案业务培训，提高全员档案意识；④档案部门定期开展检查，及时催交和整改；⑤对缺失的审批单和附件，查明原因，补充收集或出具情况说明。解析：该案例反映的是合同档案收集中最常见的"归档不全"问题，核心在于制度建设与流程管控相结合。2.某公司一份采购合同发生纠纷，需要调取2018年签订的原始合同。档案管理员查找时发现：该合同既无电子扫描件，纸质原件也下落不明，仅存一份合同复印件。经追查，该合同当年由经办人张某保管，张某已离职且未办理档案移交手续。请分析该事件的教训，并提出防范措施。答案：(1)教训：①未严格执行合同及时归档制度，导致合同长期滞留于个人手中；②人员离职时未办理档案交接，档案管理存在漏洞；③未开展合同档案数字化工作