学校消防安全档案管理制度

学校消防安全档案管理制度第一章总则第一条为全面规范学校消防安全档案管理工作，有效预防和减少火灾事故发生，保障全校师生生命财产安全，依据《中华人民共和国消防法》、《高等学校消防安全管理规定》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》以及教育部、公安部关于学校消防安全管理的相关法律法规和文件精神，结合本校实际情况，特制定本制度。第二条本制度所称消防安全档案，是指学校在消防安全管理过程中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。消防安全档案是学校消防安全管理工作的真实写照，是检查考核消防安全责任落实情况的基础依据，也是发生火灾事故时追责理赔的重要凭证。第三条消防安全档案管理坚持“实事求是、客观真实、全面完整、动态更新、规范有序”的原则。学校所有消防安全活动均应纳入档案管理范畴，确保档案内容能够真实反映学校消防安全管理的全过程。第四条本制度适用于学校各部门、各院（系）、各直属单位以及校内所有重点部位（包括但不限于教学楼、实验室、图书馆、学生公寓、食堂、体育馆、后勤楼等）的消防安全档案管理工作。第二章管理职责第五条学校法定代表人是学校消防安全责任人，对学校消防安全档案工作负总责，负责审批消防安全档案建设的年度经费预算，保障档案管理工作所需的人员、场地和设施。第六条分管安全工作的校领导是学校消防安全管理人，具体领导消防安全档案建设工作，定期听取档案管理工作汇报，协调解决档案管理中遇到的重大问题，审核批准重要的消防安全管理文件和记录。第七条保卫处（或学校设立的专门消防安全管理机构）是学校消防安全档案的主管部门，履行以下职责：（一）制定和完善消防安全档案管理制度及实施细则；（二）负责校级总档案的建立、收集、整理、归档和保管工作；（三）指导、监督和检查各部门、各单位消防安全分档案的建设和管理工作；（四）组织对专兼职消防管理人员进行档案业务培训；（五）负责消防安全档案的信息化建设，推动电子档案管理系统的应用。第八条学校各二级单位（部门）行政负责人是本单位消防安全档案第一责任人，负责本单位消防安全分档案的建立和维护工作。各单位应指定一名专职或兼职消防安全员，具体负责本单位消防安全档案的日常记录、整理和上报工作。第九条档案管理人员应具备良好的职业道德和业务素质，严格遵守保密制度，不得擅自泄露、涂改、损毁档案资料。档案管理人员变动时，必须严格按照交接程序办理档案交接手续，确保档案资料的连续性和完整性。第三章档案归档范围与内容要求第十条学校消防安全档案实行分级分类管理，主要包括基础信息档案、消防安全管理文书档案、消防设施器材档案、防火检查巡查档案、火灾隐患整改档案、宣传教育培训档案、灭火疏散演练档案、燃气电气管理档案、消防控制室管理档案、微型消防站档案及消防安全工作考评档案等。第十一条基础信息档案应包含以下核心内容：（一）学校基本概况：包括办学性质、占地面积、建筑面积、建筑高度、主要功能布局、师生人数等基本信息；（二）建筑消防审核验收文件：包括建筑工程消防设计审核意见书、消防验收合格证明、消防备案凭证、开业前消防安全检查合格证等法律文书的复印件或扫描件；（三）消防安全重点部位明细表：详细列出实验室、危险品仓库、配电房、计算机中心、档案室、食堂操作间等重点部位的位置、耐火等级、火灾危险性、责任人及联系方式；（四）单位总平面布局图、各楼层平面布置图、消防设施系统图（包括消火栓系统、自动灭火系统、防排烟系统、火灾自动报警系统等），图纸应标明消防设施位置、疏散通道、安全出口等关键信息。第十二条消防安全管理文书档案应包含以下内容：（一）消防安全组织机构文件：包括学校成立消防安全委员会、防火安全领导小组的文件，各级消防安全责任书（学校与部门、部门与个人）；（二）消防安全管理制度汇编：学校发布的各项消防安全管理规定、操作规程、应急预案等正式文件；（三）消防工作计划与总结：年度消防工作计划、季度工作安排、半年及年度工作总结、专项治理工作总结等；（四）会议记录：消防安全委员会会议纪要、专题工作会议记录、部门安全例会记录等，需体现时间、地点、参会人员、会议议题及决议。第十三条消防设施器材档案是动态管理的重点，实行“一设备一档”或“一系统一档”管理，内容应包括：（一）消防设施台账：详细记录消防设施的名称、型号、规格、生产厂家、出厂日期、安装日期、设置地点、数量等信息；（二）消防器材登记表：记录灭火器、应急照明灯、疏散指示标志等器材的类型、配置数量、放置位置、药剂有效期、维修日期等；（三）维护保养记录：包括每日巡查记录、每月测试记录、季度检查记录、年度全面检测报告。记录应详细填写检查时间、检查人、检查项目、测试数据、发现的问题及处理情况；（四）维修更换记录：记录故障报修时间、维修单位、维修人员、故障原因、维修措施、更换配件名称及数量、维修结果、维修费用等信息。第十四条防火检查巡查档案是落实“预防为主”方针的关键记录，必须做到痕迹化管理，内容应包括：（一）每日防火巡查记录：由重点部位值班人员或保安填写，记录用火用电用气有无违章、安全出口疏散通道是否畅通、消防设施器材是否完好、常闭式防火门是否关闭、重点部位人员在岗在位等情况；（二）定期防火检查记录：由学校消防安全管理部门组织，每月至少一次。检查内容包括消防安全制度落实情况、重点部位管理情况、隐患整改情况、消防设施运行情况等；（三）季节性及节假日专项检查记录：针对冬春季防火、夏季防雷、开学初、节假日前等特殊时段开展的专项消防安全检查记录。第十五条火灾隐患整改档案实行闭环管理，必须涵盖从发现到销案的全过程，内容应包括：（一）火灾隐患排查记录：记录隐患发现的时间、部位、具体情形、隐患等级（一般隐患或重大隐患）；（二）隐患整改通知书：下达给责任单位的整改通知书，明确整改要求、整改期限及整改责任人；（三）整改措施及实施过程：责任单位制定的整改方案、整改期间的临时防范措施、整改实施过程中的照片或视频资料；（四）整改复查报告：整改期限届满后的复查情况，确认隐患是否消除，复查人员签字及复查日期；（五）重大火灾隐患立销案台账：对于确立为重大火灾隐患的，必须建立专门档案，包含政府挂牌督办文件、整改资金落实情况、整改进度汇报等。第十六条宣传教育培训档案旨在证明学校履行了消防宣传教育职责，内容应包括：（一）年度消防宣传教育计划及教案；（二）教职员工消防安全培训记录：记录培训时间、地点、主讲人、培训内容（如消防法规、灭火器材使用、疏散逃生技能等）、参加人员名单及签到表、培训现场照片；（三）学生消防安全教育记录：记录通过课堂教学、主题班会、国旗下讲话等形式开展消防安全教育的情况，包含课程安排、教案、学生反馈等；（四）特殊工种人员培训上岗记录：记录电焊工、电工、消防控制室操作人员等特种作业人员的持证情况及复训记录。第十七条灭火疏散演练档案用于评估学校应急响应能力，内容应包括：（一）灭火和应急疏散预案：针对不同火灾场景（如实验室火灾、宿舍火灾、食堂火灾）制定的专项预案；（二）预案演练计划：年度演练计划安排；（三）演练记录表：详细记录演练的时间、地点、模拟火情类型、参加人员、演练流程、使用的器材、演练效果评估、存在的问题及改进措施；（四）演练影像资料：演练过程的照片或视频光盘、电子文档。第十八条燃气电气安全管理档案针对校内高风险源，内容应包括：（一）燃气设施台账：包括燃气管道走向图、阀门井位置、燃气报警器安装位置等；（二）燃气安全检查记录：定期对燃气管道、阀门、灶具进行的泄漏检测记录；（三）电气设备检测记录：包括防雷防静电检测报告、电气线路绝缘电阻测试记录、配电箱柜检查记录等；（四）动火作业审批记录：校园内进行电焊、气割等明火作业的审批单，包含作业时间、地点、操作人、监护人、防火措施等。第十九条消防控制室管理档案是确保自动消防设施正常运行的核心，内容应包括：（一）消防控制室值班记录：实行24小时值班制度，每班记录火灾报警控制器运行情况、消防控制室设备运行情况、火警处置情况、故障报警处理情况等，记录时间应精确到分钟；（二）消防设施联动控制测试记录：定期进行联动功能测试的记录；（三）消防控制室设备维护保养记录。第二十条微型消防站档案记录学校自防自救力量建设情况，内容应包括：（一）微型消防站人员名单：包括队员姓名、职务、联系电话、接受培训情况；（二）装备配备台账：记录个人防护装备、灭火器材、破拆工具等装备的名称、数量、状态；（三）值班备勤记录：记录日常值班、在岗在位情况；（四）出警扑救记录：记录接警时间、到场时间、现场情况、处置措施、战斗展开情况、人员疏散数量等。第四章档案建立与归档标准第二十一条消防安全档案应做到“一事一档、分类清晰、目录索引、便于查阅”。所有档案材料必须使用耐久性强的书写材料（如碳素墨水、打印件），字迹工整，不得使用纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等易褪色书写工具。第二十二条档案装订应整齐美观。文书类档案应按照时间顺序或问题分类排列，加装封面、目录及封底。图纸类档案应折叠成A4标准尺寸，装袋或装盒保存。声像档案应注明拍摄时间、地点、人物、事由，并刻录光盘或存储在专用服务器中，同时附有文字说明。第二十三条档案盒（袋）脊背上应标明档案类别、年度、编号等内容。档案盒内应放置备考表，注明盒内文件情况、整理人、检查人及日期。第二十四条实行电子档案与纸质档案同步管理制度。所有纸质档案材料在归档的同时，应进行数字化扫描或录入，建立电子档案数据库。电子档案应定期备份，防止数据丢失。电子档案管理系统应具备检索、查询、统计、权限控制等功能。第二十五条归档时间要求：（一）基础信息、管理制度等相对固定的材料，应在形成后一周内归档；（二）防火检查巡查记录、控制室值班记录等日常记录，应按月度整理归档；（三）消防设施检测报告、维修记录等，应在报告出具或维修结束后一周内归档；（四）培训、演练等活动记录，应在活动结束后一周内归档；（五）火灾隐患整改档案，应在隐患整改销案后立即归档。第五章档案保管与保密第二十六条学校应设立专门的消防安全档案室或档案柜，具备防盗、防火、防潮、防虫、防高温、防光、防尘、防鼠等“八防”措施。档案室严禁存放易燃易爆物品，严禁吸烟和使用明火。第二十七条档案保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。（一）永久保存：建筑消防审核验收文件、消防安全管理制度、总平面布局图、消防系统图、重大火灾隐患档案等；（二）长期保存：消防设施台账、年度工作计划总结、火灾事故记录、建筑消防设施年度检测报告等；（三）短期保存：日常防火巡查记录、值班记录、一般性的检查记录、非重要的通知通报等。超过保管期限的档案，经鉴定小组鉴定后方可销毁。第二十八条建立健全档案查阅借阅制度。校内人员因工作需要查阅档案，须经保卫处负责人批准，并在档案管理人员陪同下查阅，原则上不得带出档案室。确需复印、摘抄的，须经批准并进行登记。第二十九条涉及学校机密、个人隐私或未公开的安全数据档案，应严格按照保密规定管理，严禁向无关人员泄露。档案管理人员签订保密协议，明确保密责任。第六章监督检查与考核第三十条学校消防安全管理委员会每年至少组织一次对全校消防安全档案管理工作的专项检查。检查内容包括档案的完整性、真实性、规范性、更新及时性及保管安全性。第三十一条检查方式采取查阅档案与现场核查相结合。不仅要看档案记录是否齐全，还要对照现场实际情况，核实档案记录是否与实际相符，严查补记、造假、漏记等行为。第三十二条将消防安全档案管理情况纳入学校年度安全稳定工作考核目标体系。对于档案管理规范、记录详实、在事故调查或迎检工作中发挥重要作用的单位和个人，给予表彰奖励。第三十三条对违反本制度，有下列行为之一的，学校将责令限期整改，并视情节轻重对相关责任人予以通报批评，直至给予行政处分：（一）未建立消防安全档案或档案管理混乱，导致记录缺失的；（二）伪造、涂改、隐匿、销毁消防安全档案的；（三）未按规定及时归档，导致档案资料损坏、丢失的；（四）因档案记录不全、不准确，导致火灾事故原因无法查明或责任无法认定的；（五）违规泄露档案秘密，造成不良后果的。第七章附则第三十四条本制度未尽事宜，按照国家有关法律法规及上级主管部门文件执行。第三十五条本制度由学校保卫处负责解释。第三十六条本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。附录：学校消防安全档案常用表格规范（示例）为规范档案填写，特制定以下核心表格作为标准模板，各部门应参照此标准印制使用。表一：消防安全每日巡查记录表部位/区域名称日期天气巡查时间用火用电用气疏散通道安全出口消防设施器材防火门/防火卷帘消防安全标志重点部位人员在岗情况其他情况巡查人签名备注教学楼A座2023-10-01晴08:30无违章畅通开启完好有效正常清晰齐全在岗无张三正常实验室B区2023-10-01晴08:45无违章畅通开启灭火器压力不足正常清晰齐全在岗气瓶未固定张三已报修注：巡查情况正常填“√”或描述，异常填具体问题。必须每日巡查，重点部位应每2小时巡查一次。表二：消防设施器材维护保养记录表设施/器材名称规格型号设置位置检查日期检查项目检查测试情况处理措施检查人维保单位/人确认人干粉灭火器MFZ/ABC4实验室门口2023-10-05外观、压力、有效期压力指针在绿区，瓶身无锈蚀正常李四/王五火灾探测器JTY-GD图书馆书库2023-10-05报警功能、自检功能3号探测器误报，灰尘较多清洁保养，测试通过李四某消防公司赵六表三：火灾隐患整改通知书存根编号检查日期隐患部位隐患具体情况整改期限整改要求下达人责任单位签收整改复查结果复查人复查日期XD-2023-0082023-10-10食堂后厨1.燃气管道法兰连接处漏气2.灭火器被杂物遮挡立即1.立即停止使用，通知燃气公司维修2.清理杂物，保持灭火器通畅保卫处孙七（签字）合格，隐患已消除周八2023-10-10表四：消防宣传教育培训记录表培训时间培训地点培训主题主讲单位/人员参训对象参训人数培训内容摘要考核情况培训组织部门记录人2023-09-01学术报告厅新生消防安全入学教育校保卫处刘干事2023级全体新生2500人火灾案例分析、宿舍防火、逃生自救技巧、灭火器使用演示现场提问及模拟操作，合格率100%学工处、保卫处吴九表五：灭火和应急疏散演练记录表演练时间演练地点演练类型模拟火情参演人数演练内容演练效果评估存在问题改进措施记录人2023-11-09学生公寓3号楼实地演练305宿舍电器短路引发火灾800人报警、初期火灾扑救、疏散引导、人员清点响应迅速，疏散有序，用时3分20秒部分学生未佩戴防烟面具，弯腰不够加强疏散逃生动作训练郑十档案管理实操细则说明为了确保上述制度能够落地执行，各学校在具体操作层面还应关注以下细节：一、档案盒标签与脊背制作规范档案盒脊背是快速检索的关键。建议采用双色打印，上部标注“XX学校消防安全档案”，中部标注“二级单位名称”，下部标注“档案类别及年度”。例如：“后勤楼-2023年-防火检查巡查记录”。字体应选用黑体，字号根据盒脊宽度调整，确保清晰可辨。二、图纸档案的特殊处理建筑平面图和消防系统图往往幅面较大，不宜直接折叠归档。应采用平放式档案柜或图纸筒存放。若必须折叠，需按国家标准（GB/T10609.3）折叠成A4大小，将图面露在外部，并在折叠处标注图号。对于电子版图纸，应保存为CAD原始格式（.dwg）及PDF通用格式，并定期进行版本更新。三、动态数据的实时更新机制对于“消防设施器材台账”这类动态数据，应建立变更触发机制。一旦发生新增、报废、维修、移位等情况，责任部门必须在24小时内更新台账，并报保卫处备案。严禁出现“实物已拆除，档案仍登记在册”或“新装设备未入账”的现象。四、电子档案的备份策略电子档案应采取“本地备份+异地备份”双重策略。本地备份应存放在独立的硬盘或NAS存储中；异地备份可利用学校云存储资源。重要电子档案（如验收文件、总图）应制作光盘进行脱机保存，光盘每3年进行一次一次刻录质量检查和转存。五、档案借阅的审批流程严格控制档案原件的外借。原则上只提供复印件或电子版查阅。确需借出原件的，须经保卫处处长批准，借期不得超过3个工作日。逾期未还的，档案管理人员应负责催还。借阅期间造成档案涂改、丢失、损毁的，严格按照《档案法》及学校相关规定追究借阅人责任。六、微型消防站档案的实战化记录微型消防站的档案不应仅停留在人员名单上，应重点记录“三知四会一联通”能力的建设过程。即：知道消防设施位置、知道疏散通道、知道重点部位；会组织疏散、会扑救初起火灾、会