公司采购管理办法 (三)

公司选购管理方法

第一章总则

第一条为了提高公司选购效率、明确岗位职责、有效降低选购成

本，满意公司对优质资源的需求，进一步规范物资选购流程，加强与各部门间

的协作，特制定本制度。

其次条公司选购工作应当遵循公开、公允、公正、诚恳信用、注意效率及维

护公司利益的原则。

其次章工作职责

第三条行政部门作为公司选购的职能部门，负责公司选购工作的具

体管理和选购项目的审核及具体实施。其主要职责包括：

（一）贯彻执行公司选购的政策和各项规定：

（二）会同公司财务和相关部门制定公司选购安排，并负责具体组织实

施。

（三）负责选购项目的验收工作，负责与供应商联络及供应售后服务。

（四）完成公司领导交办的其他选购工作。

第三章公司选购项目范围

第四条公司选购项目的范围：

（一）办公类：办公营业用房、办公家具、电气设备、办公设备和交通运输

设备、电子及网络设备、通讯设备、安防设备、大宗的印刷品、办公用品和消

耗材料、广告和宣扬用品等。

（二）工程类：办公营业用房的装修工程，计算机网络系统、应用软件开发

等项目。

（三）服务类；专业询问、工程设计、设备修理、应刷制作、财产和人身保

险、系统培训和会议及有关社会服务等项目。

（四）公司领导认定需选购的其他项目0

第四章公司选购方式和工作流程

第五条公司选购方式采纳借款冲帐方式、个人先行垫付2种方式。

（一）借款冲帐方式：是指在财务借款（支票）选购的方式。可采纳此

种方式选购的条件如下：

1、选购所需金额高于公司规定的现金报销金额的；

2、选购支付方式为支票付款的；

3、选购的货物规格、标准统一，现货货源足够且价格改变幅度小的；

4、只能从唯一供应商选购的；

5、发生不行预见的紧急状况，不能从其他供应商选购的；

6、必需保证原有选购设备一样性或服务配套要求，须要接着从原供应商

处增购配套项目或设备的。

（二）个人先行垫付方式：是指由个人先行付款选购的方式。采纳此种

方式选购的条件如下：

1、选购金额低于公司规定支票支付金额的；

2、公司领导临时通知进行的选购工作。

第六条公司选购工作流程（见下表）。

公司选购工作流程

借款冲帐个人先行垫付

员工根据请购流程提报《请购单》员工根据请购流程提报《请购单》

11

选购部门与总经理确认选购选购部门与总经理确认选购

内容，签批《选购审批单》内容，签批《选购审批单》

11

选购部门确定选购方式选购部门确定选购方式

11

选购部门确定供应商及选购选购部门确定供应商及选购

地点地点

11

选购人员进行询价选购人员确定选购金额低于

1公司规定现金支付上限

选购人员填写《借款单》到财务借1

款选购人员根据选购需求数量

1及要求先行垫付进行选购

选购人员根据选购需求数量1

及要求进行选购保管员将选购设备物品进行验收

1入库

保管员将选购设备物品进行验收1

入库选购人员凭正规票据至财务进行

1报销

选购人员凭正规票据至财务进行

冲帐

(后附：《选购审批单》)

第七条请购的规定及申请流程

(-)请购的规定

请购：是指公司员工对于工作中须要用到的办公用品、原材料、设备设施

等物品的需求，向上级部门，或选购部提出恳求的过程。

1、请购1000元以内的物品，申请必需提前5个工作日提出；

2、请购1000元以上的物品，申请必需提前10个工作日提出；

3、请购单必需填写完整后，提交部门负责人和总经理批准；

4、选购人员进行选购工作；

5、保管员验收签字后，财务方可付款，并以请购单做入库登记。

(后附：《请购单》)

(二)请购的申请流程：

1、申请人提请，选购部填写价格，时间等，选购人员必需提交最少3份

独立选购报价及有关信息进行审批。

2、选购部门负责人对所调价格进行审批，并填写请款单；

3、选购人员执行选购工作；

4、保管员验收后至总经理和财务确认验收并签字；

5、完成后请购单正本及全部选购报价报告由财务存档，选购负责人留

复印件及选购点评以作留存备份。

(三)请购单提报规定

(1)请购单应根据要求填写完整、清楚，由公司领导审核批准后报选购

部门；

(2)请购部门在提报请购单时应要求选购部接收人签字，请购部门备份；

(3)涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该

清单的电子文档也需一并提交;

(4)遇公司急需的物资，公司领导不在的状况，可以电话或其他形式请示,

征得同意后提报选购部门，签字确认手续后补。

(5)假如是单一来源选购或指定选购厂家及品牌的产品，请购部门必需

作出书面说明。

(6)请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报选购部。

(四)请购单的接收及分发规定

1、请购的接收要点

(1)选购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否根据规定填写完整、

清楚，检查请购单是否经过公司领导审批；

(2)接收请购单时应遵循无安排不选购，名称规格等不完整清楚不选购

,库存已有的物资不选购的原则；

(3)通知保管员核查请购物资是否有库存；

(4)对于不符合规定和撤销的请购物资应刚好通知请购部门。

2、请购单的分发规定

(1)对于请购单选购部应根据人员分工和岗位职责进行分工处理；

(2)对于紧急请购项目应优先处理；

(3)无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；

(4)重要的物资等选购前应征求公司总经理的建议。

3、选购周期的规定

(1)常规商品选购周期在7天；

(2)遇到紧急选购应汇报公司领导实行快速优先选购的策略，紧急选

购商品周期在3天时间。

(五)询价及其规定

1、询价时应仔细批阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解请购物资相

关的要求，遇到问题应刚好的与请购部门沟通；

2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包选购；

3、对于紧急请购项目应优先处理；

4、全部选购工作必需向生产厂家或服务商干脆询价，原则能不通过其代

理或各种中介机构询价;

5、对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以举荐选购

替代品；

6、遇到重要的物资或预估单次选购金额超大的选购状况，询价前应

先向公司相关领导汇报基本状况；

7、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；

8、比价选购的供应商均应具备肯定资质和实力，具有供应我公司所需物

资的实力；

9、在询价时遇到特别状况应书面报请公司领导批示。

第五章公司选购的监督与管理

第八条公司财务部门对公司选购工作进行全过程监督检查。其主要内容

包括：

（一）有关选购工作各项规定的执行状况；

（二）选购范围、选购方式和选购程序的执行状况；

（三）其他应当监督检查的内容。

第九条公司选购应严格根据批准的预算执行。

第十条在公司选购活动中，选购人员及相关人员与供应商有利害关

系的，必需回避。

第六章附则

第十一条本管理方法由公司行政部说明和修订。

第十二条本管理方法自下发之日起实施。

附：《请购单》

请购单

申请部门：填报日期：年月日

选购类别：口设备□材料□工程□服务□低值易耗口其他

购置缘由：

序号名称规格型号数量估价（单价）估价（总价）备注

1

2

3

4

5

6

备注：

申请人：部门经理：分管负责人：

选购负责人：财务负责人：