2026年养老机构退费结算告知书

2026年养老机构退费结算告知书一、告知目的与适用范围本告知书的核心作用是解决养老机构退费问题上长期存在的"标准不明、流程不清、时限不定"三大痛点。作为入住人或其监护人，您只需要记住一句话：该退的钱一笔都不会少，不该收的钱一分都不用交，所有退费都有明确时限，超时机构须承担违约责任。本告知书适用于2026年度所有在本养老机构（以下简称"本机构"）入住并缴纳费用的老年人及其监护人、代理人，涵盖预交床位费、护理费、伙食费、医疗备用金、一次性购置费等全部收费项目。本告知书依据《中华人民共和国老年人权益保障法》《养老机构管理办法》及民政部门关于养老机构预收费管理的相关规定制定，条款可单独成立。凡与入住合同不一致之处，以有利于入住人的解释为准。二、退费情形分类退费不是机构说了算，也不是入住人凭感觉申请，而是按以下五类法定或约定情形分别处理。判定属于哪一种情形，直接决定退费比例和时限，请务必对照确认。情形代码退费情形判定标准退费原则A冷静期内解除合同自签订入住协议并缴费之日起15日内，未实际入住或入住未满15日未消费费用全额退还，不收取违约金B机构违约导致退住机构未按约定提供服务、服务不达标、机构搬迁或注销等全额退还所有预交费用，机构另须赔偿损失C入住人原因提前退住入住人因身体、家庭、个人意愿等原因主动申请退住按已实际发生费用结算，剩余部分退还，可收取合同约定的合理违约金D协议到期或法定终止服务协议约定的入住期限届满，或经双方协商一致终止按实结算，多退少补E入住人死亡入住人死亡，服务协议自然终止全额退还所有未消费费用，不收取任何违约金特别说明：情形A所依据的"十五日冷静期"适用于本机构全部预付型收费项目（床位费、护理费、长期照护包干费等），冷静期内入住人可单方面解除协议且不需说明理由。这一制度设计的目的，是给老年人及其家庭留出充分的适应和决策缓冲期。若您签约时机构未主动告知冷静期权利，冷静期自动延长至30日。三、退费计算标准退费金额的计算是整个环节中最容易产生分歧的部分，其核心要义只有一条：您只需要为实际接受的照护服务付费，任何未消费、未发生的项目一律退还，机构不得以任何名义截留。以下按收费项目逐项列明计算方式。3.1各项费用退费规则一览表收费项目计费方式退费规则扣除项说明床位费按日计费，按月预收自退住之日起停计，未住天数全额退还不足一日按一日计，已住天数算至办理退住交接当日12:00止护理费按日计费，按月预收自退住之日起停计，未住天数全额退还按入住人实际接受的护理等级对应的日标准计费；护理等级未经评估确认前按最低一档计费伙食费按日计费，按月预收未就餐天数全额退还以入住人实际在机构就餐记录为准，请假外出、住院期间的伙食费必须全额退还医疗备用金一次性缴纳全额退还，结算后多退少补仅在抵扣入住期间由机构代垫的医疗费用后方可扣减，扣减须逐笔列明并附票据一次性购置费（床上用品、生活用品等）一次性收取以实际交付的物品为限，未交付部分全额退还；已交付物品归入住人所有物品交付后入住时间未满3个月退住的，可按物品折旧扣减，全部物品累计折旧扣减不得超过该项费用的20%押金一次性缴纳全额退还，不得以任何理由扣减押金的性质是履约保证金，不是违约金，也不可用于抵扣床位费、护理费、伙食费；仅在入住人物品损坏且无法修复时，凭维修发票或第三方估价单扣除实际维修费用3.2违约金计算•情形A（冷静期）：不收违约金。•情形B（机构违约）：机构不得收取违约金，入住人还有权主张由此产生的实际损失赔偿（如临时另寻养老机构产生的差价、搬家费等，合理部分凭票据由机构承担）。•情形C（入住人原因退住）：违约金以入住协议约定为准，但不得超过已发生服务费用的30%（司法实践中超过该比例的部分一般不予支持）。优先按照未住满6个月按已发生费用的10%、未住满1年按5%、住满1年以上免收的阶梯标准执行；若入住协议未约定违约金，机构不得单方主张。•情形D、E：不涉及违约金，按实结算。3.3退费金额计算公式退其中"已发生费用"计算方法为：已发生费用=日收费标准×实际入住天数。以月缴费用4500元（含床位费2500元、护理费1200元、伙食费800元）、实际入住17日为例，日收费标准按每月30日折算：•床位费应扣除：2500÷30×17=1416.67元•护理费应扣除：1200÷30×17=680.00元•伙食费按实际餐次记录单独核算，此处假设为453.00元•医疗备用金3000元、押金2000元全额退还•应付退费金额=4500−1416.67−680.00−453.00+3000+2000=6950.33元各分项计算明细须在《退费结算单》中逐项列明，四舍五入保留到小数点后两位。四、退费办理流程退费办理流程共分五步，全部环节在机构侧设有对应责任岗位和时限要求。您只需在第一步提出申请、在第五步确认收款，中间三步由机构来完成，不需要反复跑腿。步骤事项责任岗位时限要求1入住人或监护人向机构提出退费申请，提交书面申请及相应证明材料（见4.1材料清单）入住人/监护人随时受理，不得以任何理由拒绝接收申请2机构核查费用缴纳记录、实际入住天数、餐食记录、医疗备用金使用明细财务科自收到完整申请材料之日起3个工作日内完成核查3财务科编制《退费结算单》，交入住人或监护人核对确认财务科核查完成后2个工作日内4双方在《退费结算单》上签字确认（如有异议，按第六部分流程处理）双方机构提交结算单后5个工作日内完成确认5财务科办理款项支付财务科结算单确认后：情形D、E在5个工作日内支付；情形A、B、C在10个工作日内支付4.1退费申请所需材料•入住人身份证原件及复印件1份•入住协议原件•全部缴费凭证（收据、银行转账记录、POS签购单等）•入住人或监护人银行卡复印件（注明开户行信息）•退住原因证明材料（适用情形B：如机构整改通知书、服务质量投诉记录等；适用情形E：死亡证明原件及复印件）——情形A、C、D无需提供原因证明若由监护人代办，另需提供监护人身份证原件及复印件、入住人出具的书面授权委托书（样式见附录B）。材料不齐全的，机构须当场一次性书面告知缺项，不得以需要补充材料为由拖延受理起点。4.2退费支付方式•优先采用原路退回方式，即通过原缴费渠道退回至原付款账户，全程不产生任何手续费；•若原路退回不可行（如现金缴费、原账户已注销），在核对身份无误后，可退回至入住人或监护人实名银行账户。严禁退至经办护理员、中介人员或其他第三人账户——老人和家属务必记住：凡要求将退费转入非入住人本人或其书面授权监护人以外账户的，一律视为违规并立即向机构负责人或监管部门反映；•大额退费（单笔超过1万元）须通过银行转账办理，不支付现金；小额尾款（低于200元）经入住人同意后可支付现金。五、逾期退费责任退费时限是本告知书的硬约束，也是保障入住人权益的最后一道防线。超期一天都不行，超期即产生额外赔偿，这笔钱机构必须额外掏。具体标准如下：超期情况责任超过规定时限1至15日机构按逾期金额每日万分之五支付滞纳金超过规定时限16日以上滞纳金比例提高至每日千分之一，入住人同时有权向民政部门投诉举报机构无正当理由拒不退费入住人可依法向人民法院提起诉讼，机构除支付退费金额及滞纳金外，还须承担全部诉讼费用滞纳金计算示例：应退费用5000元，逾期20日，其中前15日按万分之五计（5000×0.0005×15=37.50元），后5日按千分之一计（5000×0.001×5=25.00元），应付滞纳金合计62.50元。不得以"财务流程未走完""负责人出差未签字""需总部审批"等内部原因为由拖延退费。若因机构原因导致结算单确认延迟，延迟期间不计入办理时限，相关责任由机构承担。若因入住人或监护人未配合提供收款账户等原因导致延迟，时限自提供完整信息之日起重新起算，机构须书面告知起算依据。六、争议解决途径对退费金额有异议时，请先核对《退费结算单》各分项，多数争议源于餐食记录或入住天数的口径差异，可在机构书面解释后消除。若仍无法达成一致，可按以下顺序维权：1.机构内部复核（0-5个工作日）：向机构院长或分管副院长书面提出复核申请，机构须在5个工作日内书面答复。2.民政部门投诉（无前置条件，可随时提起）：向机构所在地的区/县民政局养老服务科投诉，投诉电话：0XXX-XXXXXXX（工作日9:00-17:00）。投诉时请准备好入住协议、缴费凭证、退费申请回执。3.人民调解：向机构所在地街道（乡镇）人民调解委员会申请调解，全程免费。4.诉讼：向机构所在地人民法院提起诉讼，主张退还费用及滞纳金、赔偿损失。老年人起诉的，可依法申请缓交、减交或免交诉讼费用。6.1维权注意事项•所有向机构提交的申请材料，务必要求机构出具签收回执（签收回执样式见附录F），这是计算退费时限起点的法律凭证；•退费全过程中，原件证件一律不外借，只能提供复印件（复印件上注明"仅供退费结算使用"）；•机构提出"先签放弃追偿协议再退费"的，该要求违反公平原则，您可以拒绝签署并照常主张权利；•争议期间，机构不得对入住人采取断水、断电、断餐、强制搬离等行为，否则视为严重违约并承担相应法律责任。七、附则1.本告知书自2026年1月1日起施行，适用于本机构全部入住协议。2.本告知书未尽事宜，按国家法律法规及入住协议约定执行；协议与本告知书不一致的，以本告知书为准（本告知书未提及事项除外）。3.本机构财务科负责本告知书的解释与实施，监督投诉电话：0XXX-XXXXXXX。4.本告知书一式两份，机构存档一份，入住人或监护人留存一份。八、附录A：退费计算实例对照表以下四个实例覆盖最常见的退费场景，以本院月费4500元（床位费2500元、护理费1200元、伙食费800元）、医疗备用金3000元、押金2000元、一次性购置费500元（已交付物品）为标准测算。场景入住天数已发生费用违约金应退金额冷静期内退住（5天）54500÷30×5=750.00元04500−750+3000+2000+500=9250.00元机构违约（服务不达标）退住23天233450.00元0（机构违约不得收取）4500−3450+3000+2000+500=6550.00元个人原因退住45天（住满1年以内）456750.00元6750×5%=337.50元4500×2−6750−337.50+3000+2000+500=6912.50元入住人死亡（第10天）101500.00元04500−1500+3000+2000+500×80%=8400.00元（一次性购置费按80%退还）注：伙食费天数与实际餐次存在差异的，以实际就餐记录为准，上述实例按满月折算简化处理；一次性购置费折旧仅限他人原因退住及死亡情形，机构违约情形不适用折旧扣减。九、附录B：授权委托书（样式）授权委托书

本人`________（身份证号：__________），现授权______（身份证号：__________）作为本人在________`养老机构退费结算事宜的合法代理人，代为办理退费申请、结算单确认、领取退费款项等全部相关手续。

本授权有效期自签署之日起至全部退费手续办结之日止。

授权人（签字并按手印）：__________

被授权人（签字）：__________

日期：`__年月__`日十、附录C：退费申请受理登记表（机构留存）登记项目填写内容受理编号（由机构统一编号，格式：TF-年份-序号）受理日期及时间`__年月日时__`分入住人姓名退费情形代码A/B/C/D/E申请材料清单□身份证□入住协议□缴费凭证□银行卡复印件□授权委托书□其他（__________）材料是否齐全□齐全□不齐全（已书面告知缺项：______________）受理人签字入住人或监护人签字此回执一式两份，机构与申请人各执一份，作为退费时限起算凭证。十一、附录D：退费结算单（样式）项目金额（元）计算说明一、实缴费用总额按缴费凭证逐笔汇总二、已发生费用其中：床位费日标准×实际入住天数护理费日标准×实际入住天数伙食费按未就餐天数退还，无退费的填写0三、违约金按本告知书第三部分标准计算，无违约金填写0四、代垫医疗费用须逐笔附票据五、一次性购置费折旧扣减仅限适用情形，按本告知书3.1执行六、医疗备用金退还全额退还，减去代垫费用七、押金退还全额退还，减去物品损坏维修费应退金额合计退费支付方式□原路退回□转账至指定账户收款账户：____________________应退金额（大写）人民币____________________元整入住人或监护人签字机构经办人签字机构财务负责人签字机构盖章日期：日期：日期：日期：十二、附录E：常见问题解答问：入住时一次性缴纳的"赞助费""会员费"能退吗？

答：能退。凡是不对应具体服务内容、以取得入住资格为目的收取的费用，不论名目如何，在退住时均须按未消费比例退还。机构以"赞助