展会管理规范

1、展会规范,目录,第一部分 展会评估 第二部分 参展管理 第三部分 观展管理,展会流程,展会评估,参展,观展,参展管理,观展管理,放弃,第一部分 展会评估,1、展会类型 食品展、包材展、设备展、面辅料展、其它类型展会 2、展会概况 展会主办方：主办方是否是权威机构，了解其办展经验及在业界的影响力 展会规模：确定展会规模（展会举办时间和频率） 参展商数量、来自区域、参展范围 参展商规模：如：知名企业等，参展人员类型及数量 展会综述效果 3、确定参展或观展 根据展会类型及展会概况，综合评估后，确定是否参展或观展,第二部分 参展管理,一、展会分析 二、参展组织与管理,一、展会分析,分析展会背景 结合公

2、司的市场战略确定参展目标，参展分析包括：展会背景及概况、市场现状分析、确定参展定位、设立参展目标,二、参展组织与管理,1、展会前期策划 2、展会现场管理 3、展会后期总结,1、展会前期策划,1.1参展方案策划 1.2方案审核 1.3执行时间制定 1.4执行时间表,1.1参展方案策划,参展方案策划(参展方案策划由企划部、市场部、销售部充分沟通后，由企划部负责展会策划方案拟写，市场部负责制定执行计划并负责展会组织。策划方案包括内容如下： 1.1.1展会宣传计划：制定展会宣传计划，选择适合的媒体发布广告 1.1.2展会活动亮点：结合市场发展计划，策划展会现场活动 1.1.3展会流程计划：（附件一）

3、1.1.4展会人员规划：（附件二） 1.1.5展会产品选择：根据产品企划方案，准备展现品牌内涵展品 1.1.6展会前期培训：展会现场管理培训，一方面是参展人员工作内容培训，另一方面是针对客户接待环节的培训，如销售沟通技巧等方面的培训，以销售部和市场部人员培训为主，熟悉整个参展展品特点及定价 1.1.7物料的准备：包括宣传单、名片、促销礼品、销售单据、客户登记表、工作文具等 列出清单，检查制作与到位 分配专人负责 考虑摆放和悬挂的难度并提前采取应对措施 活动所需物料必须保证规范、整洁 按活动节点检查物料准备进度 1.1.8客户的邀约：邀约方式：电话、邮件和当面邀请 用户邀约应注意以下几点： 邀约

4、用户应该分布活动地点周围 邀约要进行确认，并估计客户到达数和礼品配备 用户邀约在确定展会后进行 1.1.9展会预算：根据展会活动策划，制定展会预算，整个展会按照预算控制费用（附件三：展会预算表）,附件一：展会流程计划,确定展会方招展时间,与展会方联系参展、广告、活动发布等事宜,设计展台、礼品、画册准备,销售单据及各种资料信息表格的印刷,展台搭建与布置,展会期间活动安排,撤展与后期跟踪联络,附件二：展会人员规划,附件三：展会预算表,1.2方案审核 参展策划方案需要在企划部、市场部、销售部及公司管理层召开的展会专题会议上，经过讨论，由管理层审核通过后，方可实施 1.3执行时间制定 根据审核通过的参

5、展策划案，由市场部负责制定展会组织执行计划，落实与组织展会工作,1.4执行时间表（附件四）,2、展会现场管理,2.1布展 2.1.1根据展台设计图，监督管理展台搭建与内部陈列 2.1.2现场规范、合理，体现活动的专业，积聚人气 2.1.3区域划分明确，前台、服务接待区、产品展示区、销售接待区等 2.1.4相关物品的摆放 2.1.5DVD及背景音乐准备 2.2现场人员管理 参与活动人员，统一着装，佩戴工作牌、根据分工备好工作用品，坚守岗位，按照各自的职责和分工履行职责 2.3信息收集 信息搜集通过潜在用户信息、竞品用户信息、问卷调查，获取更多行业信息与产品信息 2.4现场管理 现场服务，主要以提

6、升服务形象为目的，以营造口碑，通过树立专业的形象来体现，同时具备较强语言表达能力和沟通能力，注重现场沟通效果 2.5展会现场活动组织 通过展示和互动活动，有助于提升公众对品牌的认识和了解，从而达到扩大知名度的目的,3、展会后期总结,3.1展会报告拟写 公司参展人员拟写参展总结报告，从各自的工作职责出发，总结参展工作落实情况，经验与教训，在展会上获得的有价值的信息。 3.2展会总结会议 展会结束后一周内召开展会总结会议，所有参展人员及公司企划、市场部分别汇报展会总结报告，共同讨论和总结展会，以便下一次更好策划与组织，并落实后续跟进工作。 3.3客户跟进计划 3.3.1市场部与销售部整理好展会收集

7、的客户信息并进行客户分类，按客户的潜在性，建立客户档案 3.3.2向所有参观客户发送感谢信 3.3.3制定周密的客户跟进计划，落实到人员，分工负责客户跟进 3.4参展资料归档 归档的参展资料包括图文资料、参展拍摄的图片及收集的宣传册归档，展会调查问卷由企划部和市场部整理分析汇总后，拟写调查报告后归档，作为公司决策和下次参展计划参考。 3.5展会效果评估 根据观展人员对展会服务效果、展品、展台设计方面的意见以及客户跟进情况（询问与下单情况），综合评估展会效果，会议上汇报客户跟进情况。,第三部分 观展管理,一、观展流程 二、观展目的 三、观展执行 四、后期总结,一、观展流程,展会信息资料收集与甄别

8、,确认要参观的展会，提前索票,到达展会现场，购买会刊,现场收集资料，获取一手资料，包括图片、文字资料、公司及产品信息等,与目标合作者建立初步合作意向，确认有效的联系方式,展会结束，及时总结报告，梳理信息,与各意向合作展商后期的跟踪联络,二、观展目的,制定观展目标，制定观展执行计划。 展会现场目标 1、收集潜在客户和竞争对手的真实有效资料 2、收集行业信息 3、收集流行趋势 4、了解竞争者的运营模式,三、观展执行,1、行程及人员安排 1.1确定展会召开时间，提前索票 1.2根据参展目标及展会性质，安排相关的人选参加 1.3提前做好车辆安排及行车路线安排，确保准时到达展会 2、所携带物品准备 准备照相机的设备 3、现场人员分工与信息搜集 3.1参与活动根据个人分工，选择调查区域 3.2收集展台装修设计、画册、图片、竞争对手产品信息、竞争对手销售情况等详细信息 3.3搜集与行业相关的其他行业信息，如信息技术、包装材料等，积累产品资源 3.4搜集媒体广告信息，积累媒介资源 3.5与意向展商建立初步接洽 4、观展费用预算 制定观展费用预算，严格按照预算控制成本。,四、后期总结,1、整合搜集信息 1.1将搜集到的资料分类整理，图片画册、文字资料、各种表格单据、竞争对手公司简介、产品介绍、销售状况等都是有效信息 1.2行业相关的