档案保管工作.ppt

1、档案保管工作,第九章,赖荣春,知识点,正确使用档案保管的各类工具,3,有效开展日常档案保管工作,4,档案保管工作的含义和内容,含义:档案的保管是指根据档案的成分和状况所采取的存放和安全防护措施 内容：档案的库房管理，即对库房内档案科学管理的日常工作。 档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中的一般的安全。 保护保护档案的技术措施，即为延长档案的寿命而采取的技术处理。,档案保管工作的意义,档案保管工作质量的高低，对提高档案管理水平具有重大的影响。档案保管工作是整个档案工作有机组成部分之一，它与其他环节有着密切的联系，不能离开其他环节而单独存在和孤立进行。档案保管工作不是单纯为保管而保管，其最

2、终目的是为了保证党和国家各项工作对档案的利用。档案的保管和便于提供利用基本上是一致的。,第一节 档案保管的物质条件,库房 资料库 档案装具 技术设备 包装材料 消费品,一、档案库房类型,综合档案库，主要用于保存文书档案。 专门档案房，用于保存科技，基建档案和特殊载体档案，如影片、磁盘、光盘等。 图书资料库，用于保存与档案馆、室业务有关用书和资料。,库房必须注意以下问题：,库房必须专用，要有足够的使用面积 档案库房必须坚固 库房应远离火源、水源和污染源，并符合防火、防水、防漏、防光等。办公楼内的档案库房不宜设在顶层或底层，以防潮湿、漏雨和高温。 档案房不宜使用全木质结构房屋，较好的封闭性,库房设

3、备,温湿度监控调节装置 库房防火防盗监控装置 空调调备 吸湿（加湿）设备 库房空气净化装置,档案库房温湿度的标准,二、档案装具,档案箱,五层档案箱,无酸式档案箱,档案架,固定档案架,活动式档案架,电动密集架,档案柜,木质电子防潮档案柜,金属立式档案柜,三、技术设备,档案去湿机,电热加湿器,温湿度计,四、包装材料,五、消耗品,消耗品是用于保管工作的易耗低值物品，如防霉防虫药品、吸湿机、各种表格及管理性的办公用品等,第二节 档案库房管理,6.全宗卷,4.库房温湿度的控制,2.进出库制度.,一、装具排列编号,一般以保管机构或库房房间为单元进行，每一单元内的所有装具按某一排列走向和顺序依次编列号、柜架

4、号、格层号，各个号码一般采用阿拉伯数字 注意事项： 排列方式应考虑方便管理和充分利用库房空间等因素 不宜紧贴墙壁，尤其不能紧贴有窗户的墙壁 装具每一列走向应与窗户所在的墙壁垂直，以避免阳光直照 各列间距不宜过宽或过窄，以一人能正常工作为宜,二、进出库制度,库房必须对进出库房的人员及其进出的方式、时间、要求等进行必要的限制并作出专门的规定 主要内容： （一）一般情况下，库房只允许档案工作人员在工作时间进入 （二）非档案工作人员原则上不允许进入，因工作需要必须进入时需有档案工作人员相伴 （三）档案工作人员不允许在库房内从事与库房管理工作无关的活动 （四）库房中无人时必须关灯、关窗、断电，并将库房门

5、上锁,三、“八防”制度,防水,防霉,防光,防盗,四、库房温湿度控制,库房温湿度是直接影响档案自然寿命的环境因素。库房温度应在1424之间，相对湿度应在45%60%之间。应配备精确可靠的温湿度测量仪器，随时测量并记录库房温湿度的具体指标状况。 控制和调节库房温湿度的方法主要有： （一）对库房进行严格封闭； （二）采用机械性或自然性的措施对库房温湿度进行人工控制。,五、档案存放秩序的维护与管理,档案在库房及装具中的存放秩序实际上就是档案实体的管理秩序，即存放秩序是档案实体管理秩序的具体体现形式。 可采取的措施和方法主要有： （一）档案存放位置索引（档案存放地点索引） （二）装具所存档案标识牌，即在

6、每一列、每一件、每一层（格、箱）装具外面的醒目位置设置标牌并标明该列、该柜架、该层（格、箱）中所存放档案的起止档号，以方便检查和调还档案； （三）档案代理卡，又称为代卷卡、代理卡；是库房管理人员编制和使用的一种专门指明档案去向的卡片。,表9-1 档案存放位置索引,表9-3 档案代理卡,六、全宗卷,全宗卷是档案保管工作的一个重要管理工具和手段。 全宗卷实质上是档案管理活动中所形成的档案。,七、档案流动过程中的保护 档案在档案馆中并不是永远静止地存放在库房及装具里的，而是处在一种有静有动、动静交替的状态中。,档案使用原因归结为两种情况： 一是社会各界对档案的利用；二是档案馆（室）出于管理与开发的需要对档案的使用。 基本途径： （一）建立严格的管理制度并在工作中严格执行落实 1、档案使用时的登记与交接制度； 2、档案使用行为的管理与限制制