第3章 办公自动化软件.ppt

1、计算机技术应用基础,第3章 办公自动化软件,3.1 文字处理软件Word 3.2 电子表格软件Excel 3.3 演示文稿制作软件PowerPoint,3.1 文字处理软件Word,3.1.1 文档的基本操作 3.1.2 文本格式的编排 3.1.3 图文混排 3.1.4 文档的打印,3.1.1 文档的基本操作,1、Word窗口 2、输入文本 3、编辑与修改文本 4、查找与替换文本,1、Word窗口,2、输入文本,建立新文档后，就可以在文本编辑区中的插入点处输入文本了。输入文本时，插入点自动后移，当用户输入的文本到达右边界时，Word自动换行，按回车键表示一个段落的结束。,3、编辑与修改文本,选

2、定文本 删除文本：【Backspace】、【Delete】 复制和移动文本：【Ctrl+C】、【Ctrl+X】、【Ctrl+V】 撤销和恢复：【Ctrl+Z】 插入和改写文本：【Insert】,4、查找与替换文本,搜索指定词 搜索指定格式,3.1.2 文本格式的编排,1、设置字符格式 2、设置段落格式 3、使用样式 4、使用格式刷,1、设置字符格式,（1）字体 设置字体格式 设置字符间距 设置文字效果,图3-7 字符格式设置效果,设置字符格式,（2）中文版式 拼音指南 带圈字符 纵横混排 合并字符 双行合一,图3-9 中文版式设置效果,2、设置段落格式,（1）段落：在段落格式设置过程中，如果某

3、个默认的度量单元与要设置的单位不同，只要把原来的单位删掉，直接输入新的单位即可，如右缩进默认单位为字符，现在需要厘米，只要删除原来的0字符，然后直接输入0.4厘米即可。,设置段落格式,（2）首字下沉 （3）项目符号和编号 （4）分栏：为了保证分栏一定正确，在分栏前最好在要分栏的段前和段后分别插入分隔符 （5）边框和底纹,3、使用样式,内置样式 创建新样式,4、使用格式刷,单处复制格式：先选定已经设置好格式的文本或段落，然后单击“格式刷”按钮，鼠标指针变成带有“刷子”的I字形状，用鼠标选定需要设置为相同格式的文本或段落。 多处复制格式：先选定有格式的文本，然后双击“格式刷”按钮，再用鼠标刷各处需

4、要设置为相同格式的文本，最后单击“格式刷”按钮，使鼠标指针变为正常状态。,3.1.3 图文混排,1、插入图片 2、绘制自选图形 3、插入公式 4、设置格式,1、插入图片,插入剪贴画 插入图片 插入艺术字,2、绘制自选图形,自选图形是Word内置的图形，包括线条、正方形、箭头、流程图、星形等。 在文档中绘制各种自选图形，首先应先调出“绘图”工具栏，利用“绘图”工具栏中的按钮可对其形状、大小、颜色、样式以及填充效果等进行设置,3、插入公式,4、设置格式,设置图片大小 设置图片版式 设置水印效果 设置颜色与线条,3.1.4 文档的打印,1、页面设置 2、分节符 3、页眉与页脚 4、打印预览 5、打印

5、,1、页面设置,页边距 纸张 版式 文档网络,2、分节符,3、页面与页脚,注意：有时候页眉设置后又不想要了，删除页眉上的所有内容，可是还是会剩下一条线，不是很容易删除，这时可以在“格式”工具栏上的“样式”下拉列表框中选择“清除格式”，就可以把线删除了。,图3-29 页眉和页脚工具栏,4、打印预览,5、打印,3.2 电子表格软件Excel,3.2.1 Excel的基本操作 3.2.2 公式与函数的使用 3.2.3 图表的制作 3.2.4 数据管理,3.2.1 Excel的基本操作,1、Excel窗口 2、工作表的基本操作 3、输入数据 4、设置格式,1、Excel窗口,工作簿名称,行号,列标,工

6、作表标签,活动单元格,名字框,全选按钮,编辑栏,图3-32 Excel窗口,工作簿 工作表 单元格 活动单元格,2、工作表的基本操作,3、输入数据,填充柄 填充相同数据 填充有规律的数据,填充柄,4、设置格式,（1）单元格 设置数字格式 合并单元格 （2）列 （3）自动套用格式 （4）条件格式,3.2.2 公式与函数的使用,1、公式 2、函数,1、公式,公式是以“=”开头，由常量、单元格地址、运算符等组成。运算符对公式中的元素进行特定类型的运算。Microsoft Excel 包含四种类型的运算符： 算术运算符：+、-、*、/、% 比较运算符：、=、 文本运算符：& 引用运算符：:、, 、空格

7、,2、函数,SUM IF COUNTIF COUNTA COUNT 单元格地址【F4】： 相对地址 绝对地址 混合地址,3.2.3 图表的制作,1、创建图表 2、格式化图表,1、创建图表,2、格式化图表,3.2.4 数据管理,1、排序 2、筛选 3、分类汇总 4、数据透视表,1、排序,排序是将数据按关键字升序或降序进行排列,2、筛选,筛选是按照一定的条件从数据表中提取满足条件的数据，暂时隐藏不满足条件的数据。,3、分类汇总,分类汇总是将数据表中的数据按某个分类字段排序后分类，再对相同类别的记录的某些汇总项进行汇总统计（求和、求平均、最大值、计数等）,4、数据透视表,数据透视表是交互式报表，可快

8、速合并和比较大量数据；可旋转其行和列以看到源数据的不同汇总，而且可显示感兴趣区域的明细数据。,3.3 演示文稿制作软件PowerPoint,3.3.1 演示文稿的建立 3.3.2 演示文稿的修饰 3.3.3 演示文稿的放映 3.3.4 演示文稿的打包与输出,3.3.1 演示文稿的建立,1、PowerPoint窗口 2、创建PowerPoint演示文稿 3、幻灯片的基本操作,1、 PowerPoint窗口,编辑窗格 大纲/幻灯片窗格 备注窗格 视图切换按钮,2、创建PowerPoint演示文稿,新建空演示文稿 根据设计模板新建演示文稿,3、幻灯片的基本操作,插入幻灯片 复制和移动幻灯片 删除幻灯

9、片,3.3.2 演示文稿的修饰,1、幻灯片母版 2、配色方案 3、插入超链接 4、插入声音 5、插入可执行文件,1、幻灯片母版,每个演示文稿都有幻灯片母板、备注母板和讲义母板等几个母板 加入页码 添加背景图片,2、配色方案,配色方案指背景、文本和线条、阴影、强调文字和超链接等配制了不同的颜色。,3、插入超链接,用户可以对幻灯片上的文字、图片或动作按钮等对象插入超链接，放映演示文稿时，单击这些链接可以跳转到演示文稿的其他幻灯片、其他文件、网页等,4、插入声音,为使放映幻灯片的同时播放解说词或音乐，可在幻灯片中插入声音对象,5、插入可执行程序,3.3.3 演示文稿的放映,1、设置动画效果 2、设置

10、幻灯片切换效果 3、使用排练计时 4、放映幻灯片,1、设置动画效果,在缺省情况下，幻灯片上的所有对象都是无声无息的同时出现的。利用PowerPoint提供的动画功能，可以为幻灯片上的每个对象设置出现的顺序、方式、伴音等，以控制播放的流程和提高演示的趣味性。,2、设置幻灯片切换效果,幻灯片切换效果是指放映时从当前的幻灯片过渡到下一张幻灯片的动画效果。如果不设置切换效果，则单击鼠标后屏幕上立即换成下一张幻灯片。,3、使用排练计时,用户可通过排练计时功能自动控制幻灯片的放映时间，使幻灯片按设置好的时间和顺序自动进行播放，不需要人为的干预。,4、放映幻灯片,幻灯片的放映方式很多： 按【F5】键从第一张幻灯片开始播放； 单击“幻灯片放映”“观看放映”命令，也是从第一张幻灯片开始播放； 单击屏幕左下角的“放映”按钮，从当前幻灯片开始播放。 按【Esc】键，结束放映回到幻灯片编辑状态。,3.3.4 演示文稿的打包与输出,1、打包演示文稿 2、放映打包的演示文稿 3、演示文稿的打印,1、打包演示文稿,2、放映打包的演示文稿,3、演示文稿的打印,小结,Word的基本操作，包括文本的输入、编辑、修改和查找。 文本格式的编排，包括字符格式、段落