04【项目采购、外协、招标】xx公司——项目采购和外协、招标管理办法

项目采购与外协、招标管理办法 第一章采购管理办法 为进一步规范公司采购工作，明确采购流程，依据国军标质量 管理体系的要求，特制订本办法。本办法适用于公司安保业务领域 项目采购工作。 、 参与项目市场前期阶段概算编制 在项目市场前期阶段，综合管理部参与项目立项阶段概算编制 工作。根据市场前期相关方案中的设备清单，综合管理部参考已有 设备价格或通过设备询价，为项目市场前期概算提供报价，作为概 算编制依据。并初步明确项目所需设备材料品牌、价格及备选供方、 供货周期、库存情况等，注重技术方案的完善与成本控制的结合确 保公司利润最大化，风险最小化。 、 参与项目预算制定 综合管理部协助项目管理部和项目部开展项目预算编制工作， 参与项目预算编制和评审。并留存评审后的项目预算，作为后续采 购工作的依据。项目预算中应明确备选供方，备选供方原则上从公 司合格供方名录内选取。 2 、 采购计划 （一）编制采购计划 1、根据项目部编制的项目物资需用量计划（项目物资需用量计 划必须有编制说明，要标明工程物资的规格型号、材质、执行标准、 数量及到货日期等。必要时应附有图纸或标明技术要求的有关文件） ，综合管理部应结合库存情况及市场供求情况综合编制项目采购计 划。 2、异地两总系统制项目部负责本项目部采购计划的编制工作， 综合管理部予以配合。 3、计划外采购，由项目部或相关部门提供相应说明或洽商函。 采购额 50 万元以下的由综合管理部审核，公司主管领导批准；50 万元以上但不超过 1000 万元的，公司主管领导、财务总监审查，总 经理批准；超过 1000 万元以上的，须报董事长批准。 （二）采购计划的审批 1、采购计划由采购管理人员负责编制，项目部负责人和综合 管理部负责人审核，公司主管领导批准。采购计划经批准后由综合 管理部负责报送项目部、项目管理部、质量技术部、财务部等。 2、异地两总系统制项目部采购计划由项目总指挥批准。报送 综合管理部备案。 、 供方的选择 项目用采购物资的供方原则上必须从公司合格供方名录中选 取。供方的最终确定须经过至少三家供方询价比对或谈判，符合招 3 标要求的须按照公司招标管理办法予以确定。 如选用非合格供方名录中的供方，由项目部或相关部门提供相 应说明。采购额 50 万元以下的由综合管理部审核，公司主管领导 批准；50 万元以上但不超过 1000 万元的，公司主管领导、财务总监 审查，总经理批准；超过 1000 万元以上的，须报董事长批准。 、 采购申请 1、由项目部相关人员负责填写设备采购申请单（详见附表 1）。 2、申请单中应根据采购计划完整填写项目名称、申请部门、设 备及材料名称、品牌/ 产地、规格型号、详细技术参数、单位、数量、 预算单价、要求到货日期、要求到货地点、建议供方、保修期等信息。 3、国外设备及材料需提前 4-8 周提交，国内设备及材料需提 前 2 周提交。 4、申请部门可以建议设备及材料的供方，并在表中相应列中 注明使用原因及公司全称、联系人及电话。 5、设备材料的保修期应明确从何时开始，如：到货验收合格、 项目最终验收合格等。 6、两总系统制项目部的申请单项目总工程师负责批准，项目 经理制项目部的申请单，项目经理审核，公司技术主管领导批准。 7、项目管理部负责对预算等问题进行审核，如申请部门的要 求到货时间不能满足第 3 点的要求，应提出相关说明。 8、申请采购的设备如不在原定预算中，由项目部或相关部门 提供相应说明或洽商函，报呈相关领导批准后，综合管理部方可进 行采购工作。 4 9、采购申请单一式四份，分别由申请单位、采购相关人员、库 房管理人员、合同审批人员留存。 设备及材料采购申请单流程图 、 询价阶段 1、综合管理部采购相关人员在收到完成审核、审批流程的采购 申请单后，应对相关采购设备及材料进行询价工作，并填写询价记 录（详见附表 2）。询价工作应在 3 个工作日内完成。 2、询价的供方应优先在公司合格供方目录及采购单中建议供方 中选择（若所建议的供方不在合格供方名录内，由项目部或相关部 门提供相应说明，部门负责人和物流负责人审核，公司主管领导批 准后方可选用），每个设备、材料的询价应不少于三个供方（原厂销 售的除外）。 3、供方的报价单中应包括设备的名称、型号、规格、数量、单价、 总价、设备保修期等详细信息，并对其资质文件及报价单加盖公章 后交送采购人员，采购人员原件或传真件的形式留存。 4、人民币 50 万元以上的采购，按照公司招标管理办法组织进 行招标。 5、人民币 50 万元（含 50 万元）以下的由综合管理部根据供方的 报价单组织相关部门进行商务谈判，确认合同金额、付款方式、发 票等问题，并根据谈判内容编写谈判纪要。综合管理部应根据采购 计划按月编制采购谈判计划。 5 1）5 万元以下由综合管理部负责进行商务谈判。 2）5 万元以上不超过 30 万元的由综合管理部组织计划、质量及 使用部门进行商务谈判。 3）30 万元以上综合管理部组织计划、质量、财务、审计及使用部 门进行商务谈判。 6、异地两总系统制项目部在公司授权范围内负责本项目部采购 招标及谈判工作，采购招标及谈判工作由项目部两总组织，项目部 计划调度及采购人员参与采购招标及谈判工作。 7、招标会议纪要、谈判纪要、询价记录是合同订立审批单的附 件。 设备及材料询价流程图 、 合同拟定、审批及签订 （一）拟定 1、根据谈判会议纪要进行合同的拟定工作，人民币 1 万元以上 的采购，均须签订采购合同。 2、采用公司范式合同文本，如采用对方合同文本的，需优先听 6 取律师意见。 3、合同拟定中应明确乙方的公司名称及相关信息、设备到货时 间、合同金额、付款方式、发票类型、设备保修期、是否包含安装调 试等信息。 4、合同中设备清单应明确设备的名称、型号、规格、数量、单价、 总价等相关信息。 5、相应的技术附件，应经提请采购的业务部门确认。 6、异地两总系统制项目部负责本项目部采购合同的拟定，合同 审批会签执行公司合同管理办法。 （二）审批及签订 1、合同完成拟定工作后，先送交供方，并根据对方的意见酌情 予以修改。修改完成后，填写合同订立审批单（详见附表 3），进行 合同审批工作。 2、合同订立审批单中应明确项目的名称、合同名称、合同类型、 组织审批时间、合同甲乙双方、承担部门、合同拟定人、合同概况、 谈判人等信息，若供方在合格供方名录中，需填写合格供方代码。 3、合同概况中应明确主要采购设备名称或种类、合同金额、付 款方式、保修期、发票类型等信息。 4、采购人员填写完成的合同订立审批单，由综合管理部负责人 审核并签署意见，同意后送交企业发展部进行合同的审批工作。 5、完成合同订立审批后，由采购人员联系供方出具合同正本， 并在合同相应位置加盖公章及齐缝章后，送交企业发展部进行合同 签订流程。 6、综合管理部应保存合同文本（含电子版），并记录于合同台帐， 7 实行动态管理。 （三）采购合同管理 1、综合管理部应建立采购合同台帐，对采购合同实行档案管理。 按月统计项目采购合同签订情况，付款情况，并报送项目管理部。 2、异地两总系统制项目部采购人员应建立采购合同台帐，对采 购合同实行档案管理。按月统计项目采购合同签订情况，付款情况， 并报送综合管理部及项目管理部。 、 合同付款 （一）报销凭证 1、原则上，在供方根据合同规定送交发票后，采购人员方可办 理付款手续。 2、采购人员在接收供方送交的发票是须对发票进行审核，确认 发票类型、金额、公司信息内容等与合同要求一致后，方可接收，并 在发票台帐予以记录。 3、在接收发票后，采购人员须根据公司报销流程填写报销凭证 及请款单。 4、报销凭证中应明确报销部门、报销时间、课题号、概要、报销 金额及发票张数等信息。概要中应简明描述采购的项目名称、采购 主要设备、合同号、本次发票占总发票的比例、收到发票占总发票 的比例等信息。 5、报销凭证中报销人由负责采购人员签字，综合管理部领导确 认，由财务部相关人员负责审核，公司领导负责批准。 8 6、报销凭证中除需粘贴发票外，还需粘贴由帐务管理员出具的 入库单，由采购人员与库房管理员对到货设备及材料予以确认，综 合管理部领导批准入库。 7、发票在完成报销手续后，及时提交财务部，并在发票台帐予 以记录。 报销凭证流程图 （二）付款申请 1、根据所签订的采购合同规定，由采购人员办理付款手续，每 次付款前填写请款单（详见附表 4）。 2、请款单应明确请款部门、项目名称、合同名称、合同编号、合 同收款单位、合同总价、累计付款、本次应付款及付款说明，付款公 司名称、帐号、开户行等信息。 3、付款说明中应明确付款的要求、付款金额、付款次数、发票比 例等信息。 9 4、请款单由综合管理部领导、相关部门领导、项目负责人、财务 部领导审核，财务总监及总经理批准后，采购人员送交财务办理付 款手续。 5、每月综合管理部负责统计项目采购付款情况，报送财务部。 付款流程图 请款单 物流部领导 相关部门领导审核 项目负责人审核 财务部领导审核 总会计师批准 总经理批准 1 附表 1：设备及材料采购清单 设备及材料采购申请单 项目名称： 课题号： 编号： 序 号 设备及材料 名称 品牌/产 地 规格型号 详细技术参数 单位 数量 预算单 价（元） 要求到 货日期、 要求到货地点 建议供 方 保修期 备注 申请部门： 申请人： 审核： 批准： 计划调度审核： 日期： 日期： 日期： 日期： 采购完成情况（综合管理部填写）： 说明：1、国外设备及材料需提前 4-8 周提交此表，国内设备及材料需提前 2 周提交此表； 2、申请部门可以建议设备及材料的供方，并在表中相应列中注明公司全称、联系人及电话； 3、预算的价格为经项目专题会讨论，财务部下发预算统计价格； 4、此表一式四份，分别由申请单位、采购相关人员、库房管理人员、合同审批人员留存。 2 附表 2：询价记录 询价记录 编号： 项目名称 采购申请单号 询价人 询价日期 序号 设备名称 规格型号 数量 供方名称 联系人 联系方式 单价 总价 3 附表 3：合同订立审批单 合同订立审批单 项目名称： 合同号： 合同名称 合同类型 组织审批日期 合同甲方 合同乙方 合格供方代码 承担部门 合同拟订人 合 同 项 目 概 况 谈判人 部门负责人 意 见 相关部门 意 见 财务部意见 审计意见 法律顾问 意 见 会签意见 修改情况 综合管理部 审 核 公司主管 领导审批 总经理审批 注：合同类型指外购合同、外协合同、建筑工程合同、租赁合同、仓储合同、技术合同、借款合同、 进出口合同 4 附表 4：请款单 请 款 单 请款部门： 项目名称 合同名称 合同编号 合同收款单位 合同总价 累计付款 本次应付款 付款说明 部门领导/相关部 门意见 项目负责人意见 财务部门意见 公司总会计师意见 公司总经理意见 电 汇 收款人名称： 信 开户银行： 息 银行账号： 申请日期: 经办人： 付款日期: 年 月 日 5 第二章项目外协管理办法 第一条 为了规范北京航天长峰科技工业集团有限公司 （下称“ 公司 ”）项目外 协的管理流程，提高公司 项目管理的有 效性，根据公司国军标质量体系程序文件的要求，结合公司 实际，制定本办法。 第二条 本办法适用于公司本级安保项目外协管理实施 的全过程。包括外协项目的任务来源，外协合同签署阶段， 外协项目实施阶段以及外协项目实施结束后的验收阶段等。 下属分公司可参照本办法制定相应的外协管理办法。 第三条 外协项目的策划 项目负责人（或项目经理）在项目市场前期可行性论证 阶段，根据项目实际情况，从项目技术可行性、项目成本、项 目进度等多方面因素综合考虑，提出外包项目建设内容，划 分建设范围，进行成本概算及进度过程控制等要求的策划。 综合管理部根据项目实际情况，确定 2 至 3 家外协单位作为 备选。并形成项目外协策划书，作为项目前期可行性论证报 告策划的部分内容及相关技术支撑，在项目可行性论证阶段 参与项目初步设计方案的评审。 在项目总包商务合同签订后，由项目负责人依据总包合 同建设内容及相关技术、成本、进度等要求，对项目外协策 划书进行细化，列出设备清单，并形成项目外协任务书，同 时提供两家产品供应商作为推荐及参考，提交综合管理部， 6 综合管理部确定三家或三家以上外协单位作为备选。 第四条 外协项目的询价 综合管理部作为外协供方的确定、管理和过程控制的归 口单位，依据项目负责人提供的项目外协任务书建设内容及 要求，参考项目负责人推荐的供应商，从项目技术要求、预 算要求、周期要求、质量要求、资质要求、环境适应性要求和 使用要求多方面因素综合考虑，优先选择合格供方名录内 的外协供方单位，对同一外协进行 2 至 3 家外协商或设备供 应商的挑选并进行询价，留存询价记录并进行预算及询价比 对，作为外协合同会签审批依据。 第五条 外协的确定 综合管理部组织对经过询价的外协商或设备供应商进 行外协商务谈判。凡属公司在同一外协供方单次采购的费用 预算在 50 万元以上的原材料、仪器、设备采购及工程项目， 必须按照北京航天长峰科技工业集团有限公司招标管理办 法的规定组织招标工作。经外协商谈判从外协单位的技术 实现、报价、周期、进度、服务、质量、资质、安全、保密等多 方面综合评价考虑，会议最终确定外协单位及外协价格，由 综合管理部形成外协谈判会议纪要，并作为外协合同会签审 批的重要依据。综合管理部组织签署由公司作为需方的项目 外协合同，并负责项目建设期间，与外协供方的沟通和监督， 以及外协验收和付款工作。未在合格供方名录内的供方，签 订合同前应经本公司主管领导审批。 第六条 合格供方的评价准则： 7 （一）研发和实施能力。对于所承建的外包项目内容，供方 具有研发和实施的同类项目的经验和成功案例，并能按照用 户的要求，具备逐步提升外包产品功能和性能的能力。 （二）工艺质量保障能力。供方具备保障产品施工工艺和质 量的能力，并能适应用户的需求，具备逐步提升外包产品工 艺和质量标准的能力。 （三）服务能力。供方能在项目建设地区设有服务机构或有 服务力量，能为项目提供及时有效的服务保障。 （四）进度周期保障能力。供方在所承建的项目记录中，能 在项目周期进度要求的时间内，按时按质完成任务，并有能 力提前于计划完成建设任务。 （五）资质状况。供方提供的企业资质合法有效，满足项目 的具体需要，如安全生产、保密等要求。 （六）价格情况。供方在外协项目中的价格合理，与同行业 同类别外协商中在价格方案具有一定竞争力。 第七条 供方的评价和管理 供方评价的方法如下： （一）现场考察。由综合管理部组织质量技术、保密、安全、 设计、开发及施工部门等有关人员赴供方在建项目现场进行 考察。 （二）根据供方以往为公司提供的产品和服务情况，对供方 进行评价。 （三）通过函件的方式，请供方报告其资质，技术能力和服 务、质量保障的情况。 8 （四）综合管理部负责组织质量技术部门、财务部门、审计 部门、安全生产部门、保密办公室、实施部门等，在年末对供 方进行评价和选择，参照供方评价准则对本年度合格供方名 录内的供方进行评价，对合格的外协供方，列入“合格供方名 录” 内， 对 本年首次承担外包任 务的供方评价，评价比较满意 的，列入合格供方名录内，作为以后选择外包供方的依据。 第八条 办法的修改和废止。 本办法有下列情况之一的，应予以修改或废止； （一）基于公司发展及业务需要，应改变内容的； （二）因公司机构调整等应变更办法内容的； （三）其他需予以修改或废除的。 第九条 本办法由综合管理部负责解释。 第十条 本办法自发布之日起实施。 第三章招标管理办法 第一条 为了规范本公司招标活动，维护公司利益，提 高经济效益,保证工程质量，根据中华人民共和国招标投标 法以及其他相关法律、法规的规定，并结合公司实际情况， 制定本管理办法。 第二条 凡属公司在同一供应商单次采购或外协的费用 预算在 50 万元以上的原材料、仪器、设备采购及工程项目， 必须按照本办法的规定组织招标工作。 第三条 任何部门和个人不得将必须进行招标的项目以 化整为零的方式规避招标。 9 第四条 招标活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信 用的原则。 第五条 招标活动及其当事人应当接受内部监督。 、 招标组织机构与职责 第六条 公司招标工作领导小组是本 单位项目招标工作 的领导和决策机构，由总经理、相关公司主管领导、本级机 关各部门领导、总体设计部、软件研发部、硬件研发部、工程 设计部、工程部等部门领导及项目两总和相关人员等组成 （必要时邀请公司审计部门参加），全面负责公司招标活动的 管理工作。主要职责是： （一）对公司招标活动实行统一管理，制订招标工作的有 关规范和实施细则。 （二）负责实施公司相关项目的招标工作。 （三）负责发布招标信息、投标人资格审查、发布标书和 接受投标文件等。 （四）负责组织商务谈判、合同审核、执行（验收）等日常 工作。 第七条 公司招标 工作领导小组是动态 管理机构，根据 招标项目所在地域及规模不同，人员组成不同，具体情况详 见下表： （一）异地采购招标 序 号 招标项目 规模 组长 副组长 组员 备注 1 500 万及以上 总经理 公司主管领导、项目总指挥 领导小组常设 成员 1 人及以 上、项目副总、 10 项目副总工及 相关人员 2 50 万（含 50 万）至 500 万 公司主 管领导 项目总指挥、 项目总工、领 导小组常设成 员 1 人 领导小组常设 成员 1 人及以 上、项目副总、 项目副总工及 相关人员 3 50 万以下 项目总 指挥 项目副总指挥、项目总工 项目部成员及相关人员 （二）异地外协招标 序 号 招标项目 规模 组长 副组长 组员 备注 1 500 万及以上 总经理 公司主管领导、项目总指挥 领导小组常设 成员 1 人及以 上、项目副总、 项目副总工及 相关人员 2 50 万（含 50 万）至 500 万 公司主 管领导 项目总指挥、 项目总工、领 导小组常设成 员 1 人 领导小组常设 成员 1 人及以 上、项目副总、 项目副总工及 相关人员 3 50 万以下 项目总 指挥 项目副总指挥、项目总工 项目部成员及相关人员 （三）京内采购或外协招标 11 序 号 招标项目 规模 组长 副组长 组员 备注 1 500 万及以上 总经理 公司主管领导、项目总指挥 领导小组常设 成员 3 人及以 上、项目总技术 负责人及相关 人员 2 50 万（含 50 万）至 500 万 公司主 管领导 项目总指挥、 领导小组常设 成员 1 人 领导小组常设 成员 1 人及以 上、项目总技术 负责人及相关 人员 第八条 综合管理部是公司 项目招标 工作的归口部门， 具体职责如下： （一）负责根据项目部编制的所需采购和外协的总体计划， 编制项目招标计划，经公司主管领导审批同意后实施。 （二）负责组织实施公司相关项目的招标具体工作。 （三）负责保存项目招标的全套资料。 、 招标活动组织程序 第九条 招标工作组织程序如下： （一）综合管理部应根据项目部编制的所需采购和外协的 总体计划编制项目招标计划，经公司主管领导审批同意后实 施。 12 （二）综合管理部根据招标项目规模，提出公司招标