促销活动管理规定

文件名称 促销活动管理规定（试行稿） 编制 文件编号 审核 发布日期 批准 版本 第 版 发布 适用范围 * 控制部门 *营销部 * 促销活动管理规定（试行稿） 1.0 目的 为规范*促销活动的管理工作，特制定并实施本管理规定。 2.0 范围 本规定适用于*（指*一、二、三街、运动汇、家电城、餐饮娱乐中心、*环球影城） 各种促销活动的管理。 3.0 术语 3.1 促销活动：为传播*城形象、增加*城销售而进行的媒体广告、现场演艺、展示展销、 商品特卖、售卖气氛布置等活动。 3.2 重点促销活动：所有涉及通过公共媒体对外发布促销活动信息的促销活动。 3.3 公共促销区域：*六合广场（1 F） 、中兴广场（1F） 、*城入口。 3.4 营业部门促销区域：除 3.3 条规定的区域之外的可供促销的场所（不包括各品牌的正常营业 空间） ，由该场所所属的营业部门自行管理。 4.0 职责 4.1*营销部 4.1.1*年度、月度促销活动计划和预算的编制，重点促销活动方案的拟定和预算编制，重点 促销活动的信息发布、组织实施和效果评估。 4.1.2 公共促销区域所有演艺、展示类促销活动的洽谈、签约和活动现场的管理。 4.1.3 公共促销区域使用权的统一管理。 4.2 各营业部门 4.2.1 提出促销活动需求，参与*统一促销活动方案的决策和配合实施。 4.2.2 本单元所属品牌促销活动的签约和现场管理。 4.3.3 本部门所属促销区域的使用权管理和促销活动实施。 4.3.4 在本部门经营辖区（含位于本部门管理区域之内的公共促销区域）的或者由本部组织的所 有商品特卖类的促销活动的商品质量、现场服务、促销员的管理。 4.3*财务部 4.3.1 促销活动预算的审核和控制。 4.3.2 细化促销活动方案中有关财务、收银控制方面的实施细则并下发、指导实施。 4.3.2 负责根据促销活动协议书所标示金额收款、扣款。 4.4*招商管理部 4.4.1 促销亭的统一招商。 4.4.2 暂时与*城还没有正式合作关系的商户和品牌的商品展销、特卖类的促销活动的申请受 理、签约谈判和跟踪服务。 4.5 集团物业中心 2 重点促销活动之前对重点部位的水电、能源的供应进行检查检修，物业安保大队审核修订安全预 案并根据安全预案进行人流、车流的疏导和现场安全管理。 4.6 集团信息部 重点促销活动之前对信息系统的可靠性、安全性进行检查检修，并派专人随时对信息系统可能出 现的故障进行处理。 5.0 流程图：附后 6.0 内容 6.1 促销活动的基本程序 6.1.1 年度、月度促销活动计划、预算的编制 *营销部按照公司计划和预算管理程序提报年度、月度促销活动计划、预算。 6.1.2 重点促销活动方案拟定和预算提报 6.1.2.1 方案拟定 在重大节假日或其他*营销部认为有价值的促销时机，*营销部统一制定专门的促销活动方 案，包括：促销活动的目标、参加的营业部门、促销内容、形式、商品品类范围、时间、促销信息发 布形式、促销气氛布置方案以及整个活动的投入产出分析、费用预算等。 6.1.2.2 方案审批 *营销部制定的提出初步促销活动方案之后，由*营销部负责召集有关营业部门卖场经理， 对促销活动方案进行审议讨论，形成统一的完整的书面方案。部分重大营销活动由*总经理负责事 前召集有关人员讨论方案。 重点促销活动方案以书面形式报送*总经理批准。 6.1.2.3 方案下达 方案批准后，*营销部根据促销活动方案要求通知各营业部门腾出需要征用的促销活动场地， 同时编写本次促销活动实施细则及工作分工等，经*总经理批准后在活动举行之前（一般为活动正 式开始前一天的下午 5 点前下发）在内网和书面形式向各营业部门下发。 *财务部根据营销活动方案编写财务、票券、收银控制要点，书面下发各有关收银主管和各有 关营业单元。 6.1.2.4 促销活动执行 各营业部门按照下发的促销活动实施细则及工作分工方案实施促销活动。各营业单元对在所属 单元促销区域的促销活动的效果、质量、员工形象、现场秩序负责。 6.1.2.5 促销活动效果评估 活动结束一周内，*营销部负责出具促销活动效果评估报告。 6.1.3 营业单元自行组织的促销活动 营业单元自行组织的促销活动（主要指局部的商品特卖、赠送礼品或奖品等活动，且不涉及通 过公共媒体对外发布促销活动信息） ，由营业单元自行制定促销活动方案，包括：促销活动的范围、 内容、形式、时间等，由营业部门经理批准后自行组织实施，方案制定和实施过程中，涉及财务、收 银的，由营业单元通知财务部协助配合。 6.1.4 公司其它业态营业单元（世纪*广场、赛诺超市、英派斯、搜酷城等）组织促销活动需 要用到上述公共促销场地，需提前两周以书面形式通知*营销部，由*营销部根据活动档期安排 做出划分，促销活动需要到政府有关部门办理审批或备案手续的，由各业态营业单元自行办理。 * 第 3 页 6.1.5 对可能导致人流、车流拥挤的重点促销活动，*营销部应制定安全紧急预案，活动前两 天书面传达至安保大队；由安保大队负责现场秩序维护和人员安全。 安保大队根据安全保障需要可以对安全预案的可行性进行调整，特殊情况下，由安保大队向公 安机关报送安全预案并请求支持。 *总经理 *财务部 各营业部门 *营销部 活动结束 通知营业部 门腾出场地， 编写分工及 细则 *营销部 召集各营业部门卖场 经理讨论 出具促销活动效果评估评估报告 根据方案实施 促销活动的 编写收银 要点并下 发 形 成 完 整 方 案 制 定 方 案 4 6.2 促销信息发布 6.2.1 媒体签约： *营销部根据已经批准的促销活动方案中规定的媒体发布计划和预算与各媒体接洽谈判，签 署媒体广告发布合同，按合同程序报批。 6.2.2 内容设计： *营销部根据已经批准的促销活动方案以书面形式传世纪惠泽广告，由世纪惠泽广告根据活 动要求设计各种广告稿件，包括媒体广告、直递广告（DM）和现场展示广告（POP、展架、吊旗、条 幅等） 。 所有在公共媒体（电视、报刊、电台、短信）上发布的广告和信息稿件均须报经*总经理审 批同意。 印刷量在 1 万份以上或印刷费用在 5000 元以上的的印刷品须报经*总经理批准。 其余广告稿件由营销部经理审核批准。 6.2.3 信息发布： *营销部按照既定的媒体发布计划发布促销活动信息，并负责监督媒体发布效果，信息发布 无误后，按照财务结算程序结算。 6.3 公共促销区域的使用规定： 原则上，*公共促销区域的使用权由*营销部负责统一管理。 公共促销区域由*营销部统一调配使用；各营业部门需要在上述时间使用公共促销区域举行 促销活动的，应至少提前两周填写公共促销区域使用申请表 ，报*营销部批准。 *统一组织的大型促销活动期间，*营销部需要统一使用公共促销区域举行其他促销 活动的，*营销部应提前一周通知，营业部门退出促销场地。 6.4 营业部门促销区域的使用 原则上，各营业部门所属促销区域的使用由各营业部门自主支配； 在*统一组织的大型营销活动期间，根据审批下发的促销活动方案，*营销部可以提 前一周通知征用各营业部门的促销区域； *营销部有权对各营业部门所属促销区域的使用规范情况进行监督检查，有违犯公司促销管 理规定和不规范使用企业标识行为的，*营销部有权责令营业部门终止正在举行的促销活动。 6.5 促销形式管理规定 6.5.1 演艺、公益类促销活动 所有演艺类（指由演员参加的、现场不实现任何销售的活动）和公益类（指以公益事业宣传或 传播公司美誉度为主的）促销活动统一由*营销部组织和管理，由*营销部负责接洽、谈判并签 署促销活动协议书 ，其他任何部门不得在营业时间自行在*城内组织任何形式的演艺、公益活 动。 演艺、公益类促销由*营销部责现场管理。 6.5.2 静态形象展示类促销活动 6.5.2.1 在公共促销区域举行静态展示促销活动的，须报*营销部统一签订促销活动协议书 ，并对活动的全程进行管理。 6.5.2.2、在营业部门所属促销区域举行静态展示促销活动（宣传主题必须是在本单元签有正 * 第 5 页 式合同的品牌）的，由营业单元自行签约及组织管理。 6.5.3 商品特卖、展销类促销活动 6.5.3.1 商品特卖、展销类促销活动原则上由各营业部门确定促销品类、品牌和商品品种，并 由各营业部门与促销商品供应方签署促销活动协议书 。但公共促销区域的使用需提前两周向 *营销部申请场地使用权。 6.5.3.2 各营业部门只有权力批准和自行组织已经在本部门签有正式（联营、代销、租赁）合 同的品牌商品的促销活动。 6.5.3.3 非*城正式供应商和非*城正式经营品牌欲在*城举办商品特卖、展销类促销 活动的，由*招商管理部统一接洽、谈判并签署促销活动协议书 ，并由招*招商管理部按 本规定申请促销场地。 促销活动协议书签约后再按照新品进场程序转相应营业单元进行现场组 织和管理。 6.5.3.4 *营销部无权签定任何商品特卖、展销等有实质性商品销售内容的促销活动协议。 6.6 合同、费用方面的管理规定 6.6.1促销活动协议书 （一式两份）应严格按照合同管理程序审批。未尽事宜本着谁签协议 谁负责的原则，由签约部门负责协调。 6.6.2促销活动协议书签订后，需要现金缴纳促销活动费、促销活动押金、促销证押金的， 签约部门负责陪同促销方到*财务部缴纳各项费用，交纳完毕后促销活动方可实施。按合同须在 货款中扣除以上费用的，由签约部门负责传递交费通知等单据。 6.6.3 促销活动期间，促销方如果出现违约现象，*营销部或营业单元将以罚款通知单 形式按合同约定对其进行扣款，并将扣款通知单传*财务部执行。 6.7 促销人员及道具管理 6.7.1 各营业部门促销区域及公共促销区域人员着装、仪容仪表、服务必须符合公司规定的标 准。 6.7.2 促销气氛、环境布置由 *营销部统一管理，各营业单元按 *营销部要求设置、悬挂 促销宣传品，其中所使用促销 POP 大 L 型支架高度全部统一为离地 2 米距离，书写一致，活动结 束后第一时间内更换 POP，不允许出现 POP 过期现象，所使用促销道具促销结束后立即收回。 对于活动现场的氛围营造要符合各营业部门的定位标准，根据季节、天气以及顾客的喜好来布 置现场，各部门负责人有对氛围的营造进行监督审核的权力。活动结束后应对营造的氛围及时更换， 并对活动的现场卫生进行清理，各部门行政部门及时跟踪监督。 6.8 商品信息广播流程：商品促销信息必须提前 2 小时报服务台，由服务台人员对商品信息进 行编辑、广播，所有促销信息每 30 分钟循环播放一次。 6.9*综合管理部对所有促销活动的程序正确性、现场秩序、商品质量等进行监督检查，并 按质量监督检查条例奖惩。 6 各营业部门 填写 促 销活 动协 议书 *营销部 提 前 两 周 批 准 公共促销区域使用 *财务 部 缴纳 各项 费用 活动实施 演艺、展 示类活动 本部门正 式合作 展销、 特卖 *招商部 非*合 作商展销、 特卖 活 动 情 况 监 督 跟 踪 活动 情 况 监 督 跟 踪 * 第 7 页 各营业单元 *营销部 如 遇 大 型 活 动 提前两周通知 营业单元促销区域使用 6.10 收费标准 6.10.1 对于公共促销区域的收费标准： 1、 按内部和外部来划分，内部指和*城有正式合作关系的供应商，外部指与*城没有 合作关系的外来单位有意向在公共促销区域举办演艺，展示类的促销活动。 2、 婚纱影楼、汽车、房地产等高利润行业在现收费基础上上调 40%。 3、 对外部活动降低费用的申请，*营销部可根据活动力度、是否为我公司需要的活动、 场地时间安排等实际情况由促销主管或营销部经理给予优惠，促销主管的最大优惠幅度 为在原有标准基础上的 30%，营销部经理最大优惠幅度为在原有标准基础上的 50%，高 于此标准的须报*总经理批准。供应商租用场地降低费用或免费的申请一律经*总 经理批准有效。 附表： 8 收费标准 促销区域 周一至周 五 周六至周 日 大型节假日 （情人节、 劳动节、国 庆节、春节 等） 婚纱影楼、 汽车、房地 产等高利润 行业在现收 费基础上上 调 40% 促销主 管最高 优惠 30% 营销部 经理最 高优惠 50% 中兴广场 1F 500 元/场 1000 元/天 1000 元/场 2000 元/天 2000 元/场 3000 元/天 / / / 六合广场 1F 500 元/场 800 元/天 1000 元/场 2000 元/天 2000 元/场 3000 元/天 / / / *城三期北入 口广场（春、夏、 秋） 1000 元/天 1500 元/天 2000 元/天 / / / 收费说明： 以上收费标准室内包括场地、舞台、灯光，不含音响调音师费用，音响调音师 300 元/场，500 元/天，每场限 3 小时，持续三天以上，按 80%收费。 室外不包括舞台音响等支持，只包括接电源 以上收费标准*城正式合作供应商按 50%收费；六合广场 1F 冬天可优惠 50%。 在*城*发放小广告的每人每天收费 200 元。 6.10.2 对于卖场公共区域摆放宣传品的收费标准： 6.10.2.1X 展架： 卖场内的 X 展架（统一尺寸为 0.6 米宽*1.6 米高，易拉宝统一尺寸为 0.8 米宽*2 米高）经营销部 美工室同意只可在以下位置摆放 1、 步行一街北入口方柱最多摆放 4 个，北扶梯 12 楼扶梯口 1 个 2、 中兴广场周边最多摆放 4 个 3、 卖场内北垂直电梯口各 1 个（共 4 个） 4、 步行街 2、3 楼中兴广场大收银台各 1 个； 除以上所述位置外（经营单元内专柜自行在专柜内摆放的除外） ，其他经营单元需要在其他位置 摆放 X 展架的需以书面形式报*营销中心，由营销部经理批准后方可摆放。 宣传海报等宣传品根 据张贴、悬挂位置确定。 * 第 9 页 6.10.2.2 条幅： *室内外悬挂条幅由*营销部统一管理（*城入口处条幅、*城*经营范围内的 墙体条幅、室内中兴广场 2、3、4 楼玻璃围挡处条幅、室内上下电梯口上方条幅） ，由营销部统一制 定尺寸及悬挂方式，未经*营销部批准，任何部门或个人不得私自在以上位置悬挂。 对于供应商宣传品（X 展架、易拉宝、宣传海报、条幅）在卖场内摆放、张贴悬挂位置，由* 营销部统一指定，对于上述宣传品的摆放，提前 35 天以书面形式传*营销部，由*营销部根 据活动内容、摆放位置等给予安排。 收费：易拉宝每天每个 7 元、X 展架每天每个收取费用 5 元、条幅每天每条（10 米以内，10 米 以外按每天每条 5 元收费） 、海报每天每张 2 元，其它每天 1 元。 促销道具 摆放位置 收费标准 易拉宝 7 元/天/每个 X 展架 步行一街北入口、北扶梯 12 楼扶梯口、中兴广场周 边、卖场内北垂直电梯口、步行街 2、3 楼中兴广场大 收银台 5 元/天/每个 条幅 *城入口处条幅、*城*经营范围内的墙体条 幅、室内中兴广场 2、3、4 楼玻璃围挡处条幅、室内 上下电梯口上方条幅 3 元/天/每条 （10 米以内， 10 米以外 5 元 /天/条 海报 根据活动内容具体确定 2 元/天/张 其它 根据活动内容具体确定 1 元/天 6.10.3 以销售为主的促销 （1）室内特卖促销 *内促销场地：12 元/平方米/天，*已合作的供应商优惠 40%。 促销堆头（车）：50 元/个/天或 20%扣点。 室内促销亭：旺季（10-2 月）1000 元/个/月（按月出租，自主收银） 。 淡季（2-9 月） 600 元/个/月。 （2）室外特卖促销 三期北入口广场、六合广场 1F：收费为 20 元/天/平米。 收费标准 促销区域 室外特卖 室内特卖 备注 公共促销场地 12 元/平米/天 正式合作供应商 按 40%收费 促销堆头 50 元/个/天或 20%扣点 只限室内 10 促销亭 旺季（10-2 月）1000 元/个/月 淡季（2-9 月） 600 元/个/月 只限室内 三期北入口 20 元/天/平米 只限室外 六合广场 20 元/天/平米 只限室外 7.0 押金收取标准 收取对象：符合以下条件之一的，一律事前收取押金，收取标准：3000-5000 元。 （1）与*城无正式合作关系的外部促销商。 （2）供应商自主收银的商品特卖、展销活动。 8.0 费用减免：特殊品类、品牌低于以上标准促销的，须经*总经理批准。 7.0 相关/支持性文件 6.1 相关文件 6.1.1合同管理程序 6.2 支持性文件 8.0 附录 7.1 附录 A：*促销区域收费标准（试行） 7.2 附件 B：公共促销区域使用申请表 7.3 附件 C：促销活动协议书 7.4 附件 D：罚款通知单 会审人 修改状态 修改标注人 修改标注日期 备注 R1 R2修改记录 R3 * 第 11 页 附件 B： * 公共促销区域使用申请表 编号： 申请单位 部门 申请单位负责人 联系方式 活动地点： 申请活动时间： 申请道具： 活动内容：（栏内不够填写时请另附纸） 所属营业单元 主管意见 所属营业单元负 责人意见 *营销部意 见 *总经理意见 备注 促销员工： 名；附件： 份 表格不够时请按照以下格式填写在背面 姓名 身份证号 姓名 身份证号 姓名 身份证号 姓名 身份证号 姓名 身份证号 姓名 身份证号 姓名 身份证号 12 附件：C 促销活动协议书 甲方：山东世纪*集团有限公司 乙方： 为配合供应商搞好促销活动，本着互惠互利、公正合理的原则，经甲乙双方共同协商，达成如 下协议： 1、促销活动的时间： 2、促销活动的地点：