公司财务费用报销制度(修改试行版)

洛阳京都肿瘤医院管理有限公司 财务报销和财产管理制度 二零一三年五月 2 公司财务费用报销制度 为了加强公司财务管理的工作，完善公司的报销程序及规定，合理控制公 司经营费用，根据国家有关财务法规的规定及公司对财务规章制度的要求，制 定本制度。 1、 总则 第一条 费用审批及报销流程。 各项费用开支，必须经财务会计审核、部门负责人签字后，报行政副总经 理、总经理批准，最后有财务负责人签字；具体各项费用的报销流程办理如下： 未通过 第二条 原始凭证有效性的规定： （1）经办人员在费用支出时，应取得真实合法的原始凭证。以下凭证视为合法 凭证，准予报销： 税务机关批准的带防伪水印底纹和统一发票监制章的税务发票； 财政机关批准并统一监制的行政事业性收据； 邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单； （2）经办人员取得的合法凭证时，应按要求规范填写，否则，视为无效凭证， 不予报销。 （3） 经办人取得报销凭证时，凭证内容应填写完整（标注大小写、票据数量 等） ；住宿发票填明起止日期及天数，否则不予报销（除特殊情况外） 。 （4）经办人报销支出费用时，报销内容应符合报销凭证的使用范围及性质。 第三条 本制度适用对象公司全体人员。 2、 各项费用的报销制度 2.1 借款报销及审批制度 第四条 公司员工因公出差借款或报销，应据实认真填写借款单，由各部门 经理审签，经主管副总、总经理确认以后，报公司财务部门审核。借款清帐联 粘贴相 应票据 财务预审 部门负责人 签字 财务部负 责人签字行政副 总签字 总经理签字 3 在报销完毕后退还给借款人。 第五条 员工出差预借差旅费应填写“借款单” ，并注明借款事由，按规定 程序审批后，到财务部门预借差旅费。 第六条 借款人须在公务完毕后 7 个工作日内到财务部结清借款，前款不清 后款不予办理借款手续。每年 12 月 31 日前，除 12 月下旬借支的款项外其余所 有个人借支的备用金都必须结清归还，逾期不还的，一次或分次从工资中扣回。 2.2 公司内部采购报销制度 第七条 公司各部门每月 20 日前应该对需要的物资编写采购计划，由分管 行政的负责人组织采购。采购发生的费用按照正式发票上显示的金额实报实销 （采购金额单笔超过 2 万元 的需要签订采购合同，采购金额超过 10 万以上万 元的需要进行公开招标） 。 第八条 采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭采购合同和不低于 三家以上供应商提供的报价单，填写借款单 ，经财务部经理审核、主管副总 总经理批准后办理预付款手续。 第九条 采取除预付款方式之外的方式付款的采购物资，在采购物资到公司 入库后，由采购人员凭采购合同 、供应商报价单、 物资入库验收单以及 购货发票，交由财务部经理审核，经行政副总、总经理批准后办理报销付款手 续。 第十六条 公司办公设备及低值易耗品原则上采购由办公室负责，工作中所需办 公用品原则上向总经办领用。若遇特殊情况，部门要求自行购置，经行政副总、 总经理批准后据实报销。资产采购管理参照公司财产管理制度执行。 （附表二） 2.3 员工出差费用报销制度 第十六条 本制度所指出差是指公司员工受公司主管负责人派遣在公司办公所在 地城市以外的地区履行公务。出差员工根据本制度的规定享受相应标准的住宿 补贴、伙食补贴和交通补贴；在公司办公所在地城市市内履行公务不享受出差 补贴、伙食补贴和交通补贴。 第十七条 员工出差分为“长途”和“短途”两种，即三天往返的为“短途” ， 出差时间在三天以上的为“长途” 。 第十八条 公司各部门应严格控制出差人数，并考虑其完成任务的期限，确定合 理出差日期，逾期出差应向上一级主管负责人报告，对因公出差人员，按相应 4 标准报销出差费用。 第十九条 公司员工出差应严格履行报批手续，并且必须填写出差审批表 （见附件一） ，未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的旅差费均 由其本人自行承担，公司不予报销。 第二十条 员工出差地点分为类地区、类地区，其中类地区包括经济特区、 北京、上海、天津、南京、广州及其他省会城市；类地区是除类地区以外 的城市。 第二十一条 员工出差乘坐交通工具时，公司总经理及副总经理可以乘坐飞机、 软卧；部门经理级别可以乘坐软卧、硬卧，如有特殊情况必须乘坐飞机时必须 由总经理审批；一般员工出差可以乘坐硬卧、硬座，如必须乘坐飞机时需要有 部门主管及总经理审批。 第二十二条 总经理及副总经理的出差费用实行实报实销制度，其他员工的出差 补贴实行全额包干制，具体包干标准见下表（元/日）： 管理人员的出差补贴： 地区类别 补贴名称 类地区 类地区 住宿标准 220 元/天 160 元/天 其他补贴（含出差当地交通、餐费 及本市往返机场、车站交通等） 100 元/天 100 元/天 合计 320 元/天 260 元/天 操作层员工的出差补贴 地区类别 补贴名称 类地区 类地区 住宿标准 160 元/天 120 元/天 餐费补贴 60 元/天 60 元/天 合计 220 元/天 180 元/天 第二十三条 操作层员工与管理层员工一起出差时，由带班管理人员控制各项开 销，不得超过按照人员的出差补贴标准，费用报销时凭发票报销。 第二十四条 报销凭据必须是出差地实际发生的票据，费用包干部分凭发票报 销（发票金额大于费用包干标准的按标准报销，发票金额小于费用包干标准的 5 按实际金额报销） 。 第二十五条 出差天数以出发之日（含）起至回城之日（含）止；住宿补贴按实 际住宿天数计算。 第二十六条 司机带车出差且当天不能返回的，实行每天住宿、生活补贴包干， 不享受交通补贴，标准参见操作层员工的出差补贴。 2.5 员工本市交通费用报销制度 第二十九条 凡市内办理公务的业务经理及以下人员，特殊情况下需要乘坐出租 车的，事先必须取得总经理的批准，实行实报实销。 第三十条 所有因公报销出租车费用的员工，必须在出租车票背面注明往返地点 及用车事由。 第三十一条 员工需要坐公交车上下班的，需向部门经理说明情况，部门经理确 定报销限额，并上报总经办批准以后，给予定期报销。 2.6 员工通信费用报销制度 第三十二条 因公发生的通信费用的报销实行限额实报实销制度。公司领导的通 信费用实行实报实销制；部门经理通信费用最高限额是每个月改为 200 元；其 它管理人员的报销标准由部门或分公司经理根据员工工作的实际需要确定，总 经理批准后，报总经办备档留存实施。如果因公超出最高限额的报销，需要写 出书面报告，交由总经理审批。 第三十三条 报销人员在实际报销时，需要向财务部提交正规的通信费缴费发票。 第三十四条 各部门要严格控制办公室电话的使用情况，员工除了因公业务需要 之外，不得使用公司电话另作他用。 2.7 公司业务招待费用报销制度 第三十五条 各部门人员因公接待外单位人员，需要到外面宴请的，须事先取得 部门经理、系统负责人同意，否则不予报销。部门需安排接待工作餐的，须经 部门经理、分管财务的副总经理批准，记入部门招待费。 第三十六条 各部门人员因公出差确需应酬的，须事前电话请示部门经理同意， 限额接待。 第三十七条 招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由。 3、附则 6 第四十条 本办法中未做出规定的，按照公司的有关规定办理。 第四十一条 本办法由财务部制定并负责解释。 第四十二条 本办法自下发日起执行。 公司财产管理规定 1. 目的 为有效管理本公司的固定资产、无形资产和可重复使用的物品，特制定本 管理规定。 2. 适用范围 适用本公司及下属各部门。 3. 定义 3.1. 公司财产包括固定资产、无形资产和低值易耗品。固定资产是指单位 价值在两仟元以上，使用年限超过一年的房屋、汽车、设备、工器具等；无形 资产是指专利和非专利权、商标权、著作权等知识产权、土地使用权；低值易 耗品是指除固定资产以外，能重复使用基本保持物体原状的物品。 4. 职责 4.1. 经办人提出公司财产购置申请，建议供应商、询价、比价。 4.2. 经办部门负责人负责本部门财产的实物管理，包括建立财产台账、办 理财产变动手续等。 4.3. 财务部门负责人批准财务报销。 4.4. 行政负责人审核固定资产和无形资产购置申请、批准低值易耗品购置 申请。 4.5. 总经理批准固定资产和无形资产购置申请。 5. 管理要求 5.1. 管理原则 最大限度的利用、保护本公司财产资源。 5.2. 公司财产的一般采购程序 5.2.1. 申请购置； 7 5.2.2. 批准购置申请； 5.2.3. 比价或招标； 5.2.4. 批准购置价格； 5.2.5. 签订采购合同（合同需要评审）或向供应商下达定单； 5.2.6. 办理入库验收； 5.2.7. 财务报销； 5.2.8. 领用。 5.3. 申请购置及批准购置申请 5.3.1. 公司及下属单位购置固定资产由使用单位填写公司财产（固定资产） 申购单 （附件一） ，经行政负责人审核后，报公司总经理批准。 5.3.2. 公司及下属单位购置无形资产由使用单位填写公司财产（无形资产） 申购单 （附件二） ，经行政负责人审核后，报公司总经理批准。 5.3.3. 公司及下属单位购置低值易耗品由使用单位填写公司财产（低值易耗 品）申购单 （附件三） ，使用单位负责人批准。 5.4. 比价或招标 5.4.1. 有历史采购记录且一次采购不超过 2 万元的单件或合计 5 万元的多件财 产采购，采购主管根据使用单位及领导或总经理批准的公司财产（固定资产） 申购单 、 公司财产（无形资产）申购单或公司财产（低值易耗品）申购 单 ，采购不高于历史最高价格的物品，可以越过 5.2.3、5.2.4 程序直接进入 5.2.5 程序需要有仓库出具验收单（材料会计进行以往价格核对并签字） 。采购 价格若高于历史最高价格，须按 5.4.2 条进行比价采购。 5.4.2. 无历史采购记录财产采购应该采用比价采购。采购主管应该选择二家以 上供应商向他们发出采购信息并要求以书面形式报价，采购主管获得书面报价 并签署自己意见后送公司主管副总、总经理批准购置价格。 5.4.3. 一次性采购超过 2 万元的单件或合计 10 万元的多件财产采购应该采用 招标采购。招标采购由采购主管、使用单位和计划财务部参加组成招标小组， 采购主管任组长。由招标小组通过书面形式进行技术比较和价格比较，并集体 形成采购意见，公司总经理批准购置价格。 5.4.4. 供应商的确定。合格供应商是公司财产采购优先考虑单位，合格供应商 8 的评定和考核参照公司有关规定办理；若比价或招标采购的供应商只有一家， 且未列入公司的合格供应商，公司采购主管须对该供应商进行调查，调查的内 容参照合格供应商评定标准，并形成书面调查报告，由采购主管、使用单位经 理和计划财务部经理集体形成是否向该供应商采购的意见 5.5. 批准购置价格 比价采购和招标采购由采购主管填写公司财产申购价格审批表 （附件四） 、经公司主管副总、总经理批准购置价格。 5.6. 签订采购合同或向供应商下达定单 5.6.1. 符合下列条件之一，需要签订采购合同： 5.6.1.1. 供应商不能立即供应； 5.6.1.2. 需要分期付款； 5.6.1.3. 五万元以上的财产； 5.6.1.4. 采购部门认为有必要签订合同； 5.6.1.5. 供应商要求签订合同。 5.6.2. 采购主管根据使用单位填写的公司财产（固定资产）申购单 、 公司 财产（无形资产）申购单或公司财产（低值易耗品）申购单及批准的购 置价格负责拟订合同文本。 5.6.3. 合同文本由合同承办人送使用单位及负责人、公司法律顾问、财务总监 或总经理审查和会签。合同审查和会签表见附件五。 5.6.4. 经过会签的合同，由合同承办人签署合同。 5.6.5. 正式合同文本送达计划财务部一份。 5.6.6. 采购部门在 5.6.1 条情况以外可以直接向供应商下达定单。 5.7. 办理入库 公司采购主管凭报销凭证办理施工设备、检测设备和工器具的入库手续； 综合管理部信息主管凭报销凭证办理无形资产、办公设备和办公用品及其他财 产的（包括汽车）入库手续，按财产类别分类编号录入公司财产数据库。 5.8. 财务报销 5.8.1. 采购主管填制财务报销凭证及附件，附件包括发票、入库单、 公司财 产（固定资产）申购单 、 公司财产（无形资产）申购单或公司财 9 产（低值易耗品）申购单 、 公司财产申购价格审批表 ，如果有合同， 需填写合同编号。 5.8.2. 使用单位负责人或仓库管理员负责审核购入财产的实物数量及质量。 5.8.3. 计划财务部经理负责审核价格。 5.8.4. 财务总监根据总经理批准的公司财产（固定资产）申购单 、 公司财 产（无形资产）申购单 、 公司财产申购价格审批表或使用单位负责人批准 的公司财产（低值易耗品）申购单及采购程序和财务制度批准报销。 5.9. 财产管理 5.9.1. 综合管理部负责全公司（包括下属公司）财产数据库管理，财产数据库 记录应与相应的实物状况一致；明确财产使用责任人；指导使用单位管理财产； 处罚违反本规定的责任人。 5.9.2. 计划财务部负责建立公司财产明细账，按照财务制度确定固定资产原值、 残值、使用年限和折旧率，按月计提折旧；低值易耗品一次性摊销后仍须建立 财产明细账，确保账账、账表相符。 5.9.3. 使用单位负责使用财产的完整和安全，规范操作，妥善保管，如有损坏 或灭失要及时查明原因，并向主管领导汇报，有关责任人要酌情赔偿。财产丢 失或失窃由责任人在第一时间向公安机关报案，并取得公安机关的受理单，否 则责任人按该财产的原价赔偿。 5.9.4. 公司财产实物盘点由计划财务部会同综合管理部和使用单位进行，每年 不得少于一次。 5.9.5. 各使用单位确定财产专门负责人，对财产进行实物管理，定期对本部门 的所有财产进行核查，同时建立部门管理财产台账，做到账、卡、物一致。 5.9.6. 使用单位之间转移财产或使用单位内部财产使用人变动，须由使用单位 财产负责人在发生财产变动的三个工作日内到综合管理部或仓库办理财产信息 变动手续，综合管理部信息主管或仓库管理员须在两个工作周内办理好数据库 的信息变动（财产变动审批表见附件六） 。 5.10. 财产的保养与维修 5.10.1. 库存财产分别由综合管理部、仓库负责日常保养与维修，并保证出 库财产完好和安全使用。 10 5.10.2. 使用中财产的日常保养与维修由使用部门负责。如使用部门无法修 复，由综合管理部或仓库联系维修单位或聘请专业人员进行修复。 5.11. 公司财产的处置 5.11.1. 公司财产损坏严重，不能修复，由使用单位提出报废报告、综合管 理部确认，经公司总经理批准后报废；不需用的公司财产进行变卖，由综合管 理部提出变卖意见，并经公司总经理批准。 （报废、变卖审批单见附件七） 。 5.11.2. 公司财产灭失，由综合管理部查明原因，属不可抗拒的自然灾害等 非常损失造成的，经公司总经理批准作报废处理；属失职造成的则由责任人赔 偿。非正常损坏责任人承担修复费用，无法修复或丢失赔偿标准：责任人按数 据库净值赔偿，财务账与数据库的差额由使用部门承担，无净值按原值的 10% 赔偿。 5.11.3. 计划财务部、综合管理部和使用单位根据公司总经理批准的报废、 变卖意见，办理公司财产的销卡、销账手续。 5.11.4. 已得到赔偿的财产报废，由计划财务部确认后办理注销。 6. 违反本规定的处罚 6.1. 财产数据库记录编号与相应实物编号不一致,属数据库记录错误，每发现 一次扣罚数据录入责任人 50 元；属实物标记错误，每发现一次扣罚使用 单位责任人 50 元。 6.2. 计划财务部未按 5.9.2 条建立公司财产明细账，按照财务管理办法确定固 定资产原值、残值、使用年限和折旧率，按月计提折旧的，每发现一次扣 罚责任人 50 元； 6.3. 使用单位或使用人违反 5.9.3 条规定,公司可以根据丢失或失窃财产的价 值确定赔偿金额。 6.4. 使用单位未按 5.9.5 条确定财产专门负责人，建立部门管理财产台账或账、 卡、物不一致的，每发现一次扣罚责任人 50 元； 6.5. 使用单位违反 5.9.6 条规定，使用单位之间财产转移或财产使用人发生变 动，未按规定及时办理财产信息变动手续的，每发现一次扣罚责任人 50 元； 6.6. 使用人或使用部门未按规定保养或使用，使财产损坏或报废，则使用人或 11 使用部门应按 5.11.2 负赔偿责任。 7. 本规定自发布之日起实行。 8. 相关文件 财务报销有关规定、办法 9. 记录 9.1. 公司财产（固定资产）申购单 9.2. 公司财产（无形资产）申购单 9.3. 公司财产（低值易耗品）申购单 9.4. 公司财产申购价格审批表 9.5. 合同审查及会签表 9.6. 公司财产变动审批表 9.7. 公司财产报废（变卖）审批单 附表一： 出差申请表 出差人 职务 计划出差日期 年 月 日至 年 月 日 出差地点 出发时间 暂借旅费 交通工具 出差事由 公司分管领导 部门经理 经办人 日期 日期 日期 12 附件一： 公司财产（固定资产）申购计划单 部 门： 年 月 日 序号 物资名称 规格型号 单位