合同管理员2010年工作总结及计划

二一年合同管理总结 及 二一一年合同管理工作构思 综合管理部 合同管理员 二一一年一月五日 2 目 录 一、2010 年合同统计数据说明 （一）分项目统计数据说明3 （二）零星业务统计数据说明4 二、2010 年 XX 公司合同管理工作总结 （一）合同管理日常工作4 （二）梳理细化合同管理内控工作的改进措施5 （三）合同管理模式创新举措5 三、2011 年 XX 公司合同管理工作构思 （一）合同编号方面5 （二）合同资信审查方面7 （三）合同办理手续及流程方面8 （四）合同履行方面8 （五）合同管理软件的运作9 （六）合同培训方面10 四、2011 年对自身工作要求 3 一、2010 年合同统计数据说明 （一）分项目统计数据说明： 1、XX 项目（国内）：金额为人民币 380,208,794.08 元 2、XX 项目（国内/抵账）：金额为人民币 152,348,093.8 元 3、包头 XX 销售项目：金额为人民币 129,681,274.21 元 4、XX 产品出口项目 : 出口合同金额为美元 9,085,515.6 元 （约人民币 59,900,000.00 元） 5、XX 钢厂模具钢进口销售项目（进口 /国内）： 金额为人民币 38,681,845.47 元 6、XX 出口项目：出口合同金额为美元 5,053,160.95 元 （约人民币 33,350,000.00 元） 7、XX 项目（国内）：金额为人民币 15,142,237.25 元 8、XX 销售板棒材、阴极铜项目（国内）： 金额为人民币 10,610,945.08 元 （二）零星业务统计数据说明 1、零星出口业务总计约为美元 501,751 元（其中涉及欧元换算美元） 。 2、零星进口业务统计为人民币 828,865.00 元。 3、零星国内业务统计为人民币 14,378,362.86 元。 4、XX 进口采购项目：金额为人民币 926,285.00 元 5、XX 工装项目：金额为人民币 206,678.40 元 二、2010 年 XX 公司合同管理工作总结 4 （一）2010 年合同管理工作 公司已设立专职合同管理岗位，对合同实施统一规范管理，制定合 同管理制度，日常主要工作有：审核合同条款的权利义务对等性，管理 合同文本，管理合同专用章，对合同付款、付税、结算各阶段进行审核， 对合同变更，解除进行审核，对合同进行备案、存档等。同时也开展有 针对性的合同管理工作：主要有： 1、整理出口轻工产品项目，发现合同号混乱繁杂，很难快速按某个 维度进行合同查询，将厂家按省划分归档后，查询工作方便快捷。 2、整理高新基地合同，发现拖欠合同时间较长，通过催要，截止年 底将所有拖欠合同全部收齐。 3、整理 XX 项目合同，发现该项目执行金额大，执行周期长，特编 制葛利兹项目进度表，方便合同监督管理。 4、对 2009 年全年合同、2010 年全年合同进行自查，发现有部分用 印手续领导未签字，时间较长。现已将合同按月自查，彻底杜绝此类问 题的出现。 （二）梳理细化合同管理内控工作的改进措施 在 8 月初接管合同管理岗位后，对合同管理中的薄弱环节进行检查 及改进，采取相应控制措施，完善企业内控制度，促进合同的有效履行。 主要有： 1、 健全合同变更（注销）制度 2、 健全出口发票专用章、出口报关章用印制度 3、 健全合同存档原件借阅审核制度 5 4、 在合同各页码之间加盖骑缝章，防止已签署的合同被篡改 5、 编制经营项目风险分析报告会签表 （三）合同管理模式创新举措 为了在合同订立期起到监督功能、在合同执行期起到统计功能、在 合同完结后起到评价功能，特别编制了合同管理季报，内容涉及：项目 运行介绍、签订份数、签订金额、执行情况、完结情况。 三、2011 年 XX 公司合同管理工作构思 （一）合同编号方面 通过对 2010 年合同的自查梳理工作，公司总体合同编号比较规范， 在 2011 年合同编号不做大的改动，但在个别项目中存在合同编号需要改 进的地方： 1、XX 机械采购项目中，由于项目特殊性，合同从采购到执行都由 分公司经手采购销售环节，合同编号由 XX 自行订立，造成合同编号中 购销编号混乱，不能做到一一对应，另外还存在销售 2009 年库存的合同， 但在合同编号中并未显示，仍按 2010 正常销售合同编号，在合同整理过 程中，发现有销无购的合同时，不仅合同管理员自行查询工作量大，也 给财务工作带来不便，造成不必要的反复查询工作。 2011 年改进措施：通过与业务主管 X 沟通后，加大工作负责力度， XX 采购销售合同收归 XX 本部后，再由业务主管按公司合同另行编号， 发现问题立刻解决。合同编号为 XAE/GEHC+2011-ST+顺序编号+S（销 售加 S、采购销售顺序编号相同） ；销售 2009 年库存或 2010 年库存合同 编号为 XAE/GEHC+2009KC-ST+顺序编号+S。 6 2、出口 XX 产品项目中，整理归档难度大，发现部分合同编号除了 负责的业务员，其他人很难将国内采购合同与出口合同配套，使得合同 归档、管理查询工作量增大。 2011 年改进措施：通过与项目负责人沟通后，如 2011 年该项目继续 执行，出口合同合同编号为 XAE/出口公司名简称+2011- 顺序编号+E;国 内采购合同编号为 XAE/出口公司名简称+2011-编号（同出口编号相同） +国内厂家简称 +顺序编号。 （二）合同资信审查方面 合同的资信审查主要包括审核对方缔约资格、核实对方资信情况以 及履约能力，多年以来，我公司业务主要依托 XX 公司，涉及单位较少， 且都常年合作，对合同对方咨询审查方面仅在于纸质合同审查管理中， 如今我公司发展壮大，企业面临的环境及挑战也越复杂，预防胜过补救， 这就要求在合同签订之前，对合同相对方主体进行审查确认。这才是建 立合作关系的基础，是降低企业风险和纠纷源头。 2011 年需要改进地方： 1、不断完善合同对方档案管理工作，包括纸质档案及电子档案，除 在合同实行前，业务主管提供对方营业执照、组织机构代码证、税务登 记证在合同管理员处备案，除以上三项为必备外，备选提供银行开户证 明、银行资信证明、一般纳税人资格证、质量管理体系认证证书、法人 委托书、特种行业经营许可证等文件（均为复印件） ，合同管理员还应及 时将相关资料录入电子档案。 2、对新合同对方实行等级划分，结合提供资料完整度、实地考察情 7 况、财务部门提供相关情况（预收账款收款速度、应收账款回款速度、 是否垫资） 、执行合同金额（千万以上为大额）等方面将合同对方分为 A/B/C/D 四个等级，比如在 2010 年我公司对于涉及一些重大项目的合同， 为保证合同安全，对相对人的资信情况做了实地考察。合同管理员将加 强与业务主管沟通，将实地考察情况及时在电子档案中登记。 （三）合同办理手续及流程方面 公司从 2004 年设立合同管理岗位后，不断在实践中改进合同执行过 程中的流程及手续，目前已经形成了完整明确的合同管理流程及岗位职 责、各种相关用印手续。执行情况良好。 2011 年需要改进地方： 1、在合同执行的过程中，规范性很重要，合同管理员对所有合同都 进行严格管理，对所有合同都一视同仁，由于 XX 公司办公的特殊性 （两个工作场所） ，及财务月底、年底结算期间，合同管理员有时遇见突 发情况，可能会影响到合同执行办事效率，这就需要合同管理员加强沟 通，在规范中见灵活。通过每月合同自查，当月发现问题当月解决。 2、 XX 公司付税审批表 中有合同管理员签字一栏，通过 2010 年 执行情况及业务员反应，原来增加合同管理员签字是做付税统计，但时 至今日，已没有该统计表；按照合同风险度分析，对于自营业务，由于 涉及该业务是否盈利，合同监管力度在合同履行各个阶段都应有所体现， 但在代理业务中，合同所有发生费用均由对方自行承担，公司只收取代 理费，为了简化合同审批流程，加快代理业务办理速度，建议可以取消 合同管理员签字一栏。 8 （四）合同履行方面 商泰公司合同履约率较高，达 95%以上，基本上签订的合同都能 够正常履行，业务主管对自己经手的合同履行情况都非常了解，但将信 息反馈给合同管理员的却很少。 2011 年需要改进地方： 1、通过对 2009 年合同自查中发现，已经作废的合同却被装订归档， 究其原因，不过是合同执行人作废合同却不报备合同管理员，2010 年加 强合同管理流程中对合同解除的管理，目前执行还在起步阶段，很多业 务员还不习惯将作废合同报备合同管理员，所以在 2011 年通过培训等渠 道，使得每个业务员树立起相关意识。 2、将合同分为归档原件和暂时使用件，归档原件为买卖双方均签字 盖章的合同，但由于部分合同原件涉及路途远、对方单位用印审批手续 复杂等原因造成在合同执行到下一步时原件还在路途中，在不影响工作 的情况下要求业务主管提供合同暂时使用件，为合同复印传真件。待合 同原件返回后归档。 3、在 2010 年合同管理中，对于待返回的合同原件没有明确规定时 间，部分合同原件经合同管理员多次催促，等待时间也长达 3 个月之久， 在 2011 年工作中将按月编制X 月合同原件未返回原因反馈表 ，内容 包括：用印部门、用印人、合同编号、合同对方、用印日期、未返回原 因、待返回日期、合同负责人签字确认、当合同原件达 2 个月未返回， 要求部门经理签字确认。 （五）合同管理软件的运作 9 公司目前使用的合同电子档案是在 2004 年编制的合同登记 EXCEL 表原件上改进而来，内容包括：用印部门、承办人、合同编号、购销、 合同内容、合同金额、对方单位、资质、签订日期、返回情况、付款情 况、开票情况、备注。 在近 6 年的使用中，合同档案内容涉及面全，填写规范、保存良好。 但如今对合同管理的要求，已不仅仅局限于合同登记整理的静态管理上， 公司领导对合同的动态管理提出了新的要求和高度，要成为为 企 业 提 供 依 据 、 风 险 控 制 与 经 营 绩 效 评 估 的 全 方 位 、 系 统 化 的 合 同 管 理 。 原 有 的 合 同 电 子 档 案 管 理 在 查 询 、 模 糊 查 询 、 收 集 、 纵 横 统 计 功 能 上 较 薄 弱 。 一直以来，公司也在积极寻找合同管理软件，但现在市场上大部分 都为工程类合同管理软件，对于我公司业务不完全适用。2011 年考虑到 公司实际情况，建议直接制作适合我公司适用的合同管理软件。 （六）合同培训方面 随着公司经营活动日益纷繁，商业竞争日趋激烈，公司不仅面对瞬 息万变的外部环境，同时还面对公司新老业务员更替、新业务员经验较 少、风险意识较低带来的“内患” 。有句谚语说的好“什么也不知道人， 什么错误也不会犯” ；但对于企业经营来讲,最可怕的就是“什么也不知道 的人” ，我们必须做到尽可能的多知道，来避免不需要的失误带来的损失。 在日常合同审查过程中，经常会发现一些细节问题，比如合同文本 10 不规范、合同文字不严谨、合同总计算错、合同币别打错等情况， 看似 简单的问题却正能说明对合同的重视度不够。 在 2011 年计划开展培训工作 4 次。已确定的有经营工作中的合同 管理 。 四、2011 年对自身工作要求 合同管理岗位不仅需要较高的业务水平，要精通自己职责范围内的 业务，还要对各个岗位的工作内容有全面深入的了解，此外，还要有足 够的精力和独立工作能力。但是如果要做一个合格的合同管理员仅靠工 作的热心、端正的态度、吃苦