东湖新技术开发区分公司合同管理办法试行

东湖新技术开发区分公司合同管理办法（试行） 一、合同档案的定义 区公司的合同文档主要是在业务经营中形成的各种协议、 合同文本，包括房租合同、购房合同、物业合同、采购合同、 宣传费合同、迎新进场合同、迎新运杂费合同、选点费合同、 授权代理合同、战略合作协议、用电协议、赔补协议等。 二、合同签定注意事项 1、合同签定必须遵循合同法的平等、自愿、公平、诚实 信用、守法和遵守社会公德原则。 2、合同签定有效要素：双方行为人必须具有相应的民事 行为能力;合同内容表示真实、不违反法律和社会公共利益; 合同标的须确定。 3、合同的基本内容：包括当事人的名称或者姓名和住所、 标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、 违约责任、解决争议的方法。 4、合同签定时易忽视的问题：合同的主体必须前后一致; 合同涂改必须盖章确认;合同附件要盖章;合同应加盖骑缝章; 合同应保留三份以上; 合同文中不留空格。 5、有下列情形之一的合同均无效：一方以欺诈、胁迫的 手段订立合同，损害国家利益；恶意串通，损害国家、集体或 者第三人利益；以合法的形式掩盖非法目的；损害社会公共 利益；违反法律、行政法规的强制性规定。 三、合同档案管理各部门职责 1、渠道销售中心为合同归口管理部门，负责建立和管理 区公司合同台账登记；负责与合同相关的资料统计，合同履 行完毕后形成的档案文件进行归档；负责每月清理合同台帐， 并对即将到期的合同、协议提前三个月预警，以邮件的形式 告知合同执行部门，以便及时续签合同。每月将合同台帐知 会一份报账员及合同执行部门对口人，以便及时掌握合同履 行期限及合同的付款进度。 2、渠道销售中心、政企客户中心、建设维护中心、高校 营销中心、综合部为合同执行部门，负责合同谈判、合同履 行；负责通过供应链流程完成合同的起草；负责跟踪合同流 程，并送交合同文本到采购部签字、市综合部盖章；针对新增 合同要求合同执行部门在请示或申报批复后1个工作日内新 增供应商信息（供应商名称、营业执照、组织机构代码、纳税 税率、账户名、账号、开户行等），供应商信息添加成功后1个 工作日内通过供应链完成合同起草流程；针对续签合同要求 合同执行部门至少在合同到期一个月前通过供应链完成合 同起草流程，避免出现合同倒签的现象。 3、针对建设维护中心有独立的合同管理人员，建设维护 中心所有合同起草及归档由本部门按照合同管理流程负责 管理。 四、合同档案的管理细则 1、合同执行部门要及时跟踪供应链及合同的起草流程， 流程结束后，将合同文本打印件交于合同对方签字盖章。签 字盖章后送交采购部签字、综合部盖章。 2、合同一式四份签署完毕后，一份由市综合部保管，一 份交于合同对方，两份交于合同管理部门按类型进行归档， 合同管理部门和合同执行部门在合同文本交接时需要填写 交接清册。由合同管理部门按照市公司规范的格式填写合同 台帐。 3、合同执行部门可以根据需要在合同管理部门查阅合 同文档，合同档案仅供履行合同和处理合同纠纷使用，非公 司人员不得借阅。如员工需借阅合同档案，必须填写合同借 阅登记表，需写明借阅理由及借阅人签字，方可办理相关借 阅手续，原则上借阅时间不得超过五天。借阅人不得涂改、 撕毁、泄密、丢失合同档案材料，一经发现类似情况将追究 有关当事人的责任。 五、合同审批流程相关要求 1、对于集中签约类（即采购部只负责签约的合同）合同， 需求部门应在合同约定的执行开始时间前至少十个工作日 向采购部提交采购需求。 2、对于自采需求类（即采购部负责谈判采购的合同）合 同，需求部门应在合同项目启动时间前至少十五个工作日向 采购部提交采购需求，需招标项目则需提前至少三十个工作 日。 3、单个合同金额在50万（包括50万）以上的，由需求部门 提交公司总经理办公会决议通过后，并将其作为合同流程审 批附件。 4、单个合同金额在 50 万以下的，由需求部门在提交事项 请示（或请购）时，说明事项内容以及倒签理由，按照现有请 示流程报市公司各业务口分管领导审批，待请示审批通过后， 将请示及痕迹作为合同审批附件。 六、考核细则 1、渠道销售中心合同管理员及时跟踪各部门合同到期签