什么是人事档案及人事档案的特点及作用

人 事 档 案 人 事 档 案 是 我 国 人 事 管 理 制 度 的 一 项 重 要 特 色 ， 它 是 个 人 身 份 、 学 历 、 资 历 等 方 面 的 证 据 ， 与 个 人 工 资 待 遇 、 社 会 劳 动 保 障 、 组 织 关 系 紧 密 挂 钩 ， 具 有 法 律 效 用 ， 是 记 载 人 生 轨 迹 的 重 要 依 据 。 高 校 学 生 档 案 则 是 国 家 人 事 档 案 的 组 成 部 分 ， 是 大 学 生 在 校 期 间 的 生 活 、 学 习 及 各 种 社 会 实 践 的 真 实 历 史 记 录 ， 是 大 学 生 就 业 及 其 今 后 各 单 位 选 拔 、 任 用 、 考 核 的 主 要 依 据 。 目 前 出 境 、 计 算 工 龄 、 工 作 流 动 、 考 研 、 考 公 务 员 、 转 正 定 级 、 职 称 申 报 、 办 理 各 种 社 会 保 险 以 及 升 学 等 都 需 要 个 人 档 案 ， 特 别 是 在 国 有 企 业 、 事 业 单 位 ， 人 事 档 案 相 当 重 要 。 人 事 档 案 具 有 以 下 特 点 ： 全 面 性 人 事 档 案 收 存 员 工 的 履 历 、 自 传 、 鉴 定 （ 考 评 ） 、 政 治 历 史 、 入 党 入 团 、 奖 人 事 档 案 励 、 处 分 、 任 免 、 工 资 等 方 面 的 有 关 文 件 材 料 ， 因 此 ， 它 能 记 录 员 工 个 人 成 长 、 思 想 发 展 的 历 史 ， 能 展 现 员 工 家 庭 情 况 、 专 业 情 况 、 个 人 自 然 情 况 等 各 个 方 面 的 内 容 ， 总 之 ， 人 事 档 案 是 员 工 个 人 信 息 的 储 存 库 ， 它 概 括 地 反 映 员 工 个 人 全 貌 。 现 实 性 由 于 员 工 仍 在 工 作 ， 其 人 事 档 案 则 成 为 人 事 （ 劳 动 ） 部 门 正 确 使 用 人 才 、 合 理 解 决 工 资 等 问 题 的 一 个 重 要 依 据 。 直 接 为 现 实 工 作 服 务 是 人 事 档 案 区 别 于 其 他 档 案 的 重 要 标 志 。 真 实 性 这 是 人 事 档 案 现 实 性 的 基 础 和 前 提 。 人 事 档 案 必 须 做 到 整 体 内 容 完 整 齐 全 ， 个 体 材 料 客 观 真 实 ， 才 能 为 用 人 部 门 提 供 优 质 服 务 。 动 态 性 人 事 档 案 立 卷 后 ， 其 内 容 不 是 一 成 不 变 的 ， 随 着 当 事 人 人 生 道 路 的 延 伸 将 不 断 形 成 一 些 反 映 新 信 息 的 文 件 材 料 。 因 此 ， 人 事 档 案 必 须 注 意 做 好 新 材 料 的 收 集 补 充 ， 力 求 缩 短 档 案 与 员 工 实 际 情 况 的 “时 间 差 ”， 这 就 要 求 人 事 档 案 必 须 打 孔 装 订 ， 以 便 随 时 补 充 新 材 料 。 流 动 性 人 事 档 案 的 管 理 与 员 工 的 人 事 管 理 相 统 一 ， 才 便 于 发 挥 人 事 档 案 的 作 用 ， 如 果 人 、 档 脱 节 ， 保 管 人 事 档 案 而 不 知 当 事 人 已 调 往 何 处 ， 即 “有 档 无 人 ”， 这 样 的 无 头 档 案 ， 保 管 得 再 好 也 无 意 义 。 因 此 ， 在 工 作 中 必 须 坚 持 “档 随 人 走 ”， 在 员 工 调 走 后 的 一 周 以 内 ， 必 须 将 其 人 事 档 案 转 往 新 的 管 理 部 门 。 机 密 性 人 事 档 案 的 内 容 涉 及 个 人 功 、 过 等 诸 多 方 面 情 况 ， 有 的 从 侧 面 反 映 了 一 些 重 大 历 史 事 件 ， 有 的 是 个 人 向 组 织 汇 报 而 不 能 向 他 人 （ 包 括 家 庭 成 员 ） 言 及 的 内 心 隐 秘 等 等 ， 因 此 ， 人 事 档 案 属 于 党 和 国 家 的 机 密 ， 任 何 人 不 得 泄 露 和 私 自 保 存 人 事 档 案 材 料 ， 不 能 向 社 会 无 条 件 地 提 供 服 务 。 即 使 是 处 于 档 案 管 理 机 构 的 个 人 也 不 能 查 阅 自 己 的 人 事 档 案 。 存 档 方 式 目 前 国 家 对 于 毕 业 后 尚 未 就 业 的 大 学 生 的 档 案 ， 一 般 采 取 三 种 管 理 办 法 ： 一 是 把 档 案 转 至 生 源 地 ， 由 所 在 地 级 市 的 人 事 局 接 收 。 这 种 方 式 比 较 适 合 准 人 事 档 案 备 在 生 源 地 范 围 内 就 业 的 毕 业 生 和 暂 时 不 想 就 业 的 毕 业 生 ， 优 点 是 在 生 源 地 就 业 后 办 理 手 续 简 单 方 便 ， 而 缺 点 是 两 年 内 如 离 开 生 源 地 就 业 ， 需 重 新 办 理 改 派 手 续 。 二 是 把 档 案 留 在 学 校 ， 待 落 实 工 作 单 位 后 ， 将 户 籍 和 档 案 迁 至 工 作 单 位 所 在 地 ， 申 请 档 案 留 校 超 过 两 年 仍 未 落 实 工 作 的 ， 学 校 将 其 档 案 和 户 口 迁 回 生 源 地 ， 学 校 不 再 为 其 发 放 就 业 报 到 证 。 这 种 方 式 适 合 有 就 业 愿 望 但 尚 未 就 业 的 毕 业 生 ， 优 点 是 学 校 诚 信 度 较 高 ， 代 为 保 管 户 口 关 系 和 档 案 不 收 取 额 外 费 用 ， 其 缺 点 是 毕 业 生 档 案 留 校 只 是 延 长 了 择 业 期 ， 与 学 校 没 有 人 事 隶 属 关 系 ， 涉 及 人 事 关 系 的 证 明 都 不 能 出 具 。 三 是 把 档 案 转 至 就 业 代 理 或 人 才 交 流 中 心 。 这 种 方 式 比 较 适 合 准 备 考 研 、 创 业 、 灵 活 就 业 的 毕 业 生 ， 优 点 是 易 于 毕 业 生 解 决 一 些 实 际 问 题 ， 缺 点 是 如 果 毕 业 生 与 指 导 中 心 交 流 相 对 少 ， 则 容 易 造 成 信 息 不 畅 。 作 用 目 前 ， 毕 业 生 中 有 一 种 比 较 普 遍 的 现 象 是 对 档 案 不 了 解 ， 也 不 关 心 ； 甚 至 已 经 毕 业 几 年 ， 但 档 案 还 放 在 学 校 ； 还 有 的 将 档 案 放 在 家 里 ， 更 甚 者 档 案 早 已 丢 失 ， 似 乎 “档 案 没 什 么 用 了 ”。 其 实 不 然 ， 在 国 家 公 务 员 的 选 拔 ,国 有 企 事 业 单 位 的 招 聘 ， 成 熟 的 民 企 在 招 聘 时 都 要 审 查 相 关 人 员 的 档 案 ， 并 以 其 记 载 的 相 关 资 讯 作 为 甄 选 人 才 的 重 要 证 据 ， 另 外 ， 如 办 理 社 会 保 险 、 职 称 评 定 、 出 具 各 种 相 关 证 明 等 也 都 需 要 本 人 的 人 事 档 案 。 总 之 ， 现 实 生 活 中 ， 人 事 档 案 具 有 不 可 替 代 的 作 用 ， 应 给 予 足 够 的 重 视 ， 在 参 加 工 作 以 后 ， 真 正 发 挥 作 用 的 恰 恰 就 是 人 事 档 案 ， 如 转 正 定 级 、 职 称 评 定 等 相 关 事 宜 。 所 以 在 高 校 毕 业 生 在 毕 业 的 当 年 一 定 要 在 规 定 的 时 间 内 到 各 地 人 力 资 源 和 社 会 保 障 局 人 事 档 案 管 理 科 去 存 放 档 案 （ 或 者 有 人 事 档 案 管 理 权 的 单 位 落 下 档 案 ， 这 种 情 况 集 中 在 国 有 企 业 ， 国 有 事 业 单 位 ， 公 务 员 单 位 ， 学 校 基 本 是 把 学 生 档 案 直 接 寄 送 到 这 些 部 门 ） ， 存 放 之 后 学 籍 档 案 就 转 化 成 了 人 事 档 案 ！ 人 事 档 案 在 当 年 没 有 落 下 的 话 会 在 以 后 的 工 作 中 存 在 很 大 的 问 题 ， 例 如 有 的 评 定 是 需 要 把 人 事 档 案 落 在 工 作 单 位 所 在 地 几 年 才 可 以 ！ 真 正 能 证 明 学 生 学 习 经 历 的 就 是 该 学 生 的 学 籍 档 案 ， 而 工 作 经 历 的 证 明 就 是 该 档 案 袋 里 面 的 工 作 档 案 ！ 学 籍 档 案 里 面 有 本 人 在 各 个 时 期 的 学 籍 卡 、 成 绩 单 、 各 方 面 的 评 语 、 获 奖 证 明 、 还 有 本 人 的 党 团 材 料 ， 全 部 属 于 原 始 材 料 ， 不 可 复 制 。 （ 学 籍 档 案 一 般 是 从 高 中 算 走 ， 也 就 是 从 你 的 高 考 档 案 开 始 计 算 ， 党 团 关 系 的 一 般 是 由 有 党 组 织 部 门 来 接 收 ， 有 的 学 校 是 把 学 籍 档 案 和 党 员 关 系 档 案 一 起 转 档 ， 有 的 学 校 是 分 开 转 档 ， 即 学 籍 档 案 一 个 袋 交 由 自 己 递 交 于 各 地 的 人 事 档 案 管 理 科 或 者 由 关 部 门 递 交 于 各 地 的 人 事 档 案 管 理 科 ， 党 员 关 系 则 是 由 自 己 转 交 在 户 籍 所 在 地 或 者 工 作 所 在 地 的 党 委 组 织 。 工 作 档 案 就 是 工 作 之 后 的 评 级 、 获 奖 、 晋 升 等 这 些 材 料 ！ ） 所 以 ， 保 存 好 自 己 的 档 案 是 一 项 重 中 之 重 的 工 作 。 根 据 有 关 规 定 ， 是 要 把 档 案 转 递 给 各 地 人 力 资 源 和 社 会 保 障 局 人 事 档 案 管 理 科 和 有 人 事 档 案 管 理 权 的 单 位 ！ 管 理 制 度 人 事 档 案 一 、 人 事 档 案 保 管 制 度 1.目 的 第 一 ， 保 守 档 案 机 密 。 现 代 企 业 竞 争 中 ， 情 报 战 是 竞 争 的 重 要 内 容 ， 而 档 案 机 密 便 是 企 业 机 密 的 一 部 分 。 对 人 事 档 案 进 行 妥 善 保 管 ， 能 有 效 地 保 守 机 密 。 第 二 ， 维 护 人 事 档 案 材 料 完 整 ， 防 止 材 料 损 坏 ， 这 是 档 案 保 管 的 主 要 任 务 。 第 三 ， 便 于 档 案 材 料 的 使 用 。 保 管 与 利 用 是 紧 密 相 联 的 ， 科 学 有 序 的 保 管 是 高 效 利 用 档 案 材 料 的 前 提 和 保 证 。 2.人 事 档 案 保 管 制 度 的 基 本 内 容 建 立 健 全 保 管 制 度 是 对 人 事 档 案 进 行 有 效 保 管 的 关 键 。 其 基 本 内 容 大 致 包 括 五 部 分 ： 材 料 归 档 制 度 ； 检 查 核 对 制 度 ； 转 递 制 度 ； 保 卫 保 密 制 度 ； 统 计 制 度 。 (1)材 料 归 档 制 度 。 新 形 成 的 档 案 材 料 应 及 时 归 档 ， 归 档 的 大 体 程 序 是 ： 首 先 对 材 料 进 行 鉴 别 ， 看 其 是 否 符 合 归 档 的 要 求 ； 其 次 ， 按 照 材 料 的 属 性 、 内 容 ， 确 定 其 归 档 的 具 体 位 置 ； 再 次 ， 在 目 录 上 补 登 材 料 名 称 及 有 关 内 容 ； 最 后 ， 将 新 材 料 放 入 档 案 。 (2)检 查 核 对 制 度 。 检 查 与 核 对 是 保 证 人 事 档 案 完 整 、 安 全 的 重 要 手 段 。 检 查 的 内 容 是 多 方 面 的 ， 既 包 括 对 人 事 档 案 材 料 本 身 进 行 检 查 ， 如 查 看 有 无 霉 烂 ， 虫 蛀 等 ， 也 包 括 对 人 事 档 案 保 管 的 环 境 进 行 检 查 ， 如 查 看 库 房 门 窗 是 否 完 好 ， 有 无 其 他 存 放 错 误 等 。 检 查 核 对 一 般 要 定 期 进 行 。 但 在 下 列 情 况 下 ， 也 要 进 行 检 查 核 对 ： 突 发 事 件 之 后 ， 如 被 盗 、 遗 失 或 水 灾 火 灾 之 后 ： 对 有 些 档 案 发 生 疑 问 之 后 ， 如 不 能 确 定 某 份 材 料 是 否 丢 失 。 发 现 某 些 损 害 之 后 ， 如 发 现 材 料 变 霉 ， 发 现 了 虫 蛀 等 。 (3)转 递 制 度 。 转 递 制 度 是 关 于 档 案 转 移 投 递 的 制 度 。 档 案 的 转 递 一 般 是 由 工 作 调 动 等 原 因 引 起 的 ， 转 递 的 大 致 程 序 如 下 ： 取 出 应 转 走 的 档 案 ； 在 档 案 底 账 上 注 销 ； 填 写 转 递 人 事 档 案 材 料 的 通 知 单 ； 按 发 文 要 求 包 装 、 密 封 。 在 转 递 中 应 遵 循 保 密 原 则 ， 一 般 通 过 机 要 交 通 转 递 ， 不 能 交 本 人 自 带 。 另 外 ， 收 档 单 位 在 收 到 档 案 ， 核 对 无 误 后 ， 应 在 回 执 上 签 字 盖 章 ， 及 时 退 回 。 (4)保 卫 保 密 制 度 。 具 体 要 求 如 下 ： 对 于 较 大 的 企 业 ， 一 般 要 设 专 人 负 责 档 案 的 保 管 ， 应 齐 备 必 要 的 存 档 设 备 。 库 房 备 有 必 要 的 防 火 、 防 潮 器 材 。 库 房 、 档 案 柜 保 持 清 洁 ， 不 准 存 放 无 关 物 品 。 任 何 人 不 得 擅 自 将 人 事 档 案 材 料 带 到 公 共 场 合 。 无 关 人 员 不 得 进 入 库 房 。 严 禁 吸 烟 。 离 开 时 关 灯 关 窗 ， 锁 门 。 (5)统 计 制 度 。 人 事 档 案 统 计 的 内 容 主 要 有 以 下 几 项 ： 人 事 档 案 的 数 量 。 人 事 档 案 材 料 收 集 补 充 情 况 。 档 案 整 理 情 况 。 档 案 保 管 情 况 。 利 用 情 况 。 库 房 设 备 情 况 。 人 事 档 案 工 作 人 员 情 况 。 二 、 人 事 档 案 利 用 制 度 1.目 的 第 一 ， 建 立 人 事 档 案 利 用 制 度 是 为 了 高 效 、 有 序 地 利 用 档 案 材 料 。 档 案 在 利 用 过 程 中 ， 应 遵 循 一 定 的 程 度 和 手 续 ， 这 是 保 证 档 案 管 理 秩 序 的 重 要 手 段 。 第 二 ， 建 立 人 事 档 案 利 用 制 度 也 是 为 了 给 档 案 管 理 活 动 提 供 规 章 依 据 。 工 作 人 员 必 须 按 照 这 些 制 度 行 事 ， 这 是 对 工 作 人 员 的 基 本 要 求 。 2.人 事 档 案 利 用 的 方 式 (1)设 立 阅 览 室 以 供 利 用 查 阅 。 阅 览 室 一 般 设 在 人 事 档 案 库 房 内 或 靠 近 库 房 的 地 方 ， 以 便 调 卷 和 管 理 。 这 种 方 式 具 有 许 多 优 点 ， 如 便 于 查 阅 指 导 ， 便 于 监 督 ， 利 于 防 止 泄 密 和 丢 失 等 。 这 是 人 事 档 案 利 用 的 主 要 方 式 。 (2)借 出 使 用 。 借 出 库 房 须 满 足 一 定 的 条 件 ， 比 如 ： 本 机 关 领 导 需 要 查 阅 人 事 档 案 ； 公 安 、 保 卫 部 门 因 特 殊 需 要 必 须 借 用 人 事 档 案 等 。 借 出 的 时 间 不 宜 过 长 ， 到 期 未 还 者 应 及 时 催 还 。 (3)出 具 证 明 材 料 。 这 也 是 人 事 档 案 部 门 的 功 能 之 一 。 出 具 的 证 明 材 料 可 以 是 人 事 档 案 部 门 按 有 关 文 件 规 定 写 出 的 有 关 情 况 的 证 明 材 料 ， 也 可 以 是 人 事 档 案 材 料 的 复 制 件 。 要 求 出 具 材 料 的 原 因 一 般 是 入 党 、 入 团 、 提 升 、 招 工 、 出 国 等 。 3.人 事 档 案 利 用 的 手 续 在 通 过 以 上 方 式 利 用 人 事 档 案 时 ， 必 须 符 合 一 定 的 手 续 。 这 是 维 护 人 事 档 案 完 整 安 全 的 重 要