实物档案的数字化探索(5稿)

作者简介：薛强（1981-），男， 陕西延安市人，延安 职业技术学院师 范教育系办公室主任，馆员，法学硕士 实物档案的数字化探索 摘要随着科学技术迅猛发展、知识经济的初见端倪，全球化与信 息化已成为世界经济发展的必然趋势，数字档案的研究和建设在逐渐 在档案案领域开始受到关注。数字档案以其管理的方便快捷、较大的 信息容量和高度的开放性备受人们欢迎。在某种程度上，数字档案是 档案管理工作的一次划时代的变革。借助数字化技术，可以将实物档 案管理的水平进一步提升，因此，实物档案的数字化问题亟需研究和 推广。 关键词：实物档案数字化探索 Abstract Abstract with the rapid development of science and technology, knowledge economy,globalization and informatization has become th e inevitable trend of world economic development, research and con struction of Digital Archives in gradually in the archivesfield and p ay attention to the. Digital archives to the management convenient, largeinformation capacity and high degree of openness is popular wi th people. To some extent, the digital archives is an epoch-making change of archives management work.With the help of digital techn ology, the archives management to further enhance the level, theref ore, the problem of digital archives to research and extension. 一、实物档案的内涵 （一）实物档案的界定 实物档案”是指以物 质实 体为载体，能够反映本单位职能活动和 历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，它是一个单位档案全 宗的重要组成部分。它具有档案所具有的原始性、直观性、确定性等 特征，能真实地记载社会各项实践活动，并生动地反映出社会发展历 史。 （二）实物档案的性质 （1）实物档案的直观确定性 所谓实物都是客观存在的，可以由人直观认识。人们可以通过自 身的感觉器官把感觉到的客观事物在大脑中形成影象或知觉特征，也 可以通过一些现代工具来鉴定或解析。而其他档案却只能通过人的眼 睛辨认或者借助文字或图象来解析。可以在一定的期间内保持不变。 这是实物档案的核心特点 （2）实物档案的原始性 实物档案中“物” 都是由人 们大脑对印象事物的全面判断后，留下 的直观立体应用，人们再通过体力劳动把这些立体应用变成现实的物 质形态。也就是说实物都是由人们通过体力劳动把大脑的形态创造出 来的，这也是最原始的存在，不存在夸张或形容。 （3）实物档案的可考察性 实物档案既然是一种实物，因为其原始存在性也决定了其后天考 察性。由于历史条件的束缚和人们主观认识能力局限，当下一些无法 解决的事情封锁在实物档案里。随着时代的进步，人们再对实物档案 深入解析。用人们新的思想鉴证实物的历史发展，对实物档案进行更 深入的认识，更加完善主体设计的思想。 就好象考古的研究方法，通 过对古文物的研究提高人们的认识，发掘出新成果，创造新理论。 （4）实物档案的奇物珍贵性 正是因为实物档案的原始性和时效性也使其越来越珍贵，它的作 用也越来越大。这种实物在现实中是非常珍贵的。许多实物档案即时 或将来必定是珍藏品、绝版品，是任何文字和图片都代替不了的。 二、 实物档案数字化的优势 （一） 提高工作效率 在查询以及利用过程中，仅凭一个实物档案的名字很难精准的判 断该实物的外形或特征，这就需要管理人员去库房实际查看原件，尤 其是一些展览的调查，还需周而复始的进出库房开盒装盒进行一次次 的调查，不 仅要耗费大量的时间和精力，同时也为实物档案的磨损带 来了不必要的损失。而实物档案的数字化正好弥补了这一缺陷，进而 实现实物档案的保管与利用。 （二）延长使用价值 基于实物档案具有形状、大小不一等的特性，使其的利用率大大 减小，但是如果以图像或照片的形势来表现实物，建立实物的档案手 册，在利用者需要的时候为其提供图像版本，不仅方便而且快捷，这 样既相对的延长了实物档案的寿命，同时也便于利用者的阅读，也提 高了档案的利用价值。 （三）促进资源共享 实物档案数字化后，可将其相关信息通过网络进行传送，并制定 出检索的目录，通过多种渠道将实物呈现出来，便于利用者快速的找 到自己想要的资料。同时，将这些实物档案设置成档案电子数据页面 ，以期实现 档案资源有效共享。 三、实物档案的数字化 所谓实物档案的数字化，就是运用图形、图像处理技术通过计算 机，将采集到的所有关于实物档案本身的所有信息，存储在数据库中 或服务器其中，以期实现实物档案管理和利用的可操控 （一）实物重现 实物档案的数字化主要以扫描和拍摄为主。扫描只是适合那些常 用的标准的纸质的实物档案。但相对庞大的实物档案不建议使用，而 建议采用数码平台扫描，或者用小幅面扫描仪扫描后再进行处理。拍 摄适用于非纸质载体的实物档案，如一些奖牌、锦旗、奖杯等，需要高 清拍摄，拍 摄精度原则上应高于 300 万像素。 （二）实物档案数字化操作过程 （1）图像处理 将扫描过的图像中出现的类似于黑边、不清晰等杂志进行去污处 理，尽量确保实物的真实性，以及对拍摄实物的方向，进行旋转还原， 使之符合正常的视线阅读。此外，对于大型的实物拍摄，要进行拼接 处理，同时为 了节省存储的空间，一般将其进行缩小，并确保图像无 多余的边角， 维持数字化图像的整体性。 （2）条目录入 将整理好的图像按照有关规定录入档案信息，并在档案管理系统 中录入相关数据，同时需严格控制录入数据的差错率。录入信息之前 必须先将所需要的信息进行备份，以防出现因停电、系统奔溃、病毒 等其他原因造成的不必要的损失。录入结束后，应将所有录入信息与 录入前信息仔细核对，无误后方可保存。 （3）数据挂接 在数据进行挂接前，需要仔细核对实物的图像与目录保持一致。 如果有条件的话，使用专用的服务器，将所有信息一次性导入相应的 服务器。经 确认合格后，通过互联网技术传输至相关服务器进行汇总 。 （4）信息关联 以纸质档案为例，每一份纸质档案扫描后将产生一个或者多个电 子图像信息， 将电子图像信息储存到对应的盘区，同时也核对每一份 电子图像信息的名称与档案数据库中的对应编号是否相同，电子图像 信息的数量与档案目录数据库中的对应档案数量是否一致等，通过单 独的电子图像信息与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和 唯一性，建立起来一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图 像文件的批量挂接提供条件。 （5）数据核验 以部分抽查的方式核查已经完成的所有数据，一个全宗的档案， 数据验收时抽检的比率不得低于 5%。验收“通过”的结论，必须经分 管领导审核、 签字后方有效。 （三）数字化的实物档案管理检索 一般来说，实物档案具有载体形态多样的特点，因此在查询以及 利用过程中， 仅凭一个实物档案的名字很难精准的判断该实物的外形 或特征，这 就需要管理人员去库房实际查看原件，尤其是一些展览的 调查， 还需周而复始的进出库房开盒装盒进行一次次的调查，不仅要 耗费大量的时间和精力，同时也为实物档案的磨损带来了不必要的损 失。而实物档案的数字化正好弥补了这一缺陷，进而实现实物档案的 保管与利用。 数字化的实物档案可以通过计算进行高速的信息检索。一般检索 分为全文检索、智能检索、高级检索。 全文检索，因为要提供诸如题目、作者、 时间、主题词、分类号等 许多检索条件，且需同时满足，因此查阅不是很便捷。 智能检索，只需要用书输入相关的关键词或者关键时间段即可搜 索出大量的相关信息，这种方式便于使用，但因为检索出大量不需要 的信息，需要使用人费时进行甄别。 高级检索，需要选择要检索的著录项、选择逻辑运算符、输入要 查询的内容等，通过组合定义多项条件。这个使用有一定难度，需要 一定的专业培训。 （四）实物档案数字化实施标准 首先，要确定实物档案的扫描分辨率，原则上是应高于 300 万像 素，扫描色彩模式需采用彩色扫描，维持图像的真实度。其次，要确保 扫描以后的图像的排列顺序与实物档案原件保持一致，不能出现漏扫 、错扫 以及重 扫的现象发生。 四、 实物档案数字化发展远景 （一）数字档案馆实物档案管理的可视化 物联网的出现很好的解决了实物档案的可视化，其被称为继计算 机、互联网之后世界信息产业发展的第三次浪潮，推动了世界信息的 进一步发展。将现有的数字档案存储在计算机或相关服务器内，通过 互联网技术和相关的网络通信协议，将实物档案进行保管、定位、跟 踪、可提高管理效率，大大节约成本，提升档案的利用率。 （二）数字档案馆实物档案的可视化利用 （1）与信息化的管理手段相结合 档案馆可以把实物档案数字化成果、实物图片收入到办公自动化 系统中，方便 浏览和在线搜索。例如， 天津档案局在其主板的天津档 案网上近期推出的建国初期的公粮票资料照片中照片网上展，将各个 种类的粮票通过照片展示在网页上，同时，通过照片链接进行分类解 释说明。 （2）推动实物档案的网上利用 把实物档案通过 3DMAX、JAVA、FLASH 等技术制作出的三维 立体影像，电脑在网络上展示，这样不但可以使人们更加直观的接触 到大量实物档案，而且成本低、交互度高，提高 实物档案的利用。比如 ，天津档案局主办的天津网档网首页上就设网上展厅、照片展示、档 案查阅等多个项目来展示馆藏的音像档案，进入到视频观看区后，视 频上方显示该档案的档号、资料号以及详细介绍。并将青岛这个城市 的回顾历程与展望通过连载视频的方式呈现，这样不仅让人们在短时 间内对青岛这座城市有了深刻的认识，还扩大了可利用的空间。 21 世纪是一个信息化占主导地位的时代，这就意味着数字化将 成为各项工作的必然趋势，当然也包括档案的数字化的发展，我们可 以想象数字档案在档案比例中会占有越来越大的比重，因此还需要档 案工作者不断加强自身的建设，逐渐提升计算机的操作水平，让档案 资源充分发挥出前所未有的功效。 参考文献 1朱小怡著.数字档案