如何提升采购工作绩效

如何提升采购工作绩效 采购的工作其重要性与日俱增，而有走向“供应”管理的趋势与制造行销齐头并进，因为 在现代企业中，物料或所占比率愈来愈高，从少则 5070%，更可高达 8090%以上。所以“料 源”与“节流”同等企业门之重要工作，为缺一不可。而“供应”管理已超越以往采购管理的 范围许多。 大纲中所列的采购的基本目标与次要目标为美国国家采购管理协会所列举的方法，列 举的次序也有其不同高低的重要性（1 为较重要，10 为较不重要），至于所列举 3 名项目适当 与否，则见仁见智，各位可以想想看，是否有更好的想法。其实，做为采购管理的专业从业人 员知道要做什么（WHAT TO Do）比就是知道如何做（How To Do）重要的多。 在目标相对应的则为绩效如何评估，采购部门工作效果的好否，可透过各种目标与指 数看出。此外，是否达成目标以外是否有进步与进步程度是否足够也是测评重点。最后，内部 顾客的满意程度与采购部门工作的是否能创新，则是最近较受到重视的绩效指标。 以上所述，大多是有关整个采购部门绩效改进的方向，而构成采购部门的仍是采购人 员，其个别技能与专业性对整体绩效的贡献必然有不同的结果，其实在现代社会中有许多基本 能力与技能乃是做任何工作皆必备，做采购工作只是加上采购的专业知识而已。 采购除了做好自己份内的工作以外与其他部门的协调也是不可或缺，同为这些部门合 作与否，间接决定采购的绩效付去认为其他功能部门较易了解采购部门的运作，现在则是采购 应主动了解其他部门。事实上现代除了专业分工之外，跨部门的协调整合更是组织成败的关键。 由于竞争的加剧，EPI/ESE（早期采购参与/早期供应商参考）已是必要的趋势，采购实应掌握 此趋势从被告知之被角色，走向主动创事之积极作业。而要做到 EPI/ESI 除了内部关系之外， 供应商的支持也不可少，而对供应商的沟通了解而至双方可以有互信与默契需要长久时间的培 养。但是与供应商关系也不可以太好，以免影响专业判断与公司利益，变成被套牢而不自知。 采购功能的基本目标采购功能的基本目标 适质适质 适量适量 适所适所 适所适所 适源适源 取得物料或服务取得物料或服务 1要求品质下以最低价购买 2达成高存货周转率减少不必要的储存持有成本与由于损坏过时失窃的存货损失 3保持供应的连续防止对于使用者的物料或服务的干扰 4保持一定与一致的物料品质以达成效率与效果的作业 5发展可靠的供应货源以促进绩效与价格的竞争环境 6改进作业与规范的效率以尽可能减少获得成本 7雇佣发展激励训练人员并保持人才的蓄积 8发展与维持良好的供应商关系使供应商愿意提供新电子新产品更优惠的价格与服务 9达成与使用部门的高度合作与协调的关系 10保持良好记录与控制以提供审核追踪并保证效率与诚实的运作 采购功能的次要目标采购功能的次要目标 1寻求与组织作业相关的新产品与服务唤起使用者的注意 2建议使用者可改进组织产品服务或作业的物料或服务 3尽力导入需求的标准化以减少规格与减少物料成本与存货 4提供预测资料以预估物料的可得性与价格趋势 5参与自制或购买的决策 6提供业务人员注意供应商业务人员所使用的有效方法与技巧并警告令人厌恶的行为 采购绩效评估因素与准则采购绩效评估因素与准则 1利润贡献度 2行动的及时性 过期订单% 迟交的缺料% 迟交的断线% 3物料价格 标准或目标价格比较 价格趋势指数 定期的成本节省数 字 预购的损益订单未付价格% 4物料品质 5供应商可靠性 迟交% 拒收项目% 物料运送错误订单% 运送数量错误订单% 分批运送订单% 运送业者运输服务的品质与可靠性 6供应商的发展 7订购数量与存货投资 目标与实际存货水准的比较 Dead stock 报告 缺料与当线次数 供应商库存协定及存货节省 8顾客满意度 9创造力 采购部门的绩效考核采购部门的绩效考核 1决定部门效能是否符合组织需要 2决定部门管理的效能 3测量绩效改进或退化 4提供改善的诱因 5决定流程是否有付价值 ESI/EPI 早期供应商参与 提供供应商未来商品的预测资料 1制程 2资本财获得预算 3产品服务的发展与实施 4成本 5品质 6物料供给 7技术 8设计 9产品的共同开发 10周期时间 早期采购参与 了解客户部门的未来计划、消费习惯、使用技术、组织中角色的自我定位、外部需求 改善采购技能改善采购技能 1基本能力 2采购技能 3管理概念 4管理技能 5语文技能 6资讯技能 7其他功能的技能 8特殊技能 了解其他部门的运作了解其他部门的运作 1高阶管理阶层 2工程设计研发 3品管 4作业管理与制造 5会计财务 6行销业务 7仓储设施 8法务 9公关 10运输 采购与供应商关系采购与供应商关系 1沟通的完整性与清晰 采购物料的需求应用使用范围与限制持续用量特殊要求 2彼此对使用条件与生产问题的了解- 沟通的结果 3对双方意愿与表示的了解 互信 4不做不合理要求的体认排程改变的尽快通知对于歧异探讨之心胸愿意对不损及品质的非必要 细节让步或放弃 5对双方有关供应与采购问题的真实兴趣而非只是单纯履行合约- 对于成本降低与运送包装使 用